邀請書應清楚明白地交代出來活動的內容、時間、地點等基本要素，因而具有明達性。
4.美觀性：邀請書應做得美觀大方，也要講究用紙。
一、適用範圍
邀請書的使用範圍很廣，使用頻率高，像召開慶祝會、紀念會、聯歡會、洽談會、訂貨會、研究會、交流會以及舉行招待會、宴會、茶話會等活動時都可發邀請書。邀請書可以起到增進友誼、聯絡感情、發展業務、交流創意的作用。
二、分類
根據內容邀請書可分為紀念活動邀請書、會議邀請書、研究會邀請書、商務活動邀請書。
1.紀念活動邀請書
指因為某一紀念性的活動而發出的邀請，邀請朋友、重要人士到約定的地方參加活動。
2.會議邀請書
指因某重要會議向有關機關或個人發出邀請，邀請機關代表或個人參加會議。
3.研究性會議邀請書
指開展某項研究前進行的研討，邀請有關人士和相關專家到會提出意見和建議。
4.商務活動邀請書
指因某項商務活動而發出的邀請，邀請合作夥伴參加活動，促進友好合作。
三、寫作方法
邀請書一般包括標題、稱謂、正文、結尾和落款五部分。
(一)標題
可以隻寫文種，即“邀請書”。或事由＋文種構成，例如“關於×××的邀請書”。
(二)稱謂
稱謂即被邀請單位名稱或個人姓名及相關尊稱，標題下第二行頂格寫，稱謂後加冒號。
(三)正文
正文寫明活動內容、時間、地點以及對參加者的要求等內容，要寫得具體、明達，時間要具體到年、月、日、時、分，地點要明確到路、號、樓、室，以便被邀請者能準時到達。
(四)結尾
通常用“歡迎參加”“敬請光臨”“請屆時蒞臨”等來做結。
(五)落款
結尾右下方寫明邀請單位名稱或個人姓名，如果邀請者是組織或單位，則需要加蓋組織或單位的印章，以示敬重。署名的下一行寫明日期。
【紀念活動邀請書寫作模板】
___活動邀請書標題：事由(可省略)＋文種
主送單位：受邀請的單位或個人
尊敬的__：
____定於__年_月_日舉行慶祝____活動。
我們誠摯地邀請您來參加____活動，以下是幾點溫馨提示：
1.活動時間：__年_月_日_時
2.活動地點：____大廳
3.活動要求：____。
我們真誠歡迎您的到來。
稱謂：在標題下第二行，頂格寫上被邀請人的姓名和稱謂
正文：主體寫明活動內容、時間、地點以及對被邀請人的要求。具體寫明活動過程、活動安排等內容
結尾：一般用誠懇的語氣再次強調希望被邀請人能前來參加
___
__年_月_日
落款：製發機關或個人全稱或規範化簡稱及時間
【範文】
五月的鮮花---紀念“五四”運動八十周年大型歌詠會邀請書
×××大學：
根據省委宣傳部關於今年重大活動宣傳的統一部署，我廳將舉辦“五月的鮮花---紀念‘五四’運動八十周年大型歌詠會”。由×××教育電視台等單位負責承辦。本活動時間定於××月××日下午，在×××工業大學室外演出並電視直播。因演出活動的需要，經編導與貴單位領導初步協商落實，今正式向貴單位發出參加活動邀請書。請將回執單填好傳真給×××教育電視台節目編導組。因本次演出紀念活動為全省電視直播，懇請貴單位認真抓好節目的整體質量。
節目審查時間為××月××日左右。具體事宜請與編導組聯係。
聯係電話(傳真)8077×××。
聯係人：王××、周××、陳××。
另外，請貴單位領隊及節目指導教師於本月××日(星期二)下午2：00到×××教育電視台四樓會議室參加節目協調會。
此致
敬禮
×××廣播電視廳(章)
××××年×月×日
【會議邀請書寫作模板】
___會議邀請書標題：事由(可省略)＋文種
主送單位：受邀請的單位或個人
尊敬的___：
第_屆____會議將於__年_月_日在____舉行。這次會議由____單位、____學院、____學院聯合主辦，____承辦，____、____協辦。
本次會議的主題確定為“____”。素仰您在____領域的獨到見解，特邀請您參加本次會議，會議日程如下：
1.會議時間：__年_月_日
2.會議地點：____
3.會議安排：_月_日_時~_時到達
_月_日_時~_時開會
再次真誠地歡迎您前來____參加本次會議，提出寶貴意見。