為使公文格式規範化，無論是對上級、下級、平級或不相隸屬的機關、單位一律使用“抄送”，不能用“抄報”、“抄發”等詞語。
3.印發機關和印發日期
印發機關一般指各機關的辦公廳（室）或文秘部門；印發日期是為了準確反映公文的生成時間，以界定生效時間和印發時間的區別，印發日期以公文付印的時間為準，用阿拉伯數碼標識。
印發機關和印發日期，位於抄送機關之下，（無抄送機關時，在主題詞之下）占1行位置，印發機關左空1字，印發日期右空1字。
4.版記中的反線
版記中各要素之下均要加一條反線隔開，既顯示區別，又顯得美觀。印刷版記的位置，應置於公文最後一頁，版記的最後一個要素置於最後一行，以保證公文的完整性。
五、公文的特定格式
（一）信函式格式
機關單位在辦文實踐中，常使用一種隻標識發文機關名稱而不標識“文件”二字的“信函式”公文，用於處理日常事務的平行文和下行文。例如，函、一般事項的通知或批複等，這種公文通常使用專門的函件版頭，其格式為：
（1）發文機關名稱在距上頁邊30mm之下標識。南於不加“文件”二字，發文機關名稱一般不用簡稱，例如，財政部這種“信函式”公文，機關名稱標識為“中華人民共和國財政部”，四川省財政廳標識為“四川省財政廳”。
（2）在發文機關名稱4mm之下印一條上粗下細的武文線，在距下頁邊20mm處印一條上細下粗的文武線，兩條線長均為170mm。每行居中排28個字，首頁不顯示頁碼，發文機關名稱和雙線均印紅色，這樣就將發文機關標識移出了版心。
（3）“信函式”公文的份數序號、密級、緊急程度可以放在武文線下左上角頂格，發文字號放在武文線下右上角頂格，發文字號下空1行標識公文標題。
（二）命令格式
用命令形式發的公文要用命令格式行文。命令標識由發文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標仿宋體字，字號由發文機關酌定。命令標識上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正文下一行左空4字標識簽發人簽名章，簽名章左空2字標識簽發人職務；聯合發布的命令或令的簽發人職務應標識全稱。在簽發人簽名章下行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機關。其他要素從本標準相關要素說明。
（三）會議紀要格式
會議紀要的寫作要用會議紀要的規範格式，其標識南“XXXX會議紀要”組成，位置同“發文機關標識”一樣，用紅色小標宋體字。會議紀要不加蓋印章。
六、公文用紙、排版及印刷裝訂（一）公文用紙規格
公文用紙一般采用國際標準A4型（長297mm、寬210mm）。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
（二）公文頁邊和版心尺寸
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm+1mm；地腳（下白邊）為：35mm+1mm；訂口（左白邊）為：28mm±1mm；翻口（右白邊）為：26mm±1mm；版心為：
156mmX225mm（不含頁碼）。
正文用3號仿宋體字，文中如有小標題，可用3號小標宋體字或黑體字，一般每頁排22行，每行排28個字。
（三）裝訂要求
公文規定在左側裝訂，要求封麵與書芯不脫落，後背平整、不空；兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘距，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平行釘距與書脊間的距離為3至Smm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢同；公文四角成90。無毛茬或缺損。
第三節通知
一、學習目標
了解通知的適用範同、特點和種類。
掌握通知的內容和寫作技巧。
明確寫作通知的注意事項。
提高學員對財政工作信息的閱讀、分析、評價的能力。
提高學員對財政工作信息的辨析、整合能力和寫作技能技巧。
培養學員對瑕疵信息或案例的閱讀、辨析和修改能力。
二、案例
（一）案例一：指示性通知
分析討論提示：
閱讀並感知指示性通知的內容和寫作技巧。