記錄是具有一定層次關係的一組數據項的最大集合，它是內存中具有獨立邏輯含義的最大可存取項。例如在工資統計中，內存中最大的存取單位是一個記錄。每一個職工的工資統計分別為一個記錄。
以下是一些記錄的例子。
學生成績記錄：包括學號，姓名，性別，各門課成績，總平均成績，升留級狀況等。
產品記錄：包括產品名稱，產品編號，單價、等級、庫存量等。
銷售記錄：包括商品'名，商品號，單價，銷售數、庫存數等。
工人考勤記錄：包括職工號、姓名、本月出勤天數、病假天數、事假天數、曠工天數、應扣工資等。
銀行存戶記錄：包括存戶名、原存款額、當天存（取）金額、結餘金額、利率等。
二、文件
多個記錄可以組成一個文件，例如，一個學生的成績統計是一個記錄，而一個年級或一個學校中許多學生的成績統計是一個文件一一學生成績文件。同樣，許多個工人的出勤記錄組成全廠出勤統計文件，許多個銷售記錄組成全公司的銷售文件等等。一個文件中包含多少個記錄並無規定，根據實際需要安排。
文件是被記錄在介質（如卡片、紙帶、磁帶、磁盤等）上的。例如，每個學生的成績統計記錄記在一張卡片上，全校若幹個學生的成績就有一批（若千張）卡片，這就是記錄在卡片上的學生成績文件，或者稱為卡片文件。統計時，將卡片的信息一張一張地輸入到計算機中，由計算機分別對每個學生的成績進行統計處理。可以說，文件是建立在介質上的記錄的集合。任何外部設備的介質都可以作為文件的載體，就是紙帶文件。每運行一個程序，從打印機輸出的信息，就是一個打印文件，有時其中每一個打印行就是一個記錄。從讀卡片機讀入的每張卡片記載一個記錄，而一疊卡片就是一個卡片文件。文件也可以存在磁帶或磁盤上，這就是磁帶文件或磁盤文件。
綜上所述，一個文件是有關信息的集合。文件可以是語言程序、目標程序、數據或者它信息。下麵著重介紹磁盤文件。
三、文件名
使用文件必須對每一個文件先建立一個文件名字。文件的命名由用戶自己來定，但在同一塊盤上，文件名字不能相同（但在兩個盤上的文件可以有相同名）。文件的名字由文件名和擴展名組成，擴展名是可選擇的，不是必須有的。文件名是由1-8個字符組成的，擴展名是以圓點開始的，可以有1-3個字符。例如職工的文件可以命名為其中是擴展名。
給文件命名時，可以用大小寫字母，但在列文件目錄時，DOS磁盤操作係統都是以大寫字母表示文件名和擴展名的。
在指出文件名時，往往要指出盤的驅動器號，否則認為文件是在係統約定的驅動器盤上。對於機，通常有兩個軟盤驅動器，分別稱為人和氏驅動器4是在你的左手邊。
四、磁盤上文件的數目
微機使用的磁盤是英寸雙密度的（就是前麵介紹的5英寸磁盤），可以是單麵磁盤，也可以是雙麵磁盤，單麵磁盤可存放64個文件，雙麵磁盤可存放112個文件，因為文件的大小不同，如果你的文件包含很多信息，則你的磁盤可能含有的文件數不足64或112就滿了。對於硬盤，因為容量大，可能含有幾千個文件。
五、文件的分類和文件目錄
因為磁盤上可放很多文件，可以是各種程序語言寫的源程序，也可以是由各種編譯程序產生的目標程序或經過連接程序產生的可執行程序等。為了區分這些文件，DOS對擴展名有個約定，具體含義如下：
如上所述，磁盤上可存放很多文件，為了便於管理，把文件名放在每個磁盤的特定位置上，這個特定位置稱作目錄區。目錄區中除包含文件名外，還包含有文件的附屬信息，如文件的大小，文件的建立和最後修改的日期與時間。用戶想知道磁盤上有哪些文件，隻要看一下目錄就可以了。在此是用DIR命令實現的。
當用某種方法建立文件時（比如用行編輯程序，DOS就能自動地在盤上的目錄區為你建立有關這個文件的目錄內容，也就是說，目錄是由DOS來管理的，用戶可以用有關目錄命令來詢問，從目錄中得到有關文件的信息。不同版本的DOS都有具體說明，在此不詳細敘述了。
總之，在具體實現上，DOS是在每個盤上建立目錄區和文件分配表。文件分配表的作用是記錄哪些扇區屬於哪些文件，也記錄磁盤上所有可用的空間，以便於建立新文件用。民為閆攀和文字的重要性，在每個盤上都有目錄和文件分配表的兩份拷貝，第一份有問題，DOS去查第二份，換句話說，DOS是利用目錄來保持盤上的蹤跡，這對管理文件是重要的。用戶通過看目錄也能得到盤上文件的有關信息，正如查找圖書目錄一樣，給用戶使用文件提供方便。
六、盤的格式化和盤的副本
1.盤的格式化
在磁盤投入運行前（稱白盤），首先必須格式化，其目的是把磁盤麵分成若千個圓周磁道，每一道又分成若幹個區段，每個區段包含若幹字節數據等。命令就是格式化的命令，一旦盤片格式化後，一般不再格式化，因為再使用命令，就會使盤片上的信息消失。另外，與命令能告訴你盤片上是否有缺陷的區域。若有，通過命令可以跳過損壞的磁道區段，能防止分配給它數據文件。
在對磁盤格式化時，有時需要把DOS複製到新盤片上，在使用命令時，可以做到這一點。但是如果盤片隻是用來存放一般數據文件，則不需DOS存在盤片上，以省下空間做為它用。
在使用機器時，首先要清楚係統配置有幾個軟盤驅動器，如果有兩個軟盤驅動器，則一個用人表示，另一個用8表示。如果有一個軟盤驅動器和一個硬盤驅動器，那麼軟盤驅動器用人或8表示，而硬盤驅動器用0表示。
2.盤的副本
把記有重要信息的盤拷貝（複製）到一個新盤上，產生一個副本（備份盤片）是非常重要的。因為某種原因，一個盤片出了問題，比如一部份信息被破壞了，或整個盤片的信息都讀不出來了，這時可以使用這個盤片的副本。尤其是盤片上裝有重要且大量的信息時，複製備份是重要的。DOS盤片幾乎每次開機時都要使用，所以做一個DOS的備份盤片更為重要。