商貿書信、公文就是工商貿易企業、公司在商務活動中所使用的具有實用價值和某種慣用體式的應用文書。
商貿書信、公文與其他公文相比，共同之處是都要求具有一定的思想內容和針對性，講究時效性和實用性。不同之處是，商貿書信、公文在寫法上沒有很嚴格的格式規定，內容廣泛，形式多種多樣，可以是敘述，也可以是說明，還可以是說理。從性質內容上劃分，商貿書信、公文大致可以分為事務性商務文書和法規性商務文書。前者如商貿書信、業務介紹、各種商務活動的啟事、廣告等，內容上一般圍繞商務活動的日常事務，寫法上更接近於一般約定俗成的社交文書；後者主要是有關業務的經濟合同和一些章則、計劃等，內容具有一定的約束力和規定性，寫法上更接近於專用公文和法律文書。因此，商貿書信、公文最突出的特點，一是內容上主要圍繞著有關的商務活動，有較強的針對性和限定性，二是形式上多種多樣，與其他應用文體有可以互相交叉使用的慣用體式。
一、商貿書信的含義
商貿書信寫作的目的，主要是在於從事經濟上的接洽、安排與發展。因此，在寫一封商貿書信前，首先要把有關的事實弄清楚。其次，要區分自己要說明的問題和事實當中，哪一項是主要的，哪一項又是次要的，這樣，才能把寫信的目的表達清楚。這類書信一般強調內容上的簡明確實，條理上的清晰。寫作時要注意以下三個要點：
1．行文要切實。商貿書信以配合具體的有關商業活動為目的，所以行文最講究實效。無論是何種性質的商貿書信，都必須做到有的放矢，有明確的內容，即便公司與公司之問的事務性應酬文字，也要講究場合和作用。商貿書信講究實效，也就是“在商言商”，應杜絕空話、廢話，還要反對“不正當競爭手段”，否則易引起對方的誤解、誤會，甚至會影響到生意的成敗和事業的興衰。
2．處理要審慎。一般的商業活動，經常要接觸到商品、貨幣和各種貿易上的問題，在寫作商貿文書遇到這些問題時要特別的小心謹慎。比如款項交付、貨價討論、發貨清單等等，這些商業活動中的關鍵性環節，往往也是發生經濟糾紛的主要問題。商貿文書中涉及這些問題的書麵表達文字也就成了處理和解決糾紛的重要憑據。如果在書信中不慎重對待，出現絲毫差錯就可能導致整個生意的失敗。因此，寫商貿書信一定要謹慎處理問題，對一些關鍵事項一定要深思熟慮，並一一交代清楚，同時還要注意表達準確、防止塗改等技術性因素，保證達到既定的商業目的。
3．措辭要委婉。所謂委婉，並不是說含糊其詞，或轉彎抹角。相反，寫商貿書信必須像當麵洽談商務一樣坦率和講究信用。措辭要委婉是指無論在什麼情況下，都不能逞一時意氣而不顧謙恭和禮貌，而應心平氣和、語氣婉轉、用語得體，有時還得根據收信人的心理，根據交易雙方的具體情況，使用一些客氣、謙遜的語句，以博得對方的信任和好感，有利於貿易的順利開展。
以上三點，實際上就是俗語所講的“在商言商”、“商場如戰場”、“和氣生財”。當然，商業活動是個很複雜的社會活動，生意經也不是一本通書讀到底的，不同的商貿書信有不同的特點，在寫作商貿書信時最重要的是根據具體問題和具體要求采用靈活方便的處理形式。商貿書信根據形式和內容的不同，大致可以分為日常商務信、調查信、貿易信、賬務信和爭議信等五大類。
二、商貿公文的含義
商貿公文就是指在商貿活動中使用的一種專用公文。它實際上是各種公文在商貿機構運轉中較特殊的並有較規範的格式。
商貿公文又可以分為行政類和業務類等兩大類。前者如商務請示、市場活動報告、公司製度、商業工作會議文件等等，反映商業工作中的行政管理內容，形式大致與行政公文一樣；後者如商業合同、協議書、意向書和業務方案、計劃等，則反映商業工作中的業務經營內容，形式上與法律公文、財經公文等相適應。
商貿公文的使用也很廣泛，比如商業機構的領導部門與下屬部門之間，總公司與分支機構之間，商業機構與商業機構之間，商業部門與其他部門之間等等各方麵的聯係，都會使用到公文。由於前麵我們已經比較詳細具體地介紹了行政公文和各種專用公文的格式和寫作，因此，以下將簡單介紹商務活動中幾種常用的公文。
第一節日常商務信
日常商務信的含義
日常商務信是指商業機構、公司、企業在日常工作中需要處理的一些有關的事務性書信來往。其作用是維持商業經營的正常運轉，處理一些必要的商業事務，作為一些貿易活動中的過渡性、銜接性環節，保證商業活動的正常開展。這類信件大致又可以分為“收函通知”、“臨時回信”和“由秘書簽發的信件”三種，一般在貿易活動開始或貿易活動過程中使用。
二、收函通知
例文（回信表示盡快處理有關問題）：
××公司總經理閣下：
收到您6月10日的來信，我們感到非常高興。
您可以放心，我們將盡快處理您與我們董事會所討論的問題。一周之內，我們將給您一個明確的答複。
××公司
×月×日
三、臨時回信
臨時回信是在收到對方的來信後，對信上所提的問題不能馬上答複，或者因技術性問題一時未能解決對方的具體要求時所發出的通知。這時需要比較誠懇、婉轉地解釋有關原因。
例文（告知已收到貨樣）：
鄭××先生惠鑒：
您寄給我科的貨樣已經收到。很遺憾，我公司具體負責這項業務的主管黃××先生赴廣州公幹去了，一周後才能回來。一旦他回來就將與你接洽。
××公司業務科
×月×日
四、由秘書簽發的信件