第一節什麼是公文
公文是國家機關、企事業單位、人民團體處理行政公務往來的文書。公文是應用文中最重要且用途最廣泛的文體。
第二節公文的分類
一、從公文的性質分
公文有黨內公文、行政公文、社會團體公文及各企事業單位公文等。
二、從公文的來源分
公文可分收文和發文兩類。收文是外機關發送到本機關來的文件，如上級機關發來的指示、通知；下級機關報送的報告、請示等。發文是由本機關製發的文件。一部分是發送給需要用它進行工作聯係的外機關，一部分是下發給本機關內部使用的。
三、從公文的行文方向分
公文可分為上行文、下行文和平行文。上行文是指下級機關向它所屬的上級領導機關發送的文件，例如請示、報告等。下行文是指領導機關對下屬機關的發文，例如指示、決定、決議、通報等。平行文是指同級機關或不相隸屬的機關（即沒有領導或業務指導關係的機關）之間的來往文件，例如公函。
四、從公文發送與處理的時間要求分
有特急件、急件、平件三類。特急件指內容特別緊急，必須隨時優先迅速傳遞處理的文件；急件指內容緊急，必須打破工作常規優先迅速傳遞處理的文件；平件指無特殊的時間要求，可按工作常規傳遞處理的文件。
五、從公文內容的機密程度分
公文可分為絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。絕密公文指含有最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的公文；機密公文是指含有重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文；秘密公文是指含有一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害的公文；普通公文是指可以向人民群眾公開發布或在機關組織內部使用的公文。劃分秘密等級要準確，劃分過寬，容易失密；劃分過嚴，會妨礙工作的開展。
第三節公文的特點
公文和其他實用文體比較，具有四個明顯的特點：
一、公文的內容具有鮮明的政治性和高度的思想性
公文是國家各級政權機關的指揮意圖、行動意圖的係統記錄，直接反映國家政權機關的政治意向和根本利益。因此，公文的政治性質，就取決於國家的政治性質。我國是人民民主專政的社會主義國家，我國公文有鮮明的政治性和高度的思想性，集中體現在為廣大人民群眾的根本利益服務，為發展社會主義事業服務，為提高工作效率服務上。
二、公文具有法定的作者
公文體現著國家的管理職能，因此必須由法定的作者在法定範圍內行使職權時製定和頒發。所謂法定作者，是指依法成立並能以自己的名義行使權力和擔負義務的組織。各級黨政機關、社會團體、企事業單位都是合法存在的法定作者。
三、公文具有法定的權威性和行政約束力
公文是法定作者在法定範圍內行使職權製定和發布的，代表著製發機關的法定權威，因此，公文特別是下行公文，就更具有法定的權威性，有著行政領導和行政指揮的作用。公文的這一特點，是任何其他文字材料都不具備的。尊重公文的權威性，承認它的行政約束力，是保證黨和國家的路線、方針、政策得以順利貫徹執行的重要前提。
四、公文寫作具有特定的格式
公文是國家發揮管理職能的書麵工具，國家規定了統一的公文格式及嚴格的行文規範’寫作中要注意嚴謹’不能隨心所欲。
五、公文的廣泛使用性
與其他實用文相比，公文沒有專業特性，因此不分行業和使用範圍最廣的一類文體。
第四節公文的作用
一、領導和指導作用
公文的內容反映機關或部門工作的意圖，所以具有領導和指導工作的作用。在傳達貫徹黨和國家的方針政策、發布行政法規和規章方麵，通過公文來進行上傳下達。各級機關可以認真領會上級機關的精神意圖並按照這一精神意圖進行工作，開展活動。公文本身就體現了上級對下級的領導和指導作用。
二、宣傳和教育作用
公文既是推動工作的工具，也是向廣大幹部群眾進行宣傳教育，使他們提高認識、統一思想的武器。所以公文雖然與報紙、圖書上的宣傳教育材料不同，但也具有一定的宣傳教育作用。特別是一些綱領性文件，重大政策性文件和黨政領導同誌的批示、指示，其宣傳教育作用十分明顯。
三、聯係和關照作用
黨政各級機關，是國家機器的組成部分。一方麵，各係統機關有各自相應的權限範圍。另一方麵，國家機器的正常運轉，又需要各係統之間有互相配合、互相促進的關係。這種互相之間的關係，包括上下之間的縱向聯係，也包括各同級機關之間的橫向聯係。這種聯係的紐帶之一，就是公文。與聯係作用緊密相關的是知照作用，即公文是為了把有關事項通知、關照對方，使之了解情況。使機關之間得以保持聯係、互通信息，從而有秩序地開展工作。
四、依據和憑證作用
公文反映了製發機關的意誌、願望和要求，收文機關要貫徹落實這一意圖，就必須以公文來作為依據，根據公文的內容要求開展工作、處理問題。一方麵，上級機關所發的公文對下級機關來說，無疑都是工作依據。另一方麵，下級機關所發的公文，如請示、報告等，對上級機關來說，同樣也有依據作用。上級機關就是根據這些上行的公文來了解下情，作為製定正確決策的參考依據，或作為針對性答複問題、指導具體工作的憑證。
五、規範和製約作用
公文作為管理國家行政事務的重要工具，其權威性和法定性賦予了它以規範和製約社會行為和公民活動的作用。正所謂“國有國法，家有家規”。公文中有許多法規、命令、條例、告示、公告等，不僅規範和製約著機關單位工作人員的行為活動，甚至直接規範和製約著人們日常生活中的行為活動。例如《北京市人民政府關於禁止春節期間在市區燃放煙花炮竹的規定》一經發布，便具有法律效果，任何人都不得違反。又如，一些在公共場所不準亂扔垃圾的公告和規定等，也具有製約人們某一方麵的作用，同時它們也是保證社會秩序穩定的武器之一。