４.插入簽名
ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５提供了強大的郵件簽名功能，我們可利用該功能將自己的郵編、地址、姓名、電話等內容作為簽名快速添加到郵件中，從而簡化日常操作。
（１）執行“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”對話框單擊“簽名”選項卡
（２）單擊“新建”按鈕，設置新的郵件簽名在“編輯簽名”選項區中選擇“文本”單選按鈕，並在其後的文本框中輸入相應的簽名內容。另外，我們也可將簽名內容保存到一個ＴＸＴ文本文件中，然後選擇“文件”單選按鈕並製定該文件作為簽名文本文件（用戶也可利用此功能將有關圖片、徽標之類的內容添加到簽名中）。
（３）根據需要選擇是在所有郵件中添加簽名還是僅在新郵件中添加簽名單擊“確定”按鈕，關閉“選項”對話框。此後我們在撰寫郵件時，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５就會自動將用戶指定的簽名內容添加進去，從而滿足用戶的需要。
５.將發件人的地址添加到通訊簿
將常用的收件人地址添加到通訊簿中可極大地提高日常操作效率，利用ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５提供的將發件人地址自動添加到通訊簿中的功能可輕易地解決這一問題。
當我們在ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５中收到某個沒有收錄到通訊簿中的朋友發送來的電子郵件之後，我們隻需用鼠標右鍵單擊該郵件，然後從彈出的快捷菜單中單擊“添加到通訊簿”命令即可達到目的。
另外，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”對話框，然後選擇“發送”選項卡中的“自動將我的回複對象添加到通訊簿”複選框，可激活ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５的自動添加發件人地址功能，此後我們在給某封郵件進行回複時，係統就會自動對該郵件的發件人進行檢查，若其不在通訊簿中就自動將其添加到通訊簿中，這就進一步方便了用戶的使用。
６.對郵件的顯示進行過濾
ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５是一個可以滿足企業同時管理大量郵件要求的軟件，它在管理眾多郵件方麵有著獨到的優點。例如鑒於郵件多了之後經常有用戶反映查找郵件不方便的問題，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５特意提供了郵件的顯示過濾功能，他能在郵件列表中顯示或隱藏指定郵件，從而極大地方便了用戶對郵件的管理。要使用ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５的郵件顯示過濾功能，可按如下步驟進行操作。
選定需要過濾的郵箱。
單擊“查看”／“當前視圖”／“顯示所有郵件”／“隱藏已讀郵件”或“隱藏已讀或被忽略的郵件”等命令，將已讀或忽略的郵件過濾下來。
若隱藏已讀或忽略的郵件仍不能滿足要求，則單擊“查看”／“當前視圖”／“自定義當前視圖”命令，打開“自定義當前視圖”對話框。
在“自定義當前視圖”對話框中對需要隱藏或顯示的郵件的條件進行設置，如顯示隱藏特定用戶的郵件、顯示或隱藏特定主題的郵件、顯示或隱藏特定賬戶的郵件、顯示或隱藏帶有附件的郵件、顯示或隱藏經過安全認證的郵件等。
單擊“確定”按鈕，關閉“自定義當前視圖”對話框。
這樣，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５就會僅僅顯示用戶指定的部分郵件。而將其餘的郵件全部隱藏起來，從而極大地方便了用戶對郵件的操作。另外，通過單擊“查看”／“當前視圖”／“定義視圖”命令，在打開的對話框中，可以對“查看”／“當前視圖”子菜單中顯示的過濾命令進行修改（如刪除已有的“隱藏已讀郵件”及“隱藏已讀或忽略的郵件”命令，添加“顯示或隱藏特定用戶的郵件”、“顯示或隱藏特定主題的郵件”命令等），從而進一步方便用戶對郵件顯示過濾功能的管理。
７.接受指定賬號中的郵件
當用戶設置了多個郵件賬號之後，ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５在默認情況下會同時接受所有郵件賬號中的郵件，用戶若僅僅希望收取其中某一個賬號中的郵件，可單擊ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５工具欄中的“發送／接收”按鈕，打開一個顯示用戶所有賬號的下拉菜單，選擇該菜單中的某個選項，即可接受該賬號中的郵件。
８.窗格布局調整
用鼠標右鍵單擊工具欄並選擇快捷菜單中“對齊”子菜單中的“左”、“右”、“上”、“下”命令，可將工具欄移動到屏幕的四邊。另外，可以使用鼠標拖動預覽窗格和郵件列表之間的拆分條，以便調整預覽窗格或郵件列表的大小。而單擊“查看”菜單中的“布局”命令，然後更改打開對話框中的有關選項，可以更改預覽窗格的拆分方式或者關閉拆分功能。
９.發送純文本
以純文本方式（而不是ＨＴＭＬ格式）發送電子郵件，可單擊“格式”菜單中的“純文本”命令。如果想把“純文本”作為新郵件、回複郵件以及轉發郵件的默認設置，則單擊“工具”菜單中的“選項”命令，在打開的對話框中單擊“發送”選項卡。選擇“郵件發送格式”選項區下的“純文本”單選按鈕（在默認情況下，新聞郵件按純文本格式發送，同樣其設置頁可在“新聞發送格式”選項區下更改）。
１０.創建多個郵件賬號
可以將ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ設置成從多個賬號接收郵件。這一用途對於擁有多個電子郵件賬號的用戶，特別是現在有許多提供商都提供免費的電子郵件業務的情況下十分有用。比如用戶申請了網易的免費電子郵件賬號，先配置好ＰＯＰ３郵箱地址後，在本地選擇“工具”菜單中的“賬號”選項，打開“Internet選項”對話框，選擇“郵件”選項卡，單擊“添加”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“郵件”選項，並打開“Internet連接向導”，依照提示逐步進行設置即可。用同樣的方法可以設置多個類似的免費郵件賬號，對於喜歡與不同的人用不同的電子郵件地址的用戶或多人用一台計算機的用戶特別有用。
１１.使用兩種不同文本
在“新郵件”窗口中，“插入”菜單中的“文件附件”和“文件中的文本”命令是有區別的。選擇“插入”菜單中的“文件附件”命令，可以把任何類型的文件附在電子郵件上，但在郵件上看不見，必須打開文件後才可看到。所插入的文件可以是由文字處理軟件、電子表格軟件生成的文件，甚至可以是語音文件或圖形文件。這些文件都不要求對ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ是可讀的。而選擇“插入”菜單中的“文件中的文本”命令，則是將文本文件中的文本粘貼到電子郵件上，故在郵件上可見。所以，隻有當需要粘貼文本文件到新郵件時，才可以采用後一種發送方式。
１２.快速瀏覽郵件
ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５可用獨立窗口查看郵件。方法是：選中待查看郵件所在的文件夾，在右側窗格的郵件列表中雙擊某個郵件，將其打開在獨立窗口中。單擊窗口工具欄中的“上一封”或“下一封”按鈕，即可快速瀏覽文件夾中的所有郵件。
１３.快速定製郵件列表
用鼠標右鍵單擊ＯｕｔｌｏｏｋＥｘｐｒｅｓｓ５郵件列表框中的項目欄，在彈出的快捷菜單中選擇“列”選項，打開“列”對話框，選中的項目即可出現在項目欄中。
１４.郵件快速排序
用鼠標右鍵單擊郵件列表中的項目欄，則郵件以該項目為關鍵字排序。若項目上顯示一個正三角則為升序，反之則為降序。若想改變排序方式，隻需在此單擊該項目即可。
１５.郵箱收發
郵件越大，發送和接收郵件的時間就越長，且每個郵箱的最大容量都有限製，因此在發送之前最好將郵件壓縮。既可以用ＷｉｎＺｉｐ等壓縮軟件對郵件進行壓縮，也可以用ＦｌｉｅＳｐｌｉｔ等文件分割軟件將大郵件分割成小的郵件分期發送。
對於附件的使用，也必須依據一定的原則。除了要把各種文件（包括圖片、軟件、音樂乃至視頻文件等）壓縮之外，最好不要過於分散，比如發送１０個獨立的ｊｐｇ文件就不如將其做成一個Ｚｉｐ壓縮包。因為對方要將其保留，很可能要一個一個保存，非常麻煩。要添加附件，隻要單擊“新郵件”窗口工具欄中的“附加”按鈕，這時將出現“插入附件”對話框，從中選擇所要附帶的文件就可以了。
提示：如果對方沒有特別需要，不要直接發送Ｗｏｒｄ編輯的ｄｏｃ文件，因為Ｗｏｒｄ的宏病毒或是因帶格式文件會很大，都不利於發送。可嚐試將文件壓縮或者另存為純文本格式後再發送。