第一節商貿書信的概念
一、商貿書信的含義
商貿書信、公文就是工商貿易企業、公司在商務活動中所使用的具有實用價值和某種慣用體式的應用文書。
商貿書信、公文與其他公文相比，共同之處是，都要求具有一定的思想內容和針對性，講究時效性和實用性。不同之處是，商貿書信、公文在寫法上沒有很嚴格的格式規定，內容廣泛，形式多種多樣，可以是敘述，也可以是說明，還可以是說理。從性質內容上劃分，商貿書信、公文大致可以分為事務性商務文書和法規性商務文書。前者如商業書信、業務介紹、各種商務活動的啟事、廣告等，內容上一般圍繞商務活動的日常事務，寫法上更接近於一般約定俗成的社交文書；後者主要是有關業務的經濟合同和一些章則、計劃等，內容具有一定的約束力和規定性，寫法上更接近於專用公文和法律文書。因此，商貿書信、公文最突出的特點，一是內容上主要圍繞著有關的商務活動，有較強的針對性和限定性，二是形式上多種多樣，與其他應用文體有可以互相交叉使用的慣用格式。
二、商貿書信的寫作
商貿書信寫作的目的，主要是在於從事經濟上的接洽、安排與發展。因此，在寫一封商業書信前，首先要把有關的事實弄清楚。其次，是區分自己要說明的問題和事實當中，哪一項是主要的，哪一項是次要的，這樣，才能把寫信的目的表達清楚。這類書信一般強調內容上的簡明確實，條理上的清晰。寫作時要注意以下三個要點：
（1）行文要切實。商貿書信以配合具體的有關商業活動的為目的，所以行文最講究實效。無論是何種性質的商貿書信，都必須做到有的放矢，有明確的內容，即便公司與公司之間的事務性應酬文字，也要講究場合和作用。商貿書信講究實效，也就是“在商言商”，應杜絕空話、廢話，還要反對“不正當競爭手段”，否則易引起對方的誤解、誤會，甚至會影響到生意的成敗和事業的興衰。
（2）處理要審慎。一般的商業活動，經常要接觸到商品、貨幣和各種貿易上的問題，在寫作商貿文書遇到這些問題時要特別的小心謹慎。比如款項交付、貨價討論、發貨清單等等，這些商業活動的關鍵性環節，往往也是發生經濟糾紛的主要問題。商貿文書中涉及這些問題的書麵表達文字也就成了處理和解決糾紛的重要憑據。如果在書信中不慎重對待，出現絲毫差錯就可能導致整個生意的失敗。因此，寫商貿書信一定要謹慎處理問題，對一些關鍵事項一定要深思熟慮，並一一交代清楚，同時還要注意表達準確、防止塗改等技術性因素。保證達到既定的商業目的。
（3）措詞要委婉。所謂委婉，並不是說含糊其詞，或轉彎抹角。相反，寫商業書信必須像當麵洽談商務一樣坦率和講究信用。措詞要委婉是指無論在什麼情況下，都不能逞一時意氣而不顧謙恭和禮貌，而應心平氣和、語氣婉轉、用語得體，有時還得根據收信人的心理，根據交易雙方的具體情況，使用一些客氣、謙遜的語句，以博得對方的信任和好感，有利於貿易的順利開展。
以上三點，實際上就是俗語所講的“在商言商”、“商場如戰場”、“和氣生財”。當然，商業活動是個很複雜的社會活動，生意經也不是一本通書讀到底的，不同的商貿書信有不同的特點，在寫作商貿書信時最重要也是根據具體問題和具體要求采用靈活方便的處理形式。
商貿書信根據形式和內容的不同，大致可以分為日常商務信、調查信、貿易信、賬務信和爭議信等五大類。
第二節貿易信
一、貿易信的含義
在商業活動中，貨物的購進和銷出是最主要的兩個環節。這種購進和銷出，基本上構成了貿易的過程。在這一過程中，貿易雙方就交易商品的各項條款（品質、規格、數量、包裝、價格、裝運、保險、支付等）進行反複磋商，需要書信來往時，就要寫貿易信。一般來說，信中應根據具體情況，寫出以下各項：數量、單價、在批發或者當場付款的情況下的折扣、總價、商品發往地點、裝運方法、訂貨條件、訂單號、訂貨日期、被授權訂貨者的署名。
說明越詳細越好。例如，假若訂購服裝，隻說“訂購藍色的”往往是不夠的。想要一種深淺合適的確切的藍色，就必須具體說明它。應當把訂貨單按細目開列，使收信人不致發生誤會或感到模棱兩可。
根據商品目錄來訂貨時，不要忘記商品的目錄號，此外，為了更穩妥起見，也可以提一下商品目錄的期號和出版日期。
有時，可把裝運說明寫得籠統一點。可以要求將商品以“廉價的方式”裝運，也可以要求以“盡可能快的方式”裝運。但是，一般說來，裝運說明還是要具體一點為好。在可能的情況下，應當寫明：“通過包裹郵遞”、“通過鐵路快運”、“通過空運”等等。
關於訂貨條件，可寫明各種不同的要求。例如，寫上“貨到付款”或“如果你們能在8月10日以前交貨，就請發運以下……”。
為了便於識別和查對，訂單上應寫明訂單號和訂貨日期。日期應當寫明年、月、日。但往往訂單上隻有日期是不夠的，因為公司可能在同一天向同一家商號發出幾份訂單。
在大量采購各種各樣貨物的情況下，最好使用一種印好的訂單，其中包括所需的一切欄目，使用時隻需逐欄填寫並加以複核就行了。
有一句商業格言說：“永遠要使用複寫紙”。寫任何商業書信的人，尤其是負責訂貨的人，都應當牢牢記住這句話。這樣小心謹慎也許有點過分，然而現實生活中確實有使商業處於混亂狀態的悲劇。這種悲劇，僅僅是因為某人忽視了複寫或者沒有妥善保存複寫副本而產生的。
二、進貨函件
例文（請報貨價和索取貨樣）：
××先生：
請將你們價格最低的藏青色和黑色西服料的樣品寄來。我們各需10，000碼，希在今後八個月中分批均勻交貨。
請注意，本月8號以前，我們必須得到你們的報價和樣品。
××百貨店
××××年×月×日
例二（確認訂貨並發出購貨合同函）：
××公司：
根據你公司4月5日函及我3月30日電，現特函證實向你方購買蘆薈20噸共××萬元。
隨函附上購貨合同086號一式兩份，希查收並簽署後退回一份，以備存查。
附件：如文（略）。
××上海藥材行
××××年×月×日
例三（發函訂貨）：
××公司經理先生大鑒：
9月15日大函奉悉，承示CIF國內最低價目、付款辦法，及訂單查萬元以上照八五折優惠等款項，均甚合適。並隨函付上，4061號正式訂單及不可撤銷之信用書各紙，請為盡速付貨，以應市場急需，付貨後並希以電報告知，同時寄來保險單、提貨單、發票等一應文件，為荷。即頌。生意興隆！
××公司第一業務部
經理方××
××××年×月×日
附件：訂單一份，信用書一份（略）