公文是國家機關、社會團體、企事業單位在公務活動中使用的文體。國家行政機關的公文，則是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答複問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
第一節公文的特點
1．鮮明的政治性公文是在階級、國家出現後產生的，它作為管理國家、組織和發展社會生產的重要手段，必然體現統治階級的意誌和願望，為統治階級的政治服務。任何國家的公文，都直接或問接地反映國家政權的性質和根本利益，有鮮明的政治性。中國是工人階級領導的、以工農聯盟為基礎的人民民主專政的社會主義國家，一切權力屬於人民，今後國家的根本任務是集中力量進行社會主義現代化建設，因此，中國的公文在政治上要代表和維護廣大人民群眾的根本利益，為推動“四化”建設服務。
2．由法定的作者製定，具有特定的格式和嚴格的辦理程序公文的作者，必須是法定的作者。所謂法定的作者，指依法成立並能以自己的名義行使權利和負擔義務的組織或擔負一定職務的負責人。公文主要用機關或機關內某一單位的名義發布，有時也用國家以及各級機關領導人的名義發布，如一些命令、任免通知等。但要注意，簽署他們的名字，並不等於以他們的私人身份和私人名義製作公文，他們是以所在機關的領導人、負責人身份出現的。由於他們的職務不是自封的，而是經過選舉程序或委任後，報請領導機關批準的，因而，他們也是法定的作者。
公文具有特定的格式。公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關等部分組成。
公文還有嚴格的辦理程序。公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、批辦等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印等程序。
上述特點，反映了公文的嚴肅性。
第二節公文的作用
1．法規和準繩作用在公文中，有相當一部分是用以公布法律和行政法規的，如《憲法》和依據《憲法》製訂的法律、條例、通則、辦法等，它們統稱為法規公文，有法規和準繩作用。這些公文一經製定、發布，在它有效的範圍內，人人必須遵守，國家以強製力保證它的權威。但並不是所有公文都有法規和準繩作用，有些公文是某個組織工作及活動的規範，隻對該組織成員有約束力，如《工會章程》等。
2．領導與指導作用在政府係統，國家機關上級和下級之間，存在領導與被領導關係，因此，上級機關對下級機關發布的公文，如決定、指示、通知等，雖不是法規，但對下級的工作有領導作用。中國共產黨是代表中國人民利益、執行人民意誌的中國無產階級的政黨，由於它在中國的政治生活中居於領導地位，因此，它所製定和發布的各項方針、政策，如決定、指示等，雖不是法規，但具有法規性質，起著領導作用。