（2）了解客人，心中有數
作為接待者必須對來訪者的情況有詳盡的了解，才能做到心中有數，搞好接待工作。要了解客人主要是弄清來訪的目的、性別、人數、職務級別，是否有夫婦同行等情況。
客人來訪都是有目的的，通過了解客人的目的，以便有的放矢地做好會談準備；通過了解客人的人數、性別和是否有夫婦同行等具體情況，便於安排交通工具和住宿，以防準備不足，造成接待不周；對職務級別的了解則便於主人作出相應規格的接待。
接待的規格
①對等接待。是指陪同人員與客人的職務、級別等身份大體一致的接待，這在接待工作中是最常見的，一般來講，來的客人是什麼級別，本單位也應派什麼級別的同誌陪同；在家庭中則是誰的朋友誰接待。單位領導或家庭中其他人隻做禮節性的看望即可。
②高規格接待。是指陪客比來客職務高的接待。作出這類接待安排主要出於以下幾種情況的考慮：一是上級領導機關派工作人員來檢查工作情況，傳達口頭指示；二是平行機關派工作人員來商談重要事宜；三是下級機關有重要事情請示；四是知名人物來訪談或是先進人物來作報告。總的來說，之所以要高規格接待是由於重要的事情和重要的人物需有關負責人直接出麵。
③低規格接待。是指陪客比來客職務低的接待，這也是一種常見的接待方法。比如：上級領導來調查研究、視察工作，來客目的是參觀學習等，都可做低規格接待處理。但在這種接待中要特別注意熱情、禮貌。
迎客禮儀
迎客是接待中的重要禮儀之一。它不僅顯示出主人的熱情，更能給來客以春風般的愉快感受。一般來說，其禮節規範有如下方麵：
（1）會麵
“出迎三步，身送七步”，這是我國迎送客人的傳統禮儀。接待客人的禮儀要從平凡的舉止中自然地流露出來，這樣才能顯示出主人的真誠。客人在約定的時間按時到達，主人應提前去迎接。如果是在家庭中接待朋友，最好是夫婦一同出門迎接客人的到來。見到客人，主人應熱情地打招呼，主動伸出手相握，以示歡迎，同時要說“您路上辛苦了”“歡迎光臨”“您好”等寒暄語。如客人提有重物應主動接過來，但不要幫著拿客人的手提包或公文包。對長者或身體不太好的客人應上前攙扶，以示關心。
（2）乘車
上車時，接待者應為客人打開車門，由右邊上車，然後自己再從車後繞到左邊上車。車內的座位，後排的位置應當讓尊長坐（後排二人座，右邊為尊；三人座中間為尊，右邊次之，左邊再次），晚輩或地位較低者，坐在司機旁邊的座位。如果是主人親自開車，則應把司機旁邊的位置讓給尊長，其餘的人坐在後排。在車上主人應主動與客人交談，同時還可以把本地的風土人情、旅遊景點介紹給客人。車到地點後，接待者應先下車，為客人打開車門，請客人下車。
（3）入室
下車後，陪客者應走在客人的左邊，或者走在主陪人員與客人的後麵。到會客室門口時，主陪人員或陪客者應打開門，讓客人先進，並將室內最佳的位置讓給客人。同時，還要按照禮儀把客人介紹給在場的有關人員。
對來訪客人，無論職位高低、是否熟悉，都應一視同仁，熱情相迎，親切招呼。如接待現場有家人、親朋好友或同事，也應一一給予介紹，以表現出友好的氣氛。如果客人突然造訪，也要盡快整理一下房間、辦公室或書桌，並對客人表示歉意。
待客禮儀
良好的待客之禮，體現出主人的熱情和殷勤。它既使客人感到親切、自然、被尊重，也會使自己顯得有禮、有情、有光彩。
（1）讓座與介紹
如果是長者、上級或平輩，應請其坐上座，主人坐在一旁陪同；如果是晚輩或下屬則請隨便坐。
如果客人是第一次來訪，應該給家人介紹一下，並互致問候。然後沏茶、遞煙或拿出水果、小吃等招待客人。如果請客人吃東西，應問客人是否要洗手；如果請客人吃西瓜，應準備好放瓜子、瓜皮的盤子和毛巾。
（2）敬茶
在家庭待客中，為客人敬茶是待客的重要內容。待客坐定，應盡量在客人視線之內把茶杯洗淨。即使是平時備用的潔淨茶杯，也要再用開水燙洗一下，使客人覺得你很注意衛生，避免因茶杯不潔而不願飲用的尷尬局麵。
要用開水泡茶，如沒有開水，應立即燒煮少量以應急需，並要對客人打聲招呼，請稍等片刻。開水沏茶，有利溢出茶香，同時茶葉沉底後有利飲用。切忌用溫開水泡茶，使茶葉浮集杯口，而妨礙交談，也會使客人不願飲用。
茶杯要輕放，不要莽撞，以免茶水潑灑出來，弄得茶幾上濕漉漉的，即使是連抹帶揩，也會影響敬客氣氛；如果潑在客人身上，就更加難堪。
端茶也是應注意的禮節，應雙手給客人端茶。對有杯耳的杯子，通常是用一隻手抓住杯耳，另一隻手托住杯底，把茶水送給客人，隨之說聲“請您用茶”或“請喝茶”。切忌用五指捏住杯口邊緣往客人麵前送，這樣敬茶既不衛生，也不禮貌。
斟茶動作要輕，要緩和。同時注意不要一次性斟得太滿，而形成一衝四溢。如涼茶較多，應倒去一些再斟上。斟茶應適時，客人談興正濃時，莫頻頻斟茶。客人停留時間較長時，茶水過淡，要重新添加茶葉衝泡，重泡時最好用同一種茶葉，不要隨意更換品種。
（3）敬煙
如果前來你處拜訪的客人，有吸煙的嗜好，應以煙敬之。敬煙時，把煙盒打開，用手彈出幾支，再請客人抽煙。客人不吸煙不可勉強。
（4）談話
談話是待客過程中的一項重要內容，是關係到接待是否成功的重要一環。首先，談話要緊扣主題。拜訪者和接待者雙方的會談是有目的的，因此談話要圍繞主題，不要偏離主題。如果是朋友之間的交流，要找雙方都感興趣的事情談，不要隻談自己的事情或自己關心的問題，不顧對方是否願聽或冷落對方。其次，要注意談話的態度和語氣。談話時要尊重他人，不要惡語傷人，不要強詞奪理，語氣要溫和適中，不要以勢壓人。第三，會談時要認真聽別人講話。不要東張西望地表現出不耐煩的表情，應適時地以點頭或微笑做出反應；不要隨便插話，要等別人談完後再談自己的看法和觀點；不可隻聽不談，否則，也是對別人不尊重的一種表現。第四，談話時要注意坐的姿勢。第五，不要頻繁看表、打嗬欠，以免對方誤解你在逐客。
（5）陪訪
陪訪是接待過程中一種常見的禮儀。在陪同客人參觀、訪問、遊覽時，要注意以下幾方麵：首先，要在接待計劃中事先安排，提前熟悉情況，以便向客人做詳細的介紹。其次，要遵守時間，衣冠整潔，安排好交通事宜。再次，陪同時要熱情、主動、掌握分寸。
也許有些來訪者並不是主人所歡迎的對象，但就禮儀或美德而言，來者都是客，主人不能根據自己的好惡而下逐客令，而必須采取一些合乎禮貌的做法。否則，不僅對方怨恨，自己也會有失道義和身份。
送客禮儀
送客是接待的最後一個環節，如果處理不好將影響到整個接待工作的效果。送客禮節，重在送出一份友情。具體說來有以下幾項：
（1）婉言相留
無論是接待什麼樣的客人，當客人準備告辭時，一般應婉言相留，這雖是客套辭令，但也必不可少。
客人告辭時，應在客人起身後再起身，最好叫家中成員一起送客出門。分手時應充滿熱情地招呼客人“慢走”“走好”“再見”“歡迎再來”“常聯係”等等。
（2）送客有道
如果將客人送至門口，應在客人的身影完全消失後再返回。否則，當客人走完一段路再回頭致意時，發現主人已經不在，心裏會有些不是滋味。另外，送客返身進屋後，應將房門輕輕關上，不要使其發出聲響。那種在客人剛出門的時候就“砰”地關門的做法是極不禮貌的，並且很有可能因此而“砰”掉客人來訪期間培養起來的所有情感。
到車站、碼頭或機場送客時，不要表現得心神不寧，以使客人誤解你在催他趕快離開。送客到機場，最好等客人通過安檢後再返回。因為也許有些物品不讓帶上飛機而需要你保管。
如果客人“比較堅決”地謝絕主人相送，則可遵客人意思，不必“強行送客”。
致意禮儀
致意是一種常用的禮節，通常用於相識的人之間在各種場合招呼示意，以表問候。致意的形式有以下幾項：
（1）起立致意
常用於較正式場合。長者、尊者到來或離去時，在場者起立表示致意。一般站立時間不長，隻要對方表示你可以就座，即可坐下。
（2）舉手致意
適用於向距離較遠的熟人打招呼。一般不必出聲，隻是舉起右手，掌心朝向對方，輕輕擺一下即可，擺幅不要太大，手不要反複搖動。
（3）點頭致意
適用於不便與對方直接交談的場合。如在會議、會談進行當中，與相識者在同一地點多次見麵或僅有一麵之交的朋友在社交場合相逢，均可以點頭為禮。有時同事之間經常見麵，上下班時，也用點頭表示打招呼。點頭致意的方法：頭微微向下一動，幅度不必太大。
（4）欠身致意
欠身致意適用範圍較廣，是一種表示致敬的舉止，常常用在別人將你介紹給對方，或是主人向你獻茶時。這時候你可用欠身表示自謙，也就相當於向對方致敬。
（5）脫帽致意
這是男子戴帽時施的禮。朋友、熟人見麵可摘帽點頭致意，離別時再戴上帽子。其方法是：微微欠身，用距對方稍遠的一隻手摘下帽子，將其置於大約與肩平行的位置，同時與對方交換目光，稍稍欠身，同時站好。若自己一隻手拿著東西，則應以另一隻空著的手去脫帽。
（6）抱拳致意
是一種互相致敬的舉止，通常用在身份、年齡相仿的男士之間。除了表示相見時打招呼或告辭時表示再見外，有時需拜托對方為自己做些事情，也常用“抱拳”之禮。其方法是：一手抱拳，一手握在它的上麵，拳放在胸前，小幅度地上下晃動幾次。
（7）鞠躬致意
鞠躬，即彎身行禮，是表示對他人敬重的一種禮節。其方法是：先立正站好，同時雙手在體前搭好，右手搭在左手上，麵帶微笑，然後彎身行禮。鞠躬時應同時問候“您好”“歡迎光臨”等。
致意的基本規範
致意的基本規範是：男士應當首先向女士致意，年輕者應當首先向年長者致意，學生應當首先向教師致意，下級應當首先向上級致意。而當年輕的女士遇到比自己年歲大得多的男士的時候，則應首先向男士致意。
致意的方法
致意方法，往往在同一時間內可以使用兩種：如點頭與微笑、欠身與脫帽均可並用。
遇到對方向自己致意時，應以同樣的方式向對方致意，毫無反應是失禮的。在餐廳等場合，若男女雙方不十分熟悉，一般男士不必起身走到跟前去致意，在自己座位上欠身致意即可。女士如果願意，可以走到男士的桌前去致意，此時男士應起立，協助女士就座。致意的動作不可以馬虎，也不能滿不在乎，而應恭敬以充分顯示對對方的尊重。在社交場合遇見身份高的熟人，一般不宜立即起身去向對方致意而應在對方的應酬告一段落後，再上前致意。
名片禮儀
名片具有較強的自我介紹功能，被人們普遍認為是第二張臉麵。因此，對名片的製作與使用都應十分注重。切實而言，在當今，它的媒介作用已顯得越來越重要。
名片的用途
名片的主要用途有如下方向：
（1）方便自我介紹
名片具有較強的自我介紹功能，它在社交場合上幾乎已成為一道不可缺少的風景。使用名片可避免初次見麵口頭介紹時容易造成的遺忘、誤聽、誤解等麻煩，同時還能加深初交的印象，有益於日後的繼續交往聯係。
（2）可以代替便條
在交往中，有許多時候必須對友人做出禮節性的友好表示。以名片代替便條，往往顯得比較鄭重。
（3）可以替代介紹信
如果介紹自己的友人與另外一位友人相識，可在自己名片的左下角寫上p·wp·，然後把被介紹者的名片附在後麵一並送去，這時名片就起到了介紹信的作用。
（4）可以替代請柬
在非正式的邀請中，可以用名片代替請柬，並寫明時間、地點和內容。
（5）可以替代禮單
向友人寄送或托送禮物、鮮花時，可在禮品或花束中附上自己的名片並寫上祝賀短語。在收到友人的禮品後，可立即複一張名片，左下角寫上p·r·，以示謝意。
（6）具有廣告作用
在進行業務往來時，名片具有一定的廣告宣傳作用，讓人了解自己的業務範圍。
使用名片的禮儀
名片的使用，可分為遞交、接受和交換三個環節。
（1）遞交名片
遞交名片時應注意以下幾點：
①在外出前將名片放在容易拿出的地方，以便需要時迅速掏出。一般男土可將名片放在西裝上衣的口袋裏或公文包裏，女士可將名片置於手提包內。
②遞交名片要講究場合。一般而言，商業性質的橫向聯係和交際，社交中的禮節性拜訪以及表達情感的場所可以遞交名片。
③掌握遞交名片的時機。如果是初次見麵，相互介紹之後可遞上名片；若是比較熟識的朋友，可在告辭時遞交。
④為表達對對方的尊敬，一般應雙手遞上名片，特別是下級遞給上級、晚輩遞給長輩，更應如此。
⑤遞名片時，應將名片的下方指向對方，以方便對方觀看。
⑥遞名片時應麵帶微笑，同時還要說些友好客氣的話語。比如：“這是我的名片，歡迎多聯係！”“這是我的名片，請多關照！”總之，遞交名片時，動作要灑脫大方，態度要從容自然，表情要親切謙恭。
（2）接受名片
遞名片者將名片遞上，表達了遞交者對對方的友好之情，而接受名片者應雙手接過名片，並道謝。還應認真仔細地看一遍，以表示對贈送名片者的尊重，看完名片後要鄭重地將其放在名片夾裏，並表示謝意。如果是暫放在桌子上，切忌在名片上放其他物品，也不可漫不經心地放置一旁，告別時千萬不要忘記帶走。
（3）交換名片
交換名片體現了雙方感情的溝通，表達了願意友好交往下去的意願。交換名片的禮節，主要體現在交換名片的順序上。一般是地位低者、晚輩或客人先向地位高者、長輩或主人遞上名片，並應雙手捧交給對方，然後再由後者予以回贈。若上級或長輩先遞上名片，下級或晚輩也不必謙讓，禮貌地用雙手接過，道聲“謝謝”，再予以回贈。
名片的製作
名片的媒介作用已愈來愈顯得重要，因此對名片的樣式、製作及印刷都應予以注重。
名片的印製有橫排和豎排之分，大多數認為以橫排為佳。我國印製的名片通常一麵印中文，另一麵印英文，英文要依照西方語言習慣排列。隻印姓名與職務的名片即個人名片。中文的一麵，第一行頂格書寫持片人的單位名稱；第二行是持片人的姓名，用較大的字號寫在名片正中，另學位、職務或職稱，通常用小字標在姓名的下右側；第三行是持片人的詳細地址、電話號碼及郵政編碼。豎排的行序由左到右，字序從上到下，分三行寫，內容同橫排的一樣。
名片的存放與利用
首先，在參加交際應酬之前，應提前準備好名片，並進行必要的檢查。隨身所帶的名片應該放在專用的名片盒或名片夾之中。有人常把自己的名片放在衣服的口袋裏或錢包裏，這是不正確的。
其次，在交際場合，如感到要用名片，則應將其預備好，不要在使用時再去瞎翻亂找。當接過他人的名片並作了寒暄之後，應當著對方的麵鄭重其事地將他的名片放入自己攜帶的名片盒或名片夾之中，千萬不要搞髒或弄破。
再次，收到他人的名片越來越多時要分類存放，這樣查找起來會更方便。分類收藏他人的名片大體上有四種方法，即按字母順序分類，按國別或地區分類，按專業或部門分類，按漢字筆畫分類。這幾種方法還可以交叉地使用，如可先按照部門來分類，然後在各部門之中再按姓氏筆畫分類。分類之後，如果名片非常之多，那麼可以再加上一個索引，用起來就方便多了。
最後，要經常在名片上記下有關情況。名片是社交工具，而不是存而不用的擺設。鑒於外界情況不斷變化，因此應隨時記錄並更改這些變化。如個人的升降、職業等變化情況。
其他會麵禮
在國內外交往中，除握手之外，其它會麵禮也是常見的。對此，應掌握不同地位、不同情景下的使用習俗，才能使用得體、恰當。
點頭禮
點頭禮又叫頷首禮。它所適用的情況主要有：遇到熟人，在會場、劇院、歌廳、舞廳等不宜交談之處，在同一場合已碰上多次見麵者，遇上多人而又無法一一問候時。行點頭禮時，應該不戴帽子。具體做法是頭部向下輕輕一點，同時麵帶笑容，不要反複點頭不止，也不必點頭的幅度過大。
舉手禮
行舉手禮的場合，和行點頭禮的場合大致相似，它最適合向距離較遠的熟人打招呼。行舉手禮的做法是：右臂向前方伸直，右手掌心，向著對方，其他四指並齊，拇指叉開，輕輕向左右擺動一兩下。手不要上下擺動，也不要在手部擺動時用手背朝向對方。
注目禮
注目禮的具體做法是起身立正，抬頭挺胸，雙手自然下垂或貼放於身體兩側，表情莊重嚴肅，雙目正視於被行禮對象，或隨之緩緩移動。
脫帽禮
戴著帽子的人，在進入他人居所，路遇熟人，與人交談、握手或行其他會麵禮，進入娛樂場所，升降國旗，演奏國歌等情況下，要主動地摘下自己的帽子。女士在社交場合可以不脫帽子。
拱手禮
拱手禮，是我國民間傳統的會麵禮。現在它所適用的情況主要有：過年時舉行團拜活動，向長輩祝壽，向友人恭喜結婚、生子、晉升、喬遷，向親朋好友表示無比感謝，以及與海外華人初次見麵時表示久仰大名。
拱手禮的行禮方式：起身站立、上身挺直、兩臂前伸，雙手在胸前高舉抱拳，自上而下，或者自內而外，有節奏地晃動兩下。
合十禮
就是雙手十指相合為禮。具體做法是，雙掌十指在胸前相對合，五指並攏向上，掌尖與鼻尖基本持平，手掌向外側傾斜，雙腿立定筆直站立，上身微欠低頭。行禮時，合十的雙手舉得越高，越體現出對對方的尊重，但原則上不可高於額頭。
行合十禮時，可以口頌祝詞，或問候對方；也可以麵含微笑，但不應該手舞足蹈，反複點頭。在東南亞、南亞信奉佛教的地區以及我國傣族聚居區，合十禮普遍使用。
鞠躬禮
鞠躬禮目前在國內主要適用於向他人表示感謝，領獎或講演之後，演員謝幕，舉行婚禮或參加追悼活動等。
行鞠躬禮時，應脫帽立正，雙目凝視受禮者，然後上身彎腰前傾。男士雙手應貼放在身體兩側褲線處，女士的雙手下垂搭放在腹前。下彎的幅度越大，所表示的敬重程度就越大。鞠躬的次數：喜慶的場合下，不要鞠躬三次，一般追悼活動時才用三鞠躬的禮儀。在日本、韓國、朝鮮，鞠躬禮應用十分廣泛。
擁抱禮
在西方，特別是在歐美國家，擁抱禮是十分常見的見麵禮和道別禮。在人們表示慰問、祝賀、欣喜時，擁抱禮也十分常用。
正規的擁抱禮，講究兩人正麵而對站立，各自舉起右臂，將右手搭在對方左肩後麵，左臂下垂，左手扶住對方右腰後側。首先各向對方左側擁抱，然後各向對方右側擁抱，最後再一次各向對方左側擁抱，一共擁抱三次。普通場合不必這麼講究，擁抱一次、二次、三次都行。
在我國，除某些少數民族外，擁抱禮不常采用。
吻禮
（1）親吻禮
是一種西方國家常用的會麵禮。它會和擁抱禮同時采用，即雙方會麵時既擁抱、又親吻。
行親吻禮時，通常忌諱發出親吻的聲音，而且不應將唾液弄到對方臉上。在行禮時，雙方關係不同，親吻的部位也會有所不同。長輩吻晚輩，應當吻額頭；晚輩吻長輩，應當吻下頜或吻麵頰；同輩間，同性貼麵頰，異性吻麵頰。貼麵頰的時候，先貼一次右邊，再貼一次左邊。
（2）吻手禮
主要流行歐洲國家。做法是：男士走到已婚婦女麵前，首先垂首立正致意。然後以右手或雙手捧起女士的右手，俯首以自己微閉的嘴唇，去象征性地輕吻一下其手背或是手指。
注意：吻手禮的受禮者，隻能是已婚婦女。手腕及其以上部位，是行禮時的禁區。