如果沒有抓住時機，常常會使已經快到手的結果付諸東流，導致“一招不慎，全局皆輸”的嚴重後果。因此，取得成功的人必須要擅長審時度勢，捕捉時機，把握“關節”，做到給到“火候”，贏得機會。
（3）要善於協調兩類時間。對於一個取得成功的人來說，存在著兩種時間：一種是可以由自己控製的時間，我們叫做自由時間。”另外一種是屬於對他人他事的反應的時間，不由自己支配，叫做“應對時間”。
這兩種時間都是客觀存在的，都是必要的。沒有“自由時間”，完完全全處於被動、應付狀態，不會自己支配時間，就不是一名有效的領導者。
可是，要想絕對控製自己的時間在客觀上也是不可能的。沒有“應對時間”，都想變為“自由時間”，實際上也就侵犯了別人的時間，這是因為每一個人的完全自由必然會造成他人的不自由。
（4）要善於利用零散時間。時間不可能集中，常常出現許多零碎的時間。要珍惜並且充分利用大大小小的零散時間，把零散時間用來去做零碎的工作，從而最大限度地提高工作效率。
（5）善於運用會議時間。我們召開會議是為了溝通信息、討論問題、安排工作、協調意見、做出決定。很好地運用會議的時間，就可以使工作效率提高，節約大家的時間；運用得不好，則會降低工作效率，浪費大家的時間。
製定要事先做的順序表
第一步：寫出你的目標。
要想知道你做事的先後順序，關鍵的一個問題就是，是否能幫助我達成人生的某些重要目標？如何做得更好，你不妨向企業家希爾頓學一學。
經濟蕭條曾一度使希爾頓遭受身心的巨大打擊，自1929年股市大崩盤以後，沒有人想要出去旅行，就算少有的那麼一些，他們也決不會住進希爾頓在20世紀20年代收購的那一些旅館。到了1931年，他的債主威脅要撤銷抵押權，不但他的洗衣店被典當，更為潦倒的是他甚至不得不向門房借錢聊以糊口。在這時，一個偶然的機會，他看到了沃爾多夫飯店的照片，從此就被保存在他的皮包裏，6個廚房，200名廚師，500名服務生，2000間房間，還有附屬的私人醫院，以及地下室旁的私人鐵路。他將這張照片剪切下來，並在照片背麵寫上了“世界之最”。
希爾頓事後回憶道：“這段迷失而混亂的日子真是讓人不敢想。”但那張沃爾多夫飯店的照片，激勵著他鼓舞著他，使他沒有消沉下去，而當他再度擁有了屬於自己的書桌後，他就將照片壓在書桌的玻璃板下，以便隨時看到它。當他的事業漸有起色，而又買下了新的大桌子後，他仍把那張珍貴的照片放在玻璃板下麵。18年後，1949年10月，功夫不負有心人，希爾頓終於如願以償，他買下了沃爾多夫飯店。一張照片給希爾頓的夢想，畫下了具體的雛形，讓他有了一個明確的、可全力以赴的目標。這張照片就像一張提示卡，不斷地激勵著他向目標一步步地靠近。
第二步：製定你的人生順序表。
所有功成名就的人都會為自己將要辦的事情訂立先後順序。
《世界主義者》編輯海倫?格利?布朗，總會在桌子上放一本雜誌。每當她想揮霍時間去作對《世界主義者》沒有直接貢獻的事時，看一眼那本雜誌，就可以幫她回到正軌。布朗說：“你可能會非常努力地工作，甚至，因此在一天結束後感到沾沾自喜，但除非你知道事情的先後，否則，可能比開始時距你的目標更遠。”
你必須了解，你的日程表上所有的事項並非同樣重要，不應對它們一視同仁。這是很重要的一點，也是很多將成為時間策略專家的人，會因此而誤入歧途的地方。他們會盡職盡力地列出所有的日程表，但是，當他們開始進行表上的一項一項的工作時，卻不能按照事情的輕重緩急來處理。
標出急需處理事項的方法有：
（1）限製數量；
（2）可製成兩張圖表，一張是短期計劃表，另一張則是長期優先計劃順序表。你可在最重要的事情旁邊加上著重號、星號或英文A、B、C，或阿拉伯數字1、2、3等。
在確定了應該做哪幾件事之後，你必須按照事情的輕重緩急，安排活動或實施計劃。但大部分人是根據事情的緊迫感，而不是根據事情的優先程度來安排先後順序的。這樣的方法太被動、不積極、欠缺主動精神，成功人士決不能這樣工作。如何按優先程度來安排工作順序才是最重要的。
事先製定待辦計劃表
在每天熄燈以前，請你確定一下你第二天該幹的工作，然後，列一個表格。並已注意表格要簡單明了，不要七零八亂，才不至於弄出許多漏洞來。在執行計劃表格中的內容時，要堅持檢查製度，定期對計劃表格進行查看。
製定計劃表格要注意以下幾點：
第一，表格上的項目不宜過多，否則，你會有力不從心的感覺。