第一節書信的含義和作用
現代書信，就其通信手段來說，是多種多樣的。僅以郵政部門遞送的書信而言，除去一般的書信，還有名信片、賀卡以及電報。這些，無疑也屬於書信，我們按其內容分係於各類之下。同樣，現代社會公務繁忙，公函類書信也格外繁多。為適應繁雜的公文處理，公函類書信往往形成一定的格式和程式，許多公函已成為填充式的印刷件。毫無疑問，這些公函類書信更注重實用，在書寫上與傳統書信的觀念就隻有格式上的相同之點了。
現代書信是由古代的文言書信發展而來的。現代書信的格式也往往帶有文言書信蛻變的痕跡。文言書信在長期的使用過程中，形成了一些非常實用而得體的套語，由於它們本身精煉和“高雅”，常常也為現代書寫者所引用。同樣，在現代通訊中，由於普通電報是論字計價的，所以有意無意中形成了一條“節約”原則，以盡可能少的字數來闡明電報的內容，而文言恰恰在這個方麵可以適應“節約”原則的苛求。因而，在現代書信中，文言成分仍是一種活躍的表現形式。
現代書信，有不少的類型都是按一定格式和一定程式書寫的。格式和程式是區別書信類別的一個標誌，也是書信寫作所應該遵守的。但是，書信寫作的目的，首先應當是妥善、準確地表達自己的思想，因而，格式和程式決不應該成為束縛思想的框框。形式是為內容服務的，新舊書信形式上的不同，正是由於內容的不同而發生變化的，所以，在寫信時，應首先考慮如何表達，其次才顧及格式問題。不能以文害意，這是必須謹記的信條。
第二節信文的格式
信文的內容應包括五點。即稱呼、正文、祝語、署名、日期。
1．稱呼
寫信也跟我們平時與人相見一樣，首先要寫稱呼，而且應寫在第一行頂格位置，寫好後應加上“：”，“：”的後麵應空白，這是一種書寫格式的禮儀。正文應從第二行空兩格的位置開始寫，這樣才顯得層次分明。寫信人與收信人的關係要與稱呼和署名相對應，通常是寫信人與收信人平時怎樣相互稱呼，信中就怎樣寫，依據人際間書信交往來看，稱呼的分類大體有以下四類：
寫給長輩的信。在近親間隻寫稱謂，不寫名字。如“父親”、“母親”、“祖父”、“二叔”、“二姨”、“四姑”等。如係非近親的長輩，在稱謂的前麵加上名或姓，如“陳叔”、“大榮伯”、“玉蘭姨”、“張奶奶”等。
寫給同輩的信。可以直接寫對方的名字，也可在名字後麵加上稱謂。如“大哥”、“大姐”、“偉國”、“淑芬”、“立誌哥”、“嬡平妹”等。在朋友、同學、同事間，也可在名字後麵加上“同誌”、“同學”、“先生”、“小姐”、“女士”等稱謂。在關係很好的朋友間，也可稱“老王”、“小張”等。
寫給晚輩的信。可以直接寫其名字，如“力成”、“素蘭”等，也可在名字後麵寫上輩分的稱謂，如“煒兒”、“輝侄”、“小欣媳”、“建林甥兒”等，也可以不寫名字，隻寫稱謂，如“大兒”、“小女”、孫兒”等。
寫給幾個人或一個集體的信，又不指定姓名的，則可寫“全體同誌”、“同誌們”、“××連全連同誌們”。如果是寫給某個單位、團體、政治機關的信，應明確寫出單位的名稱，如“××市人民政府”、“××縣婦女聯合會”、“××市××街道辦事處”、“××總公司”、“××工廠”等。如果是寫給單位領導人的信，則應注明“××市政府市長同誌”或“負責同誌”、“領導同誌”等。
如果是同時寫給兩個人的信，則宜將兩個稱呼上下並排在一起，最好不要采用前後寫的方法。
所有稱謂前麵，如果要寫上“親愛的”、“尊敬的”等修飾語句，則要恰如其分，絕不能隨意使用。
2．正文
正文就是寫信人在動筆之前，所考慮好的內容，用文字表達出來，這是書信的最重要部分。要想將正文寫好，事先必須認真思考一番，打好腹稿，也可寫出綱要，列出主次、先後要點，這樣寫起來就條理分明，不至於顛三倒四。寫事情應該一件一件地寫清楚，每件事要自成段落，重要的問題應寫得具體、明確、詳細，次要的問題可以簡單點，可以一帶而過。總之，要使收信人接到信一看就明白來信的意思。