第一節外貿函件
（一）什麼是外貿函件
在對外貿易中，洽談交易的程序一般可歸納為詢盤→發盤→還盤→接受→簽訂合同五個環節，合同簽訂以後就要履行合同。另外，外貿業務要得到發展，就必須在鞏固發展現有業務關係的同時，不斷建立新的貿易關係。
（二）撰寫外貿函件應注意的事項
為適應開展對外進出口貿易業務，我國各個進出口公司都印有固定格式的書麵合同，在同國外客戶達成交易後，一般由我方填製書麵合同，經雙方核對無誤並簽字，各執正本一份，據以執行。
寄合同的函，一般要先說明製作合同的依據，即雙方磋商中關鍵函電的內容。其次說明所寄合同編號及份數，提醒對方仔細審閱合同條款，如發現問題及時提出。最後要求對方簽署後退回一份。
這類函一定要注明附件。
對方收到合同後審閱無誤簽署退寄時所寫的函。這種內容的函要說明按對方要求已及時將合同簽署並已退寄一份。其次催對方備貨並保證及時開出信用證。結束時可對合作順利表示謝意。
（三）外貿函件的寫作範例
1．建立貿易關係的函例文：
建立貿易關係的函
從聯合國技術信息促進係統（TIPS）獲悉，貴公司對中國中藥材感興趣。我公司已於昨天將商品目錄郵出，待接到貴公司詢盤後，即報××到岸價。我公司名稱和地址為：中國××××進出口公司××省分公司，中國××市××路××號。
電報掛號：××××
電傳：×××××
傳真：××—××××××
2．詢盤函件例文：
×××板材公司：
我社多年來一直從事中國石板材進口業務，請將貴公司經營石板材的品種、規格告訴我社，我社將長期穩定購買。希望雙方合作愉快。
××××年×月×日
3．發盤函件例文：
×××公司：
貴公司今日傳真收悉。有關穿羅繡盤布的第37685號形式發票一式二份已於6月11日航郵貴公司。發票中列明對50000美元或50000美元以上的訂貨給予5％的折扣。訂單須經我公司確認後方可生效。
××××年×月×日例文二：
×××公司：
敬悉貴公司6月10日詢價函。我公司能夠提供統選紅棗100公擔，CIF香港每公擔550港元；統選老觀草150公擔，CIF香港每公擔700港元；××產去皮×××200公擔，CIF香港每公擔850港元。塑料編織袋包裝，1990年11月裝運，憑不可撤銷的即期信用證支付，信用證須於裝運期前15天開到。本發盤所報商品均以我方貨未售出為準。
××××年×月×日
4．還盤與反還盤函件
例文：
關於脫膠骨粒
×××公司：
貴公司元月20日函悉。謝謝。
我們不得不告知貴方，我們想聽取貴方在英鎊CIFC2％利物浦方麵的建議。並請寄500g所報規格骨粒樣品。
如蒙貴公司對此函及時注意將不勝感謝。
元月30日來函收悉。就貴方提出的問題，我方函告如下：
我方希望與貴公司合作共同開發××市場，考慮長久供貨問題，我方同意以英鎊報價。脫膠骨粒每噸168英鎊CIFC2％利物浦。脫膠骨粒樣品500g已郵出，請查收。
2月12日來函收悉。500g脫膠骨粒樣品已收妥。謝謝貴公司對我方意見的重視。
我們認為，骨粒質量令人滿意，但所報英鎊價格太高。據我們了解，目前×××市場價格疲軟，其他地區的報價為150英鎊／噸CIFC2％利物浦。時此，我們想聽取貴方的建議。
請速複。
貴方25日函悉。
貴方所談×××市場價格疲軟問題跟我們所了解的市場情況有所不同。據我方所知，雖然整個×××國際市場不太景氣，但是脫膠骨粒製品在國際和國內市場價格都比較堅挺。另外，我所報骨粒中含雜質率為1％～3％。考慮市場情況和我商品的質量，我方價格已屬最低。