涉外文書，是在涉外活動、涉外工作中製作和使用的各類文體（文書）的總稱。涉外文書，是涉外活動中用於發布和貫徹執行國家的對外政策，執行法律，證明身份，敘述事實，申述立場或觀點，表示態度，交涉問題，傳遞信息，建立友誼與合作，通知事務，通告情況，訂立協議，公務和私務禮儀往來等的一種重要工具。
涉外文書依照不同的標準，可以劃分出不同的類型。按照使用範圍，可分為涉外私務文書和涉外公務文書，但這樣的劃分比較粗略，對於實際應用並無多大意義。按照使用目的和使用領域劃分，可分為涉外禮儀文書、涉外商貿文書、涉外旅遊文書、涉外科教文書、外事工作文書、對外交往文書、涉外企業文書、涉外勞務文書、涉外承包文書、涉外商檢文書、海關管理文書、涉外旅行文書等。
涉外禮儀文書。此類文書包括祝賀函電、感謝函電、慰問函電、吊唁函電、涉外名片等。
涉外旅遊文書。它是在涉外旅遊事務中製作和使用的各類文書。主要有涉外旅遊意向書、涉外旅遊合同書、涉外旅遊委托書、涉外旅遊接待計劃、涉外旅遊說明書、涉外旅遊廣告、涉外旅遊導遊詞等。
涉外商貿文書。它是涉外商貿業務往來中製作和使用的一係列文書。常用的有成交確認書、補償貿易合同：貿易議定書、涉外貨物公證報告、涉外經濟技術開發區（或合作項目）簡介、涉外商貿合同等。
涉外科教文書。它是在涉外科技與教育事務往來中製作和使用的一係列文書。常用的有：邀請講學函件、聘請外國教師信函、對離任的外國學者的感謝信、學術報告會通知、涉外入學申請書、個人簡曆、學曆證明書、推薦信等。
外事工作文書。此類文書常用的有：出訪請示、接待計劃、外事報告、外事函件、外事總結、外事動態等。這類文書是外事工作部門使用頻率極高的專業工作文書。
對外交往文書。此類文書包括議定書、備忘錄、照會、邀請信、涉外普通信函、請柬等。
涉外企業文書。它是在籌辦涉外企業過程中製作和使用的一係列文書。常用的有中外合資立項意向書、中外合資企業項目建議書、中外合資項目可行性研究報告、中外合資企業協議書（合同）、中外合資企業章程、設立外資企業申請書、中外合營企業計劃、中外合作合資洽談紀要等。
涉外勞務文書。它是在辦理涉外勞務事項過程中所製作與使用的一係列文書。常用的有：涉外招聘啟事、外國專家工作申請書、外國專家證明書、引進專家證明書、聘請外國文教專家合同、國際勞務合同、中國雇員聘用合同、人員派遣合同等。
涉外承包文書。此類文書常用的有：國際招標通告、國際土木建築工程投標人須知、國際土木建築工程投標書、國際土木建築工程履約保證書、國際工程總承包合同、國際工程分包合同、國際工程轉包合同、國際工程固定總價合同、國際工程合夥承包合同、國際工程單價合同等。
涉外商檢文書。此類文書包括進口商品檢驗申請書、出口商品檢驗申請書、出口商品預驗申請單、進出口商品複驗申請表、進出口商品免驗申請表、普惠製產地證明書、申請書等。
海關管理文書。此類文書常用的有：進口貨物報關單、出口貨物報關單、進口貨物許可證、出口貨物許可證申請展期表、出口貨物許可證、貨物進口證明書、貨物出口證明書等。
涉外旅行文書。它是出境人員必需填寫和使用的一係列文書。常用的有：護照申請書、護照、簽證申請表、簽證、入境卡、行李申報單、擔保書等。
第一節涉外文書的作用
隨著我國對外政治、經濟關係的加強和文化、教育、科學技術交流活動以及民間私人交往活動的日益頻繁，涉外文書的製作和使用不僅在數量上增加，而且在文種上也不斷擴大，其重要作用也日益顯示出來。