本章介紹公文的格式、公文行文製度和公文正文基本內容模塊及結構模式，這些基本知識同樣適用於通用經濟公文。
第一節公文的格式
程式化是公文的特征之一。公文的程式化，在很大程度上通過書麵文字材料形成的相對固定的格式來表現。
根據《國家行政機關公文處理辦法》的規定，公文一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關、印發機關和印發日期等部分組成。
一份完整的公文，由文頭、主文、文尾三部分組成，公文格式主要是這幾部分內容的組成與寫作規定。公文格式簡圖如圖所示。
（一）文頭部分
公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發文字號、簽發人、緊急程度、秘密等級和份號等項內容。位於公文首頁上端，一般約占A4型公文紙的1／3或2／5麵積。
1．發文機關標識
文件名稱，由發文機關全稱或規範化簡稱後加“文件”兩字組成。如“省人民政府文件”、“市商業局文件”。
2．發文字號
發文字號又稱發文號、文號、文件字號，是指某一公文在發文機關一個年度內發文總號中的實際順序號。位於發文機關標識下空兩行處、間隔線上麵居中位置，緊靠間隔線。發文字號使用與正文相同的字體。
一定範圍內的最高領導機關，須對自己所轄的機關和單位的發文機關代字統一編定，以免重複、混亂。編後，要保持穩定。發文字號由發文機關代字、年份、序號三部分組成。發文字號中三個部分的書寫順序是：先寫發文機關代字，接著是年份，最後是序號。如“粵科學院字[2000]14號”，表示是廣東省科學院在2000年度內發的第14號文。
發文機關的年份，要用阿拉伯數字完整書寫，不能把“1992”簡化為“92”，括號須用六角括號“[]”，不能用半圓括號“（）”。
聯合行文的發文字號，隻標主辦機關的發文字號。
發文字號的作用主要有三個：一是便於登記；二是便於分類、歸檔；三是便於查找、引用。
公文文頭和正文部分用一條較粗的紅色橫線分開。這條橫線稱為“間隔線”。黨內文件的間隔線正中印一顆紅色五角星，行政機關公文不印紅星。
3．簽發人
上報的公文需在首頁標識簽發人姓名。“簽發人”是指批準發出公文的機關領導人。簽發人姓名的位置在發文字號的右側空兩字位置處：寫上“簽發人”，加冒號，後寫其姓名。隻有上行文才需注明簽發人。
4．秘密等級（密級）
秘密等級是指公文內容涉及秘密程度的等級。我國《保密法》將秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。秘密等級標注在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標識秘密等級和保密期限，則頂格標識在版心右上角第1行。秘密標誌為★。無密不標。前標密級，★後寫保密期限，如“機密★5年”。
5．緊急程度（急度）
緊急程度是指送達和辦理公文的時限要求。緊急公文應根據緊急程度分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，則緊急程度頂格標識在版心右上角第2行，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行。
6．份號
份號，又稱份數序號，是將同一文稿印製若幹份時每份公文的順序編號。一般件不印份號，絕密、機密公文要印份數序號，按號登記分發給收件人。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。
（二）主文部分
公文的主文，是公文最主要的部分，其格式包括標題、題注、主送機關、正文、發至級限、附件、發文機關、簽署、印章和成文年月日等內容的規定。
1．標題
公文的標題即公文的名稱，是公文內容和作用的高度概括。標題一般不加書名號。
完整的公文標題由發文機關名稱、公文事由（或公文主題）、公文種類三部分組成。
公文標題的三個部分，有時可以省略除文種外的一個或兩個部分。標題一般使用“關於”這個介詞結構。
公文標題的排列，也要注意：一是在移行排列時不要將結構緊密的詞語拆開跨行排列，以保持詞語的相對完整。二是要保持標題的適中、對稱和醒目。
2．題注
題注即注釋、說明標題的文字。它位於標題之下、主送機關以上。一般用來注明法規性文件或經過討論通過文件的法律程序、會議時間、地點。有的題注用括號括住，有的用破折號標識。
3．主送機關
主送機關，又叫做“抬頭”、“受文機關”或“上款”，是指公文的主要受理機關。
主送機關寫在正文之前，標題之下，頂格寫，尾加冒號。如主送機關不止一個時，應按其性質、級別或慣例依次排列，中間用頓號（類間用逗號）一斷開。
普發性下行文，主送機關較多，一般使用泛稱，如“校直屬單位”。上行文的主送機關一般是一個。請示、批複、意見、函的主送機關隻能是一個。一些行文方向不定，沒有特指主送機關的公布性公文，如公告、通告及一部分通知，則不寫主送機關。
4．正文
正文是公文的核心部分，用來表述公文的具體內容，除個別極簡短的公文外，正文內容一般分開頭（又稱原由或引據）、事項、結尾三部分。正文內容因文而異，具體撰寫要求，將在以後章節介紹。
正文內容較多時，可以分段寫，也可以加分層序碼表示各層之間的關係，分層序碼的規範順序依次是：“一、”、“（一）”、“1．”、“（1）”、“①”。