（八）具體事項
在迎送中，一些具體事項要引起我們的注意，它主要包括以下幾個方麵：
在客人到達之前最好將客房號、乘車號碼等通知客人，如果做不到，方印好住房、乘車表，在客人到達時，及時發到客人手裏。
指派專人協助客人辦理出入境手續及機票和行李提取或托運手續等事宜。客人到達後，應盡快進行清點並將行李取出運送到其住處，以便客人更衣。
客人到達後，一般不要立刻安排活動，應讓客人稍事休息，倒換時差。可在房間中適當放些新鮮水果或鮮花等。
迎送的整個活動安排要熱情、周到、無微不至、有條不紊，使客人有賓至如歸的感覺。接待人員要始終麵帶微笑，彬彬有禮，不能表現得冷漠、粗心、怠慢或使客人感到緊張、不便。
陪同人員應盡力安排好客人的食、住、行，對客人的要求做出反應，給予答複。翻譯應如實翻譯，不能加入自己的意見和看法，不能打斷雙方的談話或在一方一句話還沒說完就翻譯，就餐時不可因餐飲影響翻譯工作。
司機在行車時，應集中精力駕駛，不能邊駕駛邊說話，如果司機主動與客人甚至陪同人員或翻譯說話聊天，隻會使客人感到不安全和被冷落。
在為外賓送行時，送行人員應在外賓臨上飛機（火車、輪船）之前，按一定順序同外賓一一握手話別。飛機起飛（火車、輪船開動）之後，送行人員應向外賓揮手致意，直至交通工具在視野中消失方向方可離去。否則，外賓一登上飛機（火車、輪船）等，送行人員就立即離去，是很失禮的。盡管隻是幾分鍾的小事情，卻可能因小失大。
四、參觀遊覽
涉外參觀遊覽，是指外國客人在訪問或旅遊期間對一些風景名勝、單位設施等進行實地遊覽、觀看和欣賞。來訪的外國人以及我國出訪人員，為了了解去訪國家情況，達到出訪目的，都應組織一些參觀遊覽活動。
（一）選定項目
選擇參觀遊覽項目，應根據訪問目的、性質和客人的意願、興趣、特點以及我方當地實際條件來確定。對於外國政府官員、大財團、大企業家，一般應安排參觀反映我國經濟發展情況的部門、單位和經濟開發區，以及重點招商項目。對於一般企業家、商人和相關專業人員，可安排參觀與其有關的部門、單位，同時安排一些有地方特色的遊覽項目。
對年老弱者不宜安排長時間步行的項目，心髒病患者不宜登高。一般來說，對身份高的代表團，事前可了解其要求；對一般代表團，可在其到達後，提出方案，如果確有困難，可如實告知，並作適當解釋。
（二）安排日程
當參觀遊覽項目確定後，應製定詳細活動計劃和日程，包括參觀線路、座談內容和交通工具等，並及時通知有關接待單位和人員，以便各方密切配合。
（三）陪同參觀
按照國際慣例，外賓前往參觀時，一般都安排相應身份的人員陪同。如有身份高的主人陪同，宜提前通知對方。接待單位要配備精幹人員出麵接待，並安排解說介紹人員，切忌前呼後擁。參觀場的在崗人員，不要圍觀客人。遇客人問話，可有禮貌地回答。
（四）解說介紹
參觀遊覽的重頭戲是解說介紹。有條件的可先播放一段有關情況的紀錄片，這樣，既可節省時間，又可事先讓客人對情況有所知，經過實地參觀，效果會更好。我方陪同人員應對有關情況有所準備，介紹情況要實事求是，運用材料、數據要確切，不可一問三不知，也不可含糊其辭。確實回答不了的，可表示自己不清楚，待谘詢有關人員後再答複。遇較大團組，宜用擴音話筒。另外，遇有保密部分，則不能介紹，如客人提出要求，應予婉拒。