具體地說，首先對人、事物、地點、時間、價格等關鍵性的語言表達要準確，不能含糊其辭。其次，慎用同音詞或者是容易造成歧義、影響準確理解內容的詞語。第三，句子組織要簡短，盡量少用關聯詞語。如果需要應用，也盡量按自然順序安排。第四，盡量不使用方言。異地交談，方言有時會在理解上帶來很多障礙。要盡量應用對方可以完全準確理解表達內容的語言。語速要適當，不可過快。
（4）精練性
電話交談的語言必須精練，要以最經濟的語言傳輸出最大的信息量。在麵談中，口語表達是否精練當然也重要，但相比之下，電話交談的時間性更強，電話交談的口語表達必須消除不必要的重複、各種口頭習慣語和與內容關係不大的修辭語言。電話交談要求口語表達簡潔、明確、精練恰當。
打電話，應先向對方問候和進行自我介紹，例如，你可說：您好，我是×××。如果是找人，比如找小王，就可以問：小王在嗎？如果與對方沒見過麵，這時不能判定對方就是自己要找的人時，則不妨把自己的開場白多說幾句，以便於對方了解自己的身份，或是代為去找希望與之通話的人。如果與對方對於某件事情進行協商，不妨先征求對方的意見：您現在有空嗎？我想和您談談××方麵的事情，可以嗎？這樣，既顯出你的禮貌、教養，又尊重受話人的時間要求。
如果對方是新接觸的人，並且正忙於工作，這時可以征求對方的意見：一天中什麼時間給您打電話最好？什麼時間容易找到您？一天裏，什麼時間您最方便？通常對方會按照自己的時間安排來告訴你通話時間的。
在交談過程中，要充滿熱情，不要自始至終采用同一種平淡的語調。聲音代表著你的全部，它轉達了你的態度及友善程度。其次，要用適當的音量講話，應注意語調的清晰、柔和。語調過高、語氣太重，會使對方感到尖刻、嚴厲、生硬、冷淡；語氣太輕、語調太低，會使對方感到你無精打采、有氣無力；語調過長顯得懶散拖遝；語調過短又顯得心不在焉、不負責任。
在談話中，萬一電話中斷了，最好能主動再打過去，並且說：剛才電話斷了，請您原諒。
除了給別人打電話之外，管理者也常會碰到接聽電話的情景。其實，接聽電話的口才也直接影響到雙方的交流。因而管理者在接聽電話時也要注意一定的方法和技巧。
當接起電話之後，首先要說：您好。再問對方具體事宜。當對方指定了某人聽電話時，要說一聲：請稍候片刻。然後把電話交給指定的人。有時對方指名的人物剛巧不在場，此時，你不應該隻回答不在而把電話掛斷，你應該盡快地去找被指名的人。這時，你不妨對他說：××先生不在場，我現在就去找他，請稍等片刻。
事情談完，要說些客套的結束語，如拜托了、麻煩你了、 打擾您了、請多多指教、謝謝、再見等禮貌用語。還應注意，要等對方掛上電話之後，發話人再放下話筒。話筒應輕放。
如果你遇到一個在電話裏向你喋喋不休談話的人，而你確有急事要辦，武斷地放下電話不聽又不禮貌，這時可以向對方說：實在對不起，我現在有個重要的會議，時間已經過了，咱們能不能改日再談呢？如果是在家裏，你可以說：真不湊巧，有個客人來了，我過一會兒再給您打電話好嗎？
作為一個管理者，一般來說時間都是比較緊的。而有時當你正忙於處於某件緊要事情時，會遇到這樣的情況，對方不懷好意，無理糾纏。麵對這種情況管理者一定要機智對待、冷靜處理。
還有一個情況要注意，如果打電話的對方是重要客人、上級、長輩時，談話結束後，要聽到對方確實把話筒放下了，才可以把電話掛掉，以表示對他們的尊重和應有的禮貌。
語音是溝通電話交談雙方的唯一物質載體，正確地使用自己的聲音，不但是交談信息傳遞清晰、準確的需要，也是增進交談雙方感情的一種手段。
語音是有藝術性的，聲調的高低、速度的快慢、停頓的長短等都可以起到表達感情的作用。例如，表達真誠懇切的感情，聲音輕細平和，其語速較慢；表達急切的感情，聲音比較急迫，停頓短，語速稍快；表達激動之情，語調高昂，語速較快。
古語說：言為心聲。熱情的聲音、冷漠的聲音、真摯的聲音、敷衍的聲音等都可以通過電話傳遞給對方。恰當地運用自己的聲音，通過電話交談，也是樹立良好形象、增進感情的有效手段。
所以，電話交談中如果強調語音的表情和表意作用，同樣可以促進領導活動的開展。
93.管理者接待來客應對策略
會客接待是個人交往和企事業單位開展業務活動中經常進行的一項工作，而對於一個管理者來說，他作為某一組織、某一機構的代表，更需對形形色色的來訪者予以接待。由於管理者特殊的代表身份，不僅關係到個人的形象，而且還直接關係到所代表組織、機構的形象，所以，管理者掌握接待來客的技巧是非常重要的。
美國作家戴爾，卡耐基認為，一個人的名字對本人來說是最重要的字眼，一般人對自己名字的興趣遠遠超過對地球上所有人的名字的興趣。美國紐約州洛克蘭德縣有個叫吉姆？法利的人，他沒有進過學校，卻依靠能叫出五萬人名字的特殊本領，成為了民主黨全國委員會領袖，並當上了郵政總局局長。擅長記名字的本領的威力，竟達到了令人難以置信的地步。由此可知，在接待中，主人能一見麵就主動叫出每一位來訪者的姓名，該有多麼重要。這一招，可以塑造出主人熱情好客的形象，並迅速縮短主客之間的距離，建立友好關係。
那麼，怎樣記住客人姓名呢？對於自報家門的客人，可將他的姓名與相貌、表情以及整個外部形象聯係起來記憶，也可以與自家親朋好友中某人相貌、姓名聯係起來記，還可以與他的工作單位、家庭情況聯係起來記。對有的客人需要詢問姓名，可采用提問的方式：您貴姓？在哪個單位工作？有時也可要求對方寫下姓名。盡管如此，還是難免出現張冠李戴的情況，此時，便需要用巧妙的言辭為自己解脫： 您是姓……對不起，上次我沒聽清您的名字。您今天穿了這麼一套漂亮的衣服，我一時認不出來了。 您和×××太像了，您的名字是叫……
了解來訪者的意圖，然後看人說話，既可以迅速確定話題，又可以順應對方的心願，給人以愉快的感受。相反，不了解來訪者的意圖，談話就可能出現話不投機半句多的情況。主人要具備與各種不同來客侃侃而談的本領，就要在語速、音量、遣詞造句等方麵做到因人而異。
（1）語速、音量因來訪者年齡而異
來訪者可能是年逾古稀的前輩，也可能是年齡比自己小的人。不同年齡的人有不同的生理、心理特征，主人與其交談，就應采用不同的語速和音量。對老人，用較慢的語速、較大的音量與他交談，能使對方產生被人尊敬的喜悅感；而與比自己小的人交談則宜輕言慢語、語調柔和，這樣能使對方產生安全感、親切感和信任感。
（2）遣詞用句依來訪者文化水平而別
有位管理者家裏來了一位農民客人，主人甚為熱情，對來訪者也十分客氣：聽說最近趙公元帥光顧你了，我不敢班門弄斧，妄加評論，請多多包涵。主人的這番話隻能使那位農民客人莫名其妙，又怎能進一步交談呢？
（3）遣詞用句應視來訪者的目的不同而變化
前來拜訪的客人，往往帶著各自不同的目的，主人要善於采用不同的語氣與他們交談。對於前來求助的客人，主人應體諒對方的心情，站在客人立場說話，語氣要平和，給對方一種親切感、信任感。即使你認為無能為力，也要給客人留一線希望，你可對他說：這個問題我可以去了解一下，隻要有可能，我會盡力幫忙的。你先別著急，一旦有了門路我就打電話告訴你。對於前來提供某種信息的客人，主人則應采用感歎語氣，表達自己的感激之情。如：非常感謝！你提供的信息太有價值了！你可真幫了大忙！謝謝！真辛苦你了！與前來研究問題、商量工作的客人交談，則宜采用征詢、商量的語氣。如：你看這樣行不行？是不是還有不妥的地方呢？對這個問題你的看法是……
（4）交談雙方距離依關係、性別而定
人都需要私人空間，而且對入侵這個空間的人都會采取不同方式表示不滿。當你友好地將手搭在與你剛認識的人的肩上談話時，即使對方不推開你的手，心裏也會對你產生不良印象。當一位異性客人緊挨著你坐下時，你一定會下意識地挪動一下身子。這些現象說明，在社交場合，人與人應保持一定的距離間隔。
社交場合人與人身體之間所保持的距離間隔，叫區域距離。不同的距離包含不同的意義：
15~46厘米為密切區域，含義為強烈、親密，近親和密友可在這個區域交談；
46~120厘米為個人區域，含義為親切、友好，一般來客適宜在這個區域交談。至於生疏的不速之客，則宜相距120厘米至210厘米進行交談，這個距離的含義為嚴肅、莊重。當然，即使是比較熟悉的異性客人也還是應該保持一定的距離的。
心理學家認為：人們對別人怎樣稱呼自己十分看重。稱謂得當能使雙方產生相容心理，感情就較融洽，談話較暢通；稱謂不當，則可能造成對方的不滿或反感。
社交活動中最常用的稱謂方法是使用尊稱。根據年齡區分：對上年紀的客人，如果有職務、職稱的，可以在其職務或職稱前加老。如老部長、老書記、老廠長、老教授等，這類稱呼尤其會使那些離退休老人感到滿意。對原職務、職稱較低的我們可稱其為老先生、老同誌、您老、×老等。對中青年客人，既可以職務相稱，如×廠長、×經理，也可在姓前加老或小、在姓後加同誌或師傅等。如小張、老王同誌等。
合適的尊稱與職業有關。對文藝界、學術界人士，尊稱一般可用先生、老師；對黨務工作者可以同誌相稱；對工人或其他勞動者稱其師傅往往比同誌更親切。合適的尊稱也與性別因素有關。對一些剛步入中年的女同誌，盡量不用老×相稱，以老相稱，她會認為你把她看老了。而對同樣年齡的男同誌以老×相稱則使他有一種成熟感，覺得你看重他。
在國際交往中，一般對已婚婦女稱夫人、未婚女子稱小姐，對男子一般稱先生。如接待人員一時拿不定主意該如何稱呼，也可問對方：我該怎麼稱呼您？
總之，在接待會客中稱呼運用得當，能為你增添風度，能增加來客對你及其所代表組織的親切感和信任感。