我是湯姆，我現在在機場，由於我的手機電池快沒電了，所以我留下了這些話，我想和你說的是……，噢，我險些忘了，是關於下周的會議。按議程我們將完成三件事。第一件，係統會談。我們希望團隊領導人能夠給我們帶來一種全新的感覺。近期你和她談過話嗎？還有……還有什麼來著？噢，對了，我們還要確認一下那個項目的預算。如果關於這個問題你想和我談一下，今天晚上給我的賓館打電話。號碼是……等一下……我馬上就會找到的，××××××××（電話號碼說得飛快，以至於你聽一遍都記不下來）。
像電子郵件一樣，語音郵件也是為了方便人們的工作和生活而開發的。但是隻有在你正確有效地使用它時，它才會給你帶來方便。
為了使你更有效地與他人進行溝通，請遵照以下六個步驟：
1.在你打電話之前，先在頭腦裏構思好要說什麼。要使人們輕鬆地聽到你的話，你必須事先好好組織一下你的語言。
2.開頭要說明講話人是誰。你的姓氏和名字都要說出來。即使聽者是一個你曾留下口信多次的人，你也不要以為他們就一定會認出你的聲音。他們在一周之內可能要接觸幾百人，或許你的聲音就與其中的某個人比較相似。
3.用一個簡短的句子說明你留言的原因。將每一次留言限定為一個主題，以防聽者還要將口信轉達給其他的人。
4.具體說明你的要求。如果你想要對方回電話，至少要申明兩次在什麼時候找你比較方便。如果你想獲得一些信息，具體闡述你需要什麼，什麼時候用，怎樣發送給你，以及發送到哪裏。
當你留下你的電話號碼、電子信箱地址、傳真電碼以及信箱地址時，表達要清楚，語速要緩慢。這是因為通常情況下人們都是在一邊聽，一邊記。為了聽清楚留言者說什麼而不得不兩遍甚至多遍的重聽不僅浪費時間，而且會使人產生厭煩情緒。
此外，如果你給某人留言，你要注明是否需要對方回複。可以說“請在收到信息時給予確認。”或者是“如果不需要我就一些問題給予說明，沒有必要給我回複。”
5.要盡量避免與你所陳述的主題不相關的閑聊。就像電子郵件中所要求的那樣，要使你的信息簡明扼要。
6.談吐自然。仿佛你在和他進行麵對麵的交談。當你拿起電話時，盡量保持站姿並麵帶微笑，你的聲音中要盡量飽含熱情。
7.要定期檢查你的語音信箱。每天至少查看兩次：上午一次，下午一次。一有留言立即回複。不回電話的人往往會留下不尊敬別人的壞名聲。不即時回複還會使你不得不接更多的電話。如果一個人給你留了言，但卻沒有收到你的答複，他就會現呼你一次。如果你還不答複，那他還會再……。
發送傳真
隨著電子郵件使用量的增加，傳真的使用量不斷下降。但是傳真仍不失為一種普遍的溝通方式。由於係統的不兼容性而不便或不能使用電子郵件發送的規則列表和多頁文件，常常使用傳真來發送。同時也有一部分人對傳真情有獨鍾。
當你發送傳真時，可以參照下麵的意見。
1.檢查一下文件的打印質量和字跡清晰度。用傳真發送對比度強烈的圖形要比發送彩圖或有陰影的圖形效果更好，發送白色背影下的黑色字體最為清晰。
2.如果你想使自己的傳真文件得到迅速的關注，最好事先給接收者打一個電話，禮貌地提示對方留意一下即將發送的傳真。
3.節約紙張。如果你所發送的信息恰好一頁，可以將"To/ From”信息用方框框起來置於頁麵頂端。你要發送的信息位於它的下方。這樣就沒有必要再單獨使用一張印有“傳真”字樣的封麵。
尾聲：一個著名的定律
著名學者帕金森研究出與他人溝通最有效的10個方法，人們稱之為“帕金森定律”。其主要內容為：