��~\u0015\u000b�前言當前,高職高專教學改革正如火如荼開展中.“項目化教學”、“情景式教學”、“典型工作任務教學”等模式層出不窮.隨之而來的是各種體例的新編教材不斷出現.
“財務軟件運用實務”是財經類專業的專業核心課程.作為一門專業提升課程,它在學完“基礎會計”、“會計實務”和“成本會計”課程的基礎上開設,學習該課程,有利於學生運用財務軟件,進行會計核算與管理分析,更有助於提高專業水平.
目前,?會計電算化?教材版本有很多,但真正符合高等職業教育教學目的和培養方向的卻不多見.本教材以“理論必須夠用、突出應用能力”為原則,突出了“項目化”、“工作任務導向”的教學模式,強化實踐操作和技巧提煉,適應高等職業教育教學模式改革的實際需要,內容貼近中小企業會計信息化工作的實際,使之更符合高等職業教育的培養目標.
本教材有以下特色:第一,結構、內容安排力求有所突破.本教材為了便於師生的教與學,在每個項目前給出“學習目標”.同時,在每個知識點後麵穿插“重點提示”,強化趣味性與可讀性,提煉財務軟件操作技巧,激發學生學習的主動性.
第二,注重能力的培養.教材內容以“項目”和“任務”為導向,模擬企業項目實施過程,最後要求學生做出項目實施報告,圖文並茂,既注重學生實際應用能力的培養,也提升學生分析、總結的能力.
１第三,強調“理論必需、夠用為度”的原則.在保證框架、結構基本完整的基礎上,力求把握內容的精、準且容易理解.體例上以最新的項目、任務為依據,內容突出中小企業實際工作任務,係統介紹用友T６Ｇ企業管理軟件中財務軟件總賬、報表、工資管理、固定資產管理、應收應付款管理的基本操作,圖文並茂.
第四,本教材遵循最新的?企業會計準則?和?企業會計準則———應用指南?,還根據課證融合的需要增加了會計從業資格之會計電算化考試的資料,便利教與學.
本教材由福州職業技術學院張祥豔副教授擔任主編,福州工業學校林益龍講師和黎明職業技術學院楊貴興老師擔任副主編.
編者２０１４年７月２
目錄項目一基礎知識學習１任務一什麼是會計電算化１一、會計電算化的含義１二、會計電算化的作用２任務二會計電算化發展概況３一、國外會計電算化的發展３二、我國會計電算化的發展５三、會計電算化的發展趨勢８任務三認識會計電算化信息係統１０一、會計信息係統１０二、會計電算化信息係統１１三、會計電算化信息係統的特點１３四、會計電算化信息係統與手工會計信息係統的比較１４任務四會計電算化信息係統的開發１７一、會計電算化信息係統的開發方法１７二、會計電算化信息係統的開發設計１９項目二會計電算化的實施２４任務一商品化會計軟件的選擇與係統轉換２４一、商品化會計軟件的選擇２４二、試運行２８三、替代手工記賬３０任務二會計電算化的組織與開展３１一、會計電算化的總體規劃３１二、會計電算化崗位分工３２１
任務三會計電算化的日常管理與維護３４一、會計電算化的日常管理３４二、會計電算化的維護３５項目三會計軟件安裝與基礎信息設置３７任務一會計軟件安裝３７一、任務３７二、操作過程３７任務二係統管理４５一、任務４５二、資料４５三、操作過程４６任務三基礎信息設置６０一、資料６０二、任務６２三、操作過程６３任務四數據權限設置６７一、資料６７二、任務６７三、操作過程６７項目四總賬係統管理７３任務一總賬係統初始化７３一、任務７３二、資料７３三、操作過程８０任務二日常業務處理９８一、任務９８二、資料９９三、操作過程１００任務三出納管理１２２一、任務１２２二、資料１２２三、操作過程１２２２
任務四賬簿管理１３０一、任務１３０二、資料１３０三、操作過程１３１任務五期末處理１３９一、任務１３９二、資料１４０三、操作過程１４０項目五會計報表係統設置與應用１５２任務一編製自定義報表１５２一、任務１５２二、資料１５２三、操作過程１５３任務二利用報表模板生成報表１６４一、任務１６４二、資料１６４三、操作過程１６４項目六工資管理係統１７３任務一工資係統啟用１７３一、任務１７３二、資料１７３三、操作過程１７４任務二工資係統賬套初始化１８０一、任務１８０二、資料１８１三、操作過程１８３任務三工資日常業務處理２１０一、任務２１０二、資料２１１三、操作過程２１１任務四工資分攤及月末處理２２４一、任務２２４３
二、資料２２４三、操作過程２２５項目七固定資產管理係統２４３任務一固定資產管理係統初始化２４３一、任務２４３二、資料２４３三、操作過程２４５任務二日常業務處理２５８一、任務２５８二、資料２５８三、操作過程２５９任務三期末業務處理２６６一、任務２６６二、資料２６６三、操作過程２６６項目八應收款管理係統２７６任務一應收款管理係統初始化２７６一、任務２７６二、資料２７６三、操作過程２８０任務二應收款管理係統日常業務處理２９６一、任務２９６二、資料２９７三、操作過程２９７任務三單據查詢、賬表管理及其他處理３１９一、任務３１９二、資料３１９三、操作過程３２０項目九應付款管理係統３３０任務一應付款管理係統初始化３３０一、任務３３０二、資料３３０４
三、操作過程３３２任務二應付款管理係統日常業務處理３４１一、任務３４１二、資料３４１三、操作過程３４２任務三單據查詢、憑證查詢及期末處理３５６一、任務３５６二、資料３５６三、操作過程３５６附錄一會計從業資格考試“會計電算化”模擬試卷３６５附錄二會計從業資格考試“會計電算化”截圖３７０５
學習目標１．理解會計電算化的含義.
２．了解會計電算化的作用.
３．了解國內外會計電算化的發展趨勢.
４．了解會計信息係統、會計電算化信息係統的概念及其組成.
５．了解手工會計信息係統的崗位分工,了解會計電算化信息係統的管理體製.
６．掌握手工會計與電算化會計的區別.
７．熟悉會計電算化信息係統的開發方法.
任務一什麼是會計電算化一、會計電算化的含義計算機於１９４６年在美國誕生,到真正應用於會計領域用了將近１０年的時間.而在我國,計算機最早應用於會計工作的試點單位是長春第一汽車製造廠.“會計電算化”一詞是１９８１年中國會計學會在總結第一汽車製造廠應用經驗的基礎上,在長春市召開的“財務、會計、成本應用計算機專題討論會”上正式提出來的.它是以計算機為主的當代電子信息處理技術應用到會計工１
作中的簡稱,是用計算機代替手工建賬、記賬、算賬、報賬以及部分代替人腦完成對會計信息的分析、預測和決策的全過程.會計電算化的產生不僅是會計數據處理手段的變革,而且對會計理論和實務也產生了深遠影響.
“會計電算化”的含義可以從以下三個方麵理解:１．總體性:隨著會計電算化事業的發展,“會計電算化”的含義得到了進一步的引申和發展,與計算機技術在會計工作中應用有關的所有工作也都成為會計電算化的內容,包括:會計電算化人才培訓、會計電算化製度建立、會計電算化的宏觀管理、會計電算化檔案管理和電算化審計等.
２．漸進性:會計電算化的內容應包括實現如下幾個轉變過程:從單項應用向綜合財務處理轉變;從財務會計電算化向將財務會計和成本與管理會計有機結合後的電算化轉變;從會計管理信息係統向會計決策支持係統轉變.與此同時,對會計數據的管理應從數據庫管理向數據倉庫管理方向發展.
３．動態性:在會計電算化的過程中,要將會計學和計算機科學相互結合和交叉並推動會計學科的發展.因此,會計電算化是一個變化的過程、發展的過程和創新的過程.因此,不僅會計電算化的過程是變化的,而且對傳統會計也不能看成是靜止的.這裏我們應該明確會計電算化是一個過程而不是目標.
會計電算化已成為一門融計算機科學、管理學、信息學和會計學於一體的邊緣學科.其研究對象是如何利用計算機信息處理技術進行會計核算、會計管理、會計輔助決策及相關的所有工作.其主要任務是研究如何在會計中應用計算機及其對會計理論的影響.它的目的是通過核算手段的現代化,更好地發揮會計參與管理、參與決策的職能,為提高現代化管理水平和提高經濟效益服務.從會計電算化的研究對象和開展會計電算化的任務來看,會計電算化不僅研究如何通過計算機及相關技術獲取會計信息的全過程,而且也研究如何按管理的需要對現行會計工作進行改革.
二、會計電算化的作用１．減輕會計人員的工作強度,提高會計工作效率實現會計電算化後,隻要將記賬憑證輸入計算機,大量數據的計算、分類、彙總、存儲和傳輸等工作,都可由計算機自動完成.這不僅可以把廣大會計人員從繁雜的記賬、算賬和報賬中解脫出來,而且由於計算機極高的運算速度和精確度,可以大大提高會計工作效率,同時也可為管理提供全麵、及時而準確的會計信息.
２２．促進會計工作規範化,提高會計工作質量由於在計算機應用過程中,對會計數據來源提出了一係列規範化的要求,在很大程度上解決了手工操作中的不規範、易出錯及易疏漏等問題,使會計工作標準化、製度化和規範化,會計工作的質量得到了進一步的提高.
３．促進會計職能的轉變在手工條件下,會計人員整天忙於記賬、算賬及報賬.實施會計電算化後,由計算機替代會計人員的手工記賬、算賬和報賬,會計人員可以騰出更多的時間和精力參與經營管理,從而促進了會計職能的轉變.
４．促進會計人員素質的提高會計電算化要求會計人員不僅必須具有會計專業知識,還必須具有計算機專業知識,這就迫使廣大會計人員必須進一步學習業務知識,開拓知識麵.而計算機在會計工作中的應用,又為會計人員進一步學習和發展提供了時間和機會,使會計人員有更多的精力學習和交流新知識,其結果必然會改變財會人員的知識結構,促使財會人員提高自身素質和管理水平.
５．為整個管理工作現代化奠定基礎實施會計電算化後,利用計算機高速度、大容量等特點,不僅可以對過去的經營活動進行詳細記錄,而且可以及時獲得當前經濟活動的最新數據,還可以預測未來各種經營活動,反映市場變化趨勢,從而為整個管理信息係統開展分析、預測和決策提供可靠的依據.在行業、地區實現會計電算化後,大量的經濟信息資源可以得到共享,通過計算機網絡可以迅速了解各種經濟技術指標,這極大地提高了經濟信息的使用價值,為整個管理工作現代化奠定了基礎.
６．促進會計理論的研究和會計實務的不斷發展會計電算化不僅是會計核算手段和會計信息處理技術的變革,而且必將對會計核算的內容、方式、程序和對象等會計理論和實務產生影響,從而促進會計自身的不斷發展,使其進入新的發展階段.
任務二會計電算化發展概況一、國外會計電算化的發展從１９４６年計算機在美國誕生,到１９５４年１０月美國通用電氣公司第一次３
在計算機上計算職工工資,才標誌著計算機真正應用到了會計領域,引起了會計處理技術的真正變革.最初的處理內容僅限於工資計算、庫存材料的收發核算等一些數據處理量大、計算簡單而重複次數多的經濟業務.它以模擬手工會計核算形式代替了部分手工勞動,提高了這些勞動強度較高的工作的效率.
２０世紀５０年代中期到６０年代,隨著人們利用計算機對會計數據進行綜合處理,係統地提供經濟分析、決策所需要的會計信息,手工簿記係統被電算化信息係統取而代之.這個時期會計電算化的特點是計算機幾乎完成了手工簿記係統的全部業務,打破了手工方式下的一些常規結構,更重視數據的綜合加工處理,並加強了內部管理.這一時期所開發的係統具有一定的反饋功能,能為基層和中層管理提供信息,但各種功能之間還未實現共享.
２０世紀７０年代,計算機技術迅猛發展,計算機網絡的出現和數據庫管理係統的應用,形成了應用計算機的管理信息係統.企業管理中全麵地應用了計算機,各個功能係統可以共享儲存在計算機上的整個企業生產經營成果的數據庫.電算化會計信息係統成為管理信息係統中的一個部分,企業、公司的最高決策也借助計算機係統提供的信息,提高了工作效率和管理水平.
２０世紀８０年代,微電子技術蓬勃發展,微型計算機大批湧現,進入了社會各個領域,包括家庭在內.信息革命逐漸成為新技術革命的主要標誌和核心內容,人類進入了信息社會,微型計算機不僅受到大、中型企業的歡迎,也得到了小型企業的青睞.它促使各部門把小型機、微型機的通信線路相互聯結,形成計算機網絡,提高了計算和數據處理的能力,取代了大型計算機.國際會計師聯合會１９８７年１０月在日本東京召開的以“計算機在會計中的應用”為中心議題的“第１３屆世界會計師”大會,成為計算機會計信息係統廣泛普及的重要標誌.
２０世紀９０年代,隨著計算機技術的飛速發展,計算機會計信息係統在國際上也呈現出廣泛普及之勢.美國在這一領域已步入較高的發展階段,始終處於國際最高水平.美國會計軟件的應用也非常普及.有關資料顯示,美國有幾百種商品化會計軟件在市場上流通.會計軟件產業已成為美國計算機軟件產業的一個重要分支.
從會計電算化開發技術與運行平台來看,９０年代中期推出的商品化會計電算化軟件與早期的會計電算化軟件相比上了一個台階,這是９０年代計算機信息處理技術飛速發展的結果.９０年代中期的商品化會計電算化軟件主要４
使用Windows環境下的開發工具,並運行在Windows操作係統之上.這些開發工具大大縮短了軟件開發周期,並大大增強了軟件的運行穩定性,與此同時,圖形化界麵使得軟件功能更直觀且易於操作使用.部分軟件使用了服務器數據庫,如SYBASE、ORACLE、INFORMIX、SQLSERVER、DB２和ACＧCESS等,提高了數據的安全性.
９０年代中期的商品化會計信息係統基本上都具有網絡功能,網絡結構體係主要有F\/S(文件\/服務器)和C\/S(客戶\/服務器)兩種.網絡操作係統除了NetWare之外,還有WindowsNT和Unix等.
二、我國會計電算化的發展我國會計電算化工作始於１９７９年,其主要標誌是,１９７９年財政部支持並參與了長春第一汽車製造廠的會計電算化試點工作.１９８１年８月,在財政部和中國會計協會的支持下,在長春召開了“財務、會計、成本應用計算機專題討論會”,這次會議成為我國會計電算化理論研究的一個裏程碑,這次會議提出計算機在會計上的應用統稱為“會計電算化”.從此,隨著２０世紀８０年代計算機在全國各個領域的應用、推廣和普及,計算機在會計領域的應用也得以迅速發展起來.概括起來,可以分為以下幾個階段:１．會計電算化緩慢發展階段(１９８３年以前)這個階段起始於２０世紀７０年代少數企事業單位單項會計業務的電算化,計算機技術應用於會計領域的範圍十分狹窄,涉及的業務十分單一,最普遍的是工資核算的電算化.在這個階段,由於會計電算化人員缺乏,計算機硬件比較昂貴,軟件漢化不理想,會計電算化沒有得到高度重視.因此,會計電算化的發展比較緩慢.
２．會計電算化自我發展階段(１９８３—１９８７年)１９８３年下半年起在全國掀起了一個應用計算機的熱潮,微型計算機在國民經濟各個領域得到了廣泛的應用.然而,由於應用計算機的經驗不足,理論準備與人才培訓不夠,管理水平跟不上,造成在會計電算化過程中出現許多盲目的低水平重複開發的現象,浪費了許多人力、物力和財力.
這一階段的主要表現:一是沒有經過認真調查研究就匆匆上馬的會計軟件開發項目占大多數,而且許多單位先買了計算機,然後才確定上什麼項目,沒有全盤考慮如何一步一步地實現會計電算化;還有的單位為了評先進、上等級等原因,買一台計算機來擺樣子.
５二是開展會計電算化的單位之間缺乏必要的交流,閉門造車,低水平、重複開發的現象嚴重.
三是會計軟件的開發多為專用定點開發,通用會計軟件開發的研究不夠,會計軟件的規範化、標準化程度低,商品化受到很大的限製.
四是會計電算化的管理落後於客觀形勢發展的需要,全國隻有少數地方財政部門開展了會計電算化組織管理工作,配備了管理會計電算化的專職人員,製定了相應的管理製度,多數地區還沒有著手開展管理工作.
五是既懂會計又懂計算機的人才正在培養之中.從１９８４年開始,各大、中專院校和研究院所紛紛開始培養會計電算化的專門人才.
六是會計電算化的理論研究開始受到重視,許多高等院校、研究院所及企業組織了專門的班子研究會計電算化理論.１９８７年１１月,中國會計學會成立了會計電算化研究組,為有組織地開展理論研究做好了準備.３．會計電算化普及與提高階段(１９８７—１９９９年)這一階段相繼出現了以開發經營會計核算軟件為主的專業公司,而且業務發展很快,逐步形成了會計軟件產業.由於我國經濟發展水平的影響和計算機技術發展的限製,會計電算化的演進具有多態性.
這一階段的主要表現:(１)從單項數據處理,發展到全麵應用計算機、建立會計信息係統.(２)從計算機處理和手工操作並行,發展到甩掉手工賬本,靠計算機獨立運行,完成記賬、算賬及報賬等任務.
(３)從計算機應用於企業內部會計信息處理,發展到用計算機彙總並報送會計報表,為國家宏觀經濟提供可靠的會計信息.
(４)從最初采用原始的軟件開發方法,發展到運用現代軟件工程學方法開發會計軟件.
(５)從單家獨戶開發會計軟件,發展到設置專門機構,集中專門人才,開發通用化、商品化的會計軟件.
這一發展階段有如下幾個主要標誌:一是會計軟件的開發向通用化、規範化、專業化和商品化方向開展;二是各級行政部門和業務主管部門加強了對會計電算化的管理,許多地區和部門製定了相應的發展規劃、管理製度和會計軟件開發標準;三是急於求成的思想逐漸被克服,失敗和成功的經驗給人們以啟示.
４．會計電算化向企業管理全麵信息化發展(１９９９年至今)隨著我國市場體係的不斷完善,以及政府對國有大中型企業改革的不斷６
深入,絕大多數企業已清楚地意識到自己置身於市場競爭的環境中,實現良好的經濟效益已成為企業在激烈競爭環境中生存與發展的目標.為此,企業必須探索新的管理模式並不斷改善管理模式,以期適應市場需求的變化,強化成本管理和效益意識.完善的信息是企業決策的基礎,隻有建立麵向企業全麵管理的一體化管理信息係統,才能及時、準確地收集企業運營信息,對管理績效進行反饋監控,以便及時調整管理策略,實現信息的使用價值並起到決策支持作用.為了適應企業規模化發展需要以及對市場需求及時作出響應,愈來愈多的有識之士相繼提出了開發“管理型”會計電算化係統的想法與思路,９０年代中期中國會計學會中青年會計電算化分會召開研討會,正式提出了開發以財務管理為核心的全麵企業管理信息係統這一戰略轉變,全麵吹響了進軍企業管理信息係統的號角.用友、金蝶等幾家大型會計軟件公司都著手開發研製大型企業管理信息係統,並於９０年代末推向企業.
與９０年代中期推出的商品化會計信息係統相比,９０年代末推出的大型企業管理信息係統更多的是借鑒國外企業管理軟件的發展道路,同時又發揮了我國會計軟件公司在會計軟件領域上的優勢,以財務為中心的ERP(EnterＧpriseResourcePlanning)係統,不僅要解決企業財務管理問題,而且要對企業的資金流、物流和信息流進行一體化、集成化管理.從軟件結構上看,企業管理信息係統各模塊將不僅能獨立運行,而且必須集成一體化運行.從軟件功能上來看,不僅包括賬務處理、工資管理、固定資產管理、采購與應付賬款管理、銷售與應收賬款管理、庫存管理,還要包括對物料需求計劃的管理、對生產流程的管理、對成本的管理以及對人力資源的管理.
從軟件開發平台與開發技術來看,大型企業管理信息係統主要采用３２位的開發工具,運行在Windows９８以上的平台上,數據庫將不再使用桌麵數據庫,而必須使用服務器數據庫.網絡體係結構主要采用三層(數據庫服務器\/應用服務器\/客戶端)或多層結構,以克服傳統的C\/S結構易於造成網絡瓶頸現象出現的缺陷.此外,在大型管理信息係統中,還要采用Internet\/Intranet技術中的瀏覽器與Web服務器技術,以實現軟件係統數據結構的標準化、跨地區和跨平台運行.同時還要考慮電子商務(EＧBusiness)在軟件功能中的應用.
從企業應用的角度來看,並非所有企業都要應用大型企業管理信息係統,隻有規範化管理的企業或具有一定規模的企業才會考慮應用大型企業管理信息係統,而大部分企業一般都是先解決會計電算化問題,等到規模化發展時才開始應用麵向企業全麵管理的大型企業管理信息係統.因此,會計電算化係７
統開發公司在製定自己的發展策略時,一般要根據自己的資金實力與技術實力,對自己開發的產品進行定位,其中,部分會計信息係統開發公司將致力於開發中、小型會計電算化係統產品,而隻有少數具有一定規模和實力的會計信息係統開發公司才致力於開發大型企業管理信息係統.