Excel在財務管理中的應用主編姚樹香黃燈奎副主編林珠蘭李建清兩岸高職院校理實一體係列教材總主編:潘飛南林淑莉(台)副總主編:張念劉建良(台)編委會(按姓氏筆畫排序):文婕英莊小蘭劉火盛(台)朱國慶連元宏(台)張召強陳建生周旻德(台)洪昌祺(台)胡焱徐敏聶菁黃燈奎(台)潘彥豪(台)前言１前言高等職業教育旨在培養學生的職業能力和提升學生的綜合素質,這也是職業教育的首要任務,能力本位是高等職業教育的本質特征.為了培養和提升學生的綜合素質和職業能力,高等職業院校必須堅持以就業為導向的原則,遵從應用型人才培養的規律,圍繞職業能力的培養構建課程體係,加大實踐教學建設與改革的力度,積極建立體現崗位標準和企業需求、以職業能力為本位的實踐教學體係,“Excel在財務管理中的應用”課程就是我們兩岸合作開設的職業能力培養的核心課程.
基於當前高等職業院校的畢業生大部分就職於中小企業,本書對中小型企業會計工作崗位設置展開了更加細致的分析.本書基於任務引領、理實結合、學做一體的教學模式,以小企業會計工作崗位為載體,通過工作過程係統化課程開發,以企業經濟業務為主線,設計了Excel在出納崗位中的應用、Excel在薪資管理崗位中的應用、Excel在銷售會計崗位中的應用、Excel在成本管理崗位中的應用、Excel在總賬會計崗位中的應用五個模塊,每個模塊又分解為若幹個任務,通過完成任務再完成模塊,模塊由淺入深、循序漸進並按照實際財務處理過程的先後順序編排.
另外除了按照幾個基本的工作崗位設置任務以外,還在模塊一詳細介紹了Excel２０１０操作方麵的一些基本知識和技巧,模塊七詳細介紹了利用VBA創建財務係統的方法.該書內容豐富、結構清晰、圖文並茂、由淺入深,既突出基礎性內容,又重視實踐性應用,具有較強的實用性和可操作性,易學易懂.每個模塊結構統一,並穿插了大量極富實用價值的示例,模塊末尾都安排了有針對性的綜合實訓,以便讀者鞏固所學的基本概念和知識,培養實際應用的能力.
本書可供大專院校會計專業和經濟管理類其他專業的學生作為教材或參考書使用,也可供企事業單位從事財務管理及相關領域實際工作的各類人員閱讀和使用.
本教材由姚樹香、黃燈奎主編,林珠蘭、李建清副主編,其他參編人員有黃德麗、陳彩冬、陳秀清、斯群、熊海青、楊亞端、張澤蘭(按姓氏拚音順序,排名不分先後).
在本教材編寫過程中,參考了一些兩岸相關的文獻和著作,在此一並向這些著作和文獻的作者表示感謝.由於編者經驗有限,加之時間倉促,本教材難免存在錯誤和疏漏之處,敬請專家和讀者不吝賜教.
編者２０１５年６月本課程建議參考學時１本課程建議參考學時模塊建議課時數(單位:課時)模塊一１０模塊二８
模塊三８
模塊四１０模塊五８
模塊六１０模塊七１０機動２
複習４
考試２
合計７２目錄１目錄模塊一:認識電子表格Excel２０１０１任務１Ｇ１認識Excel２０１０窗口界麵１任務１Ｇ２認識工作簿、工作表和單元格５任務１Ｇ３輸入、編輯數據１８任務１Ｇ４單元格格式化２３任務１Ｇ５單元格數據鏈接２９任務１Ｇ６公式和函數３２任務１Ｇ７數據排序和分類彙總３５任務１Ｇ８圖表的應用３８任務１Ｇ９應用單變量求解工具４２任務１Ｇ１０應用模擬運算表求解工具４６任務１Ｇ１１規劃求解工具的應用５１任務１Ｇ１２常用的計算終值與現值的函數應用５８綜合實訓一６３模塊二:Excel在出納崗位中的應用６４任務２Ｇ１創建現金日記賬６４任務２Ｇ２創建銀行存款日記賬７４任務２Ｇ３創建現金盤點報告表７８任務２Ｇ４製作現金收(付)款憑證８４任務２Ｇ５設計借款單及填寫借款單９３任務２Ｇ６提存現金管理１０６綜合實訓二１１４模塊三:Excel在薪資管理崗位中的應用１１５任務３Ｇ１建立薪資管理基本信息表１１５任務３Ｇ２建立工資表１２２任務３Ｇ３製作和打印工資條１２５任務３Ｇ４工資數據的查詢１２９任務３Ｇ５工資數據的彙總分析１３２綜合實訓三１３６２Excel在財務管理中的應用模塊四:Excel在銷售會計崗位中的應用１３８任務４Ｇ１商品銷售記錄單的設置、錄入１３８任務４Ｇ２按商品統計分析銷售收入１４１任務４Ｇ３銷售收入變動趨勢分析１４５任務４Ｇ４月銷售收入綜合分析１４９任務４Ｇ５銷售利潤變動趨勢分析１５５任務４Ｇ６銷售利潤相關性分析表１６０任務４Ｇ７銷售預測１６４綜合實訓四１６９模塊五:Excel在成本管理崗位中的應用１７０任務５Ｇ１建立成本分析基礎信息表１７０任務５Ｇ２建立產品成本分析圖表１７５任務５Ｇ３建立生產預算表１８４任務５Ｇ４直接材料、直接人工預算１８５任務５Ｇ５作業成本管理１８８綜合實訓五１９４模塊六:Excel在總賬會計崗位中的應用１９７任務６Ｇ１設置企業會計科目１９７任務６Ｇ２記錄記賬憑證２０１任務６Ｇ３編製期初餘額表２１１任務６Ｇ４編製明細賬本期發生額及餘額明細表２１４任務６Ｇ５編製總賬本期發生額及餘額表２１９任務６Ｇ６編製財務報表２２７任務６Ｇ７進行財務分析２３３綜合實訓六２３７模塊七:利用VBA創建財務係統２４０任務７Ｇ１認識宏２４０任務７Ｇ２用戶登錄係統界麵設計２４６任務７Ｇ３工資管理係統設計２５３綜合實訓七２６５參考文獻２６６模塊一:認識電子表格Excel２０１０１模塊一:認識電子表格Excel２０１０學習目標通過本章學習,掌握財務人員在使用Excel時應具備的基本知識和操作技能,主要包括以下幾點:１．熟悉Excel２０１０的基本操作２．掌握Excel２０１０工作簿創建、打開、保存的方法３．掌握Excel２０１０中數據的錄入、編輯方法４．掌握Excel２０１０中數據排序、分類彙總等操作方法５．掌握Excel２０１０中圖表的使用６．掌握Excel２０１０中單變量求解、模擬分析等工具的使用方法本模塊建議課時:１０課時任務１Ｇ１認識Excel２０１０窗口界麵一、Excel２０１０的啟動與退出１．Excel２０１０的啟動啟動Excel２０１０的方法很多,下麵主要介紹以下幾種.
方法一:點擊【開始】菜單中的【所有程序】子菜單,選擇【MicrosoftOffice】|【MicrosoftExcel２０１０】啟動Excel２０１０.
方法二:在桌麵上建立Excel快捷方式圖標,雙擊圖標,即可啟動Excel２０１０.
方法三:使用已有的Excel文檔來啟動,比如在“我的電腦”中存在Excel文檔,雙擊文檔圖標,即可打開選擇的Excel文檔.
２．Excel２０１０的退出退出Excel２０１０工作窗口的方法很多,常用的有:方法一:單擊Excel２０１０窗口【文件】菜單,選擇【退出】項.
方法二:單擊Excel２０１０工作窗口右上角的按鈕.
２Excel在財務管理中的應用如果用戶還未保存文檔,在退出Excel文檔之前,係統會提示是否將正在編輯的文檔保存.
二、Excel２０１０的窗口界麵Excel２０１０的窗口界麵主要由控製圖標、快速訪問工具欄及自定義按鈕、標題欄、功能區、編輯欄、工作區、狀態欄和滾動條等部分組成,見圖１Ｇ１所示.
圖１Ｇ１Excel２０１０初始窗口界麵１．控製圖標控製圖標位於標題欄最左端,單擊圖標彈出控製菜單.雙擊控製圖標可以直接關閉窗口,如果文檔沒有保存,在關閉窗口前將彈出保存的對話框.
２．快速訪問工具欄快速訪問工具欄位於Excel２０１０工作界麵的左上方,用戶可以根據需要單擊快速訪問工具欄中“”按鈕添加或刪除快速訪問工具欄中的工具.默認情況下,快速訪問工具欄中的４個按鈕,分別是【保存】、【打印預覽和打印】、【撤銷】和【恢複】按鈕.
３．標題欄標題欄位於工作簿的頂端,顯示的是工作簿名稱,工作簿名稱後麵顯示的是應用程序名稱(MicrosoftExcel),如圖１Ｇ２所示.新建文件時,係統自動以工作簿１、工作簿２等名稱命名,如果需要重命名,在保存時進行文檔的命名即可.
圖１Ｇ２Excel標題欄模塊一:認識電子表格Excel２０１０３在標題欄的最右端分別是【最小化】、【最大化\/還原】和【關閉】按鈕.單擊【最小化】按鈕可以將Excel應用程序窗口縮小成一個圖標並隱藏在任務欄中,再次單擊可以恢複原來的界麵;當窗口最大化時,單擊【還原】按鈕可以還原到以前大小的界麵,當窗口沒有鋪滿整個屏幕時,單擊此按鈕可以實現窗口的最大化;單擊【關閉】按鈕可以實現窗口的關閉.
４．編輯欄編輯欄和名稱框並列在一起,位於功能區和工作區之間.名稱框用來顯示當前活動的單元格名稱,定義當前單元格或單元格區域的地址,或者根據地址查找單元格.例如,在單元格A１中輸入“歡迎使用”文本時,則在名稱框中顯示出活動單元格A１,如圖１Ｇ３所示.
圖１Ｇ３編輯欄中同時顯示輸入的內容名稱框和編輯欄中間的按鈕是函數按鈕,單擊函數按鈕會啟動插入函數對話框.
單擊編輯欄右側的按鈕,可以展開編輯欄.
５．工作區工作區位於Excel２０１０工作窗口的中間,是對數據進行分析對比的主要工作區域,用戶在此區域中可以向表格中輸入內容並對內容進行編輯,插入圖片、設置格式及效果等,如圖１Ｇ４所示.
圖１Ｇ４Excel２０１０的工作區４Excel在財務管理中的應用６．狀態欄狀態欄位於工作窗口的最下端,用來顯示Excel當前的工作狀態,右擊狀態欄可更改所顯示的信息.當用戶在單元格內進行編輯時,狀態欄就顯示“輸入”字樣,輸入完畢後將顯示“就緒”字樣.在狀態欄的右下角,可以對工作簿視圖進行調整,分別提供了普通視圖、頁麵布局和分頁預覽３種模式供使用者選擇.除此之外,使用者還能對單元格的顯示比例進行調整.
７．滾動條滾動條分為垂直滾動條和水平滾動條,通過鼠標移動滾動條,可以滾動窗口,顯示當前不在屏幕上的內容.
８．活動單元格單元格是工作表中數據編輯的基本單位,而活動單元格即為當前正在操作的單元格,通常顯示為粗黑線框,如“”.
９．工作表標簽一個工作簿係統默認３個工作表,可以按需要增加或減少工作表的個數,一般工作表標簽以Sheet１、Sheet２、Sheet３來命名,也可根據實際需要為工作表重命名.單擊工作表標簽左側的工作表瀏覽按鈕,可以查看工作表.如圖１Ｇ５所示.
圖１Ｇ５工作表標簽模塊一:認識電子表格Excel２０１０５任務１Ｇ２認識工作簿、工作表和單元格一、工作簿工作簿是計算和存儲數據的文件,也就是通常意義上的Excel文件,默認後綴為xlsx.每一個工作簿可由一個或多個工作表組成,在默認的情況下是由３個工作表組成,在早期的Excel中,一個工作簿中的工作表數量最多不得超過２５５個,從２００７版開始,工作表的數量僅受計算機的可用物理內存限製.啟動Excel２０１０後,將自動新建默認名為“工作簿１”的工作簿,此後新建的工作簿將自動以“工作簿２”、“工作簿３”依次命名,如圖１Ｇ６所示.
圖１Ｇ６工作簿對工作簿操作主要有:新建工作簿、保存工作簿、關閉工作簿、打開工作簿和保護工作簿等,下麵分別對這些操作進行介紹.
１．新建工作簿文件—新建—空白工作簿—創建,如圖１Ｇ７所示.
圖１Ｇ７新建工作簿６Excel在財務管理中的應用２．保存工作簿文件—保存,如圖１Ｇ８所示.
圖１Ｇ８保存工作簿３．另存工作簿文件—另存,如圖１Ｇ９所示.
圖１Ｇ９另存工作簿４．關閉工作簿當完成對工作簿的編輯和保存之後,可在不退出Excel的情況下關閉工作簿,其方法有模塊一:認識電子表格Excel２０１０７如下幾種:◆在“開始”菜單中選擇“關閉”命令.
◆單擊功能選項卡右側的“關閉”按鈕.
５．保護工作簿為了防止他人對重要工作簿的內容進行篡改、複製、刪除等操作,可對製作的工作簿進行保護設置.
審閱—保護工作簿,如圖１Ｇ１０所示.
圖１Ｇ１０保護工作簿二、工作表它是工作簿的一部分,也稱作電子報表,工作的主要對象,由行、列組成的表格,Excel２０１０工作表的大小為１６３８４列×１０４８５７６行.每個工作表有一個標簽名稱,當前活動的白色,其餘灰色,默認的三個工作表標簽名為Sheet１~Sheet３,用戶可根據需要增加或刪除工作表,並可以更改標簽名稱.
工作表是存儲和管理各種數據信息的場所,其基本操作包括:選擇、切換、插入、移動、複製、顯示、隱藏和刪除等.
１．選擇工作表如果要對工作表進行查看或編輯等操作,首先應該將其選擇,選擇工作表的方法有如下幾種:８Excel在財務管理中的應用◆用鼠標單擊相應的工作表標簽即可選擇對應工作表.
◆選擇第一張工作表後按住“Ctrl”鍵不放,繼續選擇任意一張工作表標簽可同時將該標簽對應的工作表選擇.
◆選擇第一張工作表後按住“Shift”鍵不放,繼續選擇任意一張工作表標簽可同時選擇這兩個標簽之內的所有工作表(包括一開始選擇的兩個工作表).
◆在任意的工作表標簽上單擊鼠標右鍵,在彈出的快捷菜單中選擇“選定全部工作表”命令可選擇所有工作表.
２．重命名工作表右鍵—重命名,如圖１Ｇ１１所示.
圖１Ｇ１１重命名工作表３．插入工作表新建的工作簿默認包含３張工作表,在實際工作中若發現工作表數量不夠時,可以手動插入新工作表來滿足工作需要.開始—插入,如圖１Ｇ１２所示.
圖１Ｇ１２插入工作表模塊一:認識電子表格Excel２０１０９４．刪除工作表在編輯工作表時可將多餘的或錯誤的工作表刪除以便更好地管理工作簿,需注意的是當刪除帶有數據的工作表時,數據不會恢複.開始—刪除,如圖１Ｇ１３所示.
圖１Ｇ１３刪除工作表５．移動或複製工作表工作表在工作簿中的位置並不是固定不變的,可以通過移動與複製等操作來改變工作表的位置,以滿足實際工作中的需要.
移動工作表分為兩種情況:一種是在同一工作簿中移動工作表,一種是在不同工作簿中移動工作表.點中工作表標簽—右鍵—移動或複製,如圖１Ｇ１４所示.
圖１Ｇ１４移動工作表複製工作表也分為兩種情況:一種是在同一工作簿中複製工作表,一種是在不同工作簿中複製工作表.
點中工作表標簽—右鍵—移動或複製—建立副本打鉤,如圖１Ｇ１５所示.
１０Excel在財務管理中的應用圖１Ｇ１５複製工作表６．隱藏或顯示工作表在編輯工作表的過程中,若不想表格中重要的數據信息外泄,可以將數據所在的工作表隱藏起來,待需要時再將其重新顯示.右鍵—隱藏工作表,如圖１Ｇ１６;右鍵—取消隱藏,如圖１Ｇ１７所示.
圖１Ｇ１６隱藏工作表模塊一:認識電子表格Excel２０１０１１圖１Ｇ１７顯示工作表７．保護工作表審閱—保護工作表,如圖１Ｇ１８所示.
圖１Ｇ１８保護工作表三、單元格單元格是表格的最小單位,是工作表的行和列的交叉點,每個單元格通過“列標＋行號”來表示單元格的位置,如:B２,就表示第B列第２行的單元格.為了便於記憶和理解,也可以為某個單元格另外命一個名稱,直接在名稱框輸入一個名稱即可為活動單元格命名,此時既可以用該名稱也可以使用“列標＋行號”引用該單元格.通過對單元格的基本操作可以完１２Excel在財務管理中的應用成對工作表中數據的編輯.單元格的基本操作包括:選擇單元格、命名單元格、合並與刪除單元格、隱藏與顯示單元格和保護單元格等.
１．選擇單元格選擇單元格的常用方法有以下幾種:◆將鼠標指針移至目標單元格上,單擊鼠標即可選擇該單元格.
◆在某個單元格上按住鼠標左鍵不放並拖動鼠標,可選擇連續的單元格組成的單元格區域.
◆選擇某個單元格,然後按住“Shift”鍵不放,選擇另一個單元格,即可將以這兩個單元格為對角線的矩形所在範圍內的所有單元格區域選擇.
◆選擇某個單元格,然後按住“Ctrl”鍵不放,繼續選擇其他單元格或單元格區域,可同時選擇多個不相鄰的單元格或單元格區域.
◆將鼠標指針移至需選擇的行號或列標上,當其變為?或形狀時,單擊鼠標即可選擇該行或該列上的所有單元格.