關鍵點撥?請購單的製單人與審核人可以為同一人.
?審核後的請購單不能直接修改.
?如果要修改審核後的請購單,需要先“棄審”,再“修改”,修改後單擊“保存”.
?按鈕確認並保存修改信息.
?沒有審核的請購單可以直接刪除;已經審核的請購單需要先“棄審”,然後才能“刪除”.
?查詢采購請購單,可以查看“請購單列表”.在列表中,雙擊需要查詢的單據,可以打開該請購單.也可以在此執行“棄審”“刪除”操作.
７５４．第２筆業務的處理本筆業務需要錄入采購訂單.采購訂單可以直接輸入,也可以根據請購單自動生成.這裏采用“拷貝采購請購單”的方式直接生成“采購訂單”.操作步驟:(１)在采購管理係統中,執行“采購訂貨”→“采購訂單”命令,打開“采購訂單”窗口.(２)單擊“增加”按鈕,修改訂單日期為２０１４Ｇ０１Ｇ０８.(３)單擊“生單”下拉按鈕,選擇“請購單”,如圖２Ｇ２６所示.
圖２Ｇ２６“采購訂單”窗口(４)執行“拷貝采購請購單”命令,打開“過濾條件窗口”,如圖２Ｇ２７所示.
圖２Ｇ２７“過濾條件”窗口７６(５)單擊“過濾”按鈕,打開“生單選單列表”對話框,雙擊鼠標左鍵選中需要拷貝的請購單,即打上“Y”選中標誌,如圖２Ｇ２８所示.
圖２Ｇ２８“生單選單列表”對話框(６)單擊“確定”按鈕,選中的“請購單”資料自動傳遞到采購訂單中,如圖２Ｇ２９所示.
圖２Ｇ２９拷貝生成采購訂單(７)修改不含稅單價信息:男衣單價３００,男褲單價２００元,男套裝單價８００元,補充錄入供貨單位,在“計劃到貨日期”欄選擇２０１４Ｇ０１Ｇ１０.修改完成後單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ３０所示.
７７圖２Ｇ３０修改、審核采購訂單(８)單擊“審核”按鈕,審核確認拷貝生成的采購訂單.
關鍵點撥?如果要取消“生單選單列表”中的選擇,可以在“Y”處雙擊鼠標取消.
?拷貝采購請購單生成的采購訂單可以直接保存並審核.
?拷貝采購請購單生成的采購訂單信息可以修改.但是如果根據請購單拷貝生成的采購訂單已經審核,則不能直接修改,需要先“棄審”再“修改”.
?拷貝采購請購單生成的采購訂單如果已經生成到貨單或采購入庫單,也不能直接修改、刪除采購訂單信息,需要將其下遊單據刪除後,才能修改.
?如果需要按計劃批量生單,需要執行“采購管理”→“采購訂貨”→“計劃批量生單”命令,打開“過濾條件”窗口,過濾選擇請購單,由係統自動成批生成采購訂單.
?如果需要查詢采購訂單,可以查看“采購訂單列表”.
５．第３筆業務的處理該筆業務需要錄入采購到貨單、采購入庫單和采購專用發票,也可以隻錄入采購入庫單和采購專用發票,並進行采購結算.采購到貨單可以直接錄入,也可以根據采購訂單拷貝生成;采購入庫單隻能在庫存係統輸入或生成,可以直接錄入,也可以根據采購到貨單、采購訂單自動生成;采購專用發票可以直接錄入,也可以拷貝采購入庫單或采購訂單生成.
(１)生成采購到貨單操作步驟:①在采購管理係統中,執行“采購到貨單”→“到貨單”命令,打開“到貨單”窗口.
②單擊“增加”按鈕,修改日期為２０１４Ｇ０１Ｇ１０.
７８③在表體任何欄目位置,單擊鼠標右鍵,執行“拷貝采購訂單”命令,單擊“過濾”按鈕,係統彈出“生單選單列表”窗口.
④在“生單選單列表”中選中所選的采購訂單,單擊“確定”按鈕,係統自動生成到貨單.
⑤單擊“保存”按鈕.根據采購訂單生成的采購到貨單,如圖２Ｇ３１所示.
圖２Ｇ３１采購到貨單⑥單擊“退出”按鈕.
關鍵點撥?采購到貨單可以手工錄入,也可以拷貝采購訂單生成到貨單.
?如果采購到貨單與采購訂單信息有差別,可以直接據實錄入到貨單信息,或者直接修改生成的到貨單信息,再單擊“保存”按鈕確認修改的到貨單.
?采購到貨單不需審核.
?沒有生成下遊單據的采購到貨單可以直接刪除.
?已經生成下遊單據的采購到貨單不能直接刪除,需要先刪除下遊單據後,才能刪除采購到貨單.
(２)生成采購入庫單當采購管理係統與庫存管理係統集成使用時,采購入庫單需要在庫存管理係統中錄入.如果采購管理係統不與庫存管理係統集成使用,則采購入庫業務在采購管理係統中進行處理.
操作步驟:①在企業應用平台中,啟動“庫存管理係統”.
②在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令,打開“采購入庫單”窗口.
７９③單擊“生單”按鈕,打開“選擇采購訂單或采購到貨單”對話框,如圖２Ｇ３２所示.
圖２Ｇ３２“選擇采購訂單或采購到貨單”對話框④單擊“是”按鈕,出現待選擇的“采購到貨單”.單擊“過濾”按鈕,選中欄出現“Y”.選中窗口左下方的“顯示表體”複選框,則窗口下部顯示所選擇單據的表體記錄,可以修改.
⑤在表體中的空白位置參照輸入相關信息,單擊“倉庫”欄參照按鈕,選擇“韓軒服裝倉”,如圖２Ｇ３３所示.
圖２Ｇ３３生單單據選擇８０⑥單擊“確定”按鈕,生單成功.
⑦係統顯示生成的采購入庫單,如圖２Ｇ３４所示.可以對生成的采購入庫單進行有限製的修改.
圖２Ｇ３４采購入庫單⑧單擊“審核”按鈕,確認並保存采購入庫單.
關鍵點撥?采購入庫單必須在庫存管理係統錄入或生成.
?在庫存管理係統錄入或生成的采購入庫單,可以在采購管理係統查看,但不能修改或刪除.
?如果需要手工錄入采購入庫單,則在庫存管理係統打開采購入庫單窗口時,單擊“增加”按鈕,可以直接錄入采購入庫單信息.
?如果在采購選項中設置了“普通業務必有訂單”,則采購入庫單不能手工錄入,隻能參照生成.如果需要手工錄入采購入庫單,則需要先取消“普通業務必有訂單”選項.
?采購入庫單可以拷貝采購訂單生成,也可以拷貝采購到貨單生成.如果拷貝采購訂單生成,則單擊“生單”按鈕,打開“過濾條件”窗口,選擇單據後單擊“確定”按鈕,生成采購入庫單.
?根據上遊單據拷貝生成下遊單據後,上遊單據不能直接修改、棄審.刪除下遊單據後,其上遊單據才能執行“棄審”操作,棄審後才能修改.
?查詢采購入庫單,可以在采購係統查看“采購入庫單列表”.
(３)填製采購發票采購發票是供應商開出的銷售貨物的憑證,係統根據采購發票確認采購成本,並據以登記應付賬款.采購發票按業務性質分為藍字發票和紅字發票;８１按發票類型分為增值稅專用發票、普通發票和運費發票.
收到供應商開具的增值稅專用發票,則需要在采購管理係統中錄入采購專用發票,或根據采購訂單和采購入庫單生成采購專用發票;如果收到供應商開具的普通發票,則錄入或生成普通發票.
操作步驟:①在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,打開“專用發票”窗口.
②單擊“增加”按鈕,輸入表頭部分的信息.默認業務類型為“普通采購”,修改發票日期為２０１４年１月１０日,並修改發票號為CG０００５６.
③單擊生單“下拉”按鈕,選擇“采購入庫單”命令(當然也可以拷貝采購訂單),如圖２Ｇ３５所示.
圖２Ｇ３５拷貝采購入庫單④執行“拷貝采購入庫單”命令,打開“過濾條件”窗口.
⑤單擊“過濾”按鈕,係統顯示“采購入庫單列表”.雙擊所要選擇的采購入庫單,選擇欄顯示“Y”,如圖２Ｇ３６所示.
８２圖２Ｇ３６采購入庫單列表⑥單擊“確定”按鈕,係統將采購入庫單自動傳遞過來,生成采購專用發票,如圖２Ｇ３７所示.
圖２Ｇ３７采購專用發票錄入⑦所有信息輸入、修改完成後,單擊“保存”按鈕,保存參照采購入庫單生成的采購專用發票.
關鍵點撥?采購發票包括采購專用發票、采購普通發票、采購運費發票和采購紅字發票.
?采購發票可以手工輸入,也可以根據采購訂單、采購入庫單參照生成.
?如果在采購選項中設置了“普通采購必有訂單”,則不能手工錄入采購發票,隻能參照生成采購發票.如果需要手工錄入,則需要先取消“普通業務必有訂單”選項.
?如果錄入采購專用發票,需要先在基礎檔案中設置有關開戶銀行信息,否則,隻能錄入普通發票.
?采購專用發票中的表頭稅率是根據專用發票默認稅率帶入的,可以修８３改.采購專用發票的單價為無稅單價,金額為無稅金額,稅額等於無稅金額與稅率的乘積.
?普通采購發票的表頭稅率默認為０,運費發票的稅率默認為７％,可以進行修改;普通發票、運費發票的單價為含稅單價,金額為價稅合計.
?如果收到供應商開具的發票但沒有收到貨物,可以對發票壓單處理,待貨物運達後,再輸入采購入庫單並進行采購結算;也可以先將發票輸入係統,以便實時統計在途物資.
?在采購管理係統中可以查看“采購發票列表”,查詢采購發票.
(４)采購結算采購結算就是采購報賬,是指采購人員根據采購入庫單、采購發票核算采購入庫成本.采購結算生成采購結算單,它是記載采購入庫單記錄與采購發票記錄對應關係的結算對照表.采購結算分為自動結算和手工結算.
采購自動結算是由係統自動將符合條件的采購入庫單記錄和采購發票記錄進行結算.係統按照３種結算模式進行自動結算:入庫單和發票結算、紅藍入庫單結算、紅藍發票結算.
操作步驟:①在采購管理係統中,執行“采購結算”→“自動結算”命令.係統彈出“采購自動結算”對話框,如圖２Ｇ３８所示.
圖２Ｇ３８“采購自動結算”對話框８４②根據需要輸入結算過濾條件和結算模式,如單據的起止日期,選擇單據和發票結算模式,單擊“確定”按鈕,係統自動進行結算.如果存在完全匹配的記錄,則係統彈出信息提示對話框,如圖２Ｇ３９所示.如果不存在完全匹配的記錄,則係統彈出“狀態:沒有符合條件的紅藍入庫單和發票”信息提示框.
圖２Ｇ３９成功結算信息③執行“結算單列表”命令,雙擊需要查詢的結算表,可以打開結算表,查詢、打印本次自動結算結果,如圖２Ｇ４０所示.
圖２Ｇ４０采購結算單列表８５④單擊“確定”按鈕.
關鍵點撥?設置采購自動結算過濾條件時,存貨分類與存貨是互斥的,即同時隻能選擇一個條件進行過濾.
?結算模式為複選,可以同時選擇一種或多種結算模式.
?執行采購結算後的單據不能進行修改、刪除操作.
?如果需要刪除已經結算的發票或采購入庫單,可以在“結算單列表”中打開該結算單並刪除,這樣才能對采購發票或采購入庫單執行相關的修改、刪除操作.
(５)采購成本核算采購成本的核算在存貨核算係統進行.存貨核算係統記賬後,才能確認采購商品的采購成本.
操作步驟:①在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“正常單據記賬”命令,打開“正常單據記賬條件”對話框.
②選擇“倉庫”中的“韓軒服裝倉”,取消對“奧康皮鞋倉”和“手表倉”的選擇,如圖２Ｇ４１所示.
圖２Ｇ４１“正常單據記賬條件”對話框８６③單擊“確定”按鈕,打開“正常單據記賬列表”窗口.④單擊“全選”按鈕,如圖２Ｇ４２所示.
圖２Ｇ４２“正常單據記賬列表”窗口⑤單擊“記賬”按鈕,將采購入庫單記賬.
⑥單擊“退出”按鈕.
⑦執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口,如圖２Ｇ４３所示.
圖２Ｇ４３“生成憑證”窗口⑧單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.
⑨選中“(０１)采購入庫單(報銷記賬)”複選框,如圖２Ｇ４４所示.
８７圖２Ｇ４４“查詢條件”對話框單擊“確定”按鈕,打開“未生成憑證單據一覽表”窗口.
單擊“選擇”欄,或單擊“全選”按鈕,選中待生成憑證的單據,如圖２Ｇ４５所示.單擊“確定”按鈕.
圖２Ｇ４５“未生成憑證單據一覽表”窗口選擇“轉賬憑證”,分別錄入或選擇“存貨”科目編碼１４０５,“對方”科目編碼１４０１,如圖２Ｇ４６所示.
８８圖２Ｇ４６錄入存貨和對方科目單擊“生成”按鈕,生成一張轉賬憑證.修改憑證日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３１”.單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ４７所示.
圖２Ｇ４７存貨入庫的轉賬憑證單擊“退出”按鈕退出.(６)財務部門確認應付賬款采購結算後的發票會自動傳遞到應付款管理係統,需要在應付款管理係統審核確認後進行製單,形成應付賬款並傳遞給總賬係統.
操作步驟:進入應付款管理係統,執行“應付單據處理”→“應付單據審核”命令,打開“應付單過濾條件”對話框.輸入相關查詢條件,如圖２Ｇ４８所示.
８９圖２Ｇ４８“應付單過濾條件”對話框②單擊“確定”按鈕,係統彈出“應付單據列表”窗口.③單擊“選擇”欄,或單擊“全選”按鈕,如圖２Ｇ４９所示.
圖２Ｇ４９“應付單據列表”窗口９０④單擊“審核”按鈕,係統完成審核並給出審核報告,如圖２Ｇ５０所示.
圖２Ｇ５０應付單據審核完成⑤單擊“確定”按鈕後退出.
⑥執行“製單處理”命令,打開“製單查詢”對話框,如圖２Ｇ５１所示,選擇“發票製單”.
圖２Ｇ５１“製單查詢”對話框９１⑦單擊“確定”按鈕,打開“采購發票製單”窗口.
⑧選擇“轉賬憑證”,修改製單日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３１”,再單擊“全選”按鈕,選中要製單的“采購入庫單”,如圖２Ｇ５２所示.
圖２Ｇ５２“采購發票製單”窗口⑨單擊“製單”按鈕,生成一張轉賬憑證,修改日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３１”.單擊“保存”按鈕,結果如圖２Ｇ５３所示.單擊“退出”按鈕退出.
圖２Ｇ５３生成轉賬憑證⑩打開總賬係統,執行“憑證”→“查詢憑證”命令.選擇“未記賬憑證”,打開所選憑證,可以查詢在應付款係統生成並傳遞至總賬的記賬憑證.
關鍵點撥?應付科目可以在應付款係統的初始設置中設置.而此賬套未設置,所以在生成憑證後可以補充填入.
９２?隻有采購結算後的采購發票才能自動傳遞到應付款管理係統,並且需要在應付款管理係統中審核確認,才能形成應付賬款.
?在應付款管理係統中可以根據采購發票製單,也可以根據應付單或其他單據製單.
?在應付款管理係統中可以根據一條記錄製單,也可以根據多條記錄合並製單,用戶可以根據選擇製單序號進行處理.
?可以在采購結算後針對每筆業務立即製單,也可以月末一次製單.
?采購發票需要在存貨核算係統記賬.但可以在采購發票記賬前製單,也可以在采購發票記賬後再製單.
６．第４筆業務的處理在采購管理係統中,填製並審核一張“采購訂單”,訂單日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ１４”,計劃到貨日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ２０”.
７．第５筆業務的處理填製一張“采購訂單”,訂單日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ２０”,計劃到貨日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ２５”.
８．第６筆業務的處理填製一張“采購訂單”,訂單日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ２５”,計劃到貨日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３０”.
９．第７筆業務的處理該筆業務需要錄入采購到貨單、采購入庫單和采購專用發票,也可以隻錄入采購入庫單和采購專用發票,並進行采購結算.操作步驟:(１)生成采購到貨單①在采購管理係統中,執行“業務工作”→“到貨”→“到貨單”命令,打開“到貨單”窗口.
②單擊“增加”按鈕,修改日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３０”,選擇采購類型為“廠商采購”,部門為“采購部”.
③單擊鼠標右鍵,執行“拷貝采購訂單”命令,彈出“過濾條件”窗口.單擊“過濾”按鈕,打開“生單選單列表”窗口.
④在“生單選單列表”窗口中,選中要生成到貨單的第４號訂單中的“奧康男鞋”和“奧康女鞋”的選擇欄,再單擊“確定”按鈕,生成一張采購到貨單.⑤單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ５４所示.
９３圖２Ｇ５４采購到貨單(２)采購入庫單①在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令,打開“采購入庫單”窗口.
②單擊“生單”按鈕,打開“選擇采購訂單或采購到貨單”對話框.
③選擇“采購到貨單”選項卡,係統會自動切換到采購到貨單前,出現提示信息.
④單擊“是”按鈕,出現待選擇的“采購到貨單”.單擊“選擇”欄,選擇欄出現“Y”.選中“顯示表體”複選框,則窗口下部顯示所選擇單據的表體記錄.⑤在表體中的空白位置參照輸入相關信息,如圖２Ｇ５５所示.
圖２Ｇ５５到貨單生單選擇９４⑥單擊“確定”按鈕,係統彈出“確認要生單嗎?”信息提示框,單擊“是”按鈕.
⑦係統顯示生成的采購入庫單,如圖２Ｇ５６所示.
圖２Ｇ５６采購入庫單⑧單擊“審核”按鈕,確認並保存采購入庫單.(３)填製采購發票①在采購管理係統,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,打開“專用發票”窗口.
②單擊“增加”按鈕.默認業務類型為“普通采購”,修改發票號為CG００１２３.
③在表體任何欄目位置,單擊鼠標右鍵,彈出快捷菜單.
④執行“拷貝采購入庫單”命令,打開“過濾條件”窗口.單擊“過濾”按鈕,係統顯示“生單選單列表”窗口.
⑤分別雙擊第６號入庫單前的選擇欄(共兩行),再單擊“確定”按鈕,係統將采購入庫單自動傳遞過來,生成采購專用發票,如圖２Ｇ５７所示.
９５圖２Ｇ５７錄入采購專用發票⑥單擊“保存”按鈕,保存采購專用發票.(４)采購結算①在采購管理係統中,執行“采購結算”→“自動結算”命令,係統自動彈出“自動結算”窗口.
②單擊“確定”按鈕,係統自動進行結算.(５)采購成本核算①在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“正常單據記賬”命令,打開“正常單據記賬條件”對話框.
②取消對“韓軒服裝倉”和“手表倉”的選擇.
③單擊“確定”按鈕,打開“正常單據記賬”窗口.④單擊“全選”按鈕,如圖２Ｇ５８所示.
圖２Ｇ５８“正常單據記賬列表”窗口⑤單擊“記賬”按鈕,將采購入庫單記賬.
⑥單擊“退出”按鈕,退出“正常單據記賬”窗口.
９６執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口.單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.
選中“采購入庫單(報銷記賬)”複選框.
單擊“確定”按鈕,打開“未生成憑證單據一覽表”窗口.
單擊“選擇”欄,或單擊“全選”按鈕,選中待生成憑證的單據.單擊“確定”按鈕,如圖２Ｇ５９所示.
圖２Ｇ５９“未生成憑證單據一覽表”窗口選擇“轉賬憑證”,分別錄入或選擇“存貨”科目編碼１４０５,“對方”科目編碼１４０１.
單擊“生成”按鈕,生成一張轉賬憑證.修改憑證日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３１”.單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ６０所示.
圖２Ｇ６０存貨入賬的憑證單擊“退出”按鈕退出.(６)財務部門確認應付賬款９７①在應付款管理係統中,執行“應付單據處理”→“應付單據審核”命令,打開“單據過濾條件”對話框.
②單擊“確定”按鈕,係統顯示“應付單據列表”.③單擊“選擇”欄,或單擊“全選”按鈕.
④單擊“審核”按鈕,係統完成審核並給出審核報告.
⑤單擊“確定”按鈕後退出.
⑥執行“製單處理”命令,打開“製單查詢”對話框,選擇“發票製單”.
⑦單擊“確定”按鈕,打開“采購發票製單”窗口.
⑧選擇“轉賬憑證”,修改製單日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ３１”,再單擊“全選”按鈕,選中要製單的采購入庫單,如圖２Ｇ６１所示.
圖２Ｇ６１要製單的“采購入庫單”⑨單擊“製單”按鈕,生成一張轉賬憑證,如圖２Ｇ６２所示.
圖２Ｇ６２轉賬憑證９８⑩單擊“保存”按鈕,單擊“退出”按鈕退出.１０．賬套備份在C盤“供應鏈賬套備份”文件夾中新建“００８Ｇ２Ｇ２普通采購業務(一)”文件夾.將賬套輸出至“００８Ｇ２Ｇ２普通采購業務(一)”文件夾中.
任務三普通采購業務(二)任務準備已經完成項目二中任務二的操作,引入備份文件夾中的“００８Ｇ２Ｇ２普通采購業務(一)”賬套備份數據.將係統日期修改為２０１４年１月３１日,以“００１”操作員(密碼為“１”)的身份登錄００８賬套的“企業應用平台”.
任務要求?錄入或生成采購到貨單、采購入庫單等普通采購業務單據,並進行審核確認?錄入或生成采購發票,並按要求修改采購發票編號?進行采購結算?支付采購款項或確認應付賬款,可以立即製單,也可以月末合並製單任務資料中良貿易公司日常采購業務如下(采購部,業務員:徐敏利):(１)２０１４年１月１０日,收到杭州韓軒服裝廠的專用發票,發票號碼為CG０００６６.發票載明韓軒女套裝１００套,單價３８０元,增值稅率１７％.本公司驗收入庫後立即支付貨款和稅款(現金支票XJ００１０).
(２)２０１４年１月１９日,收到北京天王手表廠根據１月１４日訂購手表的訂單,發來的天王女表和專用發票,發票號碼為CG００１３０.發票上寫明天王女表２０００隻,單價１２０元,增值稅率１７％.同時附有一張運雜費發票,發票載明運雜費２０００元(不能抵扣進項稅),訂貨合同約定運雜費由本公司承擔.經檢驗,手表質量合格(入手表倉),財務部門確認采購成本和該筆應付款項.
９９(３)２０１４年１月２３日,收到北京天王表廠根據１月１８日訂購手表的訂單,發來的天王男表和專用發票,發票號碼為CG００１４６,合同約定運費由對方承擔.專用發票上寫明男表１０００隻,單價１４０元,增值稅率１７％.在驗收入庫(手表倉)時發現損壞５隻,屬於合理損耗.本公司確認後立即付款５０％(電彙DH００２２３７８８８).
操作指導１．第１筆業務的處理本筆業務係２０１３年１２月入庫的服裝,因此,隻需輸入采購發票,執行采購結算並支付款項的操作.操作步驟:(１)采購發票與采購結算①在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,打開“采購專用發票”窗口.單擊“增加”按鈕,修改開票日期為２０１４Ｇ０１Ｇ１０,選擇部門名稱為“采購部”,業務員為“吳桐雨”,並修改發票號為CG０００６６.
②期初已經輸入該筆業務的入庫單,直接拷貝采購入庫單,生成采購專用發票.單擊鼠標右鍵執行“拷貝采購入庫單”命令,打開“過濾條件”窗口,單擊“過濾”按鈕,打開“生單選單列表”窗口,選中第１張入庫單的“選擇”欄,如圖２Ｇ６３所示.
圖２Ｇ６３“生單選單列表”窗口③單擊“確定”按鈕,生成一張“采購專用發票”,修改原幣單價為３８０元.④單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ６４所示.
１００圖２Ｇ６４拷貝生成采購專用發票⑤單擊“現付”按鈕,打開“現付”窗口.選擇結算方式為現金支票,錄入結算金額為４４４６０元,票據號為XJ００１０,銀行賬號為１１２２００１１８８５６等信息.
⑥對完成已現付的發票,單擊“結算”按鈕,即可進行采購發票和采購入庫單的自動結算工作,發票上顯示“已現付”和“已結算”,如圖２Ｇ６５所示.
圖２Ｇ６５現付結算專用發票關鍵點撥對於上月末的暫估業務,執行采購結算後,還需要在存貨核算係統進行暫估處理(具體步驟見存貨核算),以便根據采購發票價格改寫賬簿資料,確認采購成本.
(２)暫估處理１０１①在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“結算成本處理”命令,打開“暫估處理查詢”對話框.
②選中“韓軒服裝倉”前的複選框,如圖２Ｇ６６所示.
圖２Ｇ６６“暫估處理查詢”對話框③單擊“確定”按鈕,打開“暫估結算表”窗口.
④單擊“選擇”欄,或單擊“全選”按鈕,選中要暫估結算的結算單,如圖２Ｇ６７所示.
圖２Ｇ６７結算成本處理⑤單擊“暫估”按鈕.(３)生成“紅字回衝單”憑證１０２①在存貨核算係統中,執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口.
②單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.
③選中“(２４)紅字回衝單”複選框和要生成憑證的單據,如圖２Ｇ６８所示.
圖２Ｇ６８“查詢條件”對話框④單擊“確定”按鈕,打開“未生成憑證單據一覽表”窗口.⑤單擊“選擇”欄,如圖２Ｇ６９所示.
圖２Ｇ６９“未生成憑證單據一覽表”窗口⑥單擊“確定”按鈕,打開“生成憑證”窗口.
⑦錄入“存貨”科目編碼為１４０５,對方科目編碼為２２０２０２.選擇“轉賬憑證”.
⑧單擊“生成”按鈕,生成一張轉賬憑證.⑨單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ７０所示.
１０３圖２Ｇ７０衝銷暫估入賬的轉賬憑證(４)生成“藍字回衝單(報銷)”憑證①執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口.
②單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.
③選中“(３０)藍字回衝單(報銷)”複選框,再單擊“確定”按鈕,打開“未生成憑證單據一覽表”窗口.
④單擊“選擇”欄,再單擊“確定”按鈕,打開“生成憑證”窗口.
⑤修改憑證類別為“轉賬憑證”,錄入“存貨”科目編碼１４０５,“對方”科目編碼１４０１.單擊“生成”按鈕,生成一張轉賬憑證.
⑥單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ７１所示.
圖２Ｇ７１存貨入庫的轉賬憑證１０４⑦單擊“退出”按鈕退出.(５)現付單據審核與製單①在應付款管理係統中,執行“日常處理”→“應付單據處理”→“應付單據審核”命令,打開“應付單過濾條件”對話框.選擇“包含已現結發票”複選框,如圖２Ｇ７２所示.
圖２Ｇ７２“應付單過濾條件”對話框②單擊“確定”按鈕,打開“應付單據列表”窗口.
③單擊“選擇”欄,選中已現付單據.單擊“審核”按鈕,完成對現付發票的審核,如圖２Ｇ７３所示.
１０５圖２Ｇ７３“應付單據列表”窗口④單擊“確定”按鈕,再單擊“退出”按鈕退出.
⑤執行“製單處理”命令,選擇“現結製單”複選框,如圖２Ｇ７４所示.
圖２Ｇ７４“製單查詢”對話框⑥單擊“確定”按鈕,打開“現結製單”窗口.
⑦單擊“全選”按鈕,選擇憑證類別為“付款憑證”.單擊“製單”按鈕,生成一張付款憑證自動傳遞到總賬係統.在總賬係統中可以查詢、審核該付款憑證.
⑧單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ７５所示.
１０６圖２Ｇ７５現結付款憑證⑨單擊“退出”按鈕.
關鍵點撥?采購結算後,現付發票和現付單據才能自動傳遞到應付款係統.
?付款單據也可以在應付款係統手工錄入、審核.
?現付單據隻能通過“應付款係統”→“應付單據審核”命令實現審核.
?現付發票通過“應付款係統”→“憑證處理”命令實現憑證生成.
?可以根據每張現付發票生成付款憑證,也可以月末合並生成付款憑證.
２．第２筆業務的處理本筆業務需要錄入采購入庫單、采購發票、運費發票並進行手工結算.操作步驟:(１)在庫存管理係統中,根據采購訂單生成采購入庫單,並審核.(２)在采購管理係統中,根據采購入庫單生成采購專用發票,修改發票號為CG００１３０.
(３)在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,根據采購入庫單拷貝生成采購專用發票.
(４)在采購管理係統中,執行“采購發票”→“運費發票”命令.單擊“增加”按鈕,手工輸入一張運費發票,修改發票表頭的稅率為０．００,輸入表體內容,存貨名稱為“運輸費”,單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ７６所示.
１０７圖２Ｇ７６運費發票(５)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“手工結算”命令,打開“手工結算”窗口.
(６)單擊“選單”按鈕,再單擊“過濾”按鈕、“刷入”按鈕和“刷票”按鈕,並選擇采購入庫單、采購發票和運費發票,如圖２Ｇ７７所示.
圖２Ｇ７７手工結算選單列表(７)單擊“確定”按鈕,如圖２Ｇ７８所示.
１０８圖２Ｇ７８手工結算選單信息(８)選擇“按數量”單選按鈕,單擊“分攤”按鈕,再單擊“結算”按鈕,係統彈出“完成結算”信息提示框.
(９)單擊“確定”按鈕,如圖２Ｇ７９所示.完成采購入庫單、采購發票和運費發票之間的結算.
圖２Ｇ７９完成手工結算(１０)在查詢結算單列表中,可以查詢到天王女表結算單.執行“業務工作”→“采購結算”→“結算單列表”命令,打開“采購結算單過濾條件”窗口.結算單價為１２１元,暫估單價為１２０元,即為分攤運費後的單價,如圖２Ｇ８０所示.
１０９圖２Ｇ８０結算單列表(１１)單擊“過濾”按鈕,打開“采購結算單列表”窗口,可以查看到第４張結算單的內容.(１２)單擊“退出”按鈕退出.
關鍵點撥?采購運費發票隻能手工錄入,並將運輸費用視為一項“存貨”.
?運費發票上如果載明是市外運輸費,則可以按市外運輸費的７％作為進項增值稅處理,９３％計入采購材料的成本.
?采購訂單、運費發票與采購發票之間隻能通過手工結算完成采購結算.
?采購運費可以按金額分攤,也可以按數量進行分攤.
?采購結算後,由係統自動計算入庫存貨的采購成本.
①確定存貨成本A．單據記賬a．在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“正常單據記賬”命令,打開“正常單據記賬條件”對話框.
b．單擊“確定”按鈕,打開“正常單據記賬”窗口.c．單擊“全選”按鈕,再單擊“記賬”按鈕記賬.
d．單擊“退出”按鈕退出.B．生成憑證a．在存貨核算係統中,執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口.
b．單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.
１１０c．選中“采購入庫單(報銷記賬)”複選框.
d．單擊“確定”按鈕,打開“未生成憑證單據一覽表”窗口.e．單擊“全選”按鈕,再單擊“確定”按鈕.
f．修改憑證類別為“轉賬憑證”,再錄入“存貨”科目為１４０５,“對方”科目為１４０１,“差價”科目為１４０７.
g．單擊“生成”按鈕,生成一張“轉賬憑證”.h．單擊“保存”按鈕保存.
②確定應付賬款A．審核應付單據a．在應付款管理係統中,執行“應付單據處理”→“應付單據審核”命令,打開“單據過濾條件”對話框.
b．單擊“確定”按鈕,打開“應付單據列表”窗口.c．單擊“全選”按鈕,再單擊“審核”按鈕.
B．製單處理a．在應付款管理係統中,執行“製單處理”命令,打開“製單查詢”對話框.b．單擊“確定”按鈕,打開“采購發票製單”窗口.c．單擊“全選”按鈕,修改憑證類別為“轉賬憑證”.再單擊“製單”按鈕,根據采購發票和運費發票分別生成兩張轉賬憑證.
d．單擊“保存”按鈕保存.３．第３筆業務的處理本筆業務需要生成采購入庫單,按照采購訂單生成采購發票,並執行手工采購結算.
操作步驟:(１)在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令,單擊“生單”按鈕,根據采購訂單生單打開“選擇采購訂單或采購到貨單”窗口.
(２)選中“顯示表體”複選框,單擊“庫存單位”欄參照按鈕,選擇“隻”,再修改表體中“本次入庫數量”為９９５．００,如圖２Ｇ８１所示.
１１１圖２Ｇ８１修改入庫單數量(３)單擊“確定”按鈕,生成采購入庫單後單擊“審核”按鈕.
(４)在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,根據采購訂單生成采購發票,修改發票號為CG００１４６.單擊“保存”按鈕,再單擊“現付”按鈕,支付５０％的款項(１６３８００×５０％＝８１９００),另外５０％形成應付款項.
(５)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“手工結算”命令,打開結算窗口.
(６)單擊“選單”按鈕,再單擊“過濾”按鈕、“刷入”按鈕和“刷票”按鈕,並選擇采購發票和采購入庫單,單擊“確定”按鈕.(７)輸入“合理損耗數量”為５．００,如圖２Ｇ８２所示.
圖２Ｇ８２輸入合理損耗數量１１２(８)單擊“分攤”按鈕,再單擊“結算”按鈕,完成結算.(９)查詢結算單列表,可以查詢結算情況.
關鍵點撥?如果采購入庫數量小於發票數量,屬於損耗,可以根據損耗原因在采購手工結算時,在相應欄內輸入損耗數量,即可進行采購結算.
?如果采購入庫數量大於發票數量,則應該在相應損耗數量欄內輸入負數量,係統將入庫數量大於發票的數量視為贈品,不計算金額,降低入庫存貨的采購成本.
?如果入庫數量＋合理損耗＋非合理損耗等項目不等於發票數量,則係統提示不能結算.
?如果針對一張入庫單進行分批結算,則需要手工修改結算數量,並按發票數量進行結算,否則係統會提示“入庫數量＋合理損耗＋非合理損耗不等於發票數量,不能結算”.
?如果在生成發票時沒有立即付款,可以先確認為應付賬款,然後在應付款管理係統手工錄入一張付款單,審核確認後製單,或者期末合並製單.
①確認采購成本在存貨核算係統中,分別執行“正常單據記賬”和“生成憑證”命令.②應付單據審核操作步驟:A．在應付款係統中,執行“應付單據處理”→“應付單據審核”命令,打開“單據過濾條件”對話框.B．選中“包含已現結發票”複選框,如圖２Ｇ８３所示.
１１３圖２Ｇ８３“應付單過濾條件”對話框C．單擊“確定”按鈕,打開“應付單據列表”窗口.D．單擊“全選”按鈕,再單擊“審核”按鈕.
③生成現結憑證操作步驟:A．在應付款係統中,執行“製單處理”命令,打開“製單查詢”對話框.B．選擇“現結製單”複選框,取消“發票製單”複選框,如圖２Ｇ８４所示.
１１４圖２Ｇ８４“製單查詢”對話框C．單擊“確定”按鈕,打開“現結製單”窗口.D．單擊“全選”按鈕,修改憑證類別為“付款憑證”,再單擊“製單”按鈕,生成一張付款憑證.E．單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ８５所示.
圖２Ｇ８５付款憑證１１５４．賬套備份在C盤“供應鏈賬套備份”文件夾中新建“００８Ｇ２Ｇ３普通采購業務(二)”文件夾.將賬套輸出至“００８Ｇ２Ｇ３普通采購業務(二)”文件夾中.
任務四受托代銷業務任務準備已經完成項目二中任務三的操作,引入備份文件夾中的“００８Ｇ２Ｇ３普通采購業務(二)”賬套備份數據.將係統日期修改為２０１４年１月３１日,以“００１”操作員(密碼為“１”)的身份登錄００８賬套的“企業應用平台”.
任務要求?在采購管理或庫存管理係統啟用“受托代銷業務”?在采購管理或庫存管理係統選擇“受托代銷業務必有訂單”?錄入受托代銷訂單、到貨單和入庫單?受托代銷結算任務資料(１)２０１４年１月８日,代羅西尼表廠代銷羅西尼女表２０隻,羅西尼男表３０隻,結算並收到普通發票,發票號為ST０００６６,結算單價分別為７５０元和７００元.
(２)本公司受托代銷羅西尼表廠的羅西尼手表.２０１４年１月１８日,收到羅西尼表廠發來的羅西尼女表８００隻,男表８００隻,單價分別為８８０元和７５０元.
操作指導１．第１筆業務的處理受托代銷業務是一種先銷售後結算的采購模式.其他企業委托本企業代銷其商品,但商品所有權仍然歸委托方,代銷商品售出後,本企業與委托方進行結算,由對方開具正式發票,商品所有權轉移.
操作步驟:(１)在采購管理係統中執行“采購結算”→“受托代銷結算”命令,打開“受１１６托代銷結算”窗口.(２)單擊“選單”按鈕,參照供應商編碼,選擇“羅西尼表廠”.(３)選擇“入庫單”選項卡,係統彈出“選擇入庫單”窗口.單擊“開始加載”按鈕,係統將符合條件的入庫單帶入,分別單擊“選擇”欄,選擇要結算的入庫單記錄.
(４)單擊“確定”按鈕,返回“受托代銷結算”窗口,如圖２Ｇ８６所示.
圖２Ｇ８６“選擇入庫單”後的“受托代銷結算”窗口(５)修改發票日期和結算日期均為２０１４Ｇ０１Ｇ０８,在“發票號”輸入ST０００６６,發票類型選擇“普通發票”,在“稅率”文本框中選擇０．００,“采購類型”選擇“代銷商進貨”,再拖動窗口下方的左右滾動條,分別修改“無稅單價”為７５０和７００;如圖２Ｇ８７所示.
圖２Ｇ８７“受托代銷結算”窗口１１７(６)如果要取消本次結算,單擊“刪除”按鈕,可以取消要結算的入庫單記錄.
(７)單擊“結算”按鈕,係統進行結算,自動生成受托代銷發票、受托代銷結算單,並彈出“完成結算”信息提示對話框,如圖２Ｇ８８所示.
圖２Ｇ８８“完成結算”信息提示對話框(８)單擊“確定”按鈕.(９)單擊“關閉”按鈕.
關鍵點撥?受托代銷結算是企業銷售委托代銷單位的商品後,與委托單位辦理付款結算.
?受托方銷售代銷商品後根據受托代銷入庫單進行結算,也可以在取得委托人的發票後再結算.
?結算表中存貨、入庫數量、入庫金額、已結算數量、已結算金額等信息不能修改.
?結算表中的結算數量、含稅單價、價稅合計、稅額等信息可以修改.
?將會計科目“２３１４代理業務負債”改為“受托代銷商品款”.
(１０)在應付款係統中,執行“應付單據審核”命令,打開“單據過濾條件”對話框.
(１１)單擊“確定”按鈕,打開“應付單據列表”窗口.單擊“全選”按鈕,再單擊“審核”按鈕.(１２)執行“製單處理”命令,製單並保存,如圖２Ｇ８９所示.
１１８圖２Ｇ８９應付賬款的轉賬憑證２．第２筆業務的處理收到委托人發來的代銷商品時,應該及時辦理受托代銷商品入庫手續,也可以先辦理到貨手續,再根據到貨單生成受托代銷入庫單.操作步驟:(１)在采購管理係統中,執行“采購到貨”→“到貨單”命令,打開“采購到貨單”窗口.(２)單擊“增加”按鈕,“業務類型”選擇“受托代銷”.
(３)繼續錄入“采購到貨單”的其他信息,如圖２Ｇ９０所示.
圖２Ｇ９０錄入采購到貨單信息１１９(４)單擊“保存”按鈕.
(５)在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令,單擊“生單”按鈕,打開“采購到貨單”選項卡.單擊“選擇”欄,再選中“顯示表體”複選框,修改入庫日期為２０１４Ｇ０１Ｇ１８,“入庫倉庫”選擇“手表倉”.
(６)單擊“確定”按鈕,生成采購入庫單,再單擊“審核”按鈕.
關鍵點撥?受托代銷入庫單在“庫存管理”係統錄入.
?受托代銷入庫單的業務類型為“受托代銷”.
?受托代銷入庫單可以手工錄入,也可以參照訂單生成.但是如果在采購選項中選擇了“受托代銷業務必有訂單”,則受托代銷業務到貨單、受托代銷入庫單都不能手工錄入,隻能參照采購計劃、采購請購單或銷售訂單生成.
?手工或參照錄入時,隻能針對“受托代銷”屬性的存貨.其他屬性的存貨不能顯示.
?受托代銷的商品必須在售出後,才能與委托單位辦理結算.
?受托代銷入庫單記錄通過“采購管理”→“受托代銷入庫單”或“采購管理”→“入庫單列表”命令實現查詢.
(７)在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“正常單據記賬”命令,打開“正常單據記賬”對話框.
(８)單擊“確定”按鈕,打開“正常單據記賬”對話框.(９)單擊“全選”按鈕,再單擊“記賬”按鈕.
(１０)單擊“退出”按鈕退出.
(１１)執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口.選擇“采購入庫單(暫估記賬)”複選框,打開“未生成憑證單據一覽表”窗口,選擇對應的入庫單,單擊“確認”按鈕,回到“生成憑證”窗口.錄入“存貨”科目編碼１４０５,“應付暫估”科目２２０２０２,“差價”科目１４０７,生成的憑證如圖２Ｇ９１所示.
１２０圖２Ｇ９１轉賬憑證３．賬套備份在C盤“供應鏈賬套備份”文件夾中新建“００８Ｇ２Ｇ４受托代銷業務”文件夾.將賬套輸出至“００８Ｇ２Ｇ４受托代銷業務”文件夾中.
任務五采購特殊業務處理采購環節的特殊業務主要包括暫估業務和采購退貨業務.
任務準備已經完成項目二中任務四的操作,引入備份文件夾中的“００８Ｇ２Ｇ４受托代銷業務”賬套備份數據.將係統日期修改為２０１４年１月３１日,以“００１”操作員(密碼為“１”)的身份登錄００８賬套的“企業應用平台”.
任務要求?增加“非合理損耗類型”———運輸部門責任?對於上月暫估業務,本月發票已到,執行采購結算並確認采購成本?對於本月末采購商品已到但發票未到的業務進行暫估處理?尚未結算的采購退貨業務的處理１２１?已經執行采購結算的采購退貨業務處理?備份００８賬套供應鏈任務數據任務資料(１)２０１４年１月１８日,收到２０１３年１２月２８日暫估業務的專用發票,發票號ZY００２３.發票上載明韓軒男套裝１５５套,單價８６０元,短缺的５套服裝為非合理損耗.已查明屬於運輸部門責任,運輸部門同意賠償５０３１元(尚未收到).財務部門按發票開出轉賬支票(支票號ZY００３３５５９９)支付全部款項.
(２)２０１４年１月２０日,向北京天王手表廠訂購天王女表２００隻,單價１１５元.本月２５日全部到貨,辦理入庫手續.
(３)２０１４年１月２７日,收到本月２２日采購的天王男表３００隻,單價１４０元.２８日驗收入庫時發現２０隻存在質量問題,與對方協商,退貨２０隻,驗收合格的男表辦理入庫手續.
(４)２０１４年１月２８日,發現本月２５日入庫的北京天王女表１００隻存在質量問題,要求該批女表全部退回.與北京天王表廠協商,對方同意全部退貨.對方已經按２００隻開具專用發票.發票已於２７日收到(發票號ZY００３４６),但尚未結算.
(５)２０１４年１月３０日,本月２０日向杭州韓軒服裝廠訂購的８００套女套裝,單價為３４０元,３０日全部到貨並辦理了驗收入庫手續.３１日,發現１０套女套裝有質量問題,經協商,對方同意退貨.當日收到對方開具的專用發票,發票號ZY００５８２,但尚未結算.
(６)２０１４年１月３１日,發現本月３０日入庫的２０件奧康男鞋、１５件奧康女鞋存在質量問題,要求退貨.經與北京奧康服裝廠協商,對方同意退貨.該批服裝已於３０日辦理采購結算(注:當時收到的專用發票號碼為CG００１２３).
(７)２０１４年１月３１日,本月２０日向杭州韓軒服裝廠訂購３００套韓軒男套裝,單價８００元,男套裝已於本月２６日收到並驗收入庫,但發票至今未收到.
操作指導１．第１筆業務的處理本筆業務屬於上年１２月末的暫估業務,本月需要輸入(拷貝生成)采購發票,執行采購結算,進行暫估處理,確認采購成本.操作步驟:(１)在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,打開“采１２２購專用發票”窗口.(２)單擊“增加”按鈕,修改發票號為ZY００２３項目.
(３)把采購選項“普通業務必有訂單”取消,然後手工製單.(４)原采購入庫單上的采購單價為８００元,入庫數量為１５０套,而發票載明單價８６０元,數量１５５套.此處應按發票修改采購單價為８６０元,數量為１５５套.全部信息確認無誤後單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ９２所示.
圖２Ｇ９２修改采購專用發票價格(５)單擊“現付”按鈕,打開“采購現付”對話框,輸入結算方式(轉賬支票)、結算金額(１５５９６１)、票據號(ZY００３３５５９９)和銀行賬號(１１２２００１１８８５６),如圖２Ｇ９３所示.
圖２Ｇ９３“采購現付”對話框１２３(６)確認所有付款信息後,單擊“確定”按鈕,在“采購專用發票”上打上了“已現付”標記.然後退出采購管理係統.
(７)選擇“設置”選項卡,執行“基礎檔案”→”業務工作”→“非合理損耗類型”命令,增加“非合理損耗類型編碼”為０１,“非合理損耗類型名稱”為運輸部門責任,單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ９４所示.
圖２Ｇ９４非合理損耗類型設置(８)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“手工結算”命令,打開“手工結算”窗口.
(９)單擊“選單”按鈕,彈出“結算選單”窗口.單擊“刷票”按鈕,彈出“過濾條件”窗口,再單擊“過濾”按鈕,設置過濾條件為“日期為２００９年１２月１日—２０１４年１月３１日”.單擊“確定”按鈕.
(１０)單擊“刷入”按鈕、“刷票”按鈕,並選擇相應的采購入庫單和采購發票,如圖２Ｇ９５所示.
１２４圖２Ｇ９５選擇采購入庫單和采購發票(１１)分別選擇“全選”按鈕,再單擊“確定”按鈕.
(１２)在發票的“非合理損耗數量”欄輸入５．００,“非合理損耗金額”為４３００(５×８６０),“非合理損耗類型”選擇“０１”,在“進項稅轉出金額”欄輸入７３１元(５×８６０×０．１７),如圖２Ｇ９６所示.
圖２Ｇ９６非合理損耗結算(１３)單擊“結算”按鈕,係統彈出“完成結算”信息提示框.
關鍵點撥?采購溢缺處理需要分清溢缺原因和類型,並分別進行處理.
?如果為非合理損耗,需要在采購管理係統中設置非合理損耗的類型,否１２５則,不能結算.
?采購溢缺的結算隻能采用手工結算.
?隻有“發票數量＝結算數量＋合理損耗數量＋非合理損耗數量”,該條入庫單記錄與發票記錄才能進行采購結算.
?如果入庫數量大於發票數量,則在選擇發票時,在發票的附加欄“合理損耗數量”“非合理損耗數量”“非合理損耗金額”中輸入溢餘數量和溢餘金額,數量、金額為負數.係統將多餘數量按贈品處理,隻是降低了入庫貨物的單價,與企業的分批結算概念不同.
?如果入庫數量小於發票數量,則在選擇發票時,在發票的附加欄“合理損耗數量”“非合理損耗數量”“非合理損耗金額”中輸入短缺數量、短缺金額,數量、金額為正數.
?如果是非合理損耗,應該轉出進項稅額.
?本月對上月暫估業務執行采購結算後,還需要在存貨核算係統記賬後,執行結算成本處理(具體處理方法見存貨核算相關業務處理).
①應付款係統在應付款管理係統中,對“包含已現結發票”的應付單據進行審核並“製單處理”→“現結製單”,如圖２Ｇ９７所示.
圖２Ｇ９７付款憑證②存貨核算係統操作步驟:A．結算成本處理１２６a．在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“結算成本處理”命令,打開“暫估處理查詢”對話框.b．選中“韓軒服裝倉”前的複選框,如圖２Ｇ９８所示.
圖２Ｇ９８“暫估處理查詢”對話框c．單擊“確定”按鈕,打開“暫估結算表”窗口.d．選中入庫單號為０００００００００２的入庫單,如圖２Ｇ９９所示.
圖２Ｇ９９暫估結算表e．單擊“暫估”按鈕,再單擊“退出”按鈕.B．生成衝銷暫估入賬業務的憑證a．在存貨核算係統中,執行“財務核算”→“生成憑證”命令,打開“生成憑證”窗口.
１２７b．單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.c．選中“(２４)紅字回衝單”複選框,並單擊“確定”按鈕.在“未生成記賬憑證單據一覽表”窗口中,單擊“選擇”按鈕,再單擊“確定”.d．選中要生成憑證的單據,修改憑證類別為“轉賬憑證”,錄入“存貨”科目編碼１４０５,“對方”科目編碼２２０２０２.
e．單擊“生成”按鈕,生成一張紅字憑證,如圖２Ｇ１００所示.
圖２Ｇ１００衝銷暫估入庫的轉賬憑證f．單擊“保存”按鈕,左上角打上“已生成”標記.
C．生成“藍字回衝單(報銷)”的憑證a．在存貨核算係統的“生成憑證”窗口中,單擊“選擇”按鈕,打開“查詢條件”對話框.b．選擇“(３０)藍字回衝單(報銷)”複選框,如圖２Ｇ１０１所示.
１２８圖２Ｇ１０１“查詢條件”對話框c．單擊“確定”按鈕,打開“未生成記賬憑證單據一覽表”窗口.d．單擊“選擇”欄,如圖２Ｇ１０２所示.
圖２Ｇ１０２“未生成憑證單據一覽表”窗口e．單擊“確定”按鈕.f．準確無誤地錄入相關信息,如圖２Ｇ１０３所示.
圖２Ｇ１０３錄入存貨和對方科目１２９g．單擊“生成”按鈕,生成一張轉賬憑證,如圖２Ｇ１０４所示.
圖２Ｇ１０４轉賬憑證２．第２筆業務的處理本筆業務需要錄入采購訂單、采購到貨單和采購入庫單.操作步驟:(１)在采購管理係統中,執行“采購訂貨”→“采購訂單”命令,增加一張采購訂單.輸入采購天王女表２００隻,單價１１５元等內容,單擊“保存”按鈕,再單擊“審核”按鈕.
(２)在采購管理係統中,執行“采購到貨”→“到貨單”命令,參照采購訂單生成天王女表的采購到貨單.單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ１０５所示.
圖２Ｇ１０５采購到貨單(３)在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令.在采購入１３０庫單窗口,直接單擊“生單”按鈕,選擇到貨單生成采購入庫單,單擊“保存”按鈕,再單擊“審核”按鈕.
(４)在存貨核算係統中,執行“業務核算”→“正常單據記賬”命令進行單據記賬.
注意:由於此時尚未收到采購發票,還未進行采購結算,暫不生成憑證,也暫不確認應付賬款.
３．第３筆業務的處理本筆業務屬於入庫前部分退貨業務,需要錄入采購訂單、采購到貨單和退貨單,並根據實際入庫數量輸入采購入庫單.操作步驟:(１)填製采購訂單和采購到貨單①２０１４年１月２２日,在采購管理係統中,執行“采購訂貨”→“采購訂單”命令,增加采購訂單.輸入天王男表３００隻,單價１４０元,單擊“保存”按鈕,再單擊“審核”按鈕.
②２０１４年１月２７日,執行“到貨”→“到貨單”命令,根據采購訂單生成采購到貨單.
③２０１４年１月２８日,入庫時發現２０隻男表不合格,需要開具２０隻男表的退貨單.執行“到貨”→“到貨退回單”命令,輸入並保存一張紅字采購到貨單,退貨數量為負數,如圖２Ｇ１０６所示.
圖２Ｇ１０６部分采購退貨單(２)填製采購入庫單①２０１４年１月２８日,輸入一張采購入庫單.在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令.
１３１②單擊“生單”按鈕,打開“選擇采購訂單或采購到貨單”對話框,選擇“采購到貨單”選項卡.選中第５號單據的“選擇”欄,再選中“顯示表體”複選框.修改入庫日期為“２０１４Ｇ０１Ｇ２８”,“入庫倉庫”選擇“手表倉”,拖動表下方的滾動條到最後.修改“本次入庫數量”為２８０,如圖２Ｇ１０７所示.
圖２Ｇ１０７到貨單生單列表③單擊“確定”按鈕,生成一張采購入庫單.單擊“審核”按鈕,審核采購入庫單,如圖２Ｇ１０８所示.
圖２Ｇ１０８已審核的采購入庫單關鍵點撥?尚未辦理入庫手續的退貨業務,隻需要開具退貨單,即可完成退貨業務的處理.
１３２?收到對方按實際驗收數量開具的發票後,按正常業務辦理采購結算.
４．第４筆業務的處理本筆業務屬於結算前全部退貨業務,需要編製退貨單、紅字采購入庫單,進行紅藍入庫單和采購發票的手工結算.
操作步驟:(１)２０１４年１月２７日,根據采購入庫單生成采購發票,修改發票號為ZY００３４６.在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令,打開專用發票輸入窗口,並根據２５日填製的采購入庫單生成采購專用發票,如圖２Ｇ１０９所示.
圖２Ｇ１０９采購專用發票(２)２０１４年１月２８日,在采購管理係統中,執行“采購到貨”→“到貨退回單”命令.單擊“增加”按鈕,參照２５日填製的采購到貨單、采購訂單生成紅字退貨單,單據上列明退貨商品天王女表,退貨數量２００隻,單價１１５元等信息.單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ１１０所示.
圖２Ｇ１１０全額退貨單１３３(３)在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令,打開“采購入庫單”窗口.單擊“生單”按鈕,選擇采購到貨單,在到貨單列表中,選中到貨單再選中“顯示表體”複選框並填製其他信息(即紅字到貨單),如圖２Ｇ１１１所示.
圖２Ｇ１１１到貨單生單列表(４)單擊“確定”按鈕,確認生單,係統自動生成一張紅字采購入庫單.單擊“審核”按鈕.
(５)在采購管理係統中,執行“采購發票”→“紅字專用采購發票”命令,打開“輸入紅字發票”窗口,單擊“增加”按鈕,輸入表頭信息.在表體任意位置單擊鼠標右鍵,選擇“拷貝采購入庫單”,在采購入庫單列表中,選中“紅字采購入庫單”(負數量),如圖２Ｇ１１２所示.
圖２Ｇ１１２拷貝並執行１３４(６)單擊“確定”按鈕,係統自動生成一張紅字專用采購發票.單擊“保存”按鈕,如圖２Ｇ１１３所示.
圖２Ｇ１１３紅字專用采購發票(７)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“自動結算”命令,打開“自動結算”對話框,選擇“紅藍入庫單”和“紅藍發票”複選框,如圖２Ｇ１１４所示.
圖２Ｇ１１４“自動結算”對話框１３５(８)單擊“確定”按鈕,完成紅藍入庫單和紅藍發票的自動結算,如圖２Ｇ１１５所示.
圖２Ｇ１１５紅藍單據結算成功(９)單擊“確定”按鈕.
關鍵點撥?如果在采購管理係統中的采購選項設置為“普通業務必有訂單”,則紅字采購入庫單必須根據紅字到貨單生成.如果需要手工錄入,則需要先取消采購選項的設置.
?結算前的退貨業務如果隻是錄入到貨單,則隻需開具到貨退回單,不用進行采購結算,按照實際入庫數量錄入采購入庫單.
?如果退貨時已經錄入采購入庫單,但還沒有收到發票,則隻需要根據退貨數量錄入紅字入庫單,對紅藍入庫單進行自動結算.
?如果已經錄入采購入庫單,同時退貨時已經收到采購發票,則需要根據退貨數量錄入紅字采購入庫單,並錄入采購發票及紅字采購發票,其中發票上的數量＝原入庫單數量－紅字入庫單數量.這時需要采用手工結算方式將紅字采購入庫單與原采購入庫單、紅字采購發票與原采購發票進行采購結算,以衝抵原入庫數量.
５．第５筆業務的處理本筆業務屬於結算前部分退貨.２０日已經輸入采購訂單;３０日開具到貨１３６單和采購入庫單;３１日退貨時輸入紅字到貨單和紅字采購入庫單,並按合格服裝的實際數量輸入采購發票.
操作步驟:(１)在采購管理係統中,執行“采購訂貨”→“采購訂單”命令.單擊“增加”按鈕,修改采購日期為２０日,訂購韓軒女套裝８００套,單價３４０元,保存並審核.
(２)在采購管理係統中,執行“采購到貨”→“到貨單”命令.單擊“增加”按鈕,修改日期為３０日,收到杭州韓軒服裝廠發來的８００套女套裝,參照采購訂單生成采購到貨單並保存.
(３)在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令.單擊“生單”按鈕,選擇參照“采購到貨單”生成采購入庫單,並在生單選單列表中,選中到貨單,單擊“確定”按鈕.在生成的采購入庫單界麵,單擊“審核”按鈕,審核並確認采購入庫單.
(４)３１日,發現１０套女套裝存在質量問題,在采購管理係統參照生成到貨退回單並保存,如圖２Ｇ１１６所示.
圖２Ｇ１１６部分采購退貨單(５)在庫存管理係統中參照生成紅字入庫單並審核,如圖２Ｇ１１７所示.
１３７圖２Ｇ１１７部分退貨紅字入庫單(６)３１日,在采購管理係統中,執行“采購發票”→“專用采購發票”命令.單擊“增加”按鈕,修改專用發票號為ZY００５８２,根據原入庫數量扣除退貨數量後的實際數量(７９０)和發票單價３４０元,參照生成采購專用發票,如圖２Ｇ１１８所示.
圖２Ｇ１１８采購專用發票(７)執行“采購結算”→“手工結算”命令,在“條件過濾”窗口選擇“入庫單和發票”,采用手工結算方式將紅字采購入庫單與原采購入庫單和采購發票進行結算,衝抵原入庫數量,如圖２Ｇ１１９所示.
１３８圖２Ｇ１１９部分退貨手工結算(８)單擊“確定”按鈕,進行結算.(９)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“結算單列表”命令,選中所要查詢的采購結算單記錄並雙擊,打開該結算表.采購退貨結算單如圖２Ｇ１２０所示.
圖２Ｇ１２０采購退貨結算單６．第６筆業務的處理本筆業務屬於已經辦理結算手續的采購退貨業務,需要輸入到貨退回單、紅字采購入庫單和紅字采購發票,並進行手工結算.操作步驟:(１)在采購管理係統中,執行“采購到貨”→“到貨退回單”命令.單擊“增１３９加”按鈕,拷貝相應的采購到貨單,修改退貨數量為２０件男風衣,單價１５０元;女風衣１５件,單價１２０元,並保存,如圖２Ｇ１２１所示.
圖２Ｇ１２１采購到貨單(２)在庫存管理係統中,執行“入庫業務”→“采購入庫單”命令.單擊“生單”按鈕,選擇“采購到貨單”生單,在“生單選單列表”中選中相應的采購到貨單.單擊“確定”按鈕,並對生成的采購入庫單進行審核.
(３)在采購管理係統中,執行“采購發票”→“紅字專用采購發票”命令,單擊“增加”按鈕,參照紅字采購入庫單生成紅字專用采購發票,單擊“保存”按鈕.
(４)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“手動結算”命令.選擇“奧康男鞋、女鞋發票及入庫單”,單擊“確定”按鈕,執行結算.
(５)在采購管理係統中,執行“采購結算”→“結算單列表”命令,選中所要查詢的采購結算單記錄並雙擊,打開該結算表,可以查詢、打印該結算單,如圖２Ｇ１２２所示.
圖２Ｇ１２２奧康皮鞋退貨結算單１４０７．第７筆業務的處理本筆業務屬於貨到發票未到的業務,月末發票依然未到,應該進行暫估處理.本筆業務在本月末隻需要輸入采購訂單、到貨單、采購入庫單;下月收到發票並輸入後,係統自動執行“單到回衝”;執行采購結算,並在存貨核算係統執行暫估處理,係統自動改寫賬簿記錄.８．賬套備份在C盤“供應鏈賬套備份”文件夾中新建“００８Ｇ２Ｇ５采購特殊業務處理”文件夾.將賬套輸出至“００８Ｇ２Ｇ５采購特殊業務處理”文件夾中.
１４１項目(任務)實施報告模板職業技術學院(級專業)項
目實
施報
告專業班級:學號:姓名:指導教師:實施地點:日期:１４２—學年第學期課程名稱:目的和要求:目的:要求:項目(任務):項目實施過程(圖文):心得體會:簽名:年月日１４３功能概述銷售是企業經營貨物的中心,是企業生產經營的實現過程.銷售部門在企業供應鏈中處於市場與企業接口的位置,其主要職能就是為客戶提供產品及其服務,從而實現企業的資金周轉並獲取利潤,為企業提供生存與發展的動力.
銷售管理係統主要提供對企業銷售業務全流程的管理.銷售管理係統支持以銷售訂單為核心的業務模式,支持普通批發銷售、零售、委托代銷業務、直運銷售業務、分期收款銷售和銷售調撥等多種類型的銷售業務,滿足不同用戶需求,用戶可以根據實際情況構建自己的銷售管理平台.
銷售管理的主要功能包括:(１)有效管理客戶.對客戶進行分類管理,維護客戶檔案,製定針對客戶的價格政策,建立長期穩定的銷售渠道.
(２)根據市場需求信息,進行產品銷售預測.
(３)編製銷售計劃.銷售計劃的編製是按照客戶訂單、市場預測情況和企業生產情況,對一定時期內企業的銷售品質、各品種的銷售量與銷售價格做出安排.企業也可以根據某個部門或某個業務員製訂銷售計劃.
(４)銷售訂單管理.根據客戶的訂單數量,輸入、修改、查詢、審核銷售訂單,了解訂單的執行或未執行情況.
(５)銷售物流管理.根據銷售訂單填製或生成銷售發貨單,並根據銷售發貨單生成銷售出庫單,在庫存管理係統辦理出庫.
(６)銷售資金流管理.依據銷售發貨單開具銷售發票,發票審核後即可確認收入,形成應收賬款,在應收款管理係統可以查詢和製單,並據此收款.
(７)銷售計劃管理.以部門、業務員、存貨、存貨類及其組合為對象,考核１４４銷售的計劃數與定額數的完成情況,並進行考核評估.
(８)價格政策.係統能夠提供曆次售價、最新成本加成和按價格政策定價等三種價格依據,同時,按價格政策定價時,支持商品促銷價,可以按客戶定價,也可以按存貨定價.按存貨定價時還支持按不同自由項定價.
(９)信用管理.係統提供了針對信用期限和信用額度兩種管理製度,同時,既可以針對客戶進行信用管理,又可以針對部門、業務員進行信用額度和信用期限的管理.如果超過信用額度,可以逐級向上審批.
(１０)遠程應用.可以對銷售訂單、銷售發票、發貨單、現收款單等進行遠程輸入、查詢.
(１１)批次與追蹤管理.對於出庫跟蹤入庫屬性的存貨,在銷售開單時,可以手工選擇明細的入庫記錄,並提供先進先出、後進先出兩種自動跟蹤的方法.
項目實施目的與要求運用銷售管理係統對普通銷售業務、直運銷售業務、分期收款業務、銷售零售業務及銷售退貨業務等進行處理,正確及時處理各類銷售業務,以便及時確認銷售收入,確認並收取應收款項.銷售管理係統能夠與應收款管理係統、總賬係統集成使用,以便及時處理銷售款項,並對銷售業務進行相應的賬務處理.通過本章的學習,要求能夠掌握主要銷售業務的處理流程、處理方法和處理步驟,深入了解銷售管理係統與供應鏈係統的其他子係統、與ERP係統中的相關子係統之間的緊密聯係和數據傳遞關係,以便正確處理銷售業務和與銷售相關的其他業務.
教學建議８
課時.
建議本章上機操作練習任務一銷售係統初始化任務準備已經完成項目二中任務五的操作,引入備份文件夾中的“００８Ｇ２Ｇ５采購特１４５殊業務處理”賬套備份數據.將係統日期修改為２０１４年１月３１日,以“００１”操作員(密碼為“１”)的身份登錄００８賬套的“企業應用平台”.
任務要求?設置銷售管理係統的參數?設置應收款管理係統的參數?輸入銷售管理係統的期初數據?備份賬套任務資料１．設置銷售管理係統參數?有委托代銷業務?有零售日報業務?有分期收款業務?直運銷售業務?銷售生成出庫單?普通銷售必有訂單?新增發貨單參照訂單生成?新增退貨單、新增發票參照發貨單生成?其他設置由係統默認２．應收款管理係統參數設置和初始設置(１)應收款管理係統選項(見表３Ｇ１所示)表３Ｇ１應收款管理係統選項應收款核銷方式按單據單據審核日期依據單據日期控製科目依據按客戶受控科目製單方式明細到單據銷售科目依據按存貨壞賬處理方式應收餘額百分比法(２)初始設置?基本科目設置:應收科目１１２２,預收科目２２０３,銷售收入科目６００１,稅金科目２２２１０１０２.
?控製科目設置:按客戶設置.應收科目１１２２,預收科目２２０３.
?產品科目設置:按商品設置.銷售收入和銷售退回科目６００１,應交增１４６值稅科目２２２１０１０２.
?結算方式科目設置:現金支票、轉賬支票、電彙科目統為１００２.
?壞賬準備設置:提取比率１％,壞賬準備期初餘額為０,壞賬準備科目１２３１,對方科目６７０１.
３．單據設置允許手工修改銷售專用發票號.
４．銷售管理係統期初數(銷售係統價格均為不含稅價)(１)期初發貨單①２００９年１２月８日,韓軒女套裝５００套,單價５００元,韓軒服裝倉;上海市永安百貨公司,銷售部門為“批發部”,銷售類型為“批發銷售”.
②２００９年１２月１０日,天王女表１００隻,單價２２０元,手表倉;客戶為“蘇州泰華”公司,銷售部門為“批發部”,銷售類型為“批發銷售”.
(２)分期收款發出商品期初數２００９年１２月１５日,給重慶子公司(廣東藍海貿易公司)發出韓軒男套裝４００套,單價１５００元,屬於韓軒服裝倉,銷售部門為“批發部”,銷售類型為“批發銷售”.
操作指導１．銷售管理係統參數設置銷售管理係統參數的設置,是指在處理銷售日常業務之前,確定銷售業務的範圍、類型及對各種銷售業務的核算要求,這是銷售管理係統初始化的一項重要工作.因為一旦銷售管理開始處理日常業務,有的係統參數就不能修改,有的也不能重新設置.因此,在係統初始化時應該設置好相關的係統參數.
操作步驟:(１)在企業應用平台中,執行“供應鏈”→“銷售管理”命令,打開銷售管理係統.
(２)在係統菜單下,執行“設置”→“銷售選項”命令,打開“選項”對話框.(３)打開“業務控製”選項卡,選中“有零售日報業務”“有委托代銷業務”“有直運銷售業務”“有分期收款業務”“銷售生成出庫單”“普通銷售必有訂單”複選框,如圖３Ｇ１所示.
１４７圖３Ｇ１“業務控製”選項卡(４)打開“其他控製”選項卡,“新增發貨單默認”選擇“參照訂單”;“新增退貨單默認”選擇“參照發貨”;“新增發票默認”選擇“參照發貨”.其他選項按係統默認設置,如圖３Ｇ２所示.
圖３Ｇ２“其他控製”選項卡(５)單擊“確定”按鈕,保存銷售係統的參數設置.２．應收款管理係統參數設置和初始設置１４８應收款管理係統與銷售管理係統在聯用的情況下,兩個係統存在數據傳遞關係.因此,啟用銷售管理係統的同時,應該啟用應收款管理係統.應收款管理係統參數設置和初始設置,都是係統的初始化工作,應該在處理日常業務之前完成.如果應收款管理係統已經進行了日常業務處理,則其係統參數和初始設置就不能隨便修改了.
操作步驟:(１)執行“企業應用平台”→“財務會計”→“應收款管理”命令.
(２)在係統菜單下,執行“設置”→“選項”命令,打開“賬套參數設置”對話框.
(３)打開“常規”選項卡,單擊“編輯”按鈕,使所有參數處於可修改狀態,按任務要求設置係統參數,如圖３Ｇ３所示.
圖３Ｇ３“常規”選項卡(４)打開“憑證”選項卡,按任務要求修改憑證參數的設置,如圖３Ｇ４所示.
１４９圖３Ｇ４“憑證”選項卡(５)單擊“確定”按鈕,保存應收款管理係統的參數設置.
(６)執行“初始設置”→“基本科目設置”命令,根據任務要求對應收款管理係統的基本科目進行設置,如圖３Ｇ５所示.
圖３Ｇ５應收款管理係統基本科目設置１５０(７)執行“控製科目設置”命令,根據任務要求對應收款管理係統的控製科目進行設置,即按客戶設置應收款、預收款科目,如圖３Ｇ６所示.
圖３Ｇ６應收款管理係統控製科目設置(８)執行“產品科目設置”命令,根據任務要求對應收款管理係統的產品科目進行設置,即按存貨設置銷售收入科目、應交增值稅科目和銷售退回科目,如圖３Ｇ７所示.
圖３Ｇ７應收款管理係統產品科目設置１５１(９)執行“結算方式科目設置”命令,根據任務要求對應收款管理係統的結算方式科目進行設置,如圖３Ｇ８所示,單擊“保存”按鈕保存設置.
圖３Ｇ８應收款管理係統結算方式科目設置(１０)執行“壞賬準備設置”命令,分別錄入相關內容並確認,如圖３Ｇ９所示.
圖３Ｇ９應收款管理係統壞賬準備設置以上已經完成應收款管理設置,單擊“退出”按鈕,退出初始設置.
１５２３．單據編號設置在企業應用平台中,打開“設置”選項卡,執行“單據設置”→“單據編碼設置”命令,打開“單據編號設置”對話框.選擇“編號設置”選項卡,執行“銷售管理”→“銷售專用發票”命令,單擊對話框右上方的“修改”按鈕,選中“手工改動,重號時自動重取(T)”複選框,如圖３Ｇ１０所示.單擊“保存”按鈕,保存設置,再單擊“退出”按鈕.
圖３Ｇ１０“單據編號設置”選項卡４．銷售管理係統期初數據錄入在銷售管理係統啟用期初,對於已經發貨尚未開具發票的貨物,應該作為期初發貨單錄入銷售管理係統的期初數據中,以便將來開具發票後,進行發票複核,即銷售結算.