前言用友ERPＧU８是當前最流行的財務軟件之一.本書在繼承整合應用、集成管理、決策分析的基礎上,重點擴展了產品的多語言支持,整合了分銷管理、零售管理,進一步完善生產製造和人力資源管理,對平台和其他業務領域的應用功能、流程、界麵等進行了改進和完善,使之在功能特點、總體結構方麵有了較大提高,運行環境也有了相應的變化.
本書任務案例典型,內容豐富,具有很強的針對性.讀者可以通過一個個任務親自體驗ERP供應鏈管理係統的功能,掌握其功能特點及應用方式,提高信息化環境下的業務處理能力.
本書共分６個項目,以用友ERPＧU８．７２為任務平台,以一個單位的經濟業務貫穿始終,分別介紹了ERP供應鏈管理係統中最重要和最基礎的采購、銷售、庫存、存貨四個子係統的應用方法.每個項目的內容中都包括功能概述、任務目的與要求以及教學建議,每個任務都包括任務準備、任務要求、任務資料和操作指導.功能概述主要介紹各個係統的基本功能;任務目的與要求部分明確了通過該任務應該掌握的知識點;教學建議中提示了在教學過程中應該注意的問題和建議的教學時間;任務準備部分指出了為了完成本任務應該準備的數據環境;任務要求部分對任務內容提出了具體要求;任務資料部分提供了企業業務數據作為任務的背景資料;操作指導部分針對任務要求和任務資料,具體描述了完成任務的操作步驟,並且給出了操作中應該注意的重點問題.
１本書既可作為用友ERP認證培訓教學用書,也可作為大中專院校財經類相關專業的教學實訓教材.同時,為了適應“用友杯”會計信息化和全國會計技能賽,特附上競賽樣題以供參考.
本書在編寫過程中得到了用友股份有限公司的大力支持和幫助,筆者在此表示衷心的感謝.
由於時間和水平有限,書中難免有疏漏和不當之處,懇請讀者批評指正.
張祥豔２０１５年１２月２
目錄項目一供應鏈基礎設置１任務一係統管理２任務二業務基礎設置１４任務三財務基礎設置４２項目二采購管理４９任務一采購係統初始化５０任務二普通采購業務(一)７１任務三普通采購業務(二)９９任務四受托代銷業務１１６任務五采購特殊業務處理１２１項目三銷售管理１４４任務一銷售係統初始化１４５任務二普通銷售業務(一)１５６任務三普通銷售業務(二)１８７任務四銷售退貨業務２００任務五直運銷售業務２１０任務六分期收款銷售業務２２０任務七零售日報業務２３０項目四庫存管理２３８任務一調撥業務２３９任務二盤點２４２任務三其他業務２４７１
項目五存貨核算２５２任務一存貨價格及結算成本處理２５３任務二單據記賬２５７項目六期末處理２６２任務一期末處理２６３任務二賬表查詢及生成憑證２６８附錄“用友杯”會計信息化競賽樣題２７６２
功能概述用友供應鏈管理係統是一個通用係統,其中包含麵向不同企業對象的解決方案.而不同企業所屬行業不同,管理模式不同,業務處理也有一定差異.那麼,如何將通用係統與企業特色相結合,構造適合於企業管理特點的供應鏈管理係統呢?一般來說,企業應該經過大量的調研,對本行業、本企業的生產經營特點進行具體深入的分析,並結合供應鏈管理係統所提供的管理功能,來確定企業個性化應用方案.
供應鏈管理係統的建賬工作是在係統管理中完成的.係統管理的主要功能是對用友ERPＧU８管理係統的各個產品進行統一操作管理和數據維護,包括以下內容:?賬套管理.賬套指的是一組相互關聯的數據,每一個企業(或每一個獨立核算部門)的數據在係統內部都體現為一個賬套.賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等.
?年度賬管理.在用友ERPＧU８管理係統中,每個賬套裏都存有企業不同年度的數據,稱為年度賬.年度賬管理包括年度賬的建立、引入、輸出和結轉上年數據,清空年度數據等.
?操作員及其權限的集中管理.為了保證係統數據的安全與保密,係統管理提供了操作員及其權限的集中管理功能.通過對係統操作分工和權限的管理,一方麵可以避免與業務無關的人員進入係統;另一方麵可以對係統所包含的各個子係統的操作進行協調,以保證各負其責.操作員和其權限的管理主要包括設置用戶、定義角色及設置用戶功能權限.
一個賬套可以由多個子係統組成,這些子係統共享公用的基礎信息.在１
啟用新賬套時,應根據企業的實際情況和業務要求,先手工整理出一份基礎資料,而後將這些資料按照係統的要求錄入到係統中,以便完成係統的初始建賬工作.基礎設置的內容較多,主要包括部門檔案、職員檔案、客戶分類、客戶檔案、供應商分類及供應商檔案等.
項目實施目的與要求係統學習係統管理和基礎設置的主要內容與操作方法.要求掌握係統管理中設置操作員、建立賬套和設置操作員權限的方法,掌握基礎設置的內容和方法,熟悉賬套輸出和引入的方法.
教學建議供應鏈基礎設置是學習和使用ERPＧU８供應鏈管理係統的基礎.
建議本章上機操作練習６
課時.
任務一係統管理任務準備已經安裝了用友ERPＧU８供應鏈管理軟件.分析本企業所在的行業、經濟類型和生產經營特點,了解企業管理的核算和管理要求,確定本企業個性化的應用方案.
任務要求?增加操作員?建立核算單位賬套(暫時不啟用任何係統)?對操作員進行授權?啟用供應鏈及其相關子係統?賬套備份２
任務資料(１)建賬信息賬套號:００８;賬套名稱:供應鏈賬套;啟用會計期間:２０１４年１月１日.(２)單位信息單位名稱:福州天順有限公司;單位簡稱:福州天順;單位地址:福州市鼓樓區八一七路５８號;法人代表:劉星宇;郵政編碼:３５００００;聯係電話:０５９１Ｇ６６３６８８６６;稅號:１１０５５７４２１５２２２６６.(３)核算類型該企業記賬本位幣為人民幣(RMB);企業類型為商業;行業性質為２００７新會計製度科目;賬套主管張明;按行業性質預設會計科目.(４)基礎信息該企業有外幣核算,進行經濟業務處理時,需要對存貨、客戶、供應商進行分類.
(５)分類編碼方案?科目編碼級次:４Ｇ２Ｇ２Ｇ２?部門編碼級次:２Ｇ２?客戶分類編碼級次:２Ｇ２?供應商分類編碼級次:２Ｇ２?存貨分類編碼級次:２Ｇ３?收發類別編碼級次:１Ｇ２?結算方式編碼級次:２(６)設置數據精度該企業對存貨數量、存貨單價、開票單價、件數、換算率等小數位數約定為２位.(７)角色分工及其權限?００１張明(口令１)角色:賬套主管?００２陳靜(口令２)角色:采購主管、銷售主管、倉庫主管、存貨核算員負責購銷存業務,具有采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨核算的全部操作權限,還擁有總賬、應收係統、應付係統的全部操作權限(此處授予如此多的權限是便於操作,實際工作中需要根據本單位實際情況進行授權).
３(８)啟用的係統和啟用日期２０１４年１月１日分別啟用００８賬套的“采購管理”“銷售管理”“庫存管理”“存貨核算”“總賬”“應收”“應付”係統.
操作指導１．注冊係統管理操作步驟:(１)執行“開始”→“程序”→“用友ERPＧU８”→“係統服務”命令,啟動係統管理.
(２)執行“係統”→“注冊”命令,打開“登錄”對話框.(３)係統中預先設定了一個係統管理員admin的賬號,第一次運行時在“操作員”文本框中輸入操作員名稱,係統管理員密碼為空,單擊“確定”按鈕,則以係統管理員身份進入係統管理.
關鍵點撥?係統管理員是用友ERPＧU８管理係統中權限最高的操作員,他對係統數據安全和運行安全負責.因此,企業安裝用友ERPＧU８管理係統後,應該及時更改係統管理員的密碼,以保障係統的安全性.用友ERPＧU８默認係統管理員密碼為空.
?設置或更改係統管理員密碼的方法是:在係統管理“登錄”對話框中輸入操作員密碼後,選中“改密碼”複選框,單擊“確定”按鈕,打開“設置操作員口令”對話框,在“新口令”文本框中輸入係統管理員的新密碼,在“確認新口令”文本框中再次輸入相同的新密碼,單擊“確定”按鈕進入“用友ERPＧU８[係統管理]”窗口.
?鑒於係統管理在用友ERPＧU８管理係統中的重要地位,係統隻允許兩種角色登錄係統管理,一是係統管理員,二是賬套主管.如果是初次使用本係統,第一次必須以係統管理員admin的身份注冊係統管理,建立賬套和指定相應的賬套主管之後,才能以賬套主管的身份注冊係統管理.
２．增加操作員在用友ERPＧU８管理係統中,有兩個與操作員相關的概念:角色與用戶.
角色是指在企業管理中擁有某一類職能的組織,這個角色組織可以是實際的部門,也可以是由擁有同一類職能的人構成的虛擬組織.而用戶是指有權登錄係統,對應用係統進行操作的人員,即通常所說的“操作員”.每次注冊登錄用友ERPＧU８,都要進行用戶身份的合法性檢查.
４關鍵點撥?用戶和角色的設置可以不分先後順序,但對於自動傳遞權限來說,應該先設置角色,然後分配權限,最後進行用戶設置.這樣在設置用戶時,選擇其歸屬哪一種角色,則其自動具有該種角色的權限,包括功能權限和數據權限.
?一個角色可以擁有多個用戶,一個用戶可以分屬於多個不同的角色.
操作步驟:(１)以係統管理員的身份注冊進入係統管理後,執行“權限”→“用戶”命令,進入“用戶管理”窗口.
(２)單擊工具欄上的“增加”按鈕,打開“增加用戶”對話框.(３)輸入編號:００１;姓名:張明;口令和確認口令均為“１”;並在所屬角色列表中選擇“賬套主管”,如圖１Ｇ１所示.
圖１Ｇ１“增加用戶”對話框(４)單擊“增加”按鈕,保存設置.(５)同理,增加操作員“陳靜”,在所屬角色列表中選擇“采購主管”“銷售主管”“倉庫主管”“存貨核算員”,然後保存設置.
５關鍵點撥?如果列表框中沒顯示新增用戶,則單擊“刷新”按鈕進行頁麵更新.
?如果修改了用戶的所屬角色,則該用戶對應的權限也會隨著角色的改變而相應改變.
?如果角色已經事先設置,則係統自動顯示所有的角色名稱.用戶自動擁有所屬角色所擁有的所有權限,同時可以通過“權限”額外增加角色中沒有包含的權限.
３．建立賬套操作步驟:(１)在“係統管理”窗口中,執行“賬套”→“建立”命令,打開“賬套信息”對話框.