讓工作變得有條理性，是我們能夠輕鬆工作的前提。
不管是文件櫃還是卷宗夾，總是在不斷地膨脹。找東西需要的時間越來越長，信息不斷在過時，地方越來越緊張，工作中樂趣越來越少。其實事情完全不必弄到如此地步，您隻要從下述五個方法中挑選出一、兩個適合自己的，就完全可以把紙張的洪流控製住。
1.三份規則
每次在一個不斷膨脹的卷宗夾子裏找東西時，都淘汰三份過時的資料。經常想一想優化法中的小步快跑原則。您應該為每一份過時的文件感到高興：它減輕了您的文件夾的負擔，也減去了您心靈和時間的負擔。
2.替換法
每次往檔案櫃裏放進一份新的資料時，就馬上扔掉一份過時的。不要把這些資料當成永恒的占有物，而把它們看作是不會永遠留下來的客人。
3.間歇處理法
每天下班前把一、兩個文件夾、卷宗夾子或文件筐放在辦公桌上。第二天在某個時候“順便”處理一下，例如在休息喝咖啡時，等候什麼人或事的時候，兩項日程的空檔時間，或者是您不願再做別的什麼事的時候。
4.注明有效日期
在文件夾或卷宗夾子上標明這些文件失去作用的時間。例如對有一定時效性的計劃和預算可注明“到期時間為2002年12月31日”或者寫上“2002.6.30歸檔”。另外您也可以做些提醒自己扔掉這些文件的標記，或者是寫到日程表中。
5.慶賀任務完成
每當完成一個項目後，立即清理有關的文件和卷宗。把一切不再需要的文件或書籍退還或者扔掉。對於今後還可能用到的資料馬上放進一個卷宗夾子裏，然後您就慶賀自己所做的一切吧！