本篇內容主要是為了幫助在公司中從事人事、行政管理工作的人員提高辦公效率而編寫的。根據人力資源管理工作的實際需要，由淺入深、循序漸進地講解了人力資源管理工作必需掌握的Excel軟件技能，從全新的角度全麵地介紹了如何使用Excel設計出各種表格，以提高行政管理效率的具體方法，具有很強的實用性和可操作性。這樣，無論是初學者還是有一定基礎的讀者，通過學習本篇內容都能夠根據實際需要設計出工作表和數據圖表，解決企業行政管理工作中的繁雜問題。
第一章 員工檔案管理係統
管理員工檔案是人事部門最重要的工作之一。製作一個實用的員工檔案管理係統，在招聘新員工、調整員工職務及辦理員工離職手續時，會非常方便。本章介紹創建員工檔案管理係統的方法。
第一節 創建員工檔案表
創建員工檔案表最基本的工作是新建工作簿及輸入數據。下麵介紹創建員工檔案表的方法。
1.1.1 創建基本表格
創建工作簿並向表格中輸入各個項目的具體操作步驟如下。
1.新建工作簿，並以“檔案管理”為文件名保存工作簿。
2.將工作表Sheet1重命名為“檔案表”，在工作表“檔案表”中輸入檔案表相關項目和員工姓名，如圖4-1-1所示。
圖4-1-1 創建基本表格示意圖
1.1.2 輸入首位為0的員工工號
在表格中輸入以0開頭的數字時，按Enter鍵後，Excel自動將其去除，保留第1位為非零值，怎麼辦·下麵介紹這類數據的輸入方法。具體操作步驟如圖4-1-2～圖4-1-4所示。
1.選擇單元格區域A3:A19，單擊右鍵在下拉菜單中選擇【設置單元格格式】命令。
2．在彈出的【設置單元格格式】對話框中，單擊【數字】標簽，在【分類】列表框中選擇【自定義】選項。
3．在【類型】文本框中輸入“000”，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-2 輸入首位為0的員工工號過程圖一
4．向單元格A3中輸入數字“1”，按Enter鍵後單元格A3中的數據自動變為“0001”。
圖4-1-3 輸入首位為0的員工工號過程圖二
5．選擇單元格A3，將光標置於單元格的右下角，當光標變成形狀時，按住鼠標拖動到單元格A19，員工的工號輸入完畢。
圖4-1-4 輸入首位為0的員工工號過程圖三
1.1.3 利用身份證號碼提取員工性別信息
我國新一代的18位身份證號碼有一個很明顯的特征,身份證號的倒數第2位是奇數,為男性；否則，即為女性。根據這一特征,利用MID和TRUNCL兩個函數判斷員工的性別,而不必逐個輸入,這樣避免了輸入的煩瑣,又保證了數據的正確性。具體步驟如圖4-1-5～圖4-1-9所示。
1.在單元格區域 E3:20中輸入員工的身份證號碼。
圖4-1-5 提取員工性別信息步驟圖一
2.選擇單元格C3，輸入函數“\u003dMID(E3，17，1)”，E3表示文本所在單元格，17表示要提取的第1個字符在文本中的位置，1表示提取的字符個數。
圖4-1-6 提取員工性別信息步驟圖二
MID返回文本字符串中從指定位置開始指定數目的字符，該數目由用戶指定。格式：MID(text，start_num，num_chars)。參數：text(文本)代表要提取字符的文本字符串；start_num(開始數值)代表文本中要提取字符的位置，文本中第l個字符的start_num為1，以此類推；num_chars(字符個數)指定MID從文本中返回字符的個數。
3．按Enter鍵，在單元格C3中得到數值“4”，正好是其對應身份證號的倒數第2位，證明MID函數的參數是正確的。
圖4-1-7 提取員工性別信息步驟圖三
4．選擇單元格C3，輸入公式“\u003dIF(MID(E3,17,1)/2\u003dTRUNC(MID(E3,17,1／2), “男”,“女”)。
圖4-1-8 提取員工性別信息步驟圖四
函數TRUNC的功能是將數字的小數部分截去，返回整數。格式：TRUNC(number,num_digits)。參數：number(數值)需要截尾取整的數字。num_digits(阿拉伯數字)用於指定取整精度的數字，num_digits的默認值為0。
5．按Enter鍵，即可得到身份證號碼為132930197508247845的員工性別為“女”。
6．利用自動填充的功能，向下複製公式到單元格C19，得到所有員工的性別。
圖4-1-9 提取員工性別信息步驟圖五
1.1.4 利用身份證號碼提取員工出生日期信息
利用身份證號碼來提取員工的出生日期，既準確又節省時間。具體操作步驟如圖4-1-10和圖4-1-11所示。
1．選擇單元格D3，輸入公式“\u003dTEXT(MID(E3，7，6+(LEN(E3)\u003d18)*2)，“#-00-00”)。
圖4-1-10 提取員工出生日期步驟圖一
函數TEXT功能是將數值轉換為指定數字格式表示的文本。格式：TEXT(value，format_text)。參數：value(數值)指數值、計算結果為數字值的公式，或對包含數字值的單元格的引用；format_text(文本格式)為【單元格格式】對話框中【數字】選項卡上【分類】文本框中的文本形式的數字格式。
函數LEN功能是返回文本字符串中的字符數。格式：LEN(text)。參數：text表示要查找的文本，空格將作為字符進行計數。
2．按Enter鍵，即可得到身份證號碼為132930197508247845的員工出生日期為1975-08-24。
3．向下複製公式到單元格D19，得到所有員工的出生日期。
圖4-1-11 提取員工出生日期步驟圖二
1.1.5 計算員工年齡
企業中的職務變動和員工的年齡有密切的關係，員工年齡隨著日期變化而變動，借助於函數YEAR和TODAY可以輕鬆輸入。具體操作步驟如圖4-1-12～圖4-1-14所示。
1．在“部門”字段F列前插入兩列，然後分別在單元格F2和G2中輸入“年齡”和“工齡”。因為插入列的格式與“部門”字段相同，所以F列的數據格式是“文本”。輸入數字公式不能生效。
圖4-1-12 計算員工年齡步驟圖一
2．選擇單元格區域F3:F19，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】命令。
3．在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【數字】標簽，在【分類】列表框中選擇【常規】選項，單擊【確定】按鈕。
4．選擇單元格F3，輸入公式“\u003dYEAR(TODAY())—YEAR(D4)”，按Enter鍵，在單元格F3中得到員工年齡“1900-2-2”，是日期格式，而“年齡”應為常規格式，所以需要對單元格F3的數據類型進行設置。
圖4-1-13 計算員工年齡步驟圖二
函數YEAR返回某日期對應的年份，返回值默認格式為時間格式。函數TODAY返回當前日期。
5．選擇單元格F3，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】命令。
6．在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【數字】標簽，在【分類】列表框中選擇【常規】選項，單擊【確定】按鈕。
7．得到身份證號碼為132930197508247845的員工年齡為33。
8．向下複製公式到單元格F19，得到所有員工的年齡。
圖4-1-14 計算員工年齡步驟圖三
1.1.6 計算員工工齡
計算員工工齡的方法與計算員工年齡的方法類似，隻是函數參數不同。具體操作步驟如圖4-1-15～圖4-1-18所示。
1．按前文所述的方法，在單元格區域K3:K19中輸入員工的入公司時間。
2．在單元格G3中輸入公式“\u003dYEAR(TODAY())-YEAR(K3)”。
圖4-1-15 計算員工工齡步驟圖一
3．按Enter鍵，在單元格G3中得到以日期格式顯示的員工工齡“1900-1-8”。
圖4-1-16 計算員工工齡步驟圖二
4．選擇單元格G3，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】命令。
5 在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【數字】標簽，在【分類】列表框中選擇【常規】選項，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-17 計算員工工齡步驟圖三
6．得到入公司時間為“2001-1-1的員工工齡齡為8。
7．向下複製公式到單元格G19，得到所有員工的工齡。
圖4-1-18 計算員工工齡步驟圖四
1.1.7 使用下拉列表填充數據
使用Excel提供的下拉列表填充數據既方便填寫，又避免數據錯誤。具體操作步驟如圖4-1-19～圖4-1-22所示。
1．員工的職務隻有3種情況：主管、副主管和職員。在單元格區域I3:I5中分別輸入“主管”、“副主管”和“職員”。
圖4-1-19 填充數據步驟圖一
2．右擊單元格I6，在彈出的快捷菜單中選擇【從下拉列表中選擇】命令。
3．在下拉列表中選擇員工的職務“職員”。
圖4-1-20 圖4-1-19 填充數據步驟圖二
4．在單元格I6中自動填充數據“職員”。
圖4-1-21 圖4-1-19 填充數據步驟圖三
5．使用下拉列表填充單元格區域I7:I19中的數據。6員工所在部門的填寫同樣可以使用下拉列表填充。
圖4-1-22圖4-1-19 填充數據步驟圖四
第二節 格式化員工檔案表
輸入了基本數據後，工作表顯得很淩亂，影響閱讀者使用，所以需要美化工作表。下麵介紹對工作表進行格式化設置的方法。
1.2.1 合並及居中單元格
對單元格進行合並及居中操作主要是用於設計表格題目。具體操作步驟如圖4-1-23所示。
1．選擇單元格區域A1:M1。
2．單擊【格式工具欄】中【居中】選項，單元格A1中的內容在A列～M列中居中顯示。
圖4-1-23 合並及居中單元格示意圖
1.2.2 設置數據對齊方式
設置數據對齊的具體操作步驟如圖4-1-24和圖4-1-25所示。
1．選擇A列，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】。
2．在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【對齊】標簽。
3．將【垂直對齊】和【水平對齊】選項均設置為【居中】方式，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-24 設置數據對齊步驟圖一
4．A列的數據全部居中顯示。
圖4-1-25 設置數據對齊步驟圖二
1.2.3 同時設置多列對齊方式
如果多列的對齊方式相同，可以一次性設置。具體操作步驟如下。
1．將光標移到B列列標上，拖動到M列列標上釋放鼠標，選擇單元格區域B列～M列。
2．單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】。
3．在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【對齊方式】標簽。在【水平對齊】和【垂直對齊】下拉列表框中都選擇【居中】選項，單擊【確定】按鈕。
4．這時，B列—M列的數據均居中顯示，如圖4-1-26所示。
圖4-1-26 多列對齊示意圖
1.2.4 設置數字顯示格式
Excel提供了貨幣、日期和分數等多種數字顯示格式，如員工的工資以“元”為單位顯示，就可以將“基本工資”列中的數據均設置為貨幣格式。具體操作步驟如圖4-1-27和圖4-1-28所示。
1．選擇單元格區域J3:J19，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】。
2．在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【數字】標簽，在【分類】列表框中選擇【貨幣】選項，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-27 設置貨幣格式示意圖一
3 單元格區域J3:J19中的數據全部以“￥+數字”的格式顯示。
圖4-1-28 設置貨幣格式示意圖二
1.2.5 設置日期顯示格式
Excel可以設置幾種不同的日期顯示格式，具體操作步驟如圖4-1-29～圖4-1-32所示。
1．在工作表“檔案表”中選擇單元格區域K3：K19，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】。
2．在彈出的【設置單元格格式】對話框中，單擊【日期】標簽，在【類型】列表框中選擇“2001年3月14日”，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-29 設置日期格式步驟圖一
3．單元格區域K3：K19中的數據以“2000年1月1日”的格式顯示。
圖4-1-30 設置日期格式步驟圖二
4．選擇單元格D3，移動光標到公式編輯欄中，修改公式為“\u003dTEXT(MID(E4，7，6+(LEN(E4)\u003d18)*2)，“#年00月00日”)”。
圖4-1-31 設置日期格式步驟圖三
5．按Enter鍵，單元格D3中的日期顯示格式為“1975年08月24日”。
6．向下複製公式到單元格D19，單元格區域D3:D19中的日期全部以指定格式顯示。
圖4-1-32 設置日期格式步驟圖四
1.2.6 粗體顯示數據
表格中值得特別關注的數據，可以為粗體。具體操作步驟如圖4-1-33和圖4-1-34所示。
1．選擇單元格區域I3:I19，單擊右鍵彈出下拉菜單，選擇【設置單元格格式】。
2．在彈出的【設置單元格格式】對話框中單擊【字體】標簽。
3．在【字形】列表框中選擇【加粗】選項，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-33 粗體顯示數據步驟圖一
4．這時，單元格區域I3:I19中的數據加粗顯示，閱讀時易引起注意。
圖4-1-34 粗體顯示數據步驟圖三
1.2.7 為工作表添加背景
為工作表添加背景，工作表會更加美觀。具體操作步驟如圖4-1-35～圖4-1-38所示。
1．單擊【格式】選項卡中【工作表】組的【背景】按鈕，彈出【工作表背景】對話框。
2．選擇要插入的圖片，單擊【插入】按鈕。
圖4-1-35 添加背景步驟圖一
3．圖片插入工作表中，作為背景顯示。
圖4-1-36 添加背景步驟圖二
4．選擇單元格區域A1：M19，右擊在彈出的快捷菜單中選擇【設置單元格格式】命令。
5．在彈出【設置單元格格式】對話框中單擊【圖案】標簽，選擇填充顏色為白色，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-37 添加背景步驟圖三
6．設置完成的工作表效果如下圖所示。
圖4-1-38 添加背景步驟圖四
第三節 在表格中應用樣式
在工作表中使用樣式，可以快速地設置單元格格式，而不必重新一一設置。
1.3.1 新建樣式
新建樣式的具體操作步驟如圖4-1-39～圖4-1-46所示。
1．在工作表“檔案表”中的空白區域任意選擇單元格。
2．單擊【格式】選項卡，選擇【樣式】。
圖4-1-39 新建樣式步驟圖一
3．在彈出的在【樣式】組中單擊【修改】，設置樣式。
圖4-1-40 新建樣式步驟圖二
4．在【分類】列表框中選擇【日期】選項，在【類型】列表框中選擇【14-May-O1】選項。
圖4-1-41 新建樣式步驟圖三
5．單擊【字體】標簽，在【字體】列表框中選擇【黑體】選項，在【字形】列表框中選擇【傾斜】選項，在【顏色】下拉列表框中選擇【淡紫】選項。
圖4-1-42 新建樣式步驟圖四
6．單擊【邊框】標簽，在【顏色】下拉列表框中選擇【紅色】選項。
圖4-1-43 新建樣式步驟圖五
7．單擊【圖案】標簽對話框的【顏色】選項組中，選擇【淺藍】，在【圖案】選項組中選擇【6.25%灰度】，單擊【確定】按鈕。
圖4-1-44 新建樣式步驟圖六
8．返回【設置單元格格式】對話框，單擊【確定】按鈕。新建樣式完成。
1.3.2 應用樣式
應用樣式的具體操作步驟如圖4-1-45所示。
在工作表“檔案表”中，重新設置選擇單元格區域F3∶F19，G3∶G19，J3∶J19，方法上文已經闡述。其他設置不變。
圖4-1-45 應用樣式示意圖
第四節 其他應用實例
在企業中對員工的詳細信息進行登記，可以方便企業員工之間的溝通。圖4-1-46所示為柯裏公司上海公司員工的電話簿，其中應用的主要功能為添加單元格背景、粗體顯示數據等。
圖4-1-46 員工電話簿示意圖
同樣，學校對學生的信息進行登記，可以便於學校的管理。如圖4-1-47所示為某高校經濟管理學院學生信息登記表。在該工作表中列出了經濟管理學院學生的詳細信息。其中應用的主要功能為文本數字的輸入、單元格底紋的添加等。
圖4-1-47 學生信息登記表示意圖
由於公司發展的需要，每隔一段時間需要招聘一批新員工，為了方便新員工辦理各種入職手續，可以編製新員工入職報到流程圖，如圖4-1-48所示。其中應用的主要功能為藝術字的插入與格式化、自選圖形的插入與格式化、自選圖形文字的編輯等。
圖4-1-48 新員工入職報到流程示意圖
第二章 員工離職程序表
員工離職時需要得到相關部門領導的同意，並按規定程序辦理離職手續。為了方便員工辦理離職手續，人事部門有必要製作一份簡單明了的離職程序表，本章介紹它的具體製作方法。
第一節 製作藝術字標題
藝術字標題可以使圖表更加美觀，下麵介紹在工作表中插入和設置藝術字的方法。
2.1.1 插入藝術字
插入藝術字的具體操作步驟如下。
1．新建工作簿，並以“員工離職程序表”為名稱保存。
2．雙擊工作表Sheet1，將工作表名稱改為“離職程序表”。
3．在工作表“離職程序表”中，單擊【插入】選項卡，在【圖片】組中單擊【藝術字】，在彈出的【藝術字】對話框中，選擇藝術字類型為“藝術字樣式6”，如圖4-2-1所示。
圖4-2-1 插入藝術字示意圖一
4．在工作表的中間位置出現一個包含藝術字的文本框，輸入“員工離職程序表”，如圖4-2-2所示。
圖4-2-2 插入藝術字示意圖一
2.1.2 調整藝術字的位置和尺寸
調整藝術字的位置和尺寸的具體操作步驟如圖4-2-3和圖4-2-4所示。
1．單擊藝術字文本框，選擇文本框，移動光標到文本框邊緣處，當光標變為形狀 “ ” 時，按住鼠標左鍵拖動文本框到合適的位置後，釋放鼠標。
圖4-2-3 調整藝術字步驟圖一
2．移動光標到文本框邊緣的空心圓點處，當光標變為雙向箭頭時，按住鼠標左鍵拖動到合適的位置釋放，可以改變文本框的大小。
3．藝術字調整到新的位置，大小也發生了變化。
圖4-2-4 調整藝術字步驟圖二
2．1．3 設置藝術字填充顏色
設置藝術字填充顏色的具體操作步驟如圖4-2-5和圖4-2-5所示。
1．移動光標到藝術字文本框處，選擇藝術字。
2．單擊【格式】選項卡，選擇【藝術字】命令，彈出【設置藝術字格式】對話框。
圖4-2-5 設置填充顏色步驟圖一
3．在彈出的【設置藝術字格式】對話框中，單擊【填充】標簽，在【顏色】下拉菜單單擊【填充效果】，彈出【顏色】選項，在【顏色】選項中選擇【雙色】，【顏色1】：25%灰度，【顏色2】：80%灰度，單擊確定，返回【設置藝術字格式】中單擊確定。
4．設置完成的藝術字效果如下圖所示。
圖4-2-6 設置填充顏色步驟圖二
2．1．4 設置設置藝術字字邊顏色
設置藝術字字邊填充顏色的具體操作步驟如圖4-2-7～圖4-2-8所示。
1．選擇藝術字文本框，單擊【格式】選項卡，選擇【藝術字】命令，彈出【設置藝術字格式】對話框命令。
2．在彈出的【設置形狀格式】對話框中，單擊【填充】標簽．選擇【漸變填充】單選按鈕，彈出【設置藝術字格式】對話框命令。單擊【線條】中右側的按鈕，在下拉菜單中選擇【金色年華】選項，單擊【關閉】按鈕。
圖4-2-7 設置字邊顏色步驟圖一
3．設置完成的效果如下圖所示。
圖4-2-8 設置字邊顏色步驟圖二
第二節 繪製員工離職程序流程圖
運用自選圖形繪製員工離職程序流程圖很方便。首先繪製直線、矩形、橢圓形、箭頭等基本圖形，然後各個圖形組合在一起，再添加上說明文字就可以了。
2．2．1 繪製基本自選圖形
在工作表中添加的自選圖形包括線條、矩形、基本形狀、箭頭總彙、公式形狀、流程圖、星與旗幟和標注等8大類圖案。其中最為簡單的就是直線和非封閉曲線，具體操作步驟如圖4-2-9～圖4-2-15所示。
圖4-2-9 繪製基本圖形示意圖
2．2．1．1繪製直線
1．單擊【插入】選項卡，在【圖案】組內單擊【自選圖形】，彈出自選圖形框，在【自選圖形】中選擇【線條】選項，插入直線。
圖4-2-11 繪製直線示意圖一
2．在工作表中單擊確定起點，然後按住鼠標左鍵拖動到合適的位置釋放鼠標，確定直線的終點位置即可。
圖4-2-11 繪製直線示意圖二
2．2．1．2繪製曲線
1．單擊【插入】選項卡，在【圖案】組內單擊【自選圖形】，彈出自選圖形框，在【自選圖形】中選擇【曲線】選項，插入曲線。
圖4-2-12 繪製曲線示意圖一
2．在工作表中單擊確定起點，然後按住鼠標左鍵拖動到合適的位置釋放鼠標，確定曲線的終點位置即可。
圖4-2-13 繪製曲線示意圖二
2．2．1．3繪製箭頭
1．單擊【插入】選項卡，在【圖案】組內單擊【自選圖形】，彈出自選圖形框，在【自選圖形】中選擇【箭頭】選項，插入箭頭。
圖4-2-14 繪製箭頭示意圖一
2．在工作表中單擊確定起點，然後按住鼠標左鍵拖動到合適的位置釋放鼠標，確定箭頭的終點位置即可。
圖4-2-15 繪製箭頭示意圖二
2．2．2 繪製矩形、橢圓
一般情況下，流程圖的主體部分是矩形、平行四邊形、橢圓等封閉圖形。繪製封閉圖形的具體操作步驟如圖4-2-16～圖4-2-19所示。
1．單擊【插入】選項卡，在【圖案】組內單擊【自選圖形】，彈出自選圖形框，在【自選圖形】中選擇【矩形】選項，插入矩形。
圖4-2-16 繪製封閉圖形步驟圖一
2．在工作表中單擊確定起點，然後按住鼠標左鍵拖動到合適的位置釋放鼠標，確定矩形的終點位置。
圖4-2-16 繪製封閉圖形步驟圖二
3．在繪製矩形同時按住Alt鍵，則矩形會限製在網格線內。
圖4-2-18 繪製封閉圖形步驟圖三
4．在繪製矩形同時按住Shift鍵，則會畫出準確的正方形。
圖4-2-19 繪製封閉圖形步驟圖四
5．單擊【插入】選項卡，在【圖案】組內單擊【自選圖形】，彈出自選圖形框，在【自選圖形】中選擇【橢圓】選項，插入橢圓。
6．在工作表中單擊確定起點，然後按住鼠標左鍵拖動確定橢圓的終點位置。
7．在按住鼠標左鍵拖動的同時按住Alt鍵，則繪製橢圓的4個頂點將沿著表格線。
8．在繪製橢圓同時按住Shift鍵，繪製的是圓形。
9．單擊【插入】選項卡，在【圖案】組內單擊【自選圖形】，彈出自選圖形框，在【自選圖形】中選擇【圓角矩形】，插入圓角矩形。在工作表中橢圓圖形下方，單擊確定起點。然後，按住鼠標左鍵拖動確定到合適的位置釋放鼠標，圓角矩形的終點位置即可。
2．2．3 向自選圖形中添加文本
員工離職程序流程圖中說明文字是必不可少的，一般情況下，說明文字要添加到封閉圖形中。具體操作步驟如圖4-2-20～圖4-2-22所示。
1．右擊圖形區域，在快捷菜單中選擇【編輯文字】命令，此時矩形區域處於文本編輯狀態，輸入文字“員工向所在部門提出離職申請”。