第十三章 項目相關方管理
相關方：會受項目的積極或消極影響，或者能對項目施加積極或消極的影響的任何人。盡早開始識別相關方並引導相關方參與。相關方滿意度應作為項目目標加以識別和管理。有效引導相關方參與的關鍵是：與所有相關方保持持續溝通（包括團隊成員），以理解他們的需求和期望、 處理所發生的問題、管理利益衝突，並促進相關方參與項目決策和活動。
(一) 識別相關方 (啟動過程組)
識別相關方：定期識別項目相關方，分析和記錄他們的利益、參與度、相互依賴性、影響力和對項目成功的潛在影響的過程。
作用：使項目團隊能夠建立對每個相關方或相關方群體的適度關注。
工具與技術
1. 數據收集：問卷和調查、頭腦風暴、頭腦寫作(頭腦風暴的改良形式)；
2. 數據分析：
相關方分析：會產生相關方清單和關於相關方的各種信息（組織內的位置、項目中的角色、與項目的利害關係、期望、態度、對項目信息的興趣）。相關方的利害關係可包括：興趣、權利（合法權利或道德權利）、所有權、知識、貢獻。
文件分析：評估現有項目文件及以往項目的經驗教訓，以識別相關方和其他支持性信息。
3. 影響方向：根據相關方對項目工作或項目團隊本身的影響方向，對相關方進行分類
向上（執行組織或客戶組織、發起人和指導委員會的高級管理層）；
向下（臨時貢獻知識或技能的團隊或專家）；
向外（項目團隊外的相關方群體及其代表，如供應商、政府部門、公眾、最終用戶和監管部門）；
橫向（項目經理的同級人員，如其他項目經理或中層管理人員，他們與項目經理競爭稀缺項目資源或者 合作共享資源或信息）。
4. 數據表現：利用不同方法對相關方進行分類的方法。分類有助於團隊與已識別的相關方建立關係
5. 凸顯模型：根據相關方的權力、緊迫性和合法性，對相關方進行分類。用於確定已識別相關方的相對重要性
權力：職位權力、對項目成果的影響能力
緊迫性：是否需要立即關注，由於時間約束、 重大利益訴求而導致
合法性：有權參與，參與的適當性
用鄰近性代替合法性，用於評估團隊成員參與項目工作的程度
適用於：複雜的相關方大型社區、相關方社區內部存在複雜的關係網絡。
6. 優先級排序：適用於：項目有大量相關方；相關方社區的成員頻繁變化 ;相關方和項目團隊之間或相關方社區內部的關係複雜
7. 會議：引導式研討會、指導式小組討論會、虛擬小組討論
(二) 規劃相關方參與 (規劃過程組)
規劃相關方參與：根據相關方的需求、期望、利益和對項目的潛在影響，製定項目相關方參與項目的方法的過程。
作用：提供與相關方進行有效互動的可行計劃。
工具與技術
1. 數據收集：標杆對照（最佳實踐，形成改進意見）
2. 數據分析：
a) 假設條件和製約因素分析：分析當前的假設條件和製約因素，以合理裁剪相關方參與策略。
b) 根本原因分析:識別是什麼根本原因導致了相關方對項目的某種支持水平，以便選擇適當策略來改進其參與水平。
3. 決策：優先級排序或者分級—具有最大利益和最高影響的相關方，通常應排在優先級清單的最前麵
4. 數據表現：
a) 思維導圖：對相關方信息、相互關係以及他們與組織的關係進行可視化整理。
b) 相關方參與度評估矩陣：用於將相關方當前參與水平與期望參與水平進行比較, 識別出當前參與程度與所需參與程度之間的差距。 項目團隊可以使用專家判斷來製定行動和溝通方案，以消除上述差距
(三) 管理相關方參與 (執行過程組)
管理相關方參與：與相關方進行溝通和協作，以滿足其需要與期望，處理問題，並促進相關方合理參與的過程。
作用： 讓項目經理能夠提高相關方的支持，並盡可能降低相關方的抵製。
管理相關方參與包括以下活動：
1. 引導參與，獲得支持； 2. 談判溝通，管理期望
3. 處理風險，預測問題； 4. 澄清和解決問題
小貼士
管理相關方參與的四個要點
引導參與，獲得支持、 談判溝通，管理期望、
處理風險，預測問題 、 澄清和解決問題
事先：早識別、早分析、早參與；事後：管理相關方參