敏捷地捕捉時機
無數事實表明，善於抓住時機，是最大的節約、最高的效率。農民隻有不違農時，才有豐收的希望；軍隊隻有抓住戰機，才有勝利的可能。辦任何事情，都有一個最佳時機問題。抓住了這個時機，辦得及時，就省時省力，事半功倍；錯過時機，費力費時，事倍功半。
善於處理輕重與緩急的關係
也就是重要性與緊迫性的關係。事實表明，重要的事不一定都緊急，緊急的事也不一定都重要。如果總習慣於先辦緊迫的事，就常常使一些重要的事情流產，而且會經常處於緊急應付的狀態之中。所以領導者在一般情況下，應先考慮事情的輕重，然後再考慮事情的緩急。首先是先辦重要而又緊迫的事；其次是重要的但不緊迫的事；再次是緊迫但不重要的事；最後是既不重要又不緊迫的事。這也符合“重要的少數與次要的多數”的原理。日常生活中常常可以體會到，80%的看報時間往往花在20%的版麵上；80%的看電視時間集中在20%的節目上；80%的教師輔導時間用在20%的學生上；領導者工作效果的80%，往往集中在20%的重要事情上。這就是領導時間的“二八律”。如果有十件事，完成了頭兩件最重要的，即可收到80%的效果。所以，領導者要學會把有效時間的80%，集中在那些重要工作上，兼顧其他。這樣做，效益較高。
凡事應做好準備
有無準備，做起事來效率大不一樣。有準備，就會使工作一開始就進入“重負荷運轉”，減少“空運轉”時間。所以對每個時期的工作應有預見性，走上步，看下步，免得“現上轎現裹腳”，消極被動，貽誤時間。每天的工作也是這樣。如果頭一天做好計劃，當天又能提前一會上班，不僅能為下級和群眾樹立良好榜樣，還可以對當天的安排進行思考，使一天的工作處於主動狀態。再如，領導者要在辦公室裏盡可能多準備一些必需的手冊、參考資料和各種工具書，以便在需要時隨手拈來，減少時間上的浪費。
設法保持時間利用的連續性
根據心理學家的研究，當人專心做一項工作或思考某一問題時，最好能夠一氣嗬成，不要間斷，因為被中斷的注意力通常需要很長時間才能恢複。有人曾在上班時間對25位經理做過調查，發現大多數經理幾乎無法持續工作一小時以上而不受幹擾。所以，當需要集中精力，專心致誌地思考重要問題或處理關鍵工作時，事先要估計到可能出現的幹擾，預先安排出一段相對集中的、不受幹擾的時間，以保證其相對連續性。
養成快速準時的習慣
領導者要提高時間利用率，必須縮小時間計算單位。用“分”計算時間的人，比用“時”計算時間的人，效率要高得多。做每項工作都要給自己定出一個時間限度，何時起，何時止，能用半小時辦完的，絕不拖到一小時。開會和約見要準時，要養成開短會、說短話、寫短文的良好習慣。同一位健談的人商量工作時，最好能站著談，迫使他開門見山，免得口若懸河，沒完沒了。
養成隨時記錄的習慣
當有好的創意、設想和觀點時，應立即記錄下來，以便需要時隨時利用。開會、聽彙報、談話、討論中的要點也要注意記錄。有些事件、人名、數字以及下麵的要求、意見等，最好隨時記在本子上。有個“備忘錄”在手，處理問題就快多了，時間也就大大地節省了。
學會“暫停”休息
在做一件複雜的工作時，如果一頭紮進去，毫不間斷地一直幹下去，效率不一定高。如果能在“百忙”中暫停一下，拿出點時間冷靜思索，瞻前顧後，暫時中斷原來的思路，探索一下新的途徑，常常會收到意想不到的效果。從生理上講也是這樣，拚命幹，連軸轉，效率往往很低。隻有適當進行調節，用片刻休息把工作間隔起來，高度緊張的狀態就會得到緩和，新的精力就會從這片刻休息中煥發出來。這是在有限的時間裏提高工作效率的一個重要方法。
摸清自己一天中的最佳工作時間
人在一天中的精力就像大海的潮水一樣，有高潮也有低潮。隻是因每個人生理素質不同，高低潮的時間有很大差異。有的人早晨精力最充沛，有的人晚上能動性最高。領導者要留心摸清自己的精力漲落規律，把一天中最重要的事情放在最佳工作時間裏辦，而把一些較簡單的事情放在其他時間處理。