一是“由誰寫”，決定文章的高度和寬度。我們作為文字工作者，歸根到底是要提供文字服務。那麼，在寫材料的過程中，就要根據上級要求，完成自身向領導的轉變。即我們在寫材料的時候，要把自己當成領導。換言之，我們的材料要體現出領導的水平、領導的高度、領導的思路、領導的想法。
舉例來說，可能×街道辦、黨政辦的同誌要同時為街道書記和主任各準備一篇向區紀委、全委會的述職述廉報告。那麼，兩個人的報告內容，就要體現出較大的差異性。作為書記，報告就要側重於抓黨建、抓隊伍、抓廉政建設等內容。而主任，就可以更多地提一些如何管錢、管基建、管社會治理等等的具體事務。也就是說，書記的述職內容可以相對更綜合一些，主任的述職內容就要更加務實一些。如果你幫領導寫出來的兩篇稿子，書記更務實、主任反而更務虛，就產生了角色的錯位。
另外，由於領導的身份不同，所以在表述中，對同樣一件事情，語氣也要有所變化。比如，如果這個部門是行政口領導分管的，那黨口領導即使對該工作要提出批評，也要注意方式方法，就可以表述成“希望××工作得到加強”等。相反，如果本身就是行政口領導講話，那對該部門就可以更直接地批評一番。
所以綜合起來，我們在寫公文的時候，一定要把自己當成領導，完全地融入領導的角色中去，這就叫作解決“為誰寫”的問題。
二是“對誰寫”，決定文章的角度和深度。所謂對誰而寫，即充分考慮材料的場合和麵向群體。是麵向全體幹部職工的講話？是麵向上級的彙報？是中心組學習的發言？是上交上級黨組織審核的對照檢查？根據場合、麵向群體或者說“聽眾”的不同，調整文章的角度，寫出不同的材料來。
比如，同樣是一篇單位一把手的述職述廉材料，一個場景是在上級召開的大會上述職述廉，另一個場景是在本單位內麵向全體幹部職工述職述廉。這兩份材料，雖然大體內容可以一致，但語氣、表述方式都要進行一定的微調。向上級的請示彙報，就要在完成上級布置工作的情況、落實全年計劃任務的情況等內容上加以重點闡述。相反，麵向本單位的幹部職工來述職，就要多貼近幹部職工關心的問題，多講講為他們辦了哪些實事好事，等等。
又比如，你要為同樣一位領導準備兩份稿子。一份是向上級彙報某項工作的彙報稿，一份是布置任務給下級的布置稿，那麼就有很基本的要求需要把握。彙報稿，要精幹，要突出重點，要讓上級快速明了已經做了什麼、還要做什麼，不需要過多的解釋說明。相反，對下級布置工作，就要不厭其煩、要具體。
所以這是第二個問題“對誰寫”，也很簡單，即麵向群體不同、場合不同，所以文章的角度要不同、謀篇布局也就不同。
一是“由誰寫”，決定文章的高度和寬度。我們作為文字工作者，歸根到底是要提供文字服務。那麼，在寫材料的過程中，就要根據上級要求，完成自身向領導的轉變。即我們在寫材料的時候，要把自己當成領導。換言之，我們的材料要體現出領導的水平、領導的高度、領導的思路、領導的想法。
舉例來說，可能×街道辦、黨政辦的同誌要同時為街道書記和主任各準備一篇向區紀委、全委會的述職述廉報告。那麼，兩個人的報告內容，就要體現出較大的差異性。作為書記，報告就要側重於抓黨建、抓隊伍、抓廉政建設等內容。而主任，就可以更多地提一些如何管錢、管基建、管社會治理等等的具體事務。也就是說，書記的述職內容可以相對更綜合一些，主任的述職內容就要更加務實一些。如果你幫領導寫出來的兩篇稿子，書記更務實、主任反而更務虛，就產生了角色的錯位。
另外，由於領導的身份不同，所以在表述中，對同樣一件事情，語氣也要有所變化。比如，如果這個部門是行政口領導分管的，那黨口領導即使對該工作要提出批評，也要注意方式方法，就可以表述成“希望××工作得到加強”等。相反，如果本身就是行政口領導講話，那對該部門就可以更直接地批評一番。
所以綜合起來，我們在寫公文的時候，一定要把自己當成領導，完全地融入領導的角色中去，這就叫作解決“為誰寫”的問題。
二是“對誰寫”，決定文章的角度和深度。所謂對誰而寫，即充分考慮材料的場合和麵向群體。是麵向全體幹部職工的講話？是麵向上級的彙報？是中心組學習的發言？是上交上級黨組織審核的對照檢查？根據場合、麵向群體或者說“聽眾”的不同，調整文章的角度，寫出不同的材料來。
比如，同樣是一篇單位一把手的述職述廉材料，一個場景是在上級召開的大會上述職述廉，另一個場景是在本單位內麵向全體幹部職工述職述廉。這兩份材料，雖然大體內容可以一致，但語氣、表述方式都要進行一定的微調。向上級的請示彙報，就要在完成上級布置工作的情況、落實全年計劃任務的情況等內容上加以重點闡述。相反，麵向本單位的幹部職工來述職，就要多貼近幹部職工關心的問題，多講講為他們辦了哪些實事好事，等等。
又比如，你要為同樣一位領導準備兩份稿子。一份是向上級彙報某項工作的彙報稿，一份是布置任務給下級的布置稿，那麼就有很基本的要求需要把握。彙報稿，要精幹，要突出重點，要讓上級快速明了已經做了什麼、還要做什麼，不需要過多的解釋說明。相反，對下級布置工作，就要不厭其煩、要具體。
所以這是第二個問題“對誰寫”，也很簡單，即麵向群體不同、場合不同，所以文章的角度要不同、謀篇布局也就不同。
三是“為何寫”，決定文章的尺度和力度。俗話說，文以載道，所以無論是公務員單位也好，國有企事業單位也好，每一份文件、每一份材料，幾乎都有它的意圖。換言之，我們在起草文稿的時候，就要多想一想，為什麼要寫這個文稿。