在現代商務交往中，沒有名片的商務人員是沒有現代意識的，正確使用名片成為商務人員與客戶溝通交往的“敲門磚”、成功實現工作目標的“通行證”，是企業形象推廣和個人形象展示的重要機會。我們把有關名片的知識放在這一章，因為在你遞交、接受名片時都蘊含著禮節。隻有恰如其分地使用名片，才能實現名片應該具備的價值。
一、為何要使用名片
首先，使用名片介紹自己的時候比較方便。一般來講，在口頭自我介紹時，人們對自己的職務不便直接說出口，特別是頭銜多、身兼數職的，說出來別人會以為你在誇耀，使用名片就能化解這些矛盾。
另外，使用名片給人的印象深刻，名片上的白紙黑字保留時間長，隻要名片在，就不怕因工作忙、事務多而忘了對方，隨時可以進行通信，還能起到不斷介紹、推銷自己的作用。使用名片還具有宣傳的作用，人們在進行商業及業務往來時，可以使用名片使對方對自己所從事的業務有所了解。
二、名片的形式
名片的形式也很重要，不能夠搞得花裏胡哨，要具體問題具體分析，根據自身的情況取舍。一般來講，名片形狀以長方形為宜，紙張以生膠版紙為宜，色彩以單色淡雅為宜，以企業的可識別標誌作圖案為宜，字體以宋體和楷體為宜。
名片一旦印好了，千萬不要塗改，如果有錯誤寧可重新印製，不要圖一時方便而給自己帶來難以想象的損失。
三、名片的內容
名片內容一般是：①本人歸屬：企業標誌、企業全稱、所在部門；②本人稱謂：個人姓名、行政職務、學術頭銜（可以不印）；③聯絡方式：辦公地址（盡量詳盡）、郵政編碼、傳真、電話、電子信箱、手機號碼等可以酌情考慮。
名片正麵的內容不要太多，要留點空間，這樣顯得美觀大方；否則別人看起來會覺得你在虛誇。很多人忽略了名片的背麵，那其實是一個很大的空間，如果你把最能夠代表你能力和身份的內容寫在背麵，不失為一種推銷自己的好方法。因為，人們在閱讀名片的時候總是習慣性地看了正麵再看背麵。
四、名片的攜帶
一定記得攜帶你的名片，因為你隨時都有可能使用它。
名片的攜帶應注意以下三點：
（1）數量要足夠：攜帶的名片一定要數量充足，確保夠用。所帶名片要分門別類，根據不同交往對象使用不同名片。
（2）完好無損：名片要保持幹淨整潔，切不可出現折皺、破爛、肮髒、汙損、塗改的情況。
（3）放置到位：名片應統一置於名片夾、公文包或上衣口袋之內，在辦公室時還可放於名片架或辦公桌內，切不可隨便放在錢包、褲袋之內。放置名片的位置要固定，以免需要名片時東找西尋，給人以做事沒有條理的印象。
五、名片的遞交
事先將名片準備好，放在上衣口袋裏，時機一到就雙手遞上，切忌將名片隨便放在你根本不熟悉或者不注意的地方，以至於交換名片的時候各個口袋亂摸一氣，這種情況會給對方造成極壞的印象，遞名片時應該熱情大方地說：“這是我的名片，以後多聯係（或請多關照）。”
在遞交名片時，要注意以下幾個要點：
一是要察言觀色。除非自己想主動與人結識，否則名片務必要在對方願意結交你的前提下發送。如果雙方或一方並沒有這種願望，則無須發送名片，否則會有故意炫耀、強加於人之嫌。通常情況下可以通過對方的表情看出來，如果對方是一副冷漠的表情，你就不要自討沒趣了。
二是要在適當的時間場合遞交名片。發送名片要掌握適宜的時機，隻有在確有必要時發送名片，才會令名片發揮功效。具體說來，會議時：會議之前或之後交換名片；社交時：介紹後再交換；用餐時：餐前酒或餐後酒時交換；談話時：不要在中途打斷他人。同時，也不要在大庭廣眾之下向多位陌生人發送名片。
三是發送名片要講究禮儀規則。雙方交換名片時，應當首先由位低者向位高者發送名片，再由後者回複前者。但在多人之間遞交名片時，不宜以職務高低決定發送順序，切勿跳躍式進行發送，甚至遺漏其中某些人。最佳方法是由近而遠、按順時針或逆時針方向依次發送。