“有什麼問題嗎？時間有限，我們還是主要討論一下對這個計劃的顧慮吧。”吉莉安問道。
“我覺得大部分內容都是可行的，除了第五個要點，關於提高工作效率這一點。”那個剛剛在你做簡報時跟你較真工作效率的委員開始向吉莉安提問。你迫不及待地想看看她如何為自己辯護。
“我明白您的顧慮，請大家翻到第6 頁。”吉莉安將她的PPT 切換到關於節約開支的分析。
你搖搖頭，完全無法相信她敢這麼做——她居然跳過了這麼多頁！
她這樣做根本無法讓方案得到批準。
吉莉安解釋了提高工作效率從而節約開支的相關計算，然後問道：
“還有什麼其他問題嗎？”每個人都搖搖頭。“那好，請大家翻到第9頁，我想和大家討論一下執行層麵的問題。”她向委員會展示了資金需求以及培訓的時間表。報告結束時，她將目光轉向委員會負責人。
負責人的回答讓你大吃一驚。“這個項目很不錯，吉莉安。就我個人而言，我很喜歡提升工作效率這部分，這會對我們有很大的幫助。”
她問了問其他人，“大家都同意這個計劃，對嗎？”
所有人都點頭表示支持。
負責人繼續說：“我們都支持你的方案。項目進入執行階段時請向我們彙報。”吉莉安向委員會表示感謝。
到她離開房間為止，她隻用了14 分鍾，隻講了3 頁的內容，但方案就這樣被通過了！她是怎麼做到的？你思考著，同時對她充滿了敬佩。
答案很簡單：吉莉安直截了當地闡明了自己的想法，主導了論證過程，並和聽眾分享了最相關的信息。她考慮到了她所要達到的目標和聽眾的訴求，在製作PPT 之前，甚至在進行數據分析之前，就先規劃好了方案的結構。吉莉安把重心放在她想要的結果上——讓方案得到通過，而不是讓分析過程中有漂亮的視覺效果或是令人印象深刻。她以結果為導向，放下自己的目標，根據聽眾的需求調整內容。
結構化思維過程
高效溝通是可以習得的，而且遠沒有你想象得那麼難。我將這種方法叫作“結構化思維過程”。如果做得正確，你可以更有效地、更快地把一個初步想法逐步轉化成一個能被批準的方案。為了擁有這樣的能力，你必須摒棄固有的習慣，接受那些你還不太習慣的方法。起初，你可能會退縮，認為這根本不可能實現。你遇到了以前從未學過的知識，感到震驚也是非常正常的反應。當你過了這一階段，忘記了以前的習慣，你會發現這一過程非常直觀。我們之所以無法掌握這一方法，隻是因為我們以往錯誤的認知——以為簡單的方式不足以解決問題。然而，這一方法的美，正在於它的簡潔和精練。
描述一個商業方案時，“簡練”這個詞看來有一點“過時”，而我之所以選擇它，是因為我早年職場生涯的一些重要經曆。那時我剛進入麥肯錫，並成為幾項業務的負責人，執行副總裁希望能夠更好地了解她的團隊所做的項目，所以要我向她彙報。這次談話非常重要，因為這是我和她的第一次交流，而她是我老板的老板。
“有什麼問題嗎？時間有限，我們還是主要討論一下對這個計劃的顧慮吧。”吉莉安問道。
“我覺得大部分內容都是可行的，除了第五個要點，關於提高工作效率這一點。”那個剛剛在你做簡報時跟你較真工作效率的委員開始向吉莉安提問。你迫不及待地想看看她如何為自己辯護。
“我明白您的顧慮，請大家翻到第6 頁。”吉莉安將她的PPT 切換到關於節約開支的分析。
你搖搖頭，完全無法相信她敢這麼做——她居然跳過了這麼多頁！
她這樣做根本無法讓方案得到批準。
吉莉安解釋了提高工作效率從而節約開支的相關計算，然後問道：
“還有什麼其他問題嗎？”每個人都搖搖頭。“那好，請大家翻到第9頁，我想和大家討論一下執行層麵的問題。”她向委員會展示了資金需求以及培訓的時間表。報告結束時，她將目光轉向委員會負責人。
負責人的回答讓你大吃一驚。“這個項目很不錯，吉莉安。就我個人而言，我很喜歡提升工作效率這部分，這會對我們有很大的幫助。”