社會的進步、經濟的發展對各行各業的從業人員提出了更高的要求。盡管網絡改變了傳統的工作、生活模式，提高了工作效率，加快了生活節奏，計算機幫助人們解決了大量的數據處理問題，但是，社會對於人們的實用寫作能力的要求不是降低了，而是提高了。
日常的工作生活中，我們的許多交流與溝通都是通過文書來實現的：找工作要寫簡曆、競聘信，一段時間的工作結束後要寫總結報告，朋友生病了寫信問候，父母大壽要有壽誕啟事，對某個問題有疑問就寫谘詢信進行谘詢……可以說，常用文書的寫作能力是關係到一個人能否在社會交往中左右逢源、順利成就事業的基本技能。所以，係統而全麵地掌握常用的文書寫作方法和知識，進而能較好地寫作各類常用文書，是每個社會人很實際也很必要的選擇。 本書就是為了這個目的而編寫的。
本書從實用的角度出發，貼近現實生活，彙總了日常交往中常用的各種社交禮儀類文書及事務交際類文書，特別詳細地闡述了一般活動禮儀文書，常用壽慶、婚姻、喪葬文書，常用便條契據、常用信件書函、常用工作文書，個人、黨務文書等常用文書的具體寫作技巧，並提供經典實用的範例，讓你一看就懂，一學就會。
本書沒有一開篇就介紹各類具體常用文書的寫作方法與格式要求，而是用了比較多的文字闡述了常用文書的一般性質特點，及其與文學作品的區別等方麵的問題，以幫助大家對常用文書有一個整體的、宏觀上的把握。在具備了這樣的理論認識之後，隻要進一步掌握常用文書寫作的基本技巧與格式規範，那麼，在具有典型性的範例的參照下，寫出高質量的文書便是水到渠成的事情了。
本書在編寫過程中，參考了很多相關書籍，在此一一予以致謝。由於時間倉促和編者水平有限，盡管我們殫精竭慮，謹擇慎取，書中可能還是會存在著這樣或那樣的問題，懇請廣大讀者和業內人士不吝賜教，多提寶貴意見，以便我們及時改正。
編者
緒論：常用文書寫作概述
什麼是常用文書
（1）常用文書的概念與特點
常用文書就是應用文嗎？好像不盡然。例如書信、便條、公函、啟事、報告、計劃書、會議通知、會議記錄、合同、規章、柬帖、訃文、題詞、演講詞、問卷、電報、傳真文字、插圖文字等等，大家都認同是應用文範圍內的項目，但對聯、書序、新聞報道、新聞特寫、社論、廣告、日記、傳記、筆記、電子郵件、論事雜文、學術論文等等，是否也屬於應用文，在語文學者中，就有不同意見。如果用“常用文書”的名稱，在概念上，就可兼收並蓄：既可收納大家認同的應用文項目，又可包括大家可能有爭議的項目。換而言之，常用文書可以包括應用文，應用文不可以包括常用文書。也即，應用文是狹義的常用文書，常用文書是廣義的應用文。
關於常用文書，我們或許可以這樣說，常用文書是人們處理各種事務和進行交際活動時形成和使用的具有一定格式的實用性文體，它在日常生活、工作、交際時經常使用，具有直接使用價值和某種慣用體勢，是人們交流思想、互通消息、解決問題、處理事務的工具。它的最終目的是為了實用。
（2）常用文書與文學作品的關係
由於生活的需要，我們的祖先創造了有助於溝通的符號——文字，這些文字創造伊始顯然都負有實用的任務。 比如商代的甲骨卜辭，我們或可視為商王室的公務文書，有實用的目的。青銅器上的銘文，內容具體，結構完整，涉及公私事務，有憑證和檔案的作用。至於《尚書》、《易》、《禮》、《春秋》、三《傳》，無一不是實用的文字；甚至《詩經》中的詩，無論是歌者或采詩之官，都顯然抱有實用的目的。
不過，自有文字開始，除了實用的目的，已越來越講究表達方式和修辭技巧，這樣，就使實用的寫作，逐漸增加了對文采的要求。
其實，在我國古代，文章的實用性與文學性是一體二用的，根本就沒辦法區別。 比如《昭明文遜就從辭采的角度，大量選入了詔、冊、令、教、表、啟、彈事、箋、奏記、書、檄、符命、箴、銘、諫、哀、碑文、墓誌、行狀、祭文等常用文書。真正將文學作品與常用文書區別開來始於民國。民國以後，有學者把“美文”和“實用文”對舉，又提出了“文學”和“普通文”的概念，於是大家在寫作取向上或語文教學上，才特別分為兩途。我們現在所謂常用文書寫作，都把常用文歸入一般文章的範圍內，與文學創作涇渭分明，並不相混。例如公函、報告、計劃書、會議通知、會議記錄、合同、規章、柬帖、訃文、問卷、電報、傳真文字等等，如果在裏麵加入一些文學成分，就很容易產生“以辭害誌”的毛病，而且也容易出現內容與體製、用語格格不入的情況，因此要特別謹慎處理。