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● 沒有真正的會議目的。
● 會議主題不明確。
● 與會人員不適當。
● 沒有議事日程或者根本對不上號。
● 與會人員毫無準備。
● 延時開始、延時結束。
● 沒有任何收效或決議。
● 缺乏後續工作檢查。
拉裏·貝克（《時間掌握分析》一書的合著者）給我們分析了浪費時間的最大原因，並且為商務會議提供了這些有益的建議（不包括碰頭會）：
● 闡明會議的明確目標。這一點是必要的。單方向的傳達信息是不需要會議形式的。
● 考慮一下可選擇的會議方式方案，比如說備忘錄係統、電子郵件或者電話會議等。
● 製訂一份議事日程並且堅持這一好習慣。
● 隻邀請那些必須出席的人員參加會議，並要讓他們知道怎樣做才能對會議有所貢獻。
● 為每一議程都設定時間限製，確保最重要的問題得到最充分的重視和探討。
● 隻要與會人員已經發表了自己的見解，對會議有所貢獻，就要給他們一個寬鬆的環境，允許他們在會場上適當地放鬆。
● 掌控會場氣氛，保證討論都是有針對性的，而非泛泛而談。
● 最好把與會人數限製在五到八人。嚐試著讓大家站著開會，這樣就更能保證會議在盡可能短的時間內解決問題。
● 總結會議成果，明確或者回顧一下分派的任務。
● 在會議的最後，花上幾分鍾來挑一挑這次會議的毛病，商討出改進的辦法，使得下次會議更加完滿。
確定會議風格
《創業者的賺錢係統》北京大學出版社作者：D.C．科多瓦、卡羅爾·戴薩特、林偉賢
由於人的個性風格是多種多樣的，所以每種類型的人都有自己偏愛的會議模式，記住這一點很有用：
● 高D型的人根本不喜歡開會，他們更傾向於在電梯裏或者車上的短暫交談。
● 高I型的人會把會議變成社交活動，他們喜歡鼓舞士氣、振奮人心的活動。
● 高S型的人喜歡用製度解決一切問題，包括會議中的議事日程和各個程序。
● 高C型的人願意看到所有事情都有理可循，要讓一切都“臻於完美”，恰如其分。
不同個性的人還會對會議中出現的問題作出不同的反應，要包容這種情況的存在。想要避免不同類型的人產生分歧，就要讓你的會議越簡明越好。如果每個人都做過個人解析，那麼和組員分享一下心得：在他們完成任務的過程中是什麼重要因素，而什麼又會使他們感覺到備受壓力。
“各有所好，各有所長。”當然也可以應用在組織會議的方麵。了解了這些道理，你就能化解世界上由於差異帶來的一切問題。
恰當使用備忘錄係統可以幫助解決溝通問題。
下麵這些留言條出自一個真實的事例—一間倫敦的賓館和一位客人之間的交流。賓館最後把這些留言條交給了《泰晤士報》。
服務員：
你好！
請不要在我的浴室中放置小塊的香皂了，因為我隨身自帶沐浴的潔膚香皂。請拿走架子上藥盒下麵那6塊尚未開封的香皂，還有淋浴間皂盒裏的3塊，它們的確有些礙事，謝謝！
S.伯曼
365房間
365房間的客人：
您好！
我不是原本安排來為您服務的服務員。明天，也就是周四，為您服務的服務員的假期結束就會回來了。
按照您的吩咐，我已經把淋浴間的3塊香皂給拿走了，架子上的6塊我也收拾起來，放在紙巾盒的上麵，以備您的不時之需。
根據飯店的管理要求，每天要放置3塊香皂，所以今天也不能例外，希望這沒有影響到您。
替班服務員凱西
服務員（希望你是本該當班的服務員）：
你好！
很明顯，凱西沒有把我對香皂的要求告訴你。當我今晚回到房間的時候，發現你又在藥盒下的架子上放置了3塊卡美香皂。
我要在貴酒店待上兩周，並且帶來了自己常用的香皂，所以我不需要架子上那6塊卡美香皂。因為當我刮胡子、刷牙的時候很礙事，希望你盡快幫我處理掉。
S．伯曼
伯曼先生：
您好！
經理助理，肯西特先生，今早告訴我您昨晚跟他通了電話，我們得知您不滿意服務員提供的服務。
我已經指派了另一名服務員去為您服務。希望您能原諒我工作上的疏忽。如果您將來有任何意見或建議，請與我聯係，我會充分重視起來。
在早8點到下午5點之間，您都可以撥打1108這個分機號。謝謝！