第14章 應對突發事件——最優秀秘書的危機經驗(1 / 3)

·原則三:治療“內傷”

一般在處理突發事件時,上層領導往往很容易隱瞞突發事件對機構內部的影響。但事實上,若是公開隱瞞或是推脫自我所應負責任的話,便很容易為那些能夠引發危機的錯誤行為創造滋生的空間,並會縱容此類行為,因為上司的推諉就是最好的放縱。最終機構賴以生存的價值觀便會崩潰,機構也會因此而不斷腐敗。所以,在危機發生以後,秘書在進行信息總結的同時,也要協助領導明確責任、處理事故。

(2)處理醜聞,不傷害民眾

醜聞與危機的最大不同在於是否對公眾造成了傷害。在社會心理學的具體研究中發現,人們隻有在自我利益受損時,才會關注傷害自己的人與事,同時進行較為理性的思考,進而調整自己的態度;否則,便會隻關注自己感興趣、自己認同的事情,同時其態度也會隨之變化:喜歡的更喜歡、厭惡的更厭惡。

所以,危機將會導致公眾對你的態度發生強烈的變化,有可能更好,也有可能更壞,而醜聞則隻會強化公眾對你原有的態度——喜歡你的更喜歡、討厭你的更討厭。

因此,在處理醜聞時,秘書隻要幫助上司做到不傷害公眾,支持上司與機構的民眾自然會提升其忠誠度。

(3)處理事故,按規則進行

處理事故時,應按規則進行,以避免爭議。此處的規則是指公眾與機構都共同認可的行為約定,而非企業的單方麵規定。發生任何事故,都需要按照大家事先認可的規則處理,以避免事故升級或是遭到拖延。

處理事故若是發生爭議,便有可能被公眾與媒體所關注,進而升級為危機,造成更大的影響,所以,秘書人員應在最大程度上協助上司盡可能地使爭議得到避免。

秘書人員需要明確:突發事件的特殊性表明了其難以控製、無法進行程序操作的特點,識別突發事件的原因也在於此:對公眾造成傷害越輕的突發事件,越可以按一般處理方式來進行。但是,在較大型的危機、醜聞中,這些程序往往不足以應對事情的變幻莫測。在這種情況下,秘書人員便應協助上司進一步的了解事件經過,以期更好地處理事件。

2.明確應對突發事件四原則

突發事件具有突然性、重要性、首次出現性等特點,其無章可循性,令相關人員必須要采取非程序化決策。非程序化決策實施過程中,秘書人員是否能夠為上司提供到位的服務,是上司能否集中精力解決突發事件的關鍵所在。

在1989年10月1日晚上8點,正在廣州市人民政府值班室值班的秘書丁飛接到報告:省內一家私人農資公司在人、船、碼頭均沒有被批準進行危險品裝卸的情況下,在某個碼頭雇傭了一批人,使用一艘名為“港務貨運6號”的船隻運送劇毒品砒霜。不料,運送過程中卻意外地遇到了事件,使部分砒霜掉入了河中。

·原則三:治療“內傷”

一般在處理突發事件時,上層領導往往很容易隱瞞突發事件對機構內部的影響。但事實上,若是公開隱瞞或是推脫自我所應負責任的話,便很容易為那些能夠引發危機的錯誤行為創造滋生的空間,並會縱容此類行為,因為上司的推諉就是最好的放縱。最終機構賴以生存的價值觀便會崩潰,機構也會因此而不斷腐敗。所以,在危機發生以後,秘書在進行信息總結的同時,也要協助領導明確責任、處理事故。

(2)處理醜聞,不傷害民眾

醜聞與危機的最大不同在於是否對公眾造成了傷害。在社會心理學的具體研究中發現,人們隻有在自我利益受損時,才會關注傷害自己的人與事,同時進行較為理性的思考,進而調整自己的態度;否則,便會隻關注自己感興趣、自己認同的事情,同時其態度也會隨之變化:喜歡的更喜歡、厭惡的更厭惡。

所以,危機將會導致公眾對你的態度發生強烈的變化,有可能更好,也有可能更壞,而醜聞則隻會強化公眾對你原有的態度——喜歡你的更喜歡、討厭你的更討厭。

因此,在處理醜聞時,秘書隻要幫助上司做到不傷害公眾,支持上司與機構的民眾自然會提升其忠誠度。

(3)處理事故,按規則進行

處理事故時,應按規則進行,以避免爭議。此處的規則是指公眾與機構都共同認可的行為約定,而非企業的單方麵規定。發生任何事故,都需要按照大家事先認可的規則處理,以避免事故升級或是遭到拖延。

處理事故若是發生爭議,便有可能被公眾與媒體所關注,進而升級為危機,造成更大的影響,所以,秘書人員應在最大程度上協助上司盡可能地使爭議得到避免。

秘書人員需要明確:突發事件的特殊性表明了其難以控製、無法進行程序操作的特點,識別突發事件的原因也在於此:對公眾造成傷害越輕的突發事件,越可以按一般處理方式來進行。但是,在較大型的危機、醜聞中,這些程序往往不足以應對事情的變幻莫測。在這種情況下,秘書人員便應協助上司進一步的了解事件經過,以期更好地處理事件。

2.明確應對突發事件四原則

突發事件具有突然性、重要性、首次出現性等特點,其無章可循性,令相關人員必須要采取非程序化決策。非程序化決策實施過程中,秘書人員是否能夠為上司提供到位的服務,是上司能否集中精力解決突發事件的關鍵所在。

在1989年10月1日晚上8點,正在廣州市人民政府值班室值班的秘書丁飛接到報告:省內一家私人農資公司在人、船、碼頭均沒有被批準進行危險品裝卸的情況下,在某個碼頭雇傭了一批人,使用一艘名為“港務貨運6號”的船隻運送劇毒品砒霜。不料,運送過程中卻意外地遇到了事件,使部分砒霜掉入了河中。