秘書的秘密.2，做好秘書是門技術活-第1章提升寫作能力——秘書的筆底有乾坤

·告知類公文的目的與作用是為了讓受文者知道某事的發展或結果，而不要求有所行動，所以，其寫作思路便為：為什麼做——是什麼——怎麼樣。像公告、報告、通報一類的公文可以運用此方法進行寫作。

絕大部分的公文寫作都可以將思路分成這樣前後相互關聯的三個步驟，該法也可被稱之為“三段思維法”。當然，這隻是就大類而言的，若是具體到了某一文種或是某一小的類型，寫作的思路還可以劃分得更細。

（4）應遵循結構模式，進行邏輯寫作

一般公文寫作邏輯可概括為緣由——事項——要求（或結語）三部分，這三部分的常見寫作方法如下所示：

·開頭部分主要說明發文的目的、原因，開宗明義，提起下文，讓讀者知道為什麼要發文。

·事項部分則主要圍繞行文的基本意向來展開內容，進行情況的詳細敘述、問題的分析、決策的製定，並給出解決問題的方法、相關措施與具體的實施原則，讓受文者明白自己應如何做。

·結尾處則要提出要求、期望與號召，常用一些帶有強調式、總結式的模式作為正文的結束。

（5）應按公文慣用語，進行明確表達

公文屬於實用類文體，寫作時效性一般要求比較嚴格，寫作者不能如同搞創作一樣，進行文筆渲染與誇張，而是應使用規範化、定型化的公文專用語，以準確的語言來表述公文內容，並力求增強公文簡單、莊重的語言風格。

·開頭常用語包括“根據……”、“為了……”、“由於……”、“當前（目前）……”、“經……研究”等；

·過渡常用語有“現通告如下”、“特作如下決定”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；

·結尾的常用語主要有“特此批複”、“特此通知”、“以上報告，請審閱”、“請認真貫徹執行”等。

（6）應選擇好書寫材料，保持紙麵整潔

公文書寫材料一般包括公文載體材料與公文字跡材料兩部分：

·公文載體材料：最好使用單頁十六開紙（190×265毫米），並在紙張左側留出裝訂線，橫寫橫排。書寫時應保持字體工整清晰，不可過於潦草，若是改動過多使稿麵過於淩亂的話，則應重新謄抄，

·公文字跡材料：應盡量使用黑色的碳素筆或鋼筆，而不是使用鉛筆與圓珠筆。另外，不管是抄寫文件底稿還是打印文件，都不可使用複寫紙。

作為企業、機構權力代言的公文，表達什麼、強調什麼，以及其如何表達、如何強調等，必須要嚴肅、嚴謹，嚴格地按照要求與客觀事實寫作，來不得半點馬虎。

2.多學多練，進行寫作基本功訓練

秘書寫作能力的高低決定著個人服務質量的好壞，而決定寫作能力高低的關鍵在於基本功的好壞。在日常生活中，秘書工作者能否從最基本的東西學起，將有關寫作的一些小事做好，將會直接影響其日後寫作質量的高低。