在管理溝通時，為什麼會出現溝通無效的情況呢？
無效溝通包括消極溝通和防禦性溝通：消極溝通的常見形式有壓製別人、貶低別人挖苦別人喜歡關注貶低別人的內容；防禦性溝通表現在總是想說服別人評價發言人而不是發言內容、假裝在傾聽等方麵。這些都可以通過非語言信息傳遞出來，並且很快就會被別人捕捉到。因此這樣的表情和心態不一定要說出來，卻常常被對方從你的非語言信息中一眼看破。加之你的成員又十分敏感，對你的非語言信息傳遞，比語言信息還要在意，而無效溝通往往就是從非語言信息開始的，因此你要多留神自己的表現。否則會使你精心準備的溝通變成無效溝通。
溝通再多一些。
當然，溝通不一定是為了交流信息，作為管理者應該利用溝通來傳遞思想，傳遞思想就是從我說變成他說，與其它的溝通形式不同的是，它是讓對方講出來你想要說的話為目的。對方講的和你有著天壤之別，如果是去執行的話，結果是可想而之。一般來說能夠讓對方講出來，順利執行的可能性就提高了一倍。借助於傳遞思想的過程引導和提問，在交流中不斷滲透自己的思想，如同討論一樣，其目的是讓對方說出自己的想法。多提一些具體問題，當然數量不宜過多，隻是對關鍵問題進行提問，為了完成思想的傳遞，在必要時也可以把答案隱藏在問題之中。
從讓人願意說話到願意說真話，從橫向交流到縱向交流，循序漸進地讓我們的團隊學會溝通，讓團隊充分互動起來。團隊建設中不怕遇到各類問題，最怕的就是不願溝通，不會溝通！隻有充份溝通才能更好更快地解決問題；隻有溝通才能讓個人變成群體，讓群體變成真正的團隊。
技巧1：通過召開會議促進溝通
〔經典回顧〕
通過會議來進行管理者與員工溝通，是一種比較好的形式，它已經延續了上千年。在古代，大臣們上朝議政就是會議的一種早期表現；到了現代社會，開會對於國家的發展，企業的發展都有重大的作用。如果不召開會議，許多指令、信息等都將無法傳達。
在現代社會中，開會對管理者與下屬能否有效溝通很重要。如果相關的人們不坐在一起商討問題，許多的調查研究無法完成，決策無法製定，規章製度無法貫徹，誤解無法解除……因為開會是如此的重要，所以溝通大師們在近20年來深入研究這個主題。在了解了現代組織溝通行為的本質及溝通的多目標之後，人們就更進一步發現各種會議的重要性，認識到開會給予組織成員問產生溝通作用及發展成為有效團隊的機會，員工和部下們可因此共同分擔困難，分享經驗和成功的果實。會議也是溝通意見的通途之一，高級管理人員可趁開會之機聽取有關公司及員工和部下的簡報以了解情況。一個處理得法的會議，將是同時完成意見溝通及管理目的之最佳工具。所以會議的功能應包括：傳達新消息、解決問題、做決策、表明態度，以及提供參與的媒介和氣氛，等等。開會時所需要運用的溝通技巧，比其他管理行為來得更集中和更多。
近年來，在經濟界，公司經理已逐漸趨向於民主的領導方式，他不再視自己為發號施令的老板，而視自己為團隊的領導人，重點已由管理公司轉移到管理員工和部下；經理不但要管理個人，更要致力於指導工作團體。這種看法並不表示經理忽視個人因素，而是經理除了使每個人都能發揮才能外，更要使團隊能發揮最大力量。而經理能否將下屬視為一個團隊來管理，對他的成功將具有決定性的影響。
現代組織強調給員工和部下更多的參與機會、鼓勵經理與員工和部下共同做決策，以及製造更舒適的工作氣氛。所以近幾年來，有很多學者在這些領域進行了深入的研究和訓練，使得管理的方式和方法，都有了很大的改進。
很顯然，在公司一類組織中的會議具有下列功用：先就基本而言，會議是一種為達成某種目的，而以搜集參與者的意見、情報、判斷和事實的手段。通常，開會是為了要解決問題的。自古以來的看法和近代的研究結果都認為集思必能廣益，所以領導人們常以開會的方式做決策。事實上，今天的企業經營者或企業管理者很少有不參考他人意見而獨自作決策的。會議的另一種功能是：指導組織成員及傳遞信息。領導人有時會接到上級交代下來的指示，開會就是傳達這些指示的好方法。
許多組織都用訓練會議來發展員工和下屬的才能，例如教導新付款程序，指導新招收的員工和下屬適應環境，改用新采購及報價方法等，都是訓練會議的良好主題。
〔案例分析〕
摩托羅拉公司的下行溝通形式是主管彙報會。它類似於管理層的述職報告會，所不同的是，述職報告麵對公司董事會，主管彙報會麵對全部員工。
主管彙報會每年舉辦一次，公司管理層經過一年的工作，把經營的成果和當前的問題整理成報告，對廣大員工作個交代。報告公司發展狀況、經營業績、財務分析、員工福利改善、麵臨挑戰、公司管理。它由上層傳至下層。
在1995年主管報告會上，當時董事長羅伯爾溫通報以下情況：60%的雇員達不到美國七年級的數學水平，所以管理層下令將工資額的1.5%用於培訓，這一比例後來上升到4%。投入大量財力，向每個員工每年提供至少40小時培訓時間，並在大約2000年，將培訓時間增加4倍。
〔巧手點金〕
其實，開會是一個很好的溝通方式，會開得好，可以事半功倍，讓人熱情高漲；會開得不好，則會打擊士氣，浪費寶貴的時間。如何高效地開會，不妨參考下麵的建議。
1.不要動輒開會
在每次開會之前，企業管理者應該自問，是否可以用其他方法實現這次會議的目標。如果會議的重點是分享信息，那麼采用電子郵件、備忘錄和非正式談話的形式，效果可能會更好。
開會的理由應是企業需要參會人員之間的互動，交換看法和經驗，並對手頭事項建立起統一的思路。隻有當你需要每個人都在現場，以便於及時交換信息時，這樣的會議才有必要。否則，電子郵件或語音郵件就足夠了。
另一方麵，把工作有效地授權給合格的下屬，將大大減少會議的次數。如果授權得當，你就無須在團隊作出每個決策時都到場。請記住：企業管理者隻要知道張三或是李四已經把事情處理好了就行了。
2.不要停留於討論
富有成效的會議要有界定清晰的目標，它們是人們努力的方向和衡量進度的標尺。會議的主題更重要的是要落實到行動，而不是成為上周發生什麼事情的流水簿。
例如，如果你與下屬的每周會談已經令大家怨聲載道，就要堅決讓每個人把報告縮減到可付諸行動的具體事項。
3.開會前作好充分的準備
如果公司對會議作了更好的準備和會前溝通，這能大大提高會議的效率，相信大多數經理是不會錯過這種卓有成效的會議的。你應根據會議內容的安排和重要程度的不同，花費30～60分鍾來準備你負責組織或主持的會議；分發準確的議程，並召集合適的人員參會；當會議與某些人無關時，要允許他們提前離場。
4.不要跑題，控製發言時間
有效引導會議本身就是一大課題，控製發言時間可以使會議盡可能簡短且有成效。好為人師的人與喋喋不休的人最容易破壞會議，他們不僅消耗時間，還會讓可能擁有最佳想法但不如他們那樣伶牙俐齒的參會者沒有機會發言。會議主持人有必要禮貌地打斷他們，以縮短冗長的個人獨白。
在某些會議中，好像每個人都需要作3～5分鍾的開場白。如果這成為了開會的慣例，那會議的成效可想而知。所以，要讓人們擺脫這個習慣，從而提高會議的效率。
5.設立無會周或采用站立開會的形式
某些公司宣布了無會議日、無會議周，這些措施可以避免毫無意義的會議，很受企業員工的歡迎；還有一些企業運用站立開會的形式來避免開會的拖拉與冗長，這要求參會者一直站著陳述觀點，從而有效地避免了不必要的長篇大論。