第四章 和懶惰習慣說再見——別給事情拖後腿(2 / 3)

他用的是微軟的速度。可惜的是,警察並不理解這種速度的含義和這位司機的真實思想。

這是一個速度快得讓人目不暇接的時代,隻有跟得上速度的人,立誌於走在時間前麵的人才能取得成功。比爾·蓋茨的創業成功就證實了這一點。

在日常生活中,你要學會和自己比賽,始終走在時間的前麵,盡可能地超出自己平常的成績。

首先要養成快速的節奏感,克服做事緩慢的習慣,調整你的步伐和行動,這不僅可提高效率,節約時間,給人以良好的作風印象,而且也是健康的表現。

由於科學技術的社會化,人與人在質量、能力(智商)上的差別越來越小。因此,人發出的能量就取決於其速度。

誰慢誰就會被吃掉。比如:搏擊以快打慢,軍事先下手為強,商戰已從“大魚吃小魚”變為“快魚吃慢魚”。

比爾·蓋茨認為:競爭的實質,就是在最快的時間內做最好的東西。人生最大的成功,就是在最短的時間內達成最多的目標。質量是“常量”,經過努力都可以做好以致於難分伯仲;而時間,永遠是“變量”,一流的質量可以有很多,而最快的冠軍隻有一個。任何領先,都是時間的領先!

我們慢,不是因為我們不快,而是因為對手更快。

下麵的這個《羚羊與獅子》的故事,充分說明了這一點。

在非洲的大草原上,一天早晨,曙光剛剛劃破夜空,一隻羚羊從睡夢中猛然驚醒。

“趕快跑!”它想到,“如果慢了,就可能被獅子吃掉!”

於是,起身就跑,向著太陽飛奔而去。

就在羚羊醒來的同時,一隻獅子也驚醒了。

“趕快跑”,獅子想到,“如果慢了,就可能會被餓死!”

於是,起身就跑,也向著太陽奔去。

將時間管理當成比賽會讓你受益無窮。

·能讓平淡無味的工作變得有趣、生動。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事。

·和自己比賽可以激發心理學上的“滿溢狀態”的行為。這是一種內在的變化,時間似乎很少,但你的成果卻很多。

·改善你的工作質量。對於實現你自己的目標應該像優秀的跨欄選手一樣,速度更快、更好,還要求不把柵欄碰倒。

終生管理時間

生命是由時間和精力組成的。人生的時間和精力是有限而寶貴的。魯迅先生就曾說過:“生命是以時間為單位的,浪費別人的時間等於謀財害命;浪費自己的時間,等於慢性自殺。”

美國人的時間觀念相當強,凡事都講效率,大多數人始終處於奔忙之中,在以最快的速度完成一件之後,又迅速轉向別的事情。大多數美國人走路快、辦事快、很少講費話,並且都有一個時間登記表,每天的事情安排得滿滿的。由於時間觀念強,美國人常給人一種缺乏耐心、暴躁的印象,他們無法容忍那些浪費時間和精力的行為,對這樣的行為往往會暴跳如雷、怒不可遏,甚至會破口大罵或出手打人。

美國人珍惜時間資源的最大好處,就是辦事效率高,實際用於辦事的時間多,辦事效果當然好。可以想象,一個幹脆利落,工作時總是在奔跑的人怎麼可能沒有效率?

一切收獲都來自於科學地管理時間和精力。美國人告訴我們,管理時間和精力,你應該有這樣的意識:

首先,合理安排時間和精力。把時間和精力合理配置到各種事情上,而不讓時間浪費。多數成功者都把工作與閑暇、工作與日常生活劃分得清清楚楚,這樣就能夠享受各種活動並達到轉換情緒的目的。比如進餐時,保持輕鬆、別無雜念,絕不牽涉工作中的煩心事。娛樂和運動時,應充分放鬆身心,以享受其中的歡樂。

一天減少一點精力浪費,一時的好處或許不大,但長期積累,對於健康長壽、享受生活及事業發展都非常有利。偉人們視精力為生命,哪怕是一點點的精力,他們也從不輕易浪費。很多人把精力看得比垃圾還不值錢,從來就沒有節約精力的觀念。胡亂使用精力不僅影響他們的成才、發展、享受生活,而且嚴重損害他們的身心健康。

其次,充分利用時間和精力,提高單位時間和單位精力的利用效果。很多人的失敗歸根到底是沒有利用好時間和精力,同樣,很多人的成功,是很好地利用了時間和精力。

精力是寶貴的,如果用在沒有意義或意義很小的事情上,實在是一種巨大的浪費。當然,人非神仙,有時浪費精力是不可避免的,但要盡量減少。如果能把一生的大部分精力都用於比較有意義的事情上,肯定不枉此生。

再次,把握好最佳時間和最佳狀態。最佳時間通常是指辦事的最好時間段或時間點。把握好最佳時間,通常都可以取得良好的效益,比如提高效果或降低代價。普通人往往隻知道應該去做什麼事,但不知道在什麼時候做最好。高手常常在最佳時間辦事,一時的好處或許不大,但長期積累,對於發展十分有益。對於重要的事情,要盡量安排在精力旺盛的時候做。投入同樣的時間,如果精力旺盛,實際投入的精力就比較多;反之,實際投入的精力就比較少。把握最佳時間有一定的難度,因此,很多時候隻能爭取在較佳的時間辦事。每個人都要把“在最佳時間辦事”當作一種信念,長期如此,自然會成為習慣。

最後,根據事情的重要性付出相應的時間和精力。事情越重要,越要付出較多的時間和精力,以求取得好的效果;反之,越要節約時間和精力的付出,以免浪費時間和精力。比如,當精力充足而做的隻是簡單的事情時,要自然地以較低的精力消耗辦事。以大量的精力消耗處理小事,通常是不值得的。當精力不足而又偏偏碰上緊要的事情時,要迅速提高精力,並全力以赴。在重大的事情來臨之前,要先適當放鬆身心,以積蓄體能麵對挑戰。如果沒有足夠的體能積蓄,當巨大的壓力到來時,很可能一下子被擊垮。

休息的時候,應保持輕鬆的休息狀態。工作或學習的時候,應保持旺盛的狀態。或者說,工作要有工作的樣子,學習要有學習的樣子,玩也要有玩的樣子。不像樣,就會影響效果,而且浪費時間和精力。

這樣的意識雖然我們暫時沒有,但希望你能逐漸養成這種習慣。

對時間做有計劃的管理,將使你受益無窮。因為事情一旦計劃,必然會在心中形成明確的概念,那樣即使出現某些難纏的麻煩事,你也會做出衡量與取舍,而沒有計劃的人則不會考慮這一點。下麵就是管理時間的十九條優秀的經驗:

1.學習、研究和應用提高效率的方法。例如,找一些提高效率的書籍學習,並多用、多總結,使自己的一切行為盡可能高效化。這一點不難做到,長期堅持必可形成高效辦事的習慣,對於個人的成才、發展都十分有利。在發達國家,無論是成功人士,還是普通人,乃至小學生,都喜歡閱讀有關提高效率的書籍。在我國,多數國民不喜歡讀提高效率的書籍,嚴重影響國民辦事效率的提高,這個問題值得國民關注。

2.找出個人低效或無效的行為、言論或思考習慣,並一一改正過來。例如,有空時想想自己存在哪些低效或無效的不良行為習慣,並想辦法解決,這一點不難做到,對提高個人素質及事業發展卻非常有益。

3.提高能力。能力強,就能想出好的辦法,從而提高辦事效率。一個能力強的人,很重要的一點就是善於利用時間和精力。

4.多鍛煉身體、參加娛樂活動及注意休息,保持良好的體質及精神狀態,以投入較多的時間和精力辦事。如果缺乏鍛煉,體質就不好,精力必然不足,而且容易疲勞,投入於辦事的時間和精力也就不多。如果不注意休息,精神狀態就不好,辦事效率也就不高。

5.培養優良的性格。不良的性格往往會浪費大量的時間和精力。例如,拖拉、消極、貪圖享受常常浪費時間和精力。成功的人們為了集中精力發展事業,都顯得有點孤僻和不大合群,以避免和減少一些無謂的應酬,這種性格雖然也有點害處,但利遠大於弊,是完全可取的。不難想象,一個高級人才如果隨便和他人交朋友,他就沒有多少精力學習和發展事業。

6.經常做計劃,並做好準備。美國人辦事經常做計劃,而且經常向谘詢公司尋求服務。由於計劃正確,美國人辦事效率相當高。準備不足時,要爭取適度的拖延,以增加準備的時間。比如說:“我現在很忙,明天再談,好嗎?”“讓我考慮一下,好嗎?”“給我一點準備時間,好嗎?”

7.如果沒什麼事做,可將時間用於學習、運動或娛樂,不要做無效或低效的事情。學習可以提高能力,運動可以健身及讓人快樂,娛樂也讓人快樂,而且有益身心健康,這些於快樂成功都是有益的。很多人在無所事事時不是想著學習、運動或娛樂,而是想著無聊的交談、抱怨或傻坐等,浪費了大量的時間和精力。

8.拒絕一切不良情緒。所有不良情緒都會浪費時間和精力。人非草木,難免有些不良情緒,但要盡量避免和減少不良情緒。例如,親友病死要節哀;做錯事要減少負疚感,以實際行動彌補;失敗了不要沉溺於傷心,要迅速站起來……成功的人永遠沒有時間悲哀,也不會浪費精力去悲哀。

9.運用先進的工具和方法,以提高辦事效率。成功的人善於運用先進的工具和方法,特別是運用高科技產品來裝備自己的生活,並適時更新,以提高生活效率及生活水平。在發達國家,幾乎所有家庭都有小汽車、家用電腦、健身器材、電話機、冰箱、空調器、家庭浴室與廁所、洗衣機、電視機、影碟機等等,使用這些現代化工具不僅提高了人們的生活水平,而且可以節省大量的生活時間,使人們可以相對延長工作、學習、娛樂及健身的時間,於人們的快樂、健康及發展極為有利。

10.積極保健,以求健康長壽。健康長壽使人擁有更多的時間和精力,對於享受生活和發展事業有利。水平相近的兩位世界級人才,一位是欠發達國家的,一位是發達國家的,假如前者的壽命比後者少了3~5年,那麼,兩位人才一生的成就可能會大大不同。

11.把時間列為辦事的一種代價——時間就是財富。在瑞士,嬰兒一降生,醫院就會立即打開計算機,通過戶籍網絡,在戶籍卡中為孩子登記姓名、性別、出生時間及財產等內容。很多瑞士人在為孩子填寫擁有的財產時,寫的都是“時間”兩字。一個不珍惜時間的人,不可能成就大業。很多時候,雖然事情辦得不錯,但因花費的時間多而缺乏效益。

12.經常盤算時間。做事要常常帶著時間觀念,也就是說,常常想著要如何節約時間、安排時間和充分利用某些時間。無論在何地,都要把那裏當作人生的一個時間站,好好利用時間。經常想著時間,開始或許不習慣,但時間長了,就會成為優良的習慣,對於個人的發展有益。偉人不同於普通人的是,他們盤算時間比盤算金錢更多。

13.主動掌握時間,盡量遵循時間安排。約定中要商量時間的安排,約定後也要安排好自己的時間。要精密地安排每小時、每日、每周、每月、每年的任務,盡量減少時間的浪費。比如計劃什麼時間應做什麼事,而不能到了各個時間,才想著要做什麼事。棋手的每步棋都是按原有的計劃進行的,而很少是輪到自己下時,才想著怎麼下。

14.學會獨處。凡成大事者都能快樂地獨處,因為獨處可以集中較多的時間學習、思考和發展事業,一時或許得利不大,但長期積累必然非常有利。過分地愛熱鬧,往往會為外界幹擾而浪費大量的時間,一時或許不多,但長期積累則很多,非常不利。當然,一個人既要學會獨處,又必須有能力合群。

15.專注於自己的事情。隻有集中大量的時間和精力發展事業,才能有所作為。要得到別人的尊重,靠的不是出賣自己去討好他人,而是依靠實力、能力及合作利益而贏得別人的尊重。別人對你的幹擾可以理解為“侵犯你的時間和精力”,因而你要注意維護自己的權利。在做事的時間裏,盡量避免和減少分神。如果精神不集中,即使投入的時間很多,投入的精力也不多。即使投入的時間不很多,如果能集中精神,投入精力也是不少的。

16.抓住有利時機。在激烈的競爭中,成功的人能提早發現機遇,而普通人往往會等到機遇很明顯時才認識到。俗話說:快一步,就領先一路。早發現機遇,並早計劃、早付諸行動,有利於投入較多的時間和精力把握機遇。

17.不為一些小事浪費時間和精力。有些小事做好了效益也很小,因而大可不必費神和費力。例如用麵巾紙,一般人會用心去取具體多少張(比如飯後擦嘴巴用一張),生怕浪費紙巾,雖然沒有浪費幾張紙,但浪費了一些時間和精力,得遠小於失,並不可取。成功的人用紙巾是隨手抓,即使浪費了幾張紙,也是值得的。

18.忙裏偷閑。持續長時間工作的效率往往不高,倒不如抽點時間休息,以提高效率。這樣有利於取得更好的工作效果,而且有利於健康及快樂生活。

19.盡量為自己創造優良的生活環境。優良的生活環境不僅使人精神飽滿,而且使人迅速消除疲勞。不良的環境也令人容易疲勞、容易出錯、無精打采。生活環境對於一生的精力有著重要的影響,因此,要盡量為自己創造優良的生活環境。

無論是小事還是大事,都可想辦法節約時間。香港人的飲水量比較少,每天還不到四杯水,因為他們認為喝多水既要為喝水花時間,又要多小便,浪費了一些時間。雖然喝水少一點並不符合正常的要求,但對健康的影響很小,因此,香港人的壽命依然很長。為了節約一點時間,香港人連喝少點水的方法也用到了,可見,港人對時間的珍惜。

節約時間的常用方法有:

(1)在同一個時間段做多件事,以節約時間。例如,在吃飯時與顧客談生意;坐在馬桶上可以安排一天的工作日程或看看書;乘公共汽車時可以考慮辦某件事情的計劃。

(2)就事論事,講話先講重點。就事論事,直談主題,不要說無關緊要的廢話。囉嗦、愛閑談的主人,客人往往會為了迎合主人而長時間聊天,因而浪費雙方的時間。在辦公室裏,要保持公事公辦的態度,不要讓私人感情帶來無謂的話題。比如不要說:“最近怎麼樣啦!”“這幾天心情不好……”,而常說:“有什麼事呢?”“還有什麼事情呢?”“沒事了吧!”

(3)幹脆利落。有些事情即使做不好也不怕,但猶豫不決、拖延就會浪費時間和精力,絕對是失誤。一個人如果缺乏幹脆利落的習慣,那麼,明明10分鍾可以解決的問題,他通常需要12分鍾才能解決。

(4)常思考辦事方法及使用先進的工具。每一條捷徑都可能節約大量的時間。使用先進的工具,通常都可以節約時間。

(5)可省略的盡量省略。例如,合作的雙方熟悉了,協商時就不必客套,可省去大量的禮節。又如,做事時,兩三步常可合起來一步完成,也就等於省略了一步或兩步。再如,“2001年10月10日”通常可簡寫成“01.10.10”。

(6)與他人合作。比如,對於難打的電話,可先讓秘書代撥電話,打通了自己再聽。因為難打的電話,親自撥打電話常會遭遇線路不通,因此而浪費時間。有些事情自己雖然可以辦,但請內行的朋友幫助一下,將可節約大量的時間,而對朋友來說卻隻是順手之勞,答謝朋友所花的代價也很小,非常值得。

(7)靈活采用“集中時間做”或“分成幾段時間做”的辦事方式,以節約時間。有些事情安排成幾個時間段來做,還不如集中時間做所花的時間少。有些事情卻相反,集中時間做還不如分成幾段時間做所花的時間少。比如緊急的事情要集中時間做;可逐步做的事情要分成幾段時間做;小事可利用空餘時間零零碎碎做;對那些可以一次性完成的事情,通常考慮一次做完,因為分成幾段花的時間往往比較多。

(8)專心做事,不要顧慮其他的事情。事情多,心理自然有點壓力,但也隻能逐一辦理,而不能心急。如果做一件事,常常花時間顧慮別的事情,就很有可能影響辦好目前的事情,也會增加辦事時間,而且辦得比較累。

(9)常給自己限製時間。如果不給自己適當的限製,盡管在潛意識上可能想著盡快做好,但實際上還是缺乏強烈的心態來節約時間。給自己限製時間,就可鞭策自己想辦法和努力,常可以取得較好的效果。

(10)花錢節約時間。比如,多出幾塊錢坐的士,相比坐公共汽車節約了一些時間;打個電話要商店送貨上門,雖然多花一點錢,但節約了不少時間;訂每天的送上門快餐,可節約大量的時間。如果一生常常花錢買時間,就可節約大量的時間,如果將這些時間用於學習、發展事業,則非常有利。可見,長期注意花錢買時間通常是很合算的。一天吃一頓快餐,可節約20分鍾的做飯時間,一年可節約1200小時,盡管要多花幾百塊錢乃至幾千塊錢,但這筆時間可以用來學習一門技術或做很多的工作,得遠大於失,何樂而不為呢?

(11)提前休息。在很疲勞之前,要主動休息,以節約休息所需的時間及利於身心健康。一旦很疲勞,消除疲勞與恢複精力就要花較長的時間,不大可取。隻有在不得已時,才在筋疲力盡之後休息。在有些疲勞時,可休息片刻,比如閉目養神或喝杯溫開水,既可避免引起過度的疲勞,又使自己始終保持較好的精神狀態。

(12)不要為小事花費過多的時間。許多事情不值得認真去做,隻要過得去就可以了。寫一張年終自我鑒定或回一封不重要的信,隻要簡單想一下就可以,不必花太多的心思。有些事情可讓下屬去做。有些事情即使不做,損失也是很小的,可以考慮不做。

(13)順便交友。成功的人用於專門的交際時間比較少,交朋友多是在學習、運動、娛樂及發展事業過程中同步進行的。

(14)利用電話、網絡溝通。打電話前要有所準備,通話時要直奔主題,不要在電話裏說無關緊要的廢話或傳達無關主題的信息與感受。

(15)避免在高峰期辦手續、乘車、購物、進餐。這樣一時節約的時間或許不多,但一生如此可節約大量的時間。

(16)公文包放多點用品,以備不時之需。例如,稿紙、筆記本、手機電池、筆、快譯通、電話本、一本好書、小巧的雨傘或雨衣等。英國人出門一般都會帶上雨傘,以備下雨和遮陽之用。有時候,因下雨而不得不找地方避雨,也會浪費不少的時間。有時候要立刻起草一份計劃,如果公文包裏沒有稿紙,就可能為找稿紙花費不少時間。

(17)靈活拖延。有些事情適當拖延,等到最佳的時間去辦理,可節約不少時間。例如購買一些不著急用的東西,不妨拖延幾天,等需要購買別的東西時一起買。

越善於節約時間,越有競爭力。一個不善於節約時間的人,不可能是成功的人。一個不善於節約時間的民族,不僅難以發展,而且不可能強大。

作個計劃不誤工

沒有哪一位足球教練不在賽前向隊員細致周密地講解比賽的安排和戰術。而且事先的某些計劃也並非一成不變,隨著比賽的進行,教練一定會根據賽情作某些調整。但重要的是,開始前一定要作好計劃。

你最好為你的每一天和每一周訂個計劃,否則你就隻能被迫按照不時放在你桌上的東西去分配你的時間,也就是說,你完全由別人的行動決定你辦事的優先與輕重次序。這樣你將會發覺你犯了一個嚴重錯誤——每天隻是在應付問題。