第一章
行政管理基本知識
行政管理由“行政”和“管理”兩方麵組成。
本章主要涉及行政經理任職初期所應掌握的基本內容，主要包括：行政部門總的工作流程、各部門間的工作流程、行政管理製度以及行政管理工作所麵臨的具體事項。
第一節 行政管理概述
一、什麼是行政管理
行政管理由“行政”和“管理”兩方麵構成。所謂行政，是指政務的推行及執行，係針對內容和過程而言；所謂管理，是指事務的管轄和處理，係針對目的和結果而言。
行政部門，又稱行政部或辦公室，是企事業單位的行政事務處理部門。它既扮演執行任務的角色，又扮演監督控製的角色，有時甚至還扮演決策協調的角色。行政部門是企事業單位的一個綜合事務管理部門，為企事業單位所有部門或個人服務。
行政部門的重要特點，主要體現在以下幾個方麵：
(一)政策性強
行政部門既要負責處理各種公文，還要負責接待客人、宣傳企業形象等工作。這些工作都要求行政人員具備很強的政策性，能夠嚴格按照企業的製度和統一規定處理事情。
另外，政策性強還體現在行政人員的語言及工作習慣上。行政部門在很大程度上是企業管理製度的監督和落實部門。如果行政人員在管理中處事不當、言語有失或者沒有良好的工作習慣等，都有可能激化企業的內外部矛盾，給企業帶來很大的損失。
(二)時間牲強
從某種意義上講，行政部門是一個應急部門。為此，行政人員很難按部就班地計劃一周的工作日程。他們大多數時間都要應付突如其來的事件，而這些事件往往有較高的時間要求，如果行政人員沒有時間觀念，就可能會耽誤或影響其他部門的工作。
綜合性強 綜合性強為行政部門所特有，這一特征是其他部門不能比及的。行政部門需要負責其他部門所不能負責的一切事務，要與各個方麵打交道。另外，行政部門是各個方麵信息的彙合點，每天需要處理大量信息。行政部門與企業各部門有很大的接觸，不僅要與企業領導溝通，還要與平行部門及下級部門建立廣泛的聯係。行政部門不僅要為各部門提供服務，還要為企業製定行政製度，並監督行政製度的執行。
(四)被動牲和突發性 行政部門是管理層的輔助部門，很多時候需要按照管理層的指示和意圖辦事。這些指示和意圖往往是臨時的，因此會給行政部門的工作造成被動。行政部門還有一些工作是無法預見的，因此，要求行政人員具有應對突發事件的心理素質和能力。 (五)聯係廣泛 由於業務上的關係，行政人員需要與各行各業的人員打交道，其中包括銷售人員、政府人員、設計人員等等。
行政部門是企業的對外窗口，在一般情況下，客戶通過行政部門的接洽及宣傳來了解企業的精神和文化。 (六)工作內容繁雜 行政人員的日常工作非常繁雜。有些管理者能夠體會行政人員的辛苦，對行政人員較為理解；而有些管理者由於不了解行政工作的性質，總覺得行政人員工作不努力。這些偏見會嚴重地影響行政人員的工作積極性和主動性。二、行政工作程序的設計流程
行政工作程序的設計流程，如圖1—1所示。三、行政計劃彙總表四、行政計劃的工作流程五、行政監督
行政監督通常包括合法性監督、合理性監督及監督工作人員三部分。其中，合理性監督是實施有效監督的主要內容。行政監督要充分考慮各方麵工作的簡單性與有效性，其內容通常側重於行政指派監督、行政指導監督、行政評價監督和行政過程監督幾個方麵。 (一)監督行政指派 企業行政指派，是根據企業人員的知識結構、能力、品行、性格等分配工作任務。行政指派是否合理，直接影響企業人員的工作積極性以及企業行政工作的整體效率。一般來說，對行政指派的監督可以從以下六個方麵入手：
(1)行政領導是否按照自己的職權和任務製定具體的工作計劃和分配計劃；
(2)行政領導是否定期調查和分析企業機構的內部情況；
(3)行政領導是否定期考察企業人員的各項素質；
(4)行政領導在行政指派時，是否考慮工作的輕重緩急；
(5)行政領導在行政指派時，是否給下級留有適當的自主權；
(6)行政領導在行政指派時，是否做到了人員的最佳組合。
(二)監督行政指導
工作任務指派給下級部門和人員以後，行政管理人員應對其進行適當的指導。這種對下級部門及其人員進行的非強製性、以影響其行為為目的的行政活動，被稱為行政指導。它包括管理性行政指導、協調性行政指導和谘詢性行政指導。一般來說，有效陛的行政指導監督主要包括以下三個方麵內容：
(1)對行政辦公指導合法性的監督；
(2)對行政辦公指導合理性的監督；
(3)對行政辦公指導責任性的監督。
(三)監督行政評價
對企業各部門及其人員所完成的工作進行考核、評估，就是企業行政評價，企業確定獎罰對象一般以此評價為依據。行政評價一般采取定性和定量相結合的方法。定性評價主要依靠評價者的感覺、印象和經驗來完成，評價的結論具有經驗和直觀的特點。定量評價是運用數學方法，通過對有關評價對象數據的收集、整理、計算和分析，準確地把握工作的完成情況。兩種評價方法結合使用，往往使評價更趨真實。一般來說，對行政評價的監督可以從以下四個方麵人手：
(1)行政評價是否具有客觀標準；
(2)行政評價是否公開；
(3)行政評價是否公正；
(4)行政評價是否堅持了公開、公正的原則。
(四)監督行政過程
企業行政監督發生在企業行政行為過程中，它對該過程中正確的東西予以肯定，對錯誤和偏差予以糾正，實現有效的控製。企業行政監督過程一般包括確立監督標準、調查研究問題、糾正解決問題和總結經驗教訓四個方麵。六、行政監督基本模式
在行政監督這一過程中，因監督主體不同，解決問題的側重點不同，各有其特殊性。但是，不同監督主體實施監督過程時又有共性，因而形成了行政辦公監督基本模式，即明確監督標準、進行監督評估、實行激勵控製、總結經驗教訓。
(一)行政辦公監督標準的確立
對行政辦公監督係統進行監督，首先要明確監督的製度標準和績效標準，否則就無法進行監督。
標準的確立有明了標準和確立標準兩重含義。所謂明了標準，是指企業現在正在執行的標準，它主要包括企業的法規製度、各種專業監督法規等。這些都是法律許可範圍內的工作績效標準，確立出的新標準作為一種努力的目標，可參考企業的曆史最高水平、同行業的國際先進水平或國際標準水平。 (二)進行有效的監督評估 這是根據監督的標準，對企業內務係統行使職權的過程(包括決策及其實施)、效果及其責任進行監督與評估。監督的目的在於掌握情況，查明事實；評估的目的在於分清功過，判明是非。
監督評估不僅要肯定成績，還要揭示偏差，尤其要揭露非法與失職行為，從而為實行激勵控製提供依據。 (三)實行激勵控製 隻有實現了有效的激勵和控製，才能達到行政辦公監督的主要目的。在監督與評估的基礎上應進行激勵控製。激勵，就是肯定那些正確的、合理的行為，使相關人員的業績得到承認並受到應有的獎勵，從而提高其工作積極性、創造性和主動性；控製，就是適時地糾正行政辦公活動中的偏差，製止非法行為，實現管理目標，使企業更好地發展。 (四)進行科學總結 為了使行政辦公監督工作不斷提高，需要進行兩個方麵的總結：一方麵是行政辦公工作的總結；另一方麵是行政監督工作的總結。這不僅要吸收成功的經驗，而且要總結失敗的教訓，借以提高行政辦公監督工作的水平。應用行政辦公監督模式，可以更好地發揮行政辦公監督的作用。七、行政監督任務表八、行政目標管理工作流程行政目標管理的工作流程，九、行政辦公規範管理製度
行政辦公規範管理製度
第一條為提高企業的辦公管理及文化建設水平，特製定如下規定。
第二條辦公儀表規範
(1)每周一至周四：男士必須穿西裝、打領帶；
(2)每周一至周四：女士必須穿深色套裙、馬甲、襯衣、皮鞋；
(3)周五：隨意，休閑上裝、長褲，女士可著裙裝(有外事活動除外)；
(4)頭發梳理整齊，服飾熨燙挺括，領帶正挺，皮鞋幹淨透亮。
第三條卡座區規範
(1)辦公桌：桌麵除電腦、口杯、電話、文具外，不允許擺放其他物品；
(2)輔桌：文件盒、少量工具書；
(3)座椅：靠背、座椅不準擺放任何物品，人離開時椅子要調正；
(4)電腦：電腦應放在寫字台左前角；
(5)卡座屏風：內外側不允許有任何張貼；
(6)垃圾筒：罩塑料袋，放置在寫字台下右前角。
第四條辦公室規範
(1)辦公桌：桌麵除公司購置的案頭用品及電腦外，無其他物品；
(2)輔桌：桌麵除文件盒、筆筒、書籍外，不準擺放其他物品；
(3)電腦：桌麵呈45。角貼牆放置，橫式主機置顯示器下，豎式主機置桌麵下；
(4)拖櫃：置辦公桌下左角或輔桌後部，麵朝辦公椅；
(5)垃圾簍：輔桌後側；
(6)飲水機：指定地點，不得隨意移動；
(7)報刊：必須放在報架上；
(8)外衣手袋：掛於衣帽間或櫃子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅或地櫃上。
第五條語言規範
(1)交往語言：您好，早晨好，早，晚，再見，請問，勞駕您，關照，謝謝，周末愉快，拜拜；
(2)電話語言：您好，請問，謝謝，再見；