第三卷 現代經理職責檢測手冊（一）
第10章 哈佛管理者各種責任檢測內容
◆◆基本準則
行政事務工作在執行業務時發揮了樞紐的作用，但它本身不可能成為目的。行政事務工作的性質是，隻有了解了業務功能，事務工作存在的價值才會得到承認。
◆◆有關內部行政管理規定的調查事項
(1)是否有內部管理規定?如有，應調查規定是否體係化，有哪些具體規定?
(2)部分或整體看來，規定有無重複之處?
(3)部分或整體看來，有無不必要的規定?
(4)部分或整體看來，有無需要更改的規定?
(5)有無遺漏的規定?
(6)是否完整而正確地更改了應更改的部分?
(7)是否按規定執行業務?
(8)有無要求更改規定的呼聲的願望?
(9)所規定的內容是否被充分了解了?
(10)是否在必要的部門作了充分的必要規定?
(11)有無無視規定擅自帶公司東西出公司或遺失的現象?
(12)有無使業務工作效率降低的規定?
(13)有無必要重作新的規定?
(14)在發生組織變動、建議作出改善及其他影響規定的情況時，是否能適時修改規定?
(15)廢除、修改及核準規定的權限是否明確?
◆◆有關文件會簽呈核製度的調查事項
(1)是否實行了文件會簽呈核製度?如已實行，應調查實行後執行過幾次?
(2)有無文件會簽呈核製度方麵的規定?如有，應調查有哪些規定?
(3)依據什麼來規定文件會簽呈核製定的基本內容，即文件事項和會簽呈核手續的規定是什麼?應調查依據下述哪一項：①文件會簽呈核方麵的獨立規定；②文件會簽呈核方麵的其它規定；③慣例；④特定管理人員的指示。
(4)文件會簽呈核方麵的規定和其它各項規定關係是否明確?
(5)文件會簽呈核的重要步驟(例如起草、會簽、呈核、定稿)是否明確。
(6)每月平均作幾次文件會簽標準?應調查下述幾點：①全公司文件會簽核準的月平均次數；②分公司、分店、辦事處文件會簽核準的月平均次數；③會簽核準文件最多的是哪個部門；④各類(人事、生產、銷售、進貨、經營管理、總務等)會簽核準文件的提出次數。
(7)是否按內容規定了具體的區別文件會簽呈核項目的標準?。
(8)是否把文件會簽呈核事項分為決定事項和同意事項?
(9)在文件會簽呈核手續方麵，是否明確規定相關人員的起草權、審查權、協商權、調整權、管理權、批準權的權限?
(10)會簽呈核文件的管理情況如何?應調查是由特定部門集中管理，還是由各部門分散管理。
(11)在起草文件前是否進行了協商?
(12)怎樣起草文件?應調查是單獨起草，還是共同起草。
(13)是否規定將文件內容列成條款?
(14)是否規定了文件的式樣?
(15)文件是否標有整理號碼?如果有，應調查下述哪種?①職能分類號；②部門分類號；③文件分類號；④其它。
(16)是否對文件的附件作了具體規定?如已規定，應調查是下述哪項規定：①不作為附件，而是記入正文；②在附件多的情況下加以整理，使之一目了然。
(17)是否將緊急會簽呈核文件或機密會簽呈核文件與普通會簽呈核文件分開，且按特殊手續提出?
(18)共同討論協議是否在特定機構、委員會會議、會簽呈核文件審議會進行?如果有這種機構，應調查機構名稱。
(19)采取何種方式促進會簽和協商，應從負責人、次數、方法等方麵進行調查。
(20)是否確立了在會簽人員不在的情況下，能由別人代理的製度?
(21)有關會簽呈核的決議是否明確地分為核準或和附有條件修改、保留及否決的核準。
(22)對於已核準附條件修改、保留、否決的會簽呈核文件，是否明確提出了理由、條件?
(23)按什麼手續處理已核準但附條件修改、保留、否決的會簽呈核文件?
(24)是否規定了通知已核準文件的方法?
(25)是否明確規定了業已核準的會簽呈核事項的有效期?
(26)如何報告已核準的會簽呈核事項的實施情況及實施結果?
(27)如何稽核已核準的會簽呈核事項的實施結果?
(28)是否明確規定了會簽呈核文件的保存年限?如規定了，應調查其具體年限。
◆◆有關報告製度的調查事項
(１)是否考慮了各級管理人員所需報告書種類及使用方法?
(２)有無重要的報告書是一時心血來潮作成而又不知不覺地被廢除的情況?
(3)有無方便的時候提出報告書，而在不方便的時候就不提出報告書的情況?
(4)各管理人員是否要求提供自己所需要的報告書?
(5)是否認為報告書過多?
(6)是否果真能充分利用報告書?
(7)管理人員是否認為現有的報告書足夠了?
(8)企業最高領導者及部屬、科主管是否清楚自己需要什麼樣的報告書?
(9)有無因循舊習而製作無用報告書的情況?
(10)有無因提報告人的個人片麵之見提出了無效用的報告書的情況?
(11)報告書有無明確的重點?
(12)記入報告書的內容是否適合報告書使用者使用?
(13)是否規定了日報、周報、月報的提出期限?
(14)是否按期提出報告書?
(15)是否能夠自行發現並修改報告相同的報告書?
(16)各部門是否重複製作了內容相同的報告書?
(17)是否能夠通過改變報告方法來提高速度?
(18)是否考慮利用拍照、複印來減少製作報告書所必須的事務工作?
(19)報告書的發送途徑是否明確?
(20)是否對企業高階主管用的報告書規定了一定的檔案製度?
(21)報告書的統計數字是否除了合計外，還與上個月比較，與上一年同月比較，與標準值比較?
(22)是否能夠一看報告書便可以了解目前的狀況?
(23)報告書是否圖表化?是否以記號、紅線、黑框簡明扼要地指出存在的問題?
(24)是否對數字以及重要事項作了說明?
(25)紙張大小、書寫格式是否統一?
◆◆有關組織部門的調查事項
(1)是否繪製了組織係統圖?如果繪製了，應調查是否包括職務分類情況?
(2)組織係統圖是否附有職務分類規定?
(3)各部門的名稱與其職務是否一致?
(4)組織係統圖是否記有組織部門不可缺的全部職能?
(5)組織部門是否有優先安排人事工作的傾向?
(6)組織的職務分類是否明確?
(7)組織的各部門在工作上是否取得了平衡?
(8)組織的各部門是否能夠完全合作?
(9)是否即使改變組織結構也不影響整個部門的工作?
(10)對組織的各部門是否都配備了最佳人選?
(11)各組織部門的職責是否盡可能地作到了單一性?
(12)組織的各階層是否盡可能地做到了單一性?
(13)組織的各部門是否適合企業所要求的特殊性?
(14)組織是否有過大、過小、層級過多的傾向?
(15)指揮命令係統是否繁雜?
(16)組織是否有獨裁經營的傾向，即不依靠組織的力量經營，而由經營者親自指揮、監督?
(17)有無從管理範圍的角度出發，由一個人監督指揮許多部屬的情況?
(18)權限的授權是多還是少?
(19)主管是否有足夠的能力管理部屬?
(20)主管間有無糾紛?
(21)主管和職員之間有無糾紛?
(22)職員之間有無糾紛?
(23)有無旨在組織營運的顧問製度?
(24)是否為組織營運而召開各種委員會、研究會、協商會等。
◆◆有關職務權限的調查事項
(1)各職位的責任和權限是否明確?
(2)責任和權限有無重複?
(3)責任和權限有無脫節現象?
(4)是否充分作到了權限授權?
(5)上下級的命令、報告關係有無障礙?
(6)平行聯係有無障礙?
(7)是否每個職位都建立了職務細則職務分派表、?如果建立了，應調查每人是否充分理解並活用職務細則。
(8)是否經常根據條件的變化考慮改善職務細則?
(9)是否根據工作性質，將工作適當地分配給男性和女性職員?
(10)是否詳細作了分派規定?
(11)各部門職權範圍是否明確?
(12)每個人的職務分配在質和量方麵是否都取得了平衡?如果沒有，應該調查有無因事務工作量過大造成工作停滯和責任不明確的情況。
◆◆有關分析事務工作手續的調查事項
(1)調查事務工作手續時是否製定了日程計劃?
(2)在正式調查前是否作了預先的調查?
(3)在公司內是否充分作了啟發和宣傳?
(4)調查現狀時執行了下述幾點：①正式征得實施部門負責人的同意；②決定是否請求對方派出配合人員；③調查那裏的部門業務工作分派情況；④采用詢問實際工作人員的方法來調查現狀；⑤不批評；⑥普遍調查現狀；⑦將所得的情況列成圖表；⑧無遺漏地彙集單據、帳冊、報表、；⑨問題和已得到改善之處一定備案；如果建立了現狀圖表，證實一下圖表是否正確；向實務負責人和部門主管說明調查經過。
◆◆有關事務工作安排手續的調查事項
(1)是否謀求加快事務處理的速度?
(2)是否適當地使用了機器、儀器來處理事務工作?
(3)單據、轉帳、報表種類是否齊全?
(4)文件整理工作是否順利?
(5)是否經常研究事務工作手續?
(6)更正錯誤工作情況是否多?
(7)是否作了適當的檢查?
(8)有無消除違法行為的安排?
(9)是否為減少需要熟練的工作量而推行了標準化?
(10)是否對工作的繁簡作了調整?
(11)必要的資料、機器、儀器是否齊全?
(12)環境是否良好?
(13)是否經常將工作所需成本和工作成果加以比較?
(14)是否平均地使用機器、儀器?
(15)各部門是否製作過多的文件和單據的副本?
(16)辦公桌、備用品等的配備是否適當?
(17)文件是否經常周轉不動?
(18)單據、帳冊、報表的種類是否過多?
(19)除正規單據、帳冊、報表外，個人的備忘錄，筆記是否包括在事務工作中?
(20)是否一種單據、帳冊、報表兼有多種用途反而不便使用?
(21)是否根據單據、帳冊、報表的傳遞順序考慮辦公桌的配置?
(22)在辦事員缺勤時，其他人是否因不了解工作而感到困難?
(23)是否提出了辦公標準?
(24)是否有一般工作能力的人都能作事務工作?
(25)對處理大量工作是否有安排?
◆◆改善事務工作的檢查表
(1)改善事務工作的原則，應從下述四方麵檢查：①能否取消；②能否合並；③能否改變順序；④能否簡化。
(２)研究是否符合目的?應從下述幾方麵檢查：①該事務工作的目的何在；②該事務工作是為了達到目的所真正需要的嗎；③是否針對目的組織事務工作；④要達到目的，事務工作是否健全；⑤是否能用其他更好的辦法來達到目的。
(３)方針、組織、外部條件的研究，應從下述幾方麵檢查：①組織是否分得過細，劃分標準有無偏差；②功能的劃分是否重複或部分重複；③各管理人員和監督人員的職務及權限是否明確；④在權限授權和權力分散方麵是否都成功；⑤如果改變方針，事務工作手續及事務工作是否會更簡化；⑥是否對事務工作手續作了調整，使之適合外部環境條件；⑦如果充分研究外部環境條件，是否就有可能並更容易作某種程度的修改。
(４)事務工作手續的綜合研究，應從下述幾方麵檢查：①該事務工作手續是否必要?如必要，其順序是否能提高辦事效率；②能否按其他事務工作手續做事，工作本身是否重疊；③實際上關係不大的部門是否處理顯然應在該部門處理的事務工作；④是否分別實施目的相同，但形式不同的工作；⑤是否分別實施形式完全相同，但目的不同的工作；⑥是否將同一項目記入幾個不同的單據、帳冊、報告書，可否把登記項目加以處理，以便統一記帳；⑦管理是否過細；⑧是否經常費力去處理一些極少發生的事情；⑨資料、統計等是否方便人使用；內部工作相互製衡，使彼此的工作能自行發現錯誤；是否可以通過改變工作方法來消除工作拖拉、浪費時間現象；是否能想出方法消除工作零亂等現象。
(5)工作和檢查狀況的研究，應從下述幾方麵檢查：①這一步驟的目的何在?是否為達到目的所必要的；②這一步驟是否能包括在其他步驟中；③如果取消這一步驟，工作流程是否會縮短或加速，是否能夠改變這一步驟的順序；④如果取消這一步驟，對其他步驟會有什麼影響；⑤能否取消轉記，能否采取省時有力、無誤的方法進行必要的轉記，能否用機器轉記；⑥是否能通過采用單據一次複製多份方式取消轉記；⑦能否采用單據製度，能否使單據帳簿化，從而取消轉記；⑧是否填寫了不必要的單據、帳冊、記錄及報告書；⑨是否重複進行了驗算和計算；是否對詳細程度和計算上的正確程度作了不必要的要求；能否把同種類的工作，例如計算工作集中起來；一旦削減現在的檢查要點，是否會產生遺漏，遺漏的問題是否重大；核對和蓋章是否都必要，是否為蓋章而蓋章；如果改變檢查時間，是否會進一步減少檢查次數；工作流程是否最短；能否消減工作停滯、等待狀況，能否通過分帳來解決；能否設計一種單據、帳冊、報表，使之能夠同時工作，而不是依次工作；能否盡可能地歸納有關的步驟，來減少準備和整理的時間；是否必須在這個時間進行這一步驟，能否以後集中處理；有無徒勞的行為?能否使作法標準化，防止五花八門的情況產生；能否將信息依單據、帳冊、報表加以分類，以便於進行下一步工作；能否以手工操作機械；能否采用機器來減少工作步驟；能否合並相同步驟，用機器一次處理；能否利用一覽表等節省時間。
(6)存放、領取、周轉的研究，應從下述幾方麵研究：①各部門是否保存過多的複印文件和抄本；②能否改變或取消存檔文件；③怎樣保存檔案；④有無在事務工作中開出的單據，該單據是否從一開始就必要；⑤能否改變辦事處的布局；⑥能否通過設備或傳遞製度來減少周轉。
(７)單據、帳冊、報表的研究：①該單據、帳冊、報表是否必要，如果取消該單據、帳冊、報表會怎樣；②是否將同一項目記入幾個單據、帳冊、報表中，能否考慮調查登記項目來合並單據、帳冊、報表；③能否采用一次複製多份方式寫單據；④能否減少複寫張數，如果取消複寫將會怎樣；⑤單據複寫幾張，發送何處，該處怎樣使用，能否取消；⑥單據、帳冊、報告書中是否記入了不必要的事項；⑦有無雖領取了複印件，但在實際工作中並不需要的情況；⑧某一單據、帳冊、報表的經手人是否過多，是否將署名、蓋章的次數限製在必要的範圍內；⑨是否將不必要的事項記入了單據、帳冊、報表；有無用備忘錄、便箋辦事的情況，能否使用正式的標準式樣；能否將兩個以上的單據、帳冊、報表合並成一個；能否將一個單據、帳冊、報表分兩個以上；有無可廢除的帳麵；帳簿能否隨身攜帶；單據是否會中途卡住；是否徹底使用單據等使管理更有效。
(8)事務工作分派問題的研究，應從下述幾方麵研究：①工作內容是否超出負責人的判斷能力；②是否再低一級的人員也能作這項工作；③有無空閑時間，如有，這些時間是否得到充分利用；④是否根據工作等級決斷性工作、操作、雜務、來安排與之相適應的負責人；⑤是否適當地分配工作量；⑥分派事務的內容是否相等；⑦是否調整工作量。
◆◆有關單據、帳冊、報表及其它文件的調查事項
(1)總問題點：①該單據、帳冊、報表是否真正需要；②是否對單據、帳冊、報表作了設計，使單據、帳冊、報表特別是總帳發揮管理資料的作用；③能否與其他單據、帳冊、報表合並；④是否所複印的每一張都真正需要。
(2)用紙：①紙張大小是否適度；②是否符合標準規格；③紙張的質量、重量是否適度；④是否對紙張的橫紋、豎紋作了考慮；⑤是否考慮到複寫時要夾進複寫紙。
(3)印刷、裝訂等：①印刷方式是否恰當；②鉛字大小是否合適；③是否巧妙地使用了粗體字；④是否巧妙地使用了線條設計；⑤是否考慮了顏色；⑥是否考慮了打紙型。
(4)版麵設計：①記入規則是否一讀就懂；②是否是左起橫寫；③有無不必要的記入事項或該項考慮過用不加封的信封發送；④是否充分活用了選擇式；⑤是否會與其他帳票混淆；⑥索引是否處於明顯位置；⑦有無設插圖的必要；⑧在明白以後要裝訂的情況下，是否印有裝訂孔和穿孔中心線；⑨是否也考慮采取文件夾方式；有無花邊設計；可否采用隱格；項目的排列是否恰當；是否有縱貫線；項目欄的標題是否恰當；記入欄的寬度和長度是否恰當；帳票的名稱是否表現本質；單據、帳冊、報表名稱用字的大小及所處位置是否恰當；是否包括送單據、帳冊、報表的順序；是否印有頁碼；要折疊處是否印有折疊線；是否考慮到合訂時的方便；是否考慮了防止違法的辦法；是否包括管理印刷所需的備考。
(5)文件寫法的檢查表：①是否站在讀者的立場寫；②主題、項目是否齊全；③中心項目是否統一；④是否有多餘的話；⑤是否列有實例、圖表幫助了解；⑥對正文中難以理解的部分是否加有注釋；⑦是否以口語話書寫；⑧是否將結論寫在前麵；⑨句子是否簡短；是否有含糊的措詞；是否使用了對方易於理解的詞；是否從左橫寫；是否采用了標準文例方式；用紙大小是否統一。
(6)文件分類表和文件夾：①是否僅看文件夾標題就明白內容；②有無表現內容的具體說明；③有無指定變換、調換的位置；④是否規定了保存年限；⑤保存年限是否過長。