第5章 其他促效法
◆◆整理書櫥的方法
1.與其憑種類收集書本，不如以聯係性收集書本，如此效率比較好
以個人來說，雜誌在閱讀一次之後，留下必要的幾頁就可以把它丟棄。管理者就以這種方式保持書本的新陳代謝，不過，對於成為工作研究用的資料，以及教材等書本，應該是重複閱讀做為參考之用。因此，這一類的書本主人必須妥善保管。
尤其是工作資料用的書本，憑分類、整理的方式，就能夠明顯地影響到工作的效率。
或許是為了美觀的目的吧?人們看過很多--依"全集新書"、"文庫"等不同形式，以及不同大小排列的書櫥，乍看之下，這種書櫥似乎整理得有條不紊。事實上，各種書本成為"雜居"狀態，尋找起來相當耗費時間，說不上實用。
一般人都比較喜歡采用分類整理法。比起依大小的分類方法來，此種方法比較富於機能性，不過，隻把書櫥的書本分成法律類及經濟類的話，一旦書籍增多以後，用以尋找的時間也會跟著加長。
雖然考慮到分類法，但主要還是依工作的目的，把書櫥分成好幾個區域。
例如，繼承的區域，以繼承法為始，再以民法的繼承篇、戶籍法、不動產登記等，有關"繼承"的內容為軸，收集了很多種類的書本。管理者的書櫥就設置有傾產處理、稅務訴訟等不同內容的區域。
采取這種方法，方便於尋找有關的書本。因此，找尋必要書本的時間可以節省很多，充其量，隻要從書櫥把書本抽出來就可以了。
或許，有人會如此的批評"唉!采取這種方式，書本的狀況，大小顯得不一，民法跟稅法混淆不清，實在叫人頭痛......。"但是對書本使用者的管理者來說，這是最有效率的分類法。
書本到底是給人"閱讀"的東西。不管裝飾得如何美侖美奐，如果不會有效使用，那才是最重要的一件事。
2.百科辭典書背朝下排列，便於取出
百科辭典為知識的寶庫，是收集信息時不能缺少的書本之一。正因為如此，家庭以及公司都備有一本百科辭典。話雖然如此說，但能夠有效活用的人，似乎並不多。
不會有效被活用的理由，不外是①多數的百科辭典放入封套裏，取出及放入不便，②信息雖然很多，但是翻找起來很費時間，③又厚又重，翻找不方便等等。
管理者憑前述的書本加工法，已經把①及②的問題解決了。封套管理者老早就取掉了，關於翻找方麵，管理者上乘的活用索引，也就是說，利用英文字母，在書頁側麵寫上索引。
關於③，可憑保管的方式，盡可能靈活性的使用它。
在管理者的家裏以及辦公室，辭典類都以書背部朝下，被排列於書櫥上麵。
如此一來，辭典的頁側都會朝向天花板。因此，一旦把辭典抽出來，就可以立刻地翻找。比起放進封套，縱向的放著的辭典，又得打開封套，又得改變方向，又必須打開目錄來，可以節省很多的時間。
不過，把書背朝下放置的話，將看不到書本的標題。於是，管理者就利用顏色筆在書本底部的頁側，書寫其內容的標題。百科辭典的話，寫出該卷的項目區分。
同時，為了能夠按照順序放回去起見，在書底部分，管理者都畫上粗線條。如此一來，以正確的順序排上幾本書，以後就會變成一條直線，如果放錯地方的話，線條就會變得凹凸不平。因此，可以立刻改成正確的順序。
把辭典類的書背朝下放置，能夠縮短翻找的時間，隻要把書本以"躺"的形態保管，即可以跟普通的書本一般，把它放置於書櫥的隔板上麵。一般說來，百科辭典因為太大，很難放入普通的書櫥隔板上麵，以致，往往會被放置於不便拿出的地方。這件事就阻礙了有效的利用法。
如果能放置於容易取得之處，則這個信息源的使用頻率將增加不少。
3.書本在複印必要的頁數以後，再把它放回書櫥
既然配合自己的目的，把書櫥劃分區域，如果不會放置應該有的書本，那就無法有效地活用。由此可見，從書櫥取書固然重要，把書本放回書櫥也很重要。
書櫥陷入混亂的原因，是不會把取出的書本放回之故。
因為在翻查辭典時，有時為了別的工作，或者為了招呼客人，不得不離開座席，有時也同時在進行別的翻查工作。諸如這種事情一旦重複的發生的話，拿出來翻查的書本，甚至隔了幾小時、幾天，都不能被放回書櫥。
因此，管理者一旦從書櫥取出書本時，當場就找必要的頁數複印，再迅速的把書本放回原位。
當成資料使用的書本，畢竟跟研讀的書本不同，能當成資料使用者，通常隻有寥寥數頁，複印起來不會耗費很多時間，再把複印的資料歸檔。如此一來，再也不必攜帶那本書，卻可隨時隨地任意翻查。
如此一來，管理者的書本隨時保持等待被使用的狀態。而且，尋找你必要的那幾頁，可以很快速的被完成，當可節省不少時間，正好達到"一箭三雕"的效果。
◆◆文具的使用法
1.隨時攜帶文具目錄，以便找出最合適的文具
最近的文具多得叫人眼花繚亂。例如，管理者所使用的活頁紙，根據不同的製造廠商、紙質、紙色、格線的顏色、粗細、間隔、打洞的位置、數目等都不一致。
如果能夠從這些裏麵，找出最適合你自己的文具的話，則你的工作效率將無形中提高。話雖然如此說，小型文具店不可能有很多的"貨色"，甚至是大型專門店，也不一定能找到稱心如意的貨色。
因為，一家店鋪所出售的文具種類有限，不過，同一種貨色有很多不同廠牌的製品。例如，很普遍的公文夾子就有好幾十種不同的廠牌，有些小型文具店，甚至隻賣一家廠牌的製品。
看了這種情形，欲尋找適合於自己的文具，似乎很困難。不過，管理者可以告訴你實用而簡單的方法。
那就是--你可以憑各廠商的文具目錄訂貨。
幾乎所有的廠商都有自己製品的目錄，寫著各製品的名稱、貨品號碼、照片，以及簡要的機能說明。
有些人認為買東西時，非把該東西看清楚不可。其實對某些製品來說，稍微看幾眼，仍然不知它具有何種機能。與其冒那種危險，不如憑說明的目錄決定，如此比較確實。而且，又可以指定製品的顏色以及外形，結果將成為很有效果的購買方式。
管理者的辦公室收集了很多的文具目錄，再把其中最適合的製品號碼抄錄下來。遇到訂貨時，隻使用製品號碼就可以了。
所謂的製品號碼就是一種製品的正式名稱，隻要正確的使用它訂貨，廠商就會送來你所需要的製品。
至於貨品目錄，可遵循兩種方式取得。
一種方式，也就是直接向廠商索取。有些廠商可能會收費，如果事先聲明"可能大量訂購"的話，則對方就會把目錄免費的寄給你。
另外一種方式，就是拜托你時常光顧的文具店，把一、兩年前的貨品目錄送給你。如果是要今年度的貨品目錄，很可能會妨礙該店的工作，但是對於一、兩年前的目錄來說，差不多都會很樂意的送給你。在一、兩年之內，商品不會有很大的改變，因此，它仍然很有用處。
不僅要準備大廠商的貨品目錄，就是小廠商的貨品目錄也要收集。因為在這種情況之下，往往會有意外的發現。
2.與其使用鋼筆，不如使用四色圓珠筆方便
提起了社會各階層人士必須攜帶的書寫用具，或許，大半的人都會說"鋼筆最理想"。
實際上，遇到考取大學，或者考進公司時，親戚友人仍然會贈送鋼筆。更有人為了表示身份，特別使用外國製的高級金筆。
然而，鋼筆的實用性果真有那麼高嗎?
管理者所以對鋼筆的實用性表示置疑，是基於以下的理由。
第一：因為墨水屬於液體。正因為如此，不適合於在某種紙張上麵書寫，或者書寫以後滲透，以致不能看清楚。同時，墨水很可能會流出來，結果會弄髒紙張、手指，甚至衣服。
第二：鋼筆所裝的墨水看不見。除非拔掉筆套，否則的話，不能知道墨水的儲存量。因此，不時常準備墨水的話，到了緊急關頭時，往往不能書寫。
第三：管理者至今對鋼筆仍然存著一種高級的觀念。以致無法自由自在地使用它。管理者在工作場、私宅，以及上下班時使用，平常都準備三套書寫用具。每逢發生毛病，或者不能使用時，都能隨時換用。對有些人來說，書寫用具是消耗品之一，用了就隨時拋棄。
然而，對於別人贈送的高級鋼筆，管理者就無法做到上述的地步。因為擔心損壞或者丟掉，將對不起贈送者。如此一來，便不能隨意地使用它們，工作效率當然就不可能提高。
基於這種理由，管理者一向不使用鋼筆，而習慣於使用四色圓珠筆。
使用四色圓珠筆的好處，在於隻靠一支筆就能夠把信息分類，以及區別信息的重要度。而且幾乎可以在任何紙上書寫。因此，可以廣泛地使用於寫稿，寫文書以及記錄方麵。
如果使用紅色筆在最重要的部分書寫，次要部分使用藍色筆書寫，可作為參考的部分使用綠色筆書寫的話，那就可以對信息的重要程度一目了然。
書寫用具是為了提高工作效率而使用，如果感到使用它可惜的話，那就等於是浪費時間。