第四卷 打印和輸出演示文稿
序
電子演示幻燈片對演講者來說，是十分方便的，但是對於觀眾來說，有時並不是最好的方式。演示文稿的內容一般多且複雜，觀眾可以在短時間內理解它，但不可能完全記住它。因此，一般情況下，演講者總是在演講之前將演示文稿打印出來，在演講是分發給觀眾。這樣，觀眾就方便多了。對於前麵沒有注意的內容可以查看資料，而且演講結束後，還可以將演示文稿帶回去仔細分析。
本章所要介紹的內容就是如何打印和輸出演示文稿。輸出演示文稿指的是將演示文稿從電子方式轉換實物（35mm幻燈片）或將演示文稿發送出去與他人共享（如"打包"演示文稿或將演示文稿存為Web頁）。
第一章 設置頁麵格式
打印前第一步要作的準備工作就是設置幻燈片當前的頁麵設置。幻燈片頁麵設置決定了打印出的幻燈片的大小和方向。
改變幻燈片頁麵設置後，PowerPoint將自動改變幻燈片打印紙張的大小和方向，使它與新打印頁的大小和方向一致。例如，所創建的幻燈片是水平走向的，而需要的是垂直走向的，用戶可很容易地把它切換到縱向幻燈片。大多數情況下，PowerPoint可為用戶進行所有必須的調整工作，讓人覺得本來創建的幻燈片就是縱向的。
為設置頁麵格式，可按下述存在步驟進行：
（1）單擊執行"文件"菜單中的"頁麵設置"命令，將會彈出"頁麵設置"對話框。如圖8-1所示。
圖8-1 "頁麵設置"對話框
（2）在對話框中，選擇所需的選項。
（3）單擊"確定"按鈕完成頁麵設置。
在"頁麵設置"對話框中可進行設置的有"幻燈片大小"、"幻燈片編號起始值"以及幻燈片"方向"等選項。下麵一一介紹。
8.1.1 幻燈片大小
單擊"幻燈片大小"列表框右邊的下拉按鈕，可以看到下拉列表中有七種可以選擇的幻燈片大小，分別是：屏幕顯示、Letter紙張、A4紙張、35毫米幻燈片、投影機幻燈片、橫幅和自定義。單擊選擇前六種中的一種，列表框下方的"寬度"和"高度"會自動給出一個默認的值。用戶一般不用去修改它們，因為這些大小都是具有一定標準的。但是如果用戶有特殊要求需要修改它們，可以在"寬度"和"高度"編輯框中直接輸入設置，也可以單擊它們右邊的增減按鈕作小範圍的調整。如果上述六種大小都不能夠滿足用戶的要求，那麼用戶可以自己來設置幻燈片的大小。方法是選擇下拉列表中的"自定義"選項，然後在"寬度"和"高度"編輯框中輸入所需的大小即可。當然，選擇"自定義"選項時，也有默認值，它們是由當前打印機打印區域的大小決定的。用戶也可以隨意更改它們。
8.1.2 幻燈片編號
"頁麵設置"對話框左下角有一個"幻燈片編號起始值"編輯框，它的數值決定了第一張幻燈片的編號。該編號出現在PowerPoint窗口底部的幻燈片編號指示器上以及幻燈片瀏覽視圖中幻燈片的右下角。
幻燈片編號起始值不一定總是1，也可以輸入其他數值。例如，輸入5，則幻燈片編號依次為5，6，7...要想讓幻燈片編號出現在幻燈片上，可以有兩種方法。
方法一是先在文本占位符或文本框中定位文本插入符，然後單擊執行"插入"菜單中的"幻燈片編號"命令。這種方法隻能為單張幻燈片插入編號。
方法二是單擊執行"視圖"菜單中的"頁眉和頁腳"命令，彈出"頁眉和頁腳"對話框，在"幻燈片"選項卡中選擇"幻燈片編號"複選框。最後單擊"應用"按鈕，可為當前幻燈片添加編號，單擊"全部應用"按鈕，則為每一張幻燈片在右下角添加幻燈片編號。
8.1.3 幻燈片方向
在"頁眉設置"對話框中有兩種不同的幻燈片方向：一種應用於幻燈片，另一種應用於演講者備注、講義和大綱。利用這些設置，可以橫向打印幻燈片，而按縱向打印演講者備注和講義。
* 注意
當改變幻燈片方向時，可能要修改幻燈片母版中文本占位符的大小和位置以及其他一些對象，以適應新的幻燈片方向。
第二章 打印演示文稿
在PowerPoint中打印演示文稿是十分方便的。而且既可用彩色、灰度或黑白打印整個演示文稿的幻燈片、大綱、備注和觀眾講義，也可打印特定的幻燈片、講義、備注頁或大綱頁。打印之前先要在PowerPoint中打開需要打印的演示文稿，然後單擊執行"文件"菜單中的"打印"命令，或按Ctrl+P組合鍵，彈出"打印"對話框。如圖8-2所示。
8.2.1 設置打印地點
在"打印機"方框中的"名稱"列表框中顯示的是默認打印機。用戶的計算機上如果安裝有多台打印機，則可在"名稱"下拉列表中選擇其他打印機。為將演示文稿文件傳送到另一係統中進行打印，可以選擇"打印至文件"複選框，此後演示文稿將打印到硬盤上的指定的輸出文件中。
(2) 小技巧
設置默認打印機：在Windows的"開始"菜單中指向"設置"選項，再單擊執行"打印機"命令，彈出"打印機"窗口，如圖8-3所示。右擊要作為默認打印機的打印機圖標，再單擊快捷菜單內的"設為默認值"命令即可。如果這個命令的旁邊有選中符號，代表這台打印機已經設為默認打印機了。
圖8-2 "打印"對話框
圖8-3 "打印機"窗口
8.2.2 設置打印機屬性
要改變當前打印機的屬性，單擊"屬性"按鈕，彈出"屬性"對話框。如圖8-4所示。
圖8-4 打印機"屬性"對話框
在該對話框的"紙張"選項卡中可以選擇所用紙張的大小、紙張的方向、紙張的來源和介質選擇。其中"紙張的大小"有五種特定的選擇，如果沒有合適的紙張大小，則可以選擇"自定義"選項，彈出"自定義大小"對話框，如圖8-5所示。在"寬度"和"長度"編輯框中輸入所需的數值，並在"單位"方框中選擇是以"0.01英寸"為單位，還是以"0.1毫米"為單位。最後單擊"確定"按鈕即可。
圖8-5 "自定義大小"對話框
在"紙張來源"下拉列表中，可選的紙張來源有：第一個可用的紙盒、上層紙盒、手動送紙和下層紙盒。
"屬性"對話框中還有3個選項卡："圖形"選項卡、"字體"選項卡和"設備選項"選項卡。一般情況下，用不著對它們作修改。因此，這裏就不再介紹了。讀者若有興趣，可以參考其他有關打印的書籍。
8.2.3 設置打印範圍
打印範圍有五種選擇："全部"打印、"當前幻燈片"、"選定幻燈片"、"自定義放映"和輸入"幻燈片"範圍。
●"全部"表示打印當前演示文稿中的所有幻燈片。
●"當前幻燈片"表示打印當前正在幻燈片視圖中顯示的幻燈片。
●"選定幻燈片"表示隻打印選定的幻燈片。
●"自定義放映"表示打印自定義放映中的所有幻燈片。
●"幻燈片"範圍表示由用戶輸入打印的範圍。隻打印一張，則輸入所需的幻燈片編號即可；打印連續幾張幻燈片，則用短線符號（-）將第一張幻燈片編號和最後一張幻燈片編號連接起來。如輸入"2-6"表示從第2幻燈片一直打印到第6張幻燈片。如果打印範圍不連續，則采用結合上述兩種方法的輸入方式，中間用逗號隔開。如輸入"2,5-7,9"表示打印的幻燈片編號為2,5,6,7,9。
8.2.4 設置打印份數
要分發給觀眾的演示文稿當然不隻一份。如果打印多份演示文稿時，要一次次反複調用"打印"對話框將是一件十分麻煩的事。幸好"打印"對話框中提供了同時打印多份演示文稿的功能。在"份數"方框中，默認的打印份數是1。要打印多份演示文稿時，可以增加"打印份數"編輯框中的數值。如打印一份以上，用戶還可以選擇"逐份打印"選項。用這種方式打印多份演示文稿時，打印機先打印一份完整的演示文稿，再接著打印下一份，一直到打印結束。如果不選擇這種方式，則是先打印出多份第一張幻燈片，再打印出多份第二張幻燈片，依次類推。這兩種方式中，按"逐份打印"方式打印時間要更長些，因為計算機必須多次向打印機發送每一頁幻燈片，而不象第二種打印方式那樣，各頁隻發送一次就可以了。
8.2.5 打印幻燈片
"打印內容"列表框中的默認設置為"幻燈片"。如果這些幻燈片中帶有自定義動畫，則默認的設置為"幻燈片（無動畫）"。
8.2.6 打印大綱
打印大綱時在大綱窗格中顯示的就是將要被打印的內容。打印大綱的存在步驟如下：
（1）打開要打印的演示文稿，並切換到大綱視圖中。
（2）如果要僅打印幻燈片標題或打印所有級別的文本，可單擊"常用"工具欄上的"全部展開"，這樣就可以顯示幻燈片標題，或在大綱窗格中顯示全部文本。如果要打印帶格式或不帶格式的大綱，可單擊"常用"工具欄上的"顯示格式"，以便在屏幕上顯示或隱藏格式。
（3）如果要在打印的大綱中添加頁眉和頁腳，單擊"視圖"菜單中的"頁眉和頁腳"，再單擊"備注和講義"選項卡，然後選擇所需的選項。頁眉和頁腳便會添加到講義和備注頁以及打印的大綱中。
（4）單擊執行"文件"菜單中"打印"命令，彈出"打印"對話框。
（5）在"打印內容"列表中單擊選擇"大綱視圖"選項，然後選擇其他所需的選項。
（6）單擊"確定"按鈕開始打印大綱。
8.2.7 打印備注或講義
在"打印內容"列表中單擊選擇"備注頁"選項，然後單擊"確定"按鈕即可。備注頁如圖8-6所示。
要打印講義，在"打印內容"列表中單擊選擇"講義"選項。此時"打印內容"列表右邊的"講義"方框被激活，如圖8-7所示。用戶可以在該方框中選擇每頁的幻燈片數目以及水平或垂直的順序。默認的設置是每頁講義6張幻燈片並按水平方向排列。方框右邊的縮圖是按當前設置的講義頁預覽。
圖8-6 備注頁預覽
圖8-7 "講義"方框
8.2.8 以灰度或黑白方式打印幻燈片
製作彩色演示文稿時，有時可能希望以灰度或純黑白方式打印講義。演示文稿中的灰度或純黑白對象會出現在屏幕上，並按下表所列的方式打印。要更改對象的打印方式，可在該對象上單擊鼠標右鍵，指向快捷菜單中的"黑白"，再單擊其中不同的選項命令。
以灰度或黑白方式打印之前時，可以預覽和改變幻燈片的打印效果。要以灰度方式預覽幻燈片，可單擊"常用"工具欄上的"灰度預覽"按鈕。要以純黑白方式預覽幻燈片，應按下Shift鍵同時單擊"常用"工具欄上的"純黑白預覽"按鈕。
一切設置和預覽都完成後，就可以進入"打印"對話框選擇打印方式。要以灰度方式打印，選擇"灰度"複選框。如果要隱藏所有的灰色陰影而以純粹的黑白方式打印，應選擇"純黑白"複選框。
圖8-8所示的是同一張彩色的幻燈片在黑白激光打印機上打印出來的兩種不同打印效果。右邊的打印頁是在"打印"對話框中選擇"灰度"選項後打印出來的。而左邊的打印頁沒有作其他特殊的設置。
圖8-8 彩色幻燈片在黑白激光打印機上打印出的兩種不同打印效果
8.2.9 其他選項
在"打印"對話框中還有其他一些選項，它們分別是：
表8-1 對象在灰度方式下或純黑白方式下的外觀
對 象
灰度方式下的外觀
純黑白方式下的外觀
文本
黑色
黑色
文本陰影
隱藏
隱藏
浮凸
隱藏
隱藏
填充
灰度
白色
外框
黑色
黑色
續表
對 象
灰度方式下的外觀
純黑白方式下的外觀
圖案填充
灰度
白色
線條
黑色
黑色
對象陰影
灰度
黑色
位圖
灰度
灰度
幻燈片背景
白色
白色
圖表
灰度
灰度
背景
隱藏
隱藏
8.2.9.1 包括動畫
動畫打印在紙張上就顯示不出它的優點，因此，在一般情況下，動畫是不被打印的。如果用戶要打印動畫，則隻能打印出動畫的一個畫麵。打印動畫隻需選擇"打印"對話框中的"包括動畫"複選框即可。
8.2.9.2 根據紙張調整大小
有時幻燈片太大，紙張上容納不下幻燈片中的所有內容。那麼在打印時就會將超出紙張範圍的幻燈片內容忽略掉。如果用戶覺得這樣不能接受，可以選擇"打印"對話框中的"根據紙張調整大小"複選框。此後，如果再出現上述的問題，係統會自動縮放幻燈片的大小以適應紙張的大小，做到既不留出過多的空白，也不讓幻燈片內容跑到紙張外邊去。
8.2.9.3 幻燈片加框
為打印出來的幻燈片加一方框，有時可以美化幻燈片。用戶可以依據自己的需要決定是否要選擇這一項。
8.2.9.4 打印隱藏幻燈片
默認的設置是將演示文稿中的所有幻燈片，包括隱藏幻燈片，都打印出來。但有時用戶的演示文稿中有一些較機密的內容或部分內容隻給特定的對象觀看，這時就可以將一部分幻燈片隱藏起來，並且在"打印"對話框中取消"打印隱藏幻燈片"複選框。那麼在打印幻燈片時，就不會將隱藏幻燈片打印出來了。