第一卷 建立組織結構圖幻燈片
第一章 5.1 組織結構圖簡介
組織結構圖有兩種製作方法：選擇帶有組織結構圖的幻燈片自動版式和將組織結構圖插入已有的幻燈片中。下麵將分別介紹這兩種方法。
5.1.1 製作組織結構圖幻燈片
單擊"常用"工具欄上的"新幻燈片"按鈕，或者單擊執行"插入"菜單中的"新幻燈片"命令，在彈出的"新幻燈片"對話框中選擇"組織結構圖"自動版式。單擊"確定"按鈕後，PowerPoint窗口中出現一張帶有組織結構圖預留區的新幻燈片，如圖5-1所示。
圖5-1 組織結構圖幻燈片
依預留區中的提示，雙擊組織結構圖預留區，即彈出"Microsoft組織結構圖"窗口。如圖5-2所示。在此窗口中製作組織結構圖後，單擊執行"文件"菜單中的"更新"命令，可將修改後的組織結構圖反映到幻燈片中，但不退出"Microsoft組織結構圖"窗口。也可關閉該窗口並返回PowerPoint窗口。
圖5-2 "Microsoft組織結構圖"窗口
5.1.2 插入組織結構圖
在已有幻燈片中插入組織結構圖的步驟如下：
（1）執行"插入"菜單中的"對象"命令，彈出"插入對象"對話框，如圖5-3所示。
（2）在"對象類型"方框中選擇"Microsoft組織結構圖2.0"。
（3）在對話框中，還有"新建"和"由文件創建"兩個單選框。前者表示新建一個組織結構圖，後者表示從已存在組織結構圖文件中創建。單擊"由文件創建"單選框，對話框將發生一些變化，需要用戶瀏覽並指定文件的位置。
圖5-3 "插入對象"對話框
5.1.3 Microsoft組織結構圖窗口簡介
Microsoft組織結構圖程序是獨立於PowerPoint程序的，下麵對它的工具按鈕作一個簡要的介紹。如圖5-2所示。
●選擇按鈕 用來選擇圖框和連線。
●輸入文本按鈕 單擊此按鈕後，再在窗口中的任意部位單擊鼠標，就可開始輸入文本。
●顯示比例按鈕 單擊該按鈕後，再單擊組織結構圖窗口，可改變顯示比例。"視圖"菜單中的命令功能與其功能是相同的。
●部下按鈕 單擊該按鈕後，再單擊某個圖框，可在該圖框下添加一個下一級圖框。
●左同事按鈕 單擊該按鈕後，再單擊某個圖框，可在該圖框左邊添加一個同級圖框。
●右同事按鈕 單擊該按鈕後，再單擊某個圖框，可在該圖框右邊添加一個同級圖框。
●經理按鈕 單擊該按鈕後，再單擊某個圖框，可在該圖框上邊添加一個上一級圖框。
●助理按鈕 單擊該按鈕後，再單擊某個圖框，可在該圖框旁邊添加一個助理圖框。屬於旁注圖框。
第二章 5.2 組織結構圖的操作
5.2.1 增加圖框
Microsoft組織結構圖程序所建立的組織結構圖在默認情況下，隻有兩個層次、三個成員。這顯然不符合實際情況，因此需要向組織結構圖中增加更多的圖框。
要增加圖框，首先單擊要增加圖框的類型按鈕，然後單擊要與新圖框相連的原有圖框即可。如果要增加多個圖框，需重複以上的操作。例如，想在組織結構圖中已有的三個部下圖框下再添加一個部下圖框，首先單擊工具欄上的"部下"按鈕，然後單擊要與它相連的上一級圖框即可。此時，即出現一個新圖框，並可以向其中輸入名字、職稱等內容。如圖5-4所示。
圖5-4 添加圖框
5.2.2 刪除圖框
刪除圖框的操作很簡單。先單擊選擇要刪除的圖框，此時圖框內變黑，然後按Delete鍵或者單擊執行"編輯"菜單中的"刪除"命令即可刪除該圖框。
5.2.3 輸入與編輯圖框文本
新建的組織結構圖圖框中的文本在默認情況下為姓名、職務和附注。在圖框中輸入文本的操作步驟如下：
（1）單擊要輸入文本的圖框。
（2）單擊圖框中的默認文本。此時，鼠標指針變為插入符形狀，就可以開始輸入文本了。以所需的文本取代默認的"姓名"、"職稱"和"附注"。"附注"在默認情況下是用尖括號括起來的，如果用戶不輸入它，則在組織結構圖中就不會顯示附注。
（3）輸入完一個圖框，可接著輸入下一個圖框。為移到下邊的子圖框，按Ctrl+↓鍵，同樣，按Ctrl+←鍵、Ctrl+→鍵、Ctrl+↑鍵可分別移到左邊的圖框、右邊的圖框和上一層圖框。
5.2.4 創建連線
連線在增加圖框時就已經創建好了。但是，有時組織結構圖的關係比較複雜，例如，李健即是技術部副經理，又是總經理助理。那麼，就需要用戶自己添加一條連線。單擊工具欄中的"連接線"按鈕（如果工具欄上沒有該按鈕，可單擊執行"視圖"菜單中的"顯示繪圖工具"命令），鼠標指針變為十字形，然後單擊"總經理"圖框並按住鼠標左鍵，同時拖動鼠標到"李健"圖框中。在拖動時，會出現一條將要繪製的連線，如果用戶覺得合適，釋放鼠標左鍵即即在兩圖框之間添加一個連線，如圖5-5所示。
圖5-5 增加連線
一個圖框最多可以有四個連線。對於用戶增加的連線，可以選中並刪除它。但是，隨圖框一起增加的連線不能單獨刪除，隻能和它對應的圖框一起刪除。
5.2.5 移動圖框
移動圖框可以改變組織結構圖的結構。這一操作是十分必要的。例如，公司的機構發生了變化，相應的組織結構圖也就要作更改。在PowerPoint中改變一個組織結構圖的機構要比改變一個真實機構方便得多，隻需將圖框從一個位置上拖動到另一個位置上即可。不僅可以在同級之間移動，也可以在上下級移動。
在組織結構圖中移動圖框的操作步驟如下：
（1）將鼠標指針置於要移動的圖框上。
（2）單擊鼠標並按住鼠標拖動該圖框。此時會顯示一個虛框表示當前圖框的位置。
（3）當將虛框移到合適的位置上，釋放鼠標左鍵即可。虛框移到不同的位置上，鼠標指針也不同。鼠標指針為帶箭頭的十字形表示此時正在拖動圖框，釋放鼠標，組織結構圖不會發生任何改變。此外，鼠標指針變為部下按鈕或其他按鈕的形狀，則表示被拖動圖框將更改為部下圖框或其他圖框。
* 注意
一個圖框移動時，它的所有部下及原有的所有關係也跟著它一起移動。
下麵以一個例子來說明怎樣移動圖框。該例子要將"李健"移到財務部之下，並將其職務改為財務部副經理。原組織結構圖如圖5-6所示。
圖5-6 移動圖框之前
（1）單擊"李健"圖框並按住鼠標左鍵拖動該圖框。
（2）將虛框移到"財務部經理"圖框之下，此時"財務部經理"圖框變色，鼠標指針變為部下按鈕的形狀。
（3）釋放鼠標，則"李健"圖框以"財務部經理"圖框的部下圖框重新出現。同時，原"李健"圖框的部下也跟著它移到財務部之下。
（4）單擊"李健"圖框，輸入文本修改其職務。
更改後的組織結構圖如圖5-7所示。用戶可以將更改前後的兩圖作一比較。
圖5-7 移動圖框之後
5.2.6 選擇圖框和線條
由於組織結構圖相對與文本和圖形有很大的不同，因此在組織結構圖中選擇對象也有其特殊性。在組織結構圖中選擇對象有兩種方法：利用菜單和鼠標、鍵盤。
5.2.6.1 利用菜單選擇圖框和線條
將鼠標指針指向"編輯"菜單中的"選擇"選項，彈出子菜單，如圖5-8所示。
圖5-8 "選擇"選項的子菜單
子菜單中的"全體"命令指選擇全部的圖框和線條；"全體助理"命令指選擇所有的助理圖框；"全體合作經理人員"命令指選擇所有的有合作關係的經理圖框；"全體經理"命令指選擇所有有部下的經理圖框；"全體非經理"命令指選擇所有沒有部下的非經理圖框；"工作組"命令指選擇所有的工作組（指向同一個經理負責的圖框）；"分支"命令指選擇一個圖框之下的所有分支圖框和線條（在執行該命令時，應先選擇一個圖框來確定分支的起始點）；"最低級別"命令指選擇所有處於最底層的圖框；"連接線"命令指選擇所有的連接線；"背景對象"命令指選擇所有的背景圖形和文本。