第四卷 數據管理
序
本章要點:
Excel在管理數據方麵提供了強大功能。本章將從介紹如何獲取數據入手，然後對工作表中數據進行編輯分析、對數據進行彙總計算以及數據透視表等知識。
第一章 獲取外部數據
在Excel中，獲取數據的方法有多種。前麵介紹的在工作表中直接鍵入數據和公式獲取數據是其中的兩種方法，但都局限於工作表或者工作簿中。這裏要講的是如何從其他途徑獲取外部數據。
第二章 能夠訪問的數據文件類型
要在Excel中獲取外部的數據，首先應該了解Excel能夠訪問哪些數據文件。以下列出了Excel能夠訪問的數據文件類型。
●網頁文件
●Lotus1-2-3文件
●QuattroPro/Dos文件
●dBase文件
●Microsoft Excel文件
●Microsoft Access文件
●Microsoft FoxPro文件
●ORACLE文件
●Paradox文件
●SQL Server文件
●文本數據庫文件
第三章 使用文本導入向導來獲取外部數據
在Excel中，使用文本導入向導來獲取外部文本數據是比較方便的。下麵來介紹一下使用文本導入向導的具體操作步驟：
（1） 單擊"文件(F)"菜單，在彈出的菜單中選擇"打開(O)..."選項，將彈出"打開"對話框，如圖11-1所示；
（2） 單擊"文件類型(T)"下拉列表框右端的下拉箭頭，然後選擇"文本文件"類型；
（3） 在"查找範圍(I)"下拉列表框中選擇要打開的文本文件所在的驅動器及路徑；
（4） 在"查找範圍(I)"下麵的列表框中選擇要打開的文本文件名或者單擊要打開的文本文件；
（5） 單擊"打開(O)"按鈕。這時將彈出文本導入向導的"文本導入向導-3步驟之1"對話框。如圖11-2所示。
圖11-1 "打開"對話框
圖11-2 "文本導入向導3-步驟之一"對話框
（6） 在"文本導入向導-3步驟之1"對話框中，根據需要在"請選擇最適宜的文件類型:"單選框中選擇"分隔符號(D)"或者"固定寬度(W)"選項；在"導入起始行(R)"編輯框中輸入起始行的數字；
（7） 單擊"下一步>"按鈕，將彈出"文本導入向導-3步驟之2"對話框；
（8） 如果在"文本導入向導-3步驟之1"中選中了"分隔符號"文件類型，則選擇分列數據所包含的分隔符號，然後選擇"連續分隔符號視為單個處理(R)"選項以及設置"文本識別符號"，如圖11-3(a)所示；如果在"文本導入向導-3步驟之1"中選中了"固定寬度"文件類型，則設置數據分列線，如圖11-3(b)所示；
（9） 單擊"下一步>"按鈕，將彈出"文本導入向導-3步驟之3"對話框，如圖11-4所示；
(a)
(b)
圖11-3 "文本導入向導3-步驟之2"對話框
圖11-4 "文本導入向導-3步驟之3"對話框
（10）在"文本導入向導-3步驟之3"對話框中，設置列數據格式。
（11）單擊"完成(F)"按鈕，完成文本導入操作。
第四章 通過剪貼板來獲取外部數據
在Windows的多個應用程序中，可以通過剪貼板將數據從一個應用程序複製到另外一個應用程序中。利用Windows的剪貼板可以使Excel獲取多種Windows應用程序中的數據。以下通過一個例子來介紹一下如何通過剪貼板來獲取外部數據。
例如在Microsoft Word中有如圖11-5所示的一些數據，現在我們要將這些數據複製到Excel的工作表中，具體步驟如下：
圖11-5 Microsoft Word中的數據
（1） 激活Microsoft Word程序；
（2） 選中要進行複製的數據；
（3） 單擊Microsoft Word"常用"工具欄中的"複製"按鈕；
（4） 激活Excel；
（5） 單擊準備粘貼數據的單元格；
（6） 單擊Excel中"常用"工具欄上的"粘貼"按鈕，結果如圖11-6所示。
圖11-6 獲取數據後的工作表
第五章 管理數據清單
所謂數據清單，就是包含有關數據的一係列工作表數據行。前麵的學習中，我們對工作表中的數據進行各種操作時，其實已經使用了數據清單。而這裏所要講的數據清單，是要把數據清單看成一個數據庫。事實上，當對工作表中的數據進行排序、分類彙總等操作時，Excel會將數據清單看成是數據庫來處理。數據清單中的行被當成數據庫中的記錄，數據清單中的列被看作對應數據庫的字段，數據清單中的列名稱作為數據庫中的字段名稱。
第六章 使用記錄單
對數據清單的各種編輯操作經常要用到記錄單。學會使用記錄單對於處理＄數據清單很有好處。
1. 使用記錄單在數據清單中添加數據
記錄單可以提供簡捷的方法在數據清單中一次輸入或顯示一個完整的信息行，即記錄。在使用記錄單向新數據清單添加記錄時，這個數據清單在每一列的最上麵必須有標誌。Excel使用這些標誌來生成記錄單上的字段。
使用記錄單在數據清單中添加數據的步驟如下：
（1） 單擊需要向其中添加記錄的數據清單中的任一單元格，如圖11-7所示；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出菜單中選擇"記錄單(O)..."選項，將彈出"記錄單"對話框，如圖11-8所示；
圖11-7 準備添加數據的數據清單
圖11-8 使用記錄單
（3） 單擊"新建(W)"按鈕；
（4） 鍵入新記錄所包含的信息；如果要移到下一字段，請按Tab鍵。如果要移到上一字段，請按Shift+Tab組合鍵；完成數據鍵入後，按下Enter鍵繼續添加記錄；輸入數據的記錄單如圖11-9所示；
圖11-9 在記錄單中輸入數據
* 注意
如果添加了含有公式的記錄，那麼直到按下Enter鍵或單擊"關閉(L)"按鈕添加記錄之後，公式才會被計算。
小技巧
在添加記錄時，如果要撤消所做的修改，在按下Enter鍵或單擊"關閉(L)"按鈕添加記錄之前，單擊"還原(R)"按鈕。
（5） 完成記錄添加後，單擊"關閉(L)"按鈕完成新記錄的添加並關閉記錄單，所添加的數據如圖11-10所示。
圖11-10 使用記錄單輸入數據後的工作表
2. 建立數據清單的準則
Excel提供了一係列功能，可以很容易地在數據清單中處理和分析數據。在運用這些功能時，必須按照下述準則在數據清單中輸入數據：
（1） 避免在一個工作表上建立多個數據清單，因為數據清單的某些處理功能（如篩選等），一次隻能在同一工作表的一個數據清單中使用。
（2） 在工作表的數據清單與其它數據間至少留出一個空白列和一個空白行。在執行排序、篩選或插入自動彙總等操作時，這將有利於Excel檢測和選定數據清單。
（3） 避免在數據清單中放置空白行和列，這將有利於Excel檢測和選定數據清單。
（4） 避免將關鍵數據放到數據清單的左右兩側。因為這些數據在篩選數據清單時可能會被隱藏。
（5） 在數據清單的第一行裏創建列標誌。Excel使用這些標誌創建報告，並查找和組織數據。
（6） 列標誌使用的字體、對齊方式、格式、圖案、邊框或大小寫樣式，應當與數據清單中其它數據的格式相區別。
（7） 如果要將標誌和其它數據分開，應使用單元格邊框（而不是空格或短劃線）， 在標誌行下插入一行直線。
（8） 在設計數據清單時，應使同一列中的各行有近似的數據項。
（9） 在單元格的開始處不要插入多餘的空格：因為多餘的空格影響排序和查找。
（10）不要使用空白行將列標誌和第一行數據分開。
3. 使用記錄單在數據清單中修改記錄
使用記錄單不但可以在工作表中為數據清單添加數據，還可以對數據清單進行修改，下麵來介紹一下修改記錄的步驟：
（1） 單擊需要修改的數據清單中的任一單元格，參看圖11-10所示；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的菜單中選擇"記錄單(O)..."選項，將彈出"記錄單"對話框；
（3） 單擊"下一條(N)"按鈕或者"上一條(P)"按鈕找到需要修改的記錄，在記錄中修改信息，如圖11-11所示；
（4） 完成記錄修改後，單擊"關閉(L)"按鈕更新顯示的記錄並關閉記錄單，修改的結果如圖11-12所示。
圖11-11 對數據進行修改
圖11-12 修改後的工作表
4. 使用記錄單在數據清單中刪除記錄
使用記錄單在數據清單中刪除記錄和修改記錄的方法類似，下麵介紹刪除記錄的方法。
（1） 單擊數據清單中的任一單元格；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的菜單中選擇"記錄單(O)..."選項，將彈出"記錄單"對話框；
（3） 單擊"下一條(N)"按鈕或者"上一條(P)"按鈕找到需要刪除的記錄；
（4） 單擊"刪除(D)"按鈕，將彈出如圖11-13所示的消息框；
圖11-13 刪除記錄時的警告
（5） 在消息框中單擊"確定"按鈕，記錄就被刪除；
（6） 單擊"記錄單"對話框中的"關閉(L)"按鈕，完成刪除操作
* 注意
使用記錄單刪除記錄後就不能撤消刪除操作了。這個記錄永遠被刪除了。
5. 使用記錄單查找數據清單中的記錄
當數據清單比較大時，要找到數據清單中的記錄就不容易了。記錄單提供了快速查找數據清單記錄的功能。
如果要每次移動一個記錄，使用"記錄單"對話框中的滾動條箭頭。如果要每次移動 10 個記錄，在箭頭之間單擊滾動條。
使用記錄單還可以對數據清單中的數據設置查找條件。在記錄單中所設置的條件就是比較條件。下麵就介紹設置條件查找數據清單中的數據的步驟。
（1） 單擊數據清單中的任一單元格，參看圖11-12；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的菜單中選擇"記錄單(O)..."選項，將彈出"記錄單"對話框；
（3） 單擊"條件(N)"按鈕，然後在記錄單中輸入查找條件，如圖11-14所示；
圖11-14 在記錄單中設置查找條件
圖11-15 查找結果
（4） 單擊"上一條(P)"按鈕或者"下一條(N)"按鈕進行查找，可以順序找到滿足查找條件的記錄，圖11-15是滿足圖11-14所示的查找條件的一項記錄；如果要在找到符合指定條件的記錄前就退出搜索，單擊"記錄單(F)"按鈕；
（5） 找到記錄後可以進行各種編輯操作。操作完畢或者查找中想退出"記錄單"對話框，單擊"關閉(L)"按鈕。
第七章 對數據清單排序
在工作表或者數據清單中輸入數據以後，經常要進行排序，以便更加直觀地對比各個記錄。
1. 默認排序順序
在進行排序以前，先來了解一下在Excel中數據的排序是按照怎樣的規則進行的。在對數據清單中的數據進行排序時，Excel有其自己默認的排序順序。
Excel使用特定的排序順序，根據單元格中的數值而不是格式來排列數據。
在排序文本項時，Excel一個字符一個字符地從左到右進行排序。例如，如果一個單元格含有文本"A100"，則這個單元格將排在含有"A1"的單元格的後麵，含有"A11"的單元格的前麵。
在按升序排序時，Excel使用如下順序（在按降序排序時，除了空格總是在最後外，其它的排序順序反轉）：
（1） 數字從最小的負數到最大的正數排序。
（2） 文本以及包含數字的文本，按下列順序排序：先是數字0到9，然後是字符"' - (空格) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ " \ " ^ _ ` { | } ~ + < = > "，最後是字母A到Z。
（3） 在邏輯值中，FALSE 排在 TRUE 之前。
（4） 所有錯誤值的優先級等效。
（5） 空格排在最後。
2. 根據某一數據列的內容對行數據排序
如果要對數據清單中的數據進行排序，可以根據需要使用各種排序的方法。根據某一列的內容對行數據排序的操作方法如下：
（1） 在待排序數據列中單擊任一單元格。
（2） 單擊"常用"對話框中的"升序"或者"降序"按鈕。
例如圖11-12所示的數據清單，對"語文"這一列進行升序排序，結果如圖11-16所示。
圖11-16 按升序排序的結果
3. 根據多列的內容對數據行排序
在根據單列數據對工作表中的數據進行排序時，如果這一列的某些數據完全相同，則這些行的內容就按原來的順序排列，這就給數據排序帶來一定的麻煩。選擇多列排序可以解決這個問題，而且在實際操作中也經常會遇到按照多行的結果進行排序的情況。例如足球比賽中是按總積分來排列名次的。往往有一些球隊總積分相同，這時就要通過淨勝球來分出名次。
根據多列數據的內容對數據行排序的步驟如下：
（1） 在需要排序的數據清單中，單擊任一單元格；
（2） 單擊"數據(D)"菜單，在彈出的菜單中單擊"排序(S)..."選項，將彈出"排序"對話框，如圖11-17所示；
圖11-17 "排序"對話框
（3） 在"排序"對話框中，分別單擊"主要關鍵字"和"次要關鍵字"以及"第三關鍵字"下拉列表框右邊的下拉箭頭，在下拉列表中單擊需要排序的列，並設定排序列的排序順序；
* 注意
如果要根據多於三列的內容排序，首先按照最次要的數據列排序。例如，如果數據清單中含有雇員信息，並希望根據部門、科室、姓和名對其排序，對數據清單進行兩次排序。第一次，在"主要關鍵字"下拉列表框中單擊"名"，然後對數據清單排序。第二次，在"主要關鍵字"下拉列表框中單擊"部門"、在"次要關鍵字"下拉列表框中單擊"科室"、在"第三關鍵字"下拉列表框中單擊"姓"。然後對數據清單排序。
（4） 按照當前數據清單有無標題行選擇"當前數據清單"單選框中的選項；