第一章 用Word郵件合並快速製作詢證函
作為一名財務人員，筆者負責單位往來賬項的詢證工作。查閱憑證、合同台賬和合同原件，筆者費了九牛二虎之力，總算把本單位與百餘家公司的往來賬項搞清楚了，並編輯成了一張Excel表格，接下來就要根據這些數據編製百餘份詢證函。難道還要筆者再費力地重複勞動嗎？不，我們自有辦法。
技術看點：郵件合並功能。
一、製作明細表
首先按照圖1的格式製作"往來賬項明細表.xls"。筆者使用Office2003，在其他版本的Office中操作略有不同，請朋友們注意。
二、詢證函的格式
為了敘述清楚，我們假設詢證函的格式如圖2所示（實際的詢證函長達3頁，編號中的最後一位數字即表示該詢證函有3頁內容），該文件名稱為"詢證函.doc"。在這張詢證函中有5處內容取自"往來賬項明細表.xls"，即圖2中標注的①、②、③、④、⑤處。
三、進行"郵件合並"
1.啟動Word，打開"詢證函.doc"，執行"工具→信函與郵件→郵件合並"命令，打開"郵件合並"任務窗格。
2.選擇"信函"項，單擊"下一步"；選擇"使用當前文檔"項，單擊"下一步選取收件人"；選擇"使用現有列表"項，單擊"下一步撰寫信函"。
3.進入"選取數據源"對話框，在"文件類型"框中選擇"Excel文件"，然後在文件列表框中，雙擊"往來賬項明細表.xls"。
4.在"選擇表格"對話框中，單擊所需要的工作表，勾選"數據首行包含列標題"複選框，單擊"確定"按鈕。
5.在"郵件合並收件人"對話框中，對數據進行編輯後，單擊"確定"按鈕。
6.執行"工具→信函與郵件→顯示郵件合並工具欄"命令，打開"郵件合並"工具欄。單擊"詢證函.doc"文檔中的①處，然後在"郵件合並"工具欄中單擊"插入域"按鈕，進入"插入合並域"窗口；選擇"數據庫域"，然後在"域"欄中單擊"順序號"，依次單擊"插入"和"關閉"按鈕。
同理，將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為"公司名稱"、"項目"、"貴公司欠"和"欠貴公司"。
至此，"詢證函.doc"文檔顯示如圖3所示。文檔中書名號及裏麵的部分就對應著"往來賬項明細表.xls"文件的相關項目。
四、完成"郵件合並"
在"郵件合並"任務窗格中，單擊"下一步撰寫信函"，然後單擊"下一步預覽信函"，再單擊"下一步完成合並"，至此郵件合並完成。
想看看合並後的結果嗎?在"郵件合並"窗格中單擊"編輯個人信函"，此時Word將彈出"合並到新文檔"對話框，選擇"全部"，點擊"確定"按鈕後就可以看到合並後的信函文檔了。