第二十八章 玩轉Excel函數之旅
Office 2000是我們處理日常事務和辦公自動化的首選軟件，其中的Excel是一個優秀的製表軟件，它不但可以完成多種表格的製作，而且還有很強大的計算功能，特別是利用它所提供的九大類約200個內置函數，可以完成各種複雜的運算和數據處理。但是很多使用者對這些函數了解較少,為了廣大用戶能夠快速學會使用Excel中的常用函數，本人將結合具體的實例，分幾次介紹它們的使用方法。
介紹的函數有"數學"類函數中的"SUM"、"SUMIF"、"SUBTOTAL"；"統計"類函數中的"AVERAGE"、"MAX"、"MIN"、"COUNT"、"COUNTA"、"COUNTBLANK"、"COUNTIF"、"MEDIAN"、"MODE"、"RANK"；"查找"類函數中"VLOOKUP"、"MATCH"、"INDEX"；"財務"類函數中的最常用的三個函數"PMT"、"FV"、"RATE"等函數。選用的例子將包括"班級學生成績統計"、"貨物銷售的統計"、"倉庫實物管理中的查詢應用"、"簡單的財務分析(貨款分期償還額、某項投資的未來值和實際贏利值)"等例子。由於Excel的函數比較多，因此不可能對它加以全麵介紹，隻希望能幫助大家在使用它們的過程中少走彎路、觸類旁通。
本期首先介紹幾個常用的函數：SUM(計算一組參數之和)、AVERAGE(計算一組參數的算術平均值)、MAX(計算一組參數的最大值)和MIN(計算一組參數的最小值)的用法。
啟動Excel(Excel97或Excel2000)，錄入如圖1的991班某學期考試成績表(樣表隻列出其中的10名學生的成績)。我們將利用函數SUM、AVERAGE分別計算出各科和各人的總分、平均分；利用函數MAX、MIN分別計算出各科最高分、最低分。
首先在本班的最後一個姓名後麵的單元格(即B13、B14、B15、B16)中，依次輸入"總分"、"平均分"、"最高分"、"最低分"。
一、計算各科的總分、平均分、最高分、最低分
(一)先計算"語文"科的總分、平均分、最高分、最低分。
1．計算總分
(1) 選取函數：單擊選取存放總分的單元格C13，然後單擊菜單"插入/函數"或工具欄中的函數按鈕f＊，打開"粘貼函數"對話框，首先在"函數分類"列表中選擇函數類別"數學與三角函數"，然後在"函數名"列表中選擇我 枰暮癝UM"，按"確定"按鈕退出對話框。
(2) 選取需要計算的單元格區域：選取函數後，即打開"函數向導"對話框，如圖2。它要求我們確定欲計算數據的單元格區域。我們也可以單擊"Number1"右邊的按鈕(如圖2的箭頭所示)，此時圖2將消失，鼠標指針將變為大十字，此時進行選取需要計算的單元格區域，具體的操作是：單擊C3，同時按下鼠標左鍵，並向下拖動至C12後鬆開鼠標(或先單擊C3，然後按住Shift鍵不放，再用鼠標單擊C12)，被選取的區域將有一虛線框閃動，接下來必須按下回車鍵以確認選取，"函數向導"對話框圖2再次出現，按下"確定"按鈕，就可以看到計算出來的結果。
2．計算平均分
(1)選取函數：單擊選定存放平均分的單元格C14，其它操作與"計算總分"的(1)相似，隻是在"函數分類"列表中選擇函數類別為"統計"；"函數名"選擇為"AVERAGE"。
(2)選取需要計算的單元格區域：此後的操作與"計算總分"的(2)相同。
3．計算最高分
(1)選取函數：單擊選取存放最高分的單元格C15，其它操作與"計算總分"的(1)相似，隻是在"函數分類"列表中選擇函數類別為"統計"；"函數名"選擇為"MAX"。
(2)選取需要計算的單元格區域：此後的操作與"計算總分"的(2)相同。
4．計算最低分
這與"計算最高分"相似，隻要將"計算最高分"中的"函數名"選擇為"MIN"，其餘操作不變。
以上函數計算時都不包括空的單元格和有字符的單元格，隻對含數字的單元格有效。你可以空出一個單元格、或輸入0、或輸入一個中文字符，一試便知。
(二)計算其餘各科的總分、平均分、最高分和最低分
單元格C13、D13、E13、F13、G13是分別存放語文、數學、英語、物理、化學各科總分的單元格，而它們要計算的單元格區域則分別是C3～C12、D3～D12、E3～E12、F3～F12、G3～G12。不難看出，它們從存放計算結果到計算的單元格區域都是相對應的，像這樣對某行或某列的計算就可以通過複製來快速完成。
1． 如圖3,先選取存放語文科總分、平均分、最高分、最低分的單元格區域(C13～C16)。
2． 把計算公式複製至相鄰的單元格：用鼠標指向剛才已選取的單元格區域(C13～C16)的右下角的小黑方塊(即填充句柄)，待光標變為黑十字光標時，再按下鼠標左鍵，並向右拖動，直至I16，如圖4所示，各科的總分、平均分、最高分、最低分就這樣輕而易舉地計算出來了！同時我們看到拖過的區域中，最後兩列的數據是0或一些出錯信息(以＃開頭的字符串)，對此你大可放心，這是因為它對應的計算區域中沒有數據，待下麵計算出每個人的總分、平均分時，你就可以看到其中的結果了。
二、計算每個人的總分、平均分、最高分、最低分
在科目"化學"右邊的單元格中依次輸入"總分"、"平均分"。然後按照上述計算各科的總分、平均分的方法，首先計算第一個同學的總分、平均分，再選取這兩個單元格區域(H3～I3)。接下來把把鼠標指向剛才已選取的單元格區域(H3～I3)的右下角的小黑方塊(即填充句柄)，待光標變為黑十字形狀時，再按下鼠標左鍵，並向下拖動，直至I12。當我們鬆開鼠標時，除看到各人的總分、平均分都計算出來的同時，剛才說到的是0或出錯信息的單元格也有了統計數字，如圖5。
總結：如果一個表格，隻要有它的結構，我們就可以按上述方法，正確地把整個表格先做好，盡管有的存放計算結果的單元格可能是"0"，有的可能是出錯信息，但隻要你輸入原始數據，存放計算結果的單元格會在你輸入數據的過程中不斷地發生變化，當你輸入數據完畢，計算結果就會馬上與你見麵。
上期介紹了用SUM函數統計一個班上各科、各人的總分、AVERAGE統計平均分、MAX統計了各科的最高分，MIN統計了各科的最低分。如果說上一期已使我們初步感覺到，利用Excel的常用函數可以快捷地解決一些問題，那麼這一期將會使你的這一感覺得到延續、發展和提高。
本期介紹四個常用函數的用法：COUNT(用於計算單元格區域中數字值的個數)、COUNTA(用於計算單元格區域中非空白單元格的個數)、COUNTBLANK(用於計算單元格區域中空白單元格的個數)、COUNTIF(用於計算符合一定條件的COUNTBLANK單元格個數)。
結合例子將具體介紹：如何利用函數COUNTA統計本班應考人數(總人數)、利用函數COUNT統計實際參加考試人數、利用函數COUNTBLANK統計各科缺考人數、利用函數COUNTIF統計各科各分數段的人數。首先，在上期最後形成的表格的最後添加一些字段名和合並一些單元格，見圖1。
一、 利用函數COUNTA統計本班的應考人數(總人數)
因為函數COUNTA可以計算出非空單元格的個數，所以我們在利用此函數時，選取本班學生名字所在單元格區域(B3～B12)作為統計對象，就可計算出本班的應考人數(總人數)。
1．選取存放本班總人數的單元格，此單元格是一個經過合並後的大單元格(C18～G18)；
2．選取函數；單擊菜單"插入/函數"或工具欄中的函數按鈕f＊，打開"粘貼函數"對話框，在"函數分類"列表中選擇函數類別"統計"，然後在"函數名"列表中選擇需要的函數"COUNTA"，按"確定"按鈕退出"粘貼函數"對話框。