第六步：做時間的管理大師
如果你跟不上時間的步伐，你就永遠隻能是默默無聞。時間是生命誰都會說，可是你真的視時間當生命了嗎?你最有效的利用你的每一分鍾了嗎?你真的清楚時間的價值嗎?如果你回答是肯定的。那麼你又知道怎樣節約時間以此來延長你的生命嗎?
一、清晰時間的價值
“你珍惜生命嗎？”本傑明·富蘭克林曾經說過，“那麼別浪費時間，因為它是構成生命的材料。”不時地有人這樣對你說：“在你空閑時間裏再幹那件事吧”，但是事實上並沒有“空閑的”時間。即使你躺在遊泳池旁邊是閑暇時間——而不是空閑時間。
證明一切時間都有價值，在美國北部的一個大公司裏，一位年長的經理要求每一位出席會議的人“埋頭苦幹”。在會議結束時，他用每小時／人，計算出會議的總代價，然後再按每人的平均工資，換算成美元。這位經理形成了他的觀點。會議看起來無需花費什麼，但它們實際上是非常昂貴的，因為時間就是金錢。的確，假如你每年能掙1萬美元，每小時的價值就是5美元。如果你每天能節約1小時，你不僅能保存價值數千美元的時間，而且你有機會學習和去做那些使你的時間更有價值的事情。絕大多數獲得成功的人都是精通時間節省戰術的人，這些戰術可以簡述如下：
1保持焦點所有高層次的執行者都能明確當務之急。
《世界主義者》主編海倫·格利·布朗始終在她的辦公桌放著一期這種雜誌。無論何時她被引入歧途零碎地消耗時間，幹一些無助於這種雜誌成功的事情，隻要看到那本雜誌，就會使她回到正道上來。“除非你有一個當務之急的意識”，布朗說，你越整天苦幹，離你開始時的目標就會越遠。”
確定當務之急的一個方法是建立一個“行動”一覽表。每天晚上，記下第二天要幹的頭幾件事情。並且一天回顧幾次這張日程表。加拿大安大略省的時間管理顧問哈羅德·泰勒認為完成表上之事的最好方法是給每項任務一個特殊時間區段。
280／20規則如何確定你表格中的哪項任務是最重要的？方法之一：是運用80／20規則。
那是威廉·E·穆爾在為格利登公司銷售油漆時確定的。開頭一個月僅掙160美元，穆爾坐下來分析他的銷售圖表。他發現他的80％的買賣來自他的20％的客戶。——但是他為所有的客戶費了同樣的時間。
於是，穆爾要求把他最不活躍的36個客戶重新分派給別的銷售員。然後他把精力集中到最有希望的客戶上。不久他一個月賺1000美元。穆爾從未放棄這一規則，終於成為凱利——穆爾油漆公司的主席。
3現成模式很多想走在前麵的人花費有用的時間寫感謝信。慰問信和賀信。但是當它們變成例行公事的便函、信件和表格時，通過依靠事先寫好的材料，他們能節省大量的時間。
美國《精華》雜誌主編蘇姍·泰勒創作了40種形式的書信，涉及各種事情，從退稿通知到答複募捐要求。這些信件被貯存到計算機上，能很快被調出、複製或通過改變幾個詞而適應不同的對象。泰勒經常在信尾增加一個手寫的問候語作為親筆簽名。
4電話情報金融家富卡通過電話把買賣聯係在一起，獲得財富。他的最重要的戰術是打電話之前做筆記，“我直接進入要點，我從不談論天氣，我把業務放在至高無上的位置。”富卡認為管理打電話的時間是一種應該在商業學校裏教授的至關重要的技巧。
避免讓電話鈴響個不停，立即接電話。因為你可能與打電話的人聯係上，你的信息就不會堆積起來。如果對方正忙著，許多時間戰略家都確定一個回電話的約會。如果當事人不在，則請對方轉告一詳盡的口信，你可能很快得到回音。
5現在就做
蘇姍娜·塞吉爾是一個著名的色彩專家，她為許多名人設計居室和衣物。在應付日程表上的所有要求時她遵循從祖母那裏學到的一個原則：如果有一件事情要做，她立即就幹。
非常多的人浪費時間在於“開始著手進入開始狀態”，塞吉爾常說。他們花費了很多的時間準備幹一件事，以致他們沒有剩餘時間去幹這件事了。如果立即著手行動，你就會驚奇自己幹得有多快！記住，栽一棵樹的最好的時間是20年前，第二個最好的時間就是現在。
6凍結設計完美主義者和辦事拖拉之人浪費同樣的時間。瓦克維亞有限公司前主席托馬斯·R·威廉發現，很多有希望的年輕人不知道何時停止研究一些東西，工程師們被要求在一個確定的日期拿出最好的解決問題的方法。即使一個設計不是完美無缺的，他們已經在一個確定的期限裏完成他們所能做到的最好的工作。 工程師們把它稱為“凍結設計”。成功的時間管理者都懂得什麼時候值得為十全十美而奮鬥，什麼時候隻有放棄十全十美才足夠好。
7“不得不走”
森·湯姆在特納廣播係統工作時，聖誕節前夕需要見特德·特納。特納告訴湯姆他很忙，僅能給湯姆5分鍾時間。湯姆盡可能快地提出自己的看法，但是5分鍾飛快地過去了。當湯姆中止後麵的句子時，特納打斷了他的話。“你的5分鍾完了”，特給對湯姆說“我喜歡你，教授，但我不得不走了。聖誕快樂。”這次會見就這樣結束了。
如果不能像特納那樣，直接給來訪者一個提示，控製自己的日程，你可以用微妙的暗示，諸如向前挪動椅子，把紙張摞在一起，或者用一個長的停頓揭示時間已飛去了。如果會見比計劃要長，若想加速進行，可以說“很抱歉，我剛看了看表，你是否還有其它要談及的。”皮包裏有一個設定十分鍾的計時器，當鈴響時，她就宣布需要赴另一個約會。如果她想繼續談話，就簡單地關掉定時器。
8避開高峰通過生活於非高峰期，避免排長隊、交通擁擠和其它時間浪費。《永遠向左轉》的作者肯·庫伯如此建議。在擁擠前早點去餐館。別在星期五下午兌換支票。在晚餐期間去菜店買東西，那時大多數人正在家裏吃東西。通過常年買禮物而避免節日的擁擠。
在別人去吃飯的時間裏使用辦公室複印機，你就不必等待。早點去上班或晚點下班，其他人也不在周圍，打通電話就會更快一些。盡量選定中午的航班，那時飛機不會在跑道上等待或在空中盤旋。
9考慮代價，不是價格在一個遊藝廳，有人曾觀察過人們排起近100米的長隊等候1個小時購買一份399美元的早餐。而50步之外，就有一個餐館，如果去那裏，馬上就能坐下來吃飯，隻不過價格貴了3美元。但是早餐以後，這些人又匆忙回到遊藝廳，在這裏他們冒著數倍於3美元的風險去下一次命運的賭注。
有許多屬於一分錢智慧幾小時愚蠢之類的事例。如果你選擇到機場的公共汽車代替出租車，你就丟失了有價值的時間等待公共汽車的到來。你外出做一個小時的買賣可以掙20美元，卻自己清掃房子而不肯每小時花10美元雇一個保姆，也是一種愚蠢的行為。當然，除非你更喜歡打掃房間。
10利用技術保存你的工作記錄在計算機上而不是筆記本裏。因為計算機有一種搜尋的功能，可以在幾秒種之內找到內容。你也可以買計算機軟件，它會為你寫出並支付所有賬單。
別手寫信件再讓秘書打印。——把它們口授在錄音機上。研究證明，那樣口授具有比手寫一封典型的185個詞的信件快3倍的優越性。如果你一天寫五、六封信，按每月支付給你的10000美元計算，口授會使你一年節省的時間價值875美元。
任何時候，你提前完成一項任務或者避免一次無謂的爭吵，你不僅節省了時間，而且自己的生活也更愉快。
二、最有效的利用時間
其實，隻要善用時間，你也可以每天“多”一點時間。
抽出時間去享受人生越來越難了。過去二三十年，大多數人的閑暇時間逐年遞減，工作時數卻與日俱增。
可是，許多事業有成的人雖然日理萬機，也能騰出時間和家人相聚，並從事種種業餘活動。
一天有25小時這並不是荒誕的說法。我這裏要告訴你的是，隻要按照下麵的所說的做，相信你也會認同的。
善用時間什麼時候做重要的事情最合適？生理學家克萊特曼醫生的研究顯示，人的正常體溫在一天之中的變化可相差達165攝氏度之多。體溫變化的模式會影響你的工作效率，精神集中程度及心理狀態。
人通常在早上的後半段和傍晚的中段神誌最清明。下午的時候人會感到越來越想睡，下午兩三點鍾是工作效率的“低穀”。體溫在下午6點鍾到8點鍾達到高峰之後，很多人會精神減退。
用你工作效率最高的時間處理困難的事情，或者從事創意思考。工作效率低的時間則用來看報、整理檔案、打掃或清理信件。配合自己的精神狀態去工作，可以事半功倍。
事先計劃你開車去不熟悉的地方，會不會先不問路或不帶地圖？時間管理專家都認為，每次花少許時間去預先計劃，會收效顯著。事先花20分鍾籌劃，稍後就不必花一個鍾頭去記起該做些什麼事。《生活安排五日通》一書的作者赫德莉克說：“不要把所有活動都記在腦袋裏，應把要做的事寫下來，讓腦子做更有創意的事情。”
每天都列張工作清單。按照重要程度用數字給它們排次序。要是事情較多，就把最迫切的列為“甲類”，次要的是“乙”類，再其次的是“丙”類。或者用不同的顏色的筆來分類。
輕重緩急揀出重要的文件，加以分類：“處理（須處理或須交托別人去做的），“閱讀”（一有空就要看文件），以及“存檔”（將來可供參考的文件）。把“處理”的一堆放在顯眼的地方，其餘兩堆則放在一旁。隻把主要的文件放在辦公桌上，你就可以避免分心而浪費時間。
閉門謝客許多人喜歡說他們辦公室的門是永遠是打開的。然而，如果每個不速之客都接待，你也許辦不成什麼事。
應該找些委婉的方式保護自己，避免突如其來的幹擾浪費你的時間。公共關係專家列維把他的開門政策稍加變化——讓門半掩著。這意義很清楚：他其實不想讓你進去，但真有要事，也可以進去。
應付不速之客的另一個辦法：告訴對方你事務繁雜，向他道歉，然後請他在你不忙或工作效率較低的時間再來。
不受幹擾電話最能幫助我們節省時間，也最能浪費我們的時間。《時間管理新法》一書的作者麥肯齊說，想把長篇大論的來電掛斷，可以先定個時限，然後用“大致上就是這樣了……”之類的話題暗示交談應該結束了。
打電話之前要弄清楚打電話的用意。如果你要談好幾件事，就先記下來，然後—一照著談。忙碌的人會希望你直截了當。如果不想讓自己打出的電話不受歡迎，就要記下你通常要打電話的對象什麼時候最不忙。更好的辦法是先約定時間再打重要的電話。
不要光等如果知道等候是不可避免的，可以隨身帶些閱讀的材料。公事包或者文件夾裏放些文件、報告、刊物或剪報。
稍作休息盡量利用時間並不等於必須每一刻都埋頭苦幹。做日常工作之際稍作休息，可以幫助你稍後做得更快更好。中午打個盹可以恢複體力。運動一下也可以讓頭腦清醒，身體放鬆。就算隻是交替作深淺呼吸10分鍾，也有鬆弛身心的作用，令你精神煥發。
為了讓大家每天可以多得一點時間，美國有個鍾表匠製造了一種特別的計時器，每分鍾隻有576秒。每分鍾省下24秒，一天下來就多了近60分鍾。其實，隻要善用時間，你也可以每天“多”一個小時，得益無窮。
三、從現在開始
“那種一味期待而從不行動的人們，是滋生瘟疫的溫床。”
牛津大學的作家J·M·巴利曾講過一個非常有趣的故事——《我丈夫寫書》，生動地詮釋了這句格言：
我跟喬治結婚之前，早就知道他是個雄心勃勃的人。那時我們還沒有訂婚，他就把心底裏的秘密告訴了我：他要寫一本大部頭著作，書名叫做《倫理學研究》。
“不過我還沒有動手，”他習慣地說，“冬天一到我就動手，每天晚上堅持寫。”
白天裏，喬治在一家公司供職當秘書。公司器重他，他隻得把自己一天裏最好的時間花在寫信記賬上。他說，等書出版了，他就出名了。
我說：“要是你能多些時間自己支配來寫書就好了。”
“我倒不在乎忙。”他像一個永遠壓不垮的英雄那樣輕鬆愉快地說，“你留意到麼：世界上大凡偉大的著作，幾乎都是出自忙人的手筆。毫無疑問，一個人隻要有寫作天才，作品是遲早要問世的。”他說這些話的時候，眼睛煙煙發亮，語調充滿激情。這種激情很快感染了我。
每次我們一見麵，便盡談些未來，或由他滔滔而論，我合掌傾聽。不久，我們就訂婚了。喬治可不是個一般見識的情人，他不會三天兩頭嚷嚷“好人兒”呀“漂亮”呀這類詞——他從不屑這樣。我們單獨呆在一起時，他就把手伸給我，讓我一邊兒牽著，一邊兒聽他熱切地描述他那本《倫理學研究》。
我們訂婚不久，喬治好言好語，要同我結婚。
“我定不下神寫書，除非結了婚。”他說。
他一心一意想定下神寫書，所以我就依了他。我們跑遍了倫敦城物色家具。我看中了一張長沙發，可喬治以他慣常那種意味深長的口氣說：“咱們買張寫字台吧，我寫書用得著。等書寫出來了，買半打長沙發都不成問題。”
又一次，說好他一個人出去買些畫來裝飾會客室。傍晚回家時，他說：“畫沒買，我買了張大安樂椅。我想你不會反對的。親愛的，為了寫一本大書，一張大安樂椅是必不可少的。”
他甚至連墨水瓶的事也想好了。
“在書房裏，要是我老發現墨水瓶空了，得用水調了煤煙應付，那我準會發脾氣。所以得買個瓶架子，嵌得下兩個墨水瓶。”
“好的，”我接著說，頭腦充滿年輕人的狂熱，“我擔當照管這兩個瓶子的任務，保證不讓空了。”
“好人兒！”他心醉神迷，非常喜歡我順著他的思路接話。他用甜蜜蜜的聲音撫慰我，慫恿我繼續說：“每天晚上時間一到，我便把稿紙攤在寫字台上，把蘸筆放在一旁，還記著換上新筆尖。”“你真是我的好妻子！”他高興得叫了起來。
“不過你不可以寫得太遲，我要給你定個時間，到了晚上12點鍾，你就要停下來睡覺。”
“這樣安排當然好，不過有時候我可能靈感來了，一下子停不下來。”
“那我就悄悄到你背後一把奪下筆！”
“到了星期六晚上，我就把一周裏寫的念給你聽。”
千真萬確，我深深地愛上了喬治。
9月裏的一天，我們結婚了。蜜月裏我們一談起寫書，就更覺得甜蜜。整個蜜月我們形影不離。喬治太愛我了，他不忍心丟下我不管，自己去寫書。
我把我這個體會告訴他，他笑眯眯的。我越說，他越樂。我想，他對我的這種感情，一定就叫做“體貼”。
過完了蜜月，我們回到了蜃景材的可愛小家庭，真是快樂極了！
“你就要動手寫書啦？”到家那天我問。
“正想著這事。”他說，“你知道，這事使我牽腸掛肚。不過，通盤考慮起來，還是下星期再說吧！”
“你千萬不要因為我把它耽擱了。”我熱切地說。
“我當然就是為了你呀！”
“可是，浪費時間不好。”
“犯不著急麼！”他不耐煩地一揮手。
我吃驚地看著他，他解釋說：“我的意思是，我先要把全書綱要通盤考慮好。”
那段時間裏，我們的小家庭常常有客人來訪。我把喬治寫書的事跟他們許多人都說了。可現在遲遲不見他動手，我漸漸有點後悔自己不會保守秘密。
眼睜睜一個星期過去，接著又一個星期過去。我急了，便要他吃完晚飯就到書房裏去坐下。他磨磨蹭蹭，一臉烏雲。我把墨水瓶注滿，把稿紙擺好，把一支新蘸筆交到他手裏。他接了，嘴上也沒一聲“謝謝”。
一小時以後，我送去一杯茶。他靜靜地坐在火爐邊，筆落在地上。
“你睡著了，喬治？”我問。
“睡著了嗎”他叫了起來，好像我是說他犯了罪，“我在構思！”
“你還沒有動筆？”
“我正想動筆，你就進來了。喝了這杯茶我就動筆。”
“那麼我不打攪你了，親愛的。”
9點整，我走進房間，隻見他照舊坐著。
“我希望你給我弄杯茶。”他說。
“l小時前我就端給你了。”
“哦，幹嗎不講一聲？”
“唉，喬治，我講過的。瞧，就在桌頭，你沒喝。”
“我想你沒講過——也可能我想得太專心，沒留意你講過。你要叫得我答應才對。”
“我叫了，你也答了。”
“唉，親愛的，”他一臉苦相，“你聽我說，我腦子亂哄哄的，從沒這樣過！今晚上的工作全泡湯了！”
第二天晚上，喬治說，他寫東西的心情一點也沒有。我聽了這話大約顯得很失望，因為他一下子變得怒氣衝衝：
“我可不能沒完沒了老寫，寫，寫！”他嘎聲說。
“可你壓根兒還沒寫過一個字呢！”
“你挖苦我。”
“你過去一講到寫書，就好像寫書很快樂。”
“難道我講過寫書不快樂？如果你讀過一點文學史，你就會知道，就連最勤勉多產的作家，有時候也會一個字都寫不出。”
“畢竟，他們總會起個頭吧”
“好，明天晚上我就起個頭。”
到了“明天”晚上，他又磨磨蹭蹭不想進書房。
“我去把臥室的畫掛掛好。”他說。
“不，不，你還是去寫書好。”
“你是非要看我坐下寫書才定神了？”
“是你自己說要坐下寫書才定神的。”
“我正是要坐下寫書才定神，難道我說過坐下寫書便不定神？”
他大步跨出客廳向書房走去。出門時，把門“砰”地一聲帶上。大約二小時以後，我送茶去。書房門開著，我老遠便看見他躺在躺椅上。他大約聽見茶杯托盤聲，立刻跳起來，3步跨到書桌邊。等我進門時，他已擺好了正在奮筆疾書的姿勢。
“進展如何，親愛的？”我心裏涼了半截。
“順利極了，親愛的，順利極了”
我故意盯著看他，他的臉紅起來。
“我覺得，”喝完茶，他說，“今晚上寫夠了。寫過度了不好。”
“把寫好的念給我聽好嗎？”
“等星期六吧！”他紅著臉說。
“那麼我把稿紙整理一下。”我很想看看他到底寫過沒有，就這麼說。
“得了得了。”他趕緊用肘部把稿紙壓住。
第二天早上，我數了數空白稿紙，一如我放到書桌上的數目。這樣過了半個月，情況有了點變化：他大約懷疑我數稿紙，或者防備我可能數，為保險起見，就把所謂手稿放進一隻抽屜裏，鎖起來。湊巧我一串鑰匙裏有一把開得了那鎖。一天，我打開鎖把裏邊的“手稿”細細察看一遍，一共24張。潔白的稿紙沒一張有片言隻字。每個晚上，他不多不少加進去兩張。我看著惡心，便揭了他的底。他便搪塞說：“沒法子——煤油燈下沒法寫，恐怕非得等開春。開春再起頭好不好？”
“可你說過冬天最適合寫書。”
“那時我是這麼想，現在知道想錯了。暫時放棄寫作，我很沮喪，可又不得不放棄。”
等春天來了，我提醒他說，寫書的時機到了。
“你總是沒完沒了地嚷嚷著寫書寫書寫書。”他齜牙咧嘴地說。
“我有整整一個月不提寫書了。”
“哼，你那麼看著我，就好像我非寫不可。”
“是你自己曾經感情熱烈，好像非寫不可。”
“我一向感情熱烈，可總不能老寫書呀！”
“我們結婚都7個月了，可你仍舊一行書也沒寫。”
他起身就走，“砰”一聲把門帶上。
一個星期以後，他說春天極不宜寫書：
“春天裏，人喜歡多多出門，看看樹葉是怎樣綠的。隻有到了7月，人才願意呆在家裏。到那時我準定每天寫作4小時。”
到了夏天，他說：“天太熱了，簡直沒法寫字。給弄杯冰汽水吧。寫書的事，秋天幹！”
我們結婚到現在有5年多了。可書呢，還沒起頭。一般地說，我們已不再講寫書的事了。不過有時候喬治自己還提起，而且每談到書的起頭，就滿懷希望。不知道天下還有誰的丈夫，也像我的一樣？
當然，真正的成功人士是絕不可能像故事中的“丈夫”那樣“一味期待而從不行動的”。幹什麼事情，隻停留在嘴上是不夠的，關鍵要落實在行動上。投身慈善事業的切絲黑爾姆夫人曾向斯特威夫人談及她的成功之道，她說：“我發現，如果我要完成一件事情，我得立刻動手去做，空談無益無事！”切絲黑爾姆夫人的這句話放之四海而皆準。誇誇其談、嘩眾取寵而不注重實幹的人最令人反感，成功也永遠不會光顧這種華而不實，說而不幹的人。如果切絲黑爾姆夫人僅僅滿足於她的動聽的演講，陶醉於她那美好的計劃之中，她自然就永遠也不可能超出言談的範圍，她就隻不過是一個空談家而已。人們也就不會相信她所說的一切。但當人們親眼看到切絲黑爾姆夫人以自己的行動實現了她的計劃時，人們才讚同她的觀點，才樂意援手相助。
最大的成功者並不是那些嘴上說得天花亂墜的人，也不是那些把一切都設想得極其美妙的人，而是那些最腳踏實地去幹的人。