一、行政辦公室規範管理製度
第一條 為使辦公室管理及商場文化建設提升到一個新層次，製定如下規定。
第二條 辦公儀表規範：
1.每周一至周四：男士著深色套裝（馬甲）、襯衣、皮鞋，必佩領帶。
2.每周一至周四：女士著深色套裙（或褲）、馬甲、襯衣、皮鞋。
3.周五：隨意著休閑上裝及長褲，女士可著裙裝（有外事活動除外）。
4.頭發梳理整齊，服飾熨燙挺括，領帶正挺，皮鞋亮淨。
第三條 辦公室規範：
1.卡座屏風：保持整齊。
2.公用物品：如公用辦公桌、飲水機等，按規定位置放置，不得隨意移動。
3.報刊：必須上報架，或閱完後放入辦公桌內。
4.外衣及手袋：置掛於衣帽間或櫃子內，嚴禁隨意放在辦公桌椅及拖櫃上。
第四條 卡座區規範：
1.辦公桌：桌麵除電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品。
2.輔桌：放文件盒、少量工具書。
3.坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正。
4.電腦：主機上方有顯示器，電腦置寫字台左前角。
5.卡座屏風：內外側不允許張貼任何東西。
6.垃圾簍：內罩塑料袋，置寫字台下右前角。
第五條 語言規範：
1.交往語言：您好，早晨好，請問，請您，勞駕您，請關照，謝謝，周末愉快，再見。
2.電話語言：您好，請問，謝謝，再見。
3.接待語言：您好，請稍候，我通報一下，請坐，對不起，請登記，我即去聯係，打擾您一下，好的，行（切勿說“不”）。
第六條 行為規範：
1.堅守工作崗位，不隨意串崗。
2.上班時間不準看報紙、玩遊戲或做與工作無關的事情。
3.保持辦公桌上整潔，注意辦公室內安靜。
4.上班時間，不準在辦公室化妝。
5.接待來訪或業務洽談，須到接待室或會議室進行，私客不得在卡座區停留。
6.使用接待室或會議室，要事先到辦公室登記，一般內部事務不得隨意使用接待室。
7.不要因私事打公司長途電話。凡因私事打電話者，發現一次，罰款××元。
8.不要在公司電腦上發私人郵件或上網聊天。違反者，發現一次，罰款××元。
9.不要隨意使用其他部門的電腦；未經總經理批準，私客不準使用公司電腦。
10.所有電子郵件的發出，須經部門經理批準，以公司名義發出的郵件須經總經理批準。
11.未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、複印其他部門的資料。
12.吸煙須到吸煙室，否則罰款××元。
13.無工作需要，不要擅自進入計算機房、客房服務中心、檔案室、打字室、財務部、會議室、接待室。
14.嚴格遵守考勤製度，遲到、早退每分鍾扣工資××元。
15.不論任何原因，不得代人刷卡。
16.請病假須憑醫生開具的病假條，否則一律視同為事假。
17.凡出遠勤達一天以上者，應先填報經領導批準的出差證明單。
18.因故臨時外出，必須請示部門經理，各部門全體外出，必須與總經理辦公室打招呼。
19.不要將公司的煙缸、茶杯、文具等一切公物，帶回家私用。
本規範從××××年××月××日開始執行，望全體員工自覺遵守。總經理辦公室即日起將實施監督與檢查。
二、行政辦公紀律管理規定
第一條 員工上班時必須佩戴胸卡。
第二條 上班時穿西裝或職業裝，不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝，不要在辦公室內化妝。
第三條 堅守工作崗位，不要隨意串崗。
第四條 上班時間不要看報紙、玩電腦遊戲、打瞌睡或做與工作無關的事情。
第五條 保持辦公桌上整潔，注意辦公室內安靜。
第六條 接待來訪或業務洽談應在會議室進行。
第七條 不要因私事長時間占用電話。
第八條 不要因私事撥打公司長途電話。
第九條 不要在公司電腦上發送私人郵件或上網聊天。
第十條 不經批準不得隨意上網。
第十一條 未經允許，不要使用其他部門的電腦。
第十二條 所有電子郵件的發出，必須經部門經理批準，以公司名義發出的郵件須經總經理批準。
第十三條 未經總經理批準和部門經理授意，不要索取、打印、複印其他部門的資料。
第十四條 吸煙須到衛生間，否則將被罰款。
第十五條 在業務宴請中，勿飲酒過量。
第十六條 無工作需要不要進入經理辦公室、計算機房、客戶服務中心、檔案室、打字室、財務部，以及會議室、接待室。
第十七條 不要遲到早退，否則每分鍾扣發工資××元。
第十八條 請假須經部門經理、分管副總或經理書麵批準，並到辦公室備案；假條未在辦公室即時備案，公司以曠工論處，扣減工資。
第十九條 不論任何原因，不得代他人刷卡，違規者將被公司開除。
第二十條 因工作原因未及時打卡者，須及時找部門經理簽字後於次日報辦公室補簽，否則會按曠工處理。
第二十一條 加班必須預先由部門經理批準後再向辦公室申報，凡加班後申報的，辦公室將不予認可。
第二十二條 在月末統計考勤時，辦公室不對任何空白考勤予以補簽；如因故未打卡，須到辦公室辦理。
第二十三條 請病假須憑據醫生開具的病假條，否則一律視同為事假。
第二十四條 因當日外勤不能回公司打卡的員工，其部門經理須在當日8：30以前寫出名單，由辦公室經辦人代為打卡。
第二十五條 凡出遠勤達一天以上者，須先填報經領導批準的出差證明單。
第二十六條 因故臨時外出，必須請示部門經理；各部門全體外出，必須與總經理辦公室打招呼。
第二十七條 不得將公司煙缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用。
三、辦公室主任職責規定
第一章 職務規定
第一條 負責督促、檢查行政部門對上級的指示、總經理辦公室決議及總經理決定的貫徹執行。
第二條 定期組織收集、分析、綜合公司有關生產、行政等方麵的情況，主動做好典型經驗的調查總結，及時向總經理彙報、請示工作，並定期向上級書麵彙報。
第三條 根據總經理指示，負責組織由總經理主持的工作會議，安排並做好會務工作。
第四條 負責起草總經理授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告。
第五條 組織起草總經理辦公室文件（負責審核各職能部門以總經理辦公室名義起草的文件），組織並做好公司文件的編號、打印、發放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。
第六條 組織做好總經理辦公室印鑒和介紹信的使用保管、函電收發和報刊收訂分發工作，並及時編寫公司的大事記。
第七條 協調、安排涉及多部門主管參加的各種會議。
第八條 組織並做好來客接待和公車的管理工作。
第九條 指導並做好電話話務與機線維修工作。
第十條 根據總經理提出的方針、目標、要求，及時編製本室的方針目標，並組織貫徹落實。
第十一條 負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的製訂和管理，並對辦公用品、用具標準化及各部門文明辦公進行檢查督促。
第十二條 負責完成總經理臨時交給的各項任務。
第二章 職權規定
第十三條 有權向公司各部門索取必要的資料和情況。
第十四條 有權檢查督促對總經理指示的貫徹執行情況。
第十五條 有權催促各部門按要求完成公司下達的工作任務。
第十六條 有權催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。
第十七條 有權按總經理的指示，協調各部門之間的工作關係。
第十八條 有權安排、調度公車的使用。
第十九條 有權對各部門以總經理辦公室名義起草的文件審核和校正。
第二十條 有權對不符合規定，或質量不高、效果不大的文件、資料，拒絕打印發放。
第二十一條 有權對要求各部門主管參加的會議進行綜合平衡或精簡壓縮。
第二十二條 有權根據總經理的指示，對辦公用房進行分配和調整，並對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。
第三章 職責規定
第二十三條 對得知生產行政工作出現異常情況後未及時向總經理反映，以致造成重大損失負責。
第二十四條 對總經理辦公室行文的差錯，收集與整理的資料失實而造成的嚴重後果負責。
第二十五條 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損壞負責。
第二十六條 對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時，或發生丟失、誤傳現象，影響工作負責。
第二十七條 對印鑒、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良後果負責。
第二十八條 對下屬工作質量差造成的不良影響負責。
第二十九條 對本室所屬崗位發生的設備、人身、交通、火災事故負責。
第三十條 對未及時根據公司方針目標的有關要求，編製好本室方針目標或未及時檢查和落實負責。
四、經理秘書工作條例
第一章 秘書的任務
第一條 秘書的任務是代替公司經理處理那些可以由其他人完成的工作和為經理的工作做好準備。
第二條 本公司秘書的工作有很多項內容，簡單地表示如下：
1.傳達。
2.運轉。
3.助手。
4.書籍、文件整理。
5.室內整理。
6.代行事務。
7.會計事務。
8.調查。
9.記錄。
10.接待。
第三條 以上工作的內容及分量，根據經理意圖和各項工作的具體內容決定。
第二章 秘書的工作內容
第四條 傳達事務的具體工作內容：
1.接待來訪。來訪者各有不同，事有大小，秘書要區別對待。對應該會見的人，應直接向經理轉達對方的意圖，並引其進入會客室或經理辦公室，不論對方要求見麵還是僅僅預約。對不宜會見的人，在請示經理後以“不在”、“正在開會”或“工作很忙”等為由拒絕對方，或是將個人意見報經理後作出答複。
2.接聽電話。接聽電話時，一定要先聲明“這裏是××公司”等，然後記下對方的姓名、工作單位、有什麼事情，根據對方情況，不妨礙時可明確回答，但一般不說經理是否在。
3.轉達。需要轉達時，要了解對方的身份、正確聽取要轉達的內容，並準確、迅速地轉達。
4.文件的收發及分送。收到的郵件或送來的文件，首先要區別是需直接送呈經理的，還是需秘書先進行處置和整理的，或者是私用文書（這些區分的範圍需事先請示經理），需經理辦理的要直接送交經理。經理不在時，如果有與經理直接有關的留言、電報、快遞，可用電話告知。
第五條 日常工作內容涉及出席會議、陪同旅行、參加宴會、登門拜訪、起草文件等。
1.日程的設計及其安排。對所確定的經理應處理的事項，如會見、出席高層管理會等具體的日期和時間進行記錄、整理，並隨時進行核查，協助經理製定出日程表。
日程計劃應記入每月日程表，必要時在上麵記下預定內容和變更情況。
2.準備及安排。有些工作需要特別的準備和安排，而且這些工作通常都有一定的時間限製，因此必須提前做好適當的準備。
第六條 用品的整理。
秘書應將經理工作中所需的文件資料、各項用品及備用品事先準備齊全。
1.在辦公室內。經常使用的物品及備用品，應在合適的地方放置合適的數量。為此，應設計一張用品及備用品的明細表，在上麵記下品種、一月或一周所需數量以及補充的數量和補充日期，此外還必須存有一定量的備用品，以便隨時補充。
2.經理外出時。經理外出時需使用的鋼筆、鉛筆等，每天都應事先準備好一定的數量，需要收入提包內的物品也要作同樣考慮。這些需要準備的物品應在詢問過經理後製作一張明細表，事先貼在醒目處以防遺漏。如果是出差，還應考慮出差的地點和天數等，更要經常征詢經理的意見，以準備好所需用品。
3.文件、資料的準備。首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要詳細詢問，以便將可能會用的文件材料一並準備齊全。然後畫一張文件明細表以方便使用。
第七條 文件整理業務。
1.為使經理處理完畢或正在使用的文件不丟失、散亂，並且隨時可以提用，需要對這些文件進行整理。要根據經理意見將文件分類，並放入固定的裝具和容器內，使用中還要經常整理，以便很容易地查到文件。
2.整理工作的關鍵是分類項目的確定，需要保管及整理的文件用品的選擇和整理，以及借閱手續的完善。
3.業務用的文件分為正在處理的文件、正在運行的現行文件和已處理完畢的文件，此外還有機密類文件。根據應用情況還可以分為每日必用、常用和不常用三種。
4.經過這樣的整理後，有必要對其進行裝訂，並給每一個文件集合體以一定的戶頭名稱。應在聽取經理意見後再製一張文件分類的明細表，將表張貼在保管場所或保管人的桌子上，以便於參照。
第八條 整理、清掃工作。
此項工作應由秘書督促事務員和勤雜工來完成。工作中須注意如下幾點：
1.桌麵上的台曆和牆上掛的日曆要每天調整日期。桌子要擦抹幹淨。常用品要準備好，並按要求備齊數量。將前一天取出的圖書、文件放回原處，有破損和汙染的物品要修補或更換。
2.室內的物品都要放在固定的地方。
3.根據當天的天氣情況隨時調整空調和窗簾。
第九條 代行業務。
秘書可以代行的事務主要有：
1.參加慶典、婚禮、喪禮等儀式，這種場合要特別留心服裝和服飾品及行為儀表的得體，同時還要十分講究寒暄、應酬的用語。
2.轉達經理意見或命令，表達經理意見要完整準確，注意簡潔、迅速。有時根據情況，還要將對方的答複向經理彙報。
第十條 會計事務。
該項事務是指由經理直接使用的幾種賬目的管理，包括：各項物品的購入及發放、資產的調配及運用、現金收入及支出等方麵的賬目記錄及管理。
1.關於資產狀態及收支情況要製作明細表，至少一個月要製作一張月報表；在特殊情況下，要隨時根據經理及副經理的要求拿出報表。
2.處理資產狀況還應注意以下幾點：
（1）支出及收入可以根據原始憑證將其發生額記入現金出納賬中。現金出納賬與現金餘額的多少應保持一致。票據上要有經手人和秘書的印章以明確責任，每個月應將這些收據彙總後讓經理過目2～3次。
（2）日常的現金支出應限定在一定的數量內；若有特殊項目，應申請特別支出的資金或開出支票。
（3）開具支票需有收據或其他憑證，並在支票上寫明用途，由經理蓋章。
（4）資產分為土地、建築物、有價證券、備用品及各種家具雜物的押金等。應設立各種資產的台賬及有價證券簿，詳細記錄各種資產的內容、單價、數量、現有額及出入額等。
（5）銀行存款及郵政儲蓄要設存款底賬。接受款項者應按名稱分別立賬並明示餘額。
3.各種物品的購入和發放應特別注意有無使用申請和手續是否齊備，並及時入賬，以免遺忘和推遲記賬。
第十一條 協助調查。
公司的調查通常分為特命調查和一般性調查兩類。公司在開展各種調查工作時，辦公室秘書須做好協助工作。
1.進行調查工作時，秘書應選擇並委托合適的專家、顧問進行或將他們列為調查委員，並與之保持日常聯係，需要時提出調查課題請他們完成。
2.有些專業事項的調查，秘書也可以親自聽取專家和當事人的意見，或在調查各方麵情況後，將意見和調查情況彙總後報告經理。
第十二條 文書工作。
文書工作有三個方麵：書寫信函、起草文件、謄清或印刷文件。
1.信函的完成。可將經理經常使用的信件種類事先彙集為“標準通信範例”，需要時選擇一種略加增刪便可使用，較為便捷。
2.文件的謄清及印刷。主要包括將草案以筆記形式謄清、用打字機打印、直接印刷以及輯錄圖書雜誌上的有關內容四項工作。
第十三條 聯係業務。
聯係工作就是要向經理或副經理轉達某項事情並向對方轉告經理或副經理的意圖，聽取對方的答複，並將答複再次反饋給經理。
第十四條 招待事務。
招待是指在經理外出、返回或有客人來訪時的禮儀性款待，多指派事務員或勤雜工來完成。款待包括充當向導、收存攜帶物品、奉送茶點、迎來送往等。
1.為經理服務。為經理服務的工作內容主要有以下一些：
（1）經理外出時應備好車輛。
（2）經理回到公司時，要接過脫下的外套、帽子等放到一定的地方，並及時用刷子清潔這些衣物。
（3）經理從外麵回到辦公室時，夏天要遞上濕毛巾、冰水、咖啡或蘇打水，冬天應馬上遞上熱茶或咖啡。
（4）要視天氣情況調好空調。
2.為客人服務。秘書還須為客人服務，比如客人來時參照對經理的服務進行接待。若需要來訪者等候時，應遞上報紙、雜誌等。
五、秘書事務處理規定
第一條 一般信件的處理。
1.書信在社會生活中對於聯係人們感情、處理各種事務有著重要的作用。秘書必須能寫漂亮的信件。
2.信件隻有一麵時，在信封內再放入一張白紙更為妥帖。信封的正麵上方由左至右寫收件人的郵政編碼及地址，中間寫收件人姓名，應有尊敬的稱呼。收件人姓名下方可寫“足下”、“秘書”字樣表示尊重，也可以根據信件內容寫上“親啟”、“親閱”、“急件”等字樣。右下方寫寄信人地址及郵政編碼，信封背麵封口處通常寫上“×”符號或“封”、“緘”等字。
3.信件內容要平易、準確，文字要正確、易讀。
第二條 西文信件的處理。
秘書到機要室發出西文信件時，應依照以下方法進行：
1.信紙和信封。一般采用白色，有時也可使用淺色調。
2.書信的結構。書信的結構分為書頭（heading）、起句（opening）、正文（body）、結句（ending）、收件人姓名（address）和署名（signature）六部分。
（1）書頭（heading）：將發信人的住址、日期寫在左上角，日期也可寫在右上角。商業信件和公用信件標識一般寫在右上或中間處。
（2）起句（opening）：一般在信件開頭寫上“Dear××”。美式信件多采用“My Dear”或“My Tanka”等形式，而在英國使用“My”是親近的表現，對地位高的一方應用“Sir”。