采購前的準備工作
商品采購是根據顧客的需要進行的，要考慮到庫存量、資金和成本等問題，我們不得不把采購當做開店創業的頭等大事來抓。
（一）采購商品的選定
一般情況下，可以通過多種調查方法來獲取市場的商品信息。如選擇特定顧客作為長期聯係對象，隨時獲得他們的反饋意見；製作意見反映手冊，有意識地把顧客對商品的意見記錄下來，然後把這些意見係統整理，反映給商品生產商；建立店內缺貨登記簿，對顧客需要但沒有的商品進行登記，並以此作為進貨的依據之一；積極注意相關商品的最新動態，把握商品的發展趨勢，與廠家建立動態聯係，隨時獲得最新的產品信息並進行宣傳等。
（二）商品采購和銷售能力
從采購量的大小看，采購可分為大量采購和適量采購。大量采購是把同一商品一次大量采購進來。這種采購價格低，可以節約采購費用。大量采購是具備大量銷售形式的超級市場采取的辦法。像百貨商場（商店）那樣的商場（商店）不能大量地銷售，如果大量采購，庫存就會過大，錯過季節，就會造成許多的不利。
相對來講，適量采購可以在商品預測的基礎上增大商品的周轉率。如果每次采購均采用這個方法，就會加速商品的周轉，並降低庫存量。從這一點考慮，普通小商場（商店）應當以適量采購為中心，絕對不能超越商場（商店）自身的銷售能力去進行采購。但是目前比較暢銷的商品，隻要資金情況允許，利用大量采購的優越條件，當然也是必要的。此外，進行大量采購的原因，還有一點就是想降低購買成本，如果估計價格可能上漲，倒也不妨適當增加一些采購量。
（三）采購計劃和預算
計算適當的采購量，確定合理的庫存額、適當的周轉期，和銷售與利潤的關係重大。如何合理地確定並把計劃做好，是管理采購必須研究的。
一般來說。采購計劃主要包括如下內容：
●采購品種——什麼樣的商品
●采購數目——多少
●采購價格——是多少錢
●采購時期——什麼時候采購
●采購單位——從哪裏采購
為了製定采購計劃和預算，首先要明確地把握好以下各點，並根據具體情況開展計劃：
（1）過去的銷售成績——過去這種商品賣多少。要根據記錄調查，可能的話，要把過去數年的情況拿來做比較，以把握它的發展趨向。然後，根據前一年（或數年中）的實際情況，如銷售狀況、剩餘狀況等加以修正。
（2）計劃銷售數量——根據過去的記錄，預測今年銷售額。
（3）商品的存量——現在的庫存量是多少，如果庫存量大，就盡量少采購；如果庫存量不足，就做補充采購。
（4）目標顧客需要的變化——今後的市場、購買力、物價等的變化情況，以及店周圍環境的變化、顧客需求的變化。根據這些來修正采購計劃。
（5）社會情況——政府的產業政策，特別是金融政策、物價政策和繁榮的對策，或者國家的重大活動等對銷售也有很大的影響，所以要對其注意。
（6）資金運用——善用資金是非常重要的。一般來說，商場（商店）的商品庫存量價值，大約占總價值的1／3左右為佳。
在計劃前，要整理好上麵的資料，如果製訂計劃的基礎不堅實，采購計劃就不能施行。
（四）采購預算的確定
為了實行采購計劃，一年的采購總額是多少，支付多少，把它換算為月份，哪個月采購多少，支付多少，都必須做出預算，並進行資金儲備。具體來講，如從哪裏采購、采購什麼樣的商品、大約采購多少，也必須提出金額預算。
采購預算是以銷售預算為基礎提出的，可用如下方法計算：采購預算（銷售成本預算）=銷售預算×（1－平均利潤率）
隻根據這個公式還不能控製庫存額，庫存過大時也不能修訂。這時可以考慮應用下麵的公式：
采購預算=銷售成本預算＋期末庫存計劃額－期初庫存額
無論如何，不根據預算采購，就等於沒有計劃，對采購是不利的。結果不僅得不到需要的商品，而且也無法控製庫存。因此，確定預算，有計劃地進行采購，是現代商場（商店）不可缺少的前提。
把握采購時機
確定了采購商品的品種和數量後，采購時機的確定是保證無缺貨現象發生的基本前提。一般商品多具有季節性因素，過早購人會延長商品的儲存時間，導致資金積壓。適時采購不僅容易購進商品，而且價格也較為便宜。因此，商場（商店）店長應權衡利弊，選擇合適的采購時間。
（一）定時采購
定時采購是每隔一段固定時間，根據這段時間內銷售的商品，采購相當數量的商品的方法。定時采購具有采購批量不固定但采購周期固定的特點。采購周期是根據商場（商店）采購該種商品的平均日銷售量及商場（商店）儲備條件、備運時間、供貨商的供貨特點等因素而定的，一般由商場（商店）預先固定，一般為10～15天，或更長。采購批量則根據每次采購前盤點商場（商店）的實際庫存量，定出采購批量，一般不固定。計算公式為：
采購批量=平均日銷售量×采購周期－實際庫存量＋保險儲備量
公式中，保險儲備量是防止由延期交貨和消費需要發生變化引起脫銷的額外庫存量。
定時采購可以根據固定采購時間做周密的采購計劃，方便采購管理，並能獲得多種商品合並采購的好處。但使用這種采購方法，盤點工作較複雜，不能隨時掌握庫存動態。
（二）不定時采購
不定時采購又稱采購點法，是指每次采購的數量相同，根據庫存量多少來具體確定采購時機。不定時采購具有采購時間不固定，但采購批量固定的特點。這種方式下的采購批量可以依據經濟采購批量的計算方法算出。
不定時采購能隨時掌握商品變動情況，不易出現缺貨現象，但通常受商品在途運輸時間、商品入庫驗收時間以及銷售前加工整理時間的限製。有時也不能享受集中采購的價格優惠，店長也難以製訂周密的采購計劃。
如何選擇采購方式
（一）集中統一進貨
即由店長或專人負責商品采購，各商品分部協助填報訂貨單，這種采購方式多為大型商場（商店）所采用。集中統一進貨有許多優點：節省成本，由少數人員負責全店采購；統一使用資金，節約費用；防止進貨渠道過於分散，可以獲得大批量進貨的折扣優勢；有利於各商品部集中精力做好商品銷售和服務工作。
集中統一進貨也有不足之處，如進貨與銷售脫節、商品脫銷、增加內部調撥手續、不利於商品內部流通等。因此，店長需要加強商品采購的計劃性與內部協調性。
（二）分散獨立進貨
分散采購是由商場（商店）各商品部門或連鎖分店自行組織采購。其優點主要表現為，商品采購對市場反應靈敏，具有相當的彈性，購銷迅速，補貨及時。其不足表現為，部門“各自為政”，商場（商店）整體利益控製較難，容易出現重複交叉采購，難以獲得大量采購的價格優惠。此種方式在百貨商場（商店）中采用較多。
（三）統分結合進貨
即集中與分散相結合的采購方式，它是前兩種方式的有效組合。它將一部分商品的采購權交由各經營部門自己負責，一部分商品的采購權集中由專門的部門或店員負責。此種方式的優點在於具有較強的靈活性，商場（商店）可以根據自己的實際情況和所處地區，有針對性地采購部分商品。但它也存在一定的缺陷，如果管理不當，也容易形成“各自為政”、效率低下的局麵。此種：療式在各種類型的商場（商店）中均有應用，如小批量的商品或本地商品實行分散采購，而大批量的商品或外地商品實行集中采購。
（四）委托他人進貨
這種方式主要適用於特色商場（商店）。這類商場（商店）因為規模相對較小，所購商品種類集中而批量較小，且手續單一。沒有專人負責進貨，就委托中間商代為采購，付給對方一定的代理費即可。
采用委托進貨方式時，必須對采購商品的質量、規格、品種進行嚴格檢查，對不符合采購標準的商品堅決退貨。
如何進行商品驗收
完成商品采購後，緊接著要對商品進行驗收。
（一）商品驗收的內容
（1）送貨單上的字體是否清晰，並查看單據號碼是否相符。
（2）地點。送貨單地點是否無誤，防止廠商誤送。
（3）日期。出貨與送貨日期是否與當天相符。
（4）數量。送貨單數量、項目是否與實際驗收項目一致。
（5）價格。成本價與銷售價是否說明且正確。
（6）贈品及折扣。看贈品是否一並送達，且數量是否正確，促銷品折扣是否已正確列明。
（7）發票。若隨貨開立發票，客戶名稱與金額是否正確。
（二）商品驗收作業要點
1．商品驗收時憑證的處理
廠商送貨時，商場（商店）驗收人員在當場清點之後，對憑證的處理有下列兩種方式：第一種即如果廠商隨貨送來貨單、發票或收據時，隻能在送貨單第二聯簽名、蓋店章、簽日期，第一聯店內留存，發票或收據就不需要第一聯簽名、蓋店章，但需留下第二聯收執聯和第三聯扣抵聯，以免日後廠商多次請領貨款；第二種即如果廠商隨貨隻送發票、收據，而沒有附送貨單，此時商場（商店）驗收人員就須在發票、收據的第一聯簽名、蓋店章、簽日期，但留存第二、三聯作為本店做賬的憑證。
商品驗收報告表
來源編號訂貨
日期收貨
日期商品
名稱數量訂貨實收規格單位價格驗收員備注
2．如何核對進貨單和送貨內容
（1）檢查商品標識。商品標識是指標示在商品包裝或說明書上的品名、說明性文字、圖畫或記號。品名如果是食品，應使用國家標準規定的名稱；無國家標準者，應自定名稱。食品添加劑應根據主管機關規定的名稱標識；屬於自定品名的商品，其名稱應與主要原料有關。
（2）內容物名稱及重量、容量或數量。商品為兩種以上的物品的混合物時，應分別標明。內容物的標識應遵守下列規定：
●重量、容量應用法定計量單位標識。
●液體與固體混合的商品，應分別標明內容量及固體量。
●內容物含量應視食品性質，注明為最低含量、最高含量或同時注明最低含量和最高含量。
●生產廠商的名稱、地址，進口品還應加注進口代理商的名稱和地址。
（3）生產日期。有保存期限或保存條件的商品，應標明生產日期，生產日期應按習慣能辨明的方式標明年、月、日。
（三）驗收注意事項
（1）一次隻驗收一家廠家的商品。如兩家廠商進貨驗收同時進行，易造成失誤。
（2）不可直接送貨至倉庫，更不能讓廠商單獨進倉庫。
（3）避免在營業高峰時間送貨。
（4）在中立地區驗貨。規劃出中立地區以便驗收進貨，所謂中立地區，是指在不打攪顧客走動及非送貨廠商所屬的商品陳列貨架附近地區，在這個地區驗收可避免新貨與舊貨混淆，預防商場（商店）的損失。
（5）不讓廠商清點。驗收時應親自拿著送貨單、發票或收據，與進貨員逐項清點確定。