第四章有效地利用時間 2
案頭工作的指導原則
如果你已經耐心整理好了辦公桌，那麼你就已經向高效邁出了一大步。有些人發現，每半年整理一次辦公桌是很有益處的。下麵的原則將指導你怎樣通過減少雜物的數量來提高案頭工作的效率。
1．在桌麵上一次隻擺放一件工作，它是你眼下最先要完成的工作。
2．把桌上的物品清除幹淨，直到要用時再拿出來。把它們儲存在文件櫃或抽屜裏，眼不見為淨。
3．不要因為其他更容易或更吸引人的工作而允許自己轉移目標。你應該首先著手應優先完成的工作，直到全部做完為止。
4．完成一項工作，將它放人“輸出/送出”籃並準備送出。核查應優先完成的任務，再繼續下一項。
5．你的秘書可以幫你保持桌麵整潔；每天一早，他（她）會負責將應優先完成的工作放在你的桌麵上。
正如我以前指出的，這些僅僅是指導方針，也許並不適合你。一張整潔的辦公桌不會替你完成工作，有時還會成為影響工作效率的因素。因此你要選擇適合你的工作風格並完成工作。但對自己要誠實，在一張雜亂無章、擺放混亂的書桌上，很少有人能最好的完成工作。
提高集中注意力的能力
任何形式的集中都會產生一種驚人的現象。六歲時，我為朋友用放大鏡彙聚太陽光線點燃一張紙而深深著迷。我們的時間、精力就像太陽光線，集中到一定程度，就能成功地得到夢寐以求的東西。集中注意力的能力曾使很多資質平平的人達到成功的巔峰；一些天才則沒有做到這一點，因而與成功失之交臂。
思考時手裏拿一枝筆
寫下想法時，你自然而然會全神貫注。極少有人能寫著一個想法時，心中卻琢磨著另一個。因此，紙和筆是提高注意力的好工具。
每當需要全神貫注時，你就應該拿起一枝筆。靈光一現，迅速寫下。此時，你會自動思考並在腦海裏使想法清楚明了。很快，你就能列出許多想法。如果立刻回顧，你更有可能發現哪些想法是不合理的。錯誤的或是相互矛盾的。
工作地點僅限工作
我們都是習慣的傀儡，而且大部分行為不經大腦思考。我們學會把某利行為和特定環境聯係起來。如果不痛下決心，在工作環境裏養成好的習慣，各種影響工作效果的壞習慣就會恣意發展，浪費時間和精力。
提高這種能力的方法之一是在工作地點隻幹工作。例如，你坐在辦公桌後工作，就不要在那兒做任何不相關的事。有人來訪，你應該起身離開桌子。如果你坐在桌子後麵接待訪客，那個地方就不再僅僅是工作地點了。工作間歇時，離開工作地點，坐在另一張椅子上或者去另一個房間。如果養成在某個固定地點工作的習慣，那麼到了工作時間，你就能更迅速、更自如的重新開始。
適時減速或停工
工作藝術的一個關鍵，是知道何時何地適時停下。盲目地堅持工作是愚蠢的，僅僅隻是更努力而並非更聰明。
當發現自己解決問題時思路阻塞，不妨進行戰術撤退；盲目繼續隻會帶來混亂和挫折。你可能需要關於此項工作的更多信息以及消化吸收信息的時間。
當你不得不停止工作時，下列事項可以幫你在重新開始時更愉快、更高效。
1．盡量在令你滿意的地方停下工作。這樣，你就傾向於把工作看成令人滿足的事而會更渴望重新開始。
2．努力在一個有成就的工作段落停下。
3．如果你在一個棘手處停下，記錄問題並努力清除前進中的障礙。
4．重新開始時要有一個合乎邏輯的起點，這會減少回到工作時起始階段所花的時間。
要堅持到底
懂得在合適的時候停下來，是個不錯的戰術策略，但這並不能幫你完成工作。你總得要著手這項任務，並堅持到底，完成工作。以下這些方法可以幫助你“將工作進行到底”。
1．要對你的工作感興趣。有興趣就會有動力，這兩者總是結合在一起，就像連體嬰一樣。多了解一些關於這項工作的信息。你了解的越多，就越容易迷上這項工作。
2．試著想像一下完成工作時的滿足感。想像一下如果成功減去二十磅，你看起來會有多棒；或者如果你成功戒煙的話，你感覺會有多好。想像一下當你終於拿到那個學位或是得到提升的話，你會得到更好的工作或更幸福的生活。
3．給自己設下完成工作的最後期限，挑戰自己。
4．給自己一個不受幹擾和不會分心的環境。
5．與一個可靠的人一起完成工作。當你許諾要與別人一起完成工作時，會比你一個人解決工作時更有動力。我在讀研究生時，常常和同學組對或組成小組，這樣就會更加認真的學習。我們稱之為“結伴和結業”。最重要的是每個人都必須可靠，如果雙方都盡職盡責，就可以相互促進。
增強記憶
記憶是一個可以大大節省我們的時間和精力的工具。如果沒有記憶的話，我們學過的東西都派不上用場。我們處理情況時都沒有任何經驗可循，因此需要運用記憶去學習怎麼走路、說話，了解事實，解決問題，駕駛車輛，閱讀書籍……以及很多事情。人類記憶的用途之廣和容量之大都是個奇跡。你那兩磅重的大腦裏能存入的信息，比當今最先進的電腦能存入的還要多。