第十三章 企業會議要點2
3.會議發問要點
發問的目的
在會議中，發問的最主要目的是在於啟開話匣，以利溝通進行。一旦溝通綱絡被啟開，主席可借發問來實現下列八種目的：
(1)收集資料。“你可否概要地談一談此次你在東南亞考察市場所見所聞?”
(2)透視對話者動機意向。“哪些因素促使你決定放棄此次的晉升機會?”
(3)提供資料。“你曉不曉得公司對所有編製內的員工均提供子女教育津貼?”
(4)鼓勵意見參與。“你對構想中的作息時間變動持什麼樣的看法?”
(5)確定自己對對話者的話語及感受理解程度。“讓我總結一下你對這個問題的看法……我這個總結是否與你的看法一致?”
(6)鼓動對話者對某一問題進行思考。“你認為擴大行銷網在當前是不是一種明智的舉措?”
(7)測定意見是否趨於一致。“這次加工資的幅度與你期待中的幅度的有無差距?”
(8)言歸正傳。“由於加班費的調整帶出了許多有關問題的討論，不知各位對我先前所提及的加班費調整幅度仍有什麼意見?”
問句的型態
了解了發問的多種目的後，主席可運用適當的問句來實現發問的目的。問句的類別雖多，但基本上它們都是由以下兩種型態的問句所演化出來的：
(1)封閉式問句。這是指足以在特定領域中帶出特定答複(“是”或“否”)的問句，例如“上星期你告假幾小時?”、“你是否認為現狀非改變不可?”、“你第一次發現這種問題是在
什麼時候?”等。封閉式問句可令發問者獲得特定的資料或信息，而答複這種問句的人，並
不需要太多的思索功夫即能給予答複。但是這種問句有時會蘊含相當程度的威脅性，例如“
你昨天遲到早退了沒有?”。
(2)開放式問句。這是指在廣泛領域內帶出廣泛答複的問句。這一類問句通常均無法以“是”或“否”等簡單的措辭作為答複，例如“你對自己當前的工作表現有什麼看法?”“假如我們決定這麼做，你認為會產生什麼後果?”“你對於下個月的生產目標有什麼意見?”等。
開放式問句因為不限定答複範疇，故可令對話者暢所欲言，同時發問者亦可從而熟悉對話者
的立場與感受。
封閉式問句與開放式問句，通常均可進一步演化為以下諸種型態問句：
(3)澄清式問句。這是針對對話者的語句重新措辭，以令其證實或補充原先的答複的一種問句，例如：你剛剛說你在自己的單位內可以獨當一麵，這是不是說你的上司能放手讓你去主持自己的部門?”澄清式問句不但足以確保對話雙方能在述說“同一語言”的基礎上進行溝通，而且這是針對對話者話語從事回答的一種理想方式。
(4)探索式問句。這是針對對話者的答複，要求引伸或舉例說明的一種問句。例如“我想我已了解你的困難所在，你可否告訴我一兩個具體的實例?”“我擔心我並不完全領會你的意思，你能否對剛剛提及的那些觀點再做深一層的解釋?”探索式問句不但可用以發掘較充分的信息，而且可用以顯示發問者對對話者的信息重視。
(5)含第三者意見問句。這是憑著第三者的意見以影響對話者意見的一種問句。如“李四認為股長的意見值得支持，不知你對股長的意見有什麼看法?”。含第三者意見的問句中的第三者，如果是對話者所熟悉而且也是他所尊重的人，則該問句對對話者將產生很大影響力；
反之，如該問句中第三者非對話者所熟悉或非其所尊重者，則該問句可能引起對話者反感。