附錄 《會議與活動策劃專家》讀者適用模板
附錄為《會議與活動策劃專家》一書中關於文件、表格等實用文案的複製模板，其中蘊含著國際上比較流行的管理模式，希望能對您有所幫助。
一、會議提案表格
下表是一個為期三天的會議提案表格。它說明如果議程提案將要提交給審定人，而且包括了大量有助於會議工作組確定演講者意圖與需求的內容，那麼此表提出的細節將是很有用處的。
會議提案樣表
(會議標誌) 會議提案表格
您可以在會議網站www.xxx.com上填寫此表格。或者將填好的表格於（截止日期）前郵寄到（會議地址）。
第一節：聯係方式
我們將就您提交的議案，與在此提供詳細信息的人進行聯係。這些信息將不會提交給審定人。
頭 銜
姓 名
詳細工作經曆（請將可以作為您的通信地址的地方標記出來）
□工作職位
□部 門
□機 構
□地 址
市
縣
郵 編
國 家
電 話
傳 真
電 子 郵 件
如果您還是其他機構的成員，而且願意我們將您的資料標於您的名卡及會議與會者手冊上，請提供詳細信息於下。
其他社會關係
第二節：演講提議
會議形式
□專題學術研討會（90分鍾，其中有75分鍾的小組活動時間）
□討論會（45分鍾，其中有20分鍾的討論時間）
□海報
□專題學術研討會海報
□討論會海報
提議會議/海報標題
標 題
副標題
演講者
請列出所有提議議程的演講者。所有演講者/主持人必須作為付費代表出席此會議，並填寫一張獨立的登記表。
姓名 社會關係（某機構或組織）
合著者（不出席會議）
請列出此次會議的合著者的姓名全稱以及社會關係（某機構或組織）。合著者不要求出席會議，但會議與會者手冊中會提到他們。
姓名 社會關係（某機構或組織）
會議內容描述
請為會議與會者手冊提供議程描述（以第三人稱）。不要超過150字。
對於專題學術研討會及討論會
請描述會議代表在此次會議中將如何主動地參與互動（最多50字）。
會議中代表們將……
請描述代表們將從會議中得到的三點益處。
在會議結束之後，代表們將：
1.
2.
3.
目標聽眾
會議與會者手冊中將會提供一些資料，用以幫助與會者選擇他們最為感興趣的會議. 除非您進行了特殊聲明，否則所有的同行都會對此會議議程有興趣。請指出哪個會議適合最資深人士，或是適合特殊專業學科人士。
此次會議對於(請在下列人群中選擇一種)具有特別意義：
□資深同行；
□相對而言，剛接觸到本會議主題的人士；
□有興趣對此會議主題進行研究的代表。
提綱
請指出最適合此次會議的提綱：
□提綱1 □提綱2 □提綱3 □提綱4
關鍵詞
您可以從會議網站www.xxx.com上瀏覽到關鍵詞列表，請選出五個適合此次會議的關鍵詞填寫於下。
1.
2.
3.
4.
5.
您可以為此次會議另選一個您認為合適的關鍵詞（例如一個項目名稱）：
演講者與合著者個人履曆
請以第三人稱提供簡曆（不超過50字）
第三節：策劃信息
需要的設備
專題學術研討會及討論會
一間標準的會議室應配備以下設備：最多可容納30人的座位，白板或是掛圖，高射投影儀以及大屏幕。
請選出其他的必需品：
□不需要其他必需品
□用手提電腦（微軟視窗2000的平台及辦公軟件）投影
□電視機以及VHS錄像機
□35毫米的幻燈片投影儀以及大屏幕
□計算機實驗室（最多20台）
□因特網接口（數量有限，如非必須，請勿申請）
□其他
粘貼海報
如果您將提供一個海報，或是演講，或是希望提議專題討論會和討論會議，請填寫這部分。要展示海報，您需要作為代表參加會議。可以在一個海報白板上（可以裝得下一張A0大小的肖像海報），用維可尼尼龍鉤張掛海報。這是所有海報展示的標準。
請選出另外的必需品：
□不需要其他必需品
□桌子
□單人椅
□兩把椅子
□單孔的240伏插座
□另外的展示空間（為另一張A0海報準備的）
二、會議登記表格
下表舉例說明的是您也許會在三天住宿式會議中使用到的登記表格的內容，包括一個社交節目，此表還提到各種其他要素，例如與會者對飲食的特殊需要或是其他特殊需要等等。
會議登記表格
會議登記樣表
請將填好的表格送到：（會議辦公地點）
聯係方式
會員卡號（如果適用）
頭 銜
姓 名
工作情況（請將可以作為您的通信地址的地方標記出來）
□工作職位
□部 門
□機 構
□地 址
市
縣
郵 編
國 家
電 話
傳 真
電 子 郵 件
如果您還是其他機構的成員，而且原意我們將您的資料標於您的名卡上，請提供於下。
其他社會關係
登記細節
登記的截止日期是（截止日期）。如果您要在截止日期後登記，將要交納20英鎊的滯納金。如果您要在截止日期之後更改登記的內容，將要繳納20英鎊手續費，而且，即使您在截止日期後取消登記也不予退還。
“提前到達”折扣適用於在此日期前到達的代表（提前到達截至日期）。
所有工作人員、會員及準會員都可享受會員折扣。
請填寫下列所有表格
所有的房間都是套房 早到的會員 早到的非會員 會員 非會員
三天含住宿*
含聯誼活動及正餐 □ □ □ □
三天不含住宿*
含聯誼活動及正餐 □ □ □ □
一天住宿
周三
含周三的午餐、正餐、和聯誼活動及周四的早餐
周四（周三到）
含周三的聯誼活動和正餐及周四的早餐和午餐
周四（周五離開）
含周四的午餐和正餐及周五的早餐和午餐
周五*
含周四正餐及周五的早餐和午餐
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
□
一天不含住宿
含午餐，不含聯誼活動及正餐。
周三 □ □ □ □
周四 □ □ □ □
周五 □ □ □ □
額外的住宿費為XX英鎊每夜
含早餐，不含晚餐。 周二
□ 周五
□
*如果您希望我們提供一份盒飯作為周五的午餐，請在方框中劃勾 □。
如果您希望和與會其他代表同住一間房，請寫出您的要求：
附加內容
聯誼活動
請選出您喜歡的聯誼活動（周三晚上）：
□音樂會 □神秘搜尋之旅 □敞棚大巴遊 □文化酒吧遊 □薩爾薩舞
特殊需要
我們將盡量滿足所有代表對飲食、靈活性、感官以及其他的需求，人人機會平等，會議應當是令人愉快並富於創造性的。
登記時請告知我們您的特殊需求 (請填寫在專門的表格中或另行標注)，以便我們在您抵達前做適當的安排。
飲食需要
□非素食者 □素食者 □完全素食者 □小麥過敏 □堅果過敏
□糖尿病患者
□其他（請寫出）
其他需要
請選出您在下列哪方麵還有需要並請提供意見：
□沒有 □靈活性 □舒適度 □其他
建 議
我們有專人負責解決您的特殊需要。如果您想我們與您聯係，請在方框中劃勾□。
付款信息
在您確認登記之前，我們需要您為所有選擇的項目付費。您可以采取支票、特許訂購單、信用卡或借記卡付款方式。如使用信用卡（例如：萬事達信用卡、維薩信用卡或JCB信用卡），付費需另行繳納2.5英鎊的手續費。
□ 我以支票或郵政彙票（直接付到會議辦公室），支付全款 英鎊。
□ 我以特許訂購單，支付 英鎊。
□ 我以信用卡或借記卡，支付全款 英鎊。
□萬事達卡 □維薩卡 □瑞士卡 □單卡 □JCB信用卡
我的信用卡號為：
到期日： /