OurRef：RS——234（我方編碼）
3．日期（Date）
書寫日期必須規範，有些寫法容易引起誤解。例如：
“11／06／01”英國人認為是○一年六月十一日，而美國人卻覺得是○一年十一月六日。因為他們書寫日期的順序不一樣，所以，為避免產生歧義，寫日期最好寫成：
“11June，2001”或者“June11，2001”。
4．封內地址（InsideAddress）
封內地址應同信封的寫法完全一樣。要寫上收信人在公司裏的職務，那麼萬一此人不在，或離開，或已升職，公司可以安排他人來處理此信，職務放在姓名之後，例如：
Mr．PeterLawrence
PurchasingManager
PortCityInvestments，Inc．
3117AvenueE
Seattle，Washington20103
U．S．A．
如果信件是機密的，隻想給某一特定人親閱，那麼可用Personal（親啟）或者Confidential（密件）字樣來注明。例如：
（PERSONAL）
Mr．GeorgeStrong
Personneldirector
983SeventhAvenue
Springfield，Illinois62702
U．S．A．
如果想把書信交給公司某個人或某部門辦理收看或請某人注意，應該使用“AttentionLine”，通常寫在封內地址下麵可全部大寫或劃底線。例如：
WholesaleSuppliesCo．Ltd
3107WesternAvenue
NewLondon
Connecticut06320
U．S．A．
ATTENTION：MRJOHNMOORESALESMANAGER
5．稱呼（Salutation）
合適的稱呼很重要，應該根據寫信人和收信人之間的關係來確定，如果收信人是官員，可以稱呼：
TheHonorableRichardSmith
Mayor，CityofJackson
一般情況下，多在姓名前麵加上：“Mr．，Mrs．，或者Ms．”，例如：
DearMr．Sanders
DearMrs．Henderson
若不知道收信人的性別，名字上又很難判斷，那麼可以不寫尊稱，直接寫上姓名：
DearClairSmith
若是寫給公司的，就用：
DearSirorMadam（DearSir／Madam）
DearSirs
Gentlemen
現將常用的稱呼列表如下：
6．標題（SubjectLine）
簡略說明信件的內容，全部大寫或起首字母大寫，底部劃線，以引起對方注意，使收信人一眼便看出來信的主旨，便於業務處理。標題放在稱呼下麵，例如：
DearMr．Smith
ORDERNUMBER3045
dearMr．Jackson
AdjustmentforBreakage
7．信的正文（BodyoftheLetter）
信的正文是書信最重要的部分，因為它傳遞中心信息。通常由四部分組成：
開頭（Opening）說明為什麼寫此信。例如：
Wearewritingtoenquireabout．．．
我們想詢問……
Weareinterestedin．．．andwewouldliketoknow．．．
我們對……感興趣，因而想知道……
如果是回信，可用：
Thankyouforyourletterof（date），askingif．．．
感謝貴方某月某日來信詢問……
Wehavereceivedyourletterof（date），concerning．．．