信息普遍存在於自然界、人類社會以及人們的思維活動之中，它已成為人們須臾不可離的重要資源。關於信息的概念到目前為止有多種說法，具有代表性的觀點有以下幾種：
（1）信息是人們在適應外部世界並且將這種適應反作用於外部世界過程中，同外部世界進行交換的內容和名稱；
（2）信息是能夠用來消除不確定的東西。信息就是負熵，是組織程度、有序程度，它能使係統的有序性增強，減少破壞、混亂和噪聲；
（3）信息是客觀世界中各種事物的變化和特征的反映，是客觀事物之間相互作用和聯係的表征，是客觀事物經過傳遞後的再現；
（4）信息是經過某種方式加工或更具意義的形式提供的數據；⑤
（5）信息是信息用戶與文獻或數據⑥的一種交互作用，是用戶根據特定的時間、特定的目的、具體問題環境和自身知識對文獻或數據的主觀認識和描述，並將隨著目的、問題環境和自身知識的變化而變化。
根據以上各種觀點可以看出，對信息的定義的理解主要基於三種不同的角度，即通信技術的角度、客觀的角度和主觀的角度。
檔案是社會信息中一種特殊的信息記錄方式，其內容即檔案信息，是對客觀事物的反映，其記錄手段不同於一般的通信手段，具有更多的主觀性，因此，檔案是技術、客觀、主觀等多方麵因素的集合體，在眾多社會信息中具有獨特的含義：檔案指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的曆史記錄。根據檔案的定義，我們認為檔案信息的概念應該這樣理解：檔案信息即檔案中記載的內容，它是社會組織或個人在以往社會實踐活動中直接形成的，具有清晰、確定含義的、被固定在各種載體上的原始記錄。準確理解檔案信息有利於對檔案信息的管理，對檔案信息檢索而言具有更為重要的實際意義。它一方麵可以明確檔案檢索工作目標，增強檔案檢索的目的性；另一方麵，可以明確檔案檢索的研究範圍，提高檔案檢索的有效性，提升研究水平。